Menulis proposal untuk pengurusan dapat dilakukan ketika anda ingin mencadangkan penambahbaikan prosedur kerja, mencadangkan cara untuk menyimpan, memberikan maklumat mengenai peluang keuntungan, atau mencadangkan perubahan. Sekiranya anda ingin menulis cadangan untuk pengurusan syarikat, luangkan masa untuk mengumpulkan maklumat yang diperlukan. Bincangkan idea dengan rakan sekerja untuk mengetahui pendapat mereka, dan berurusan dengan pengurusan dengan bijak.
Langkah
Kaedah 1 dari 2: Merangka Proposal
Langkah 1. Tentukan idea atau isu yang akan ditangani dalam proposal, seperti meningkatkan aliran kerja atau mengurangkan kos
Secara amnya, anda dapat menggambarkan idea dengan jelas. Walau bagaimanapun, jika anda ingin menyelesaikan masalah atau membuat cadangan untuk sesuatu yang penting, perhatikan semua perkara yang berkaitan.
Langkah 2. Lakukan penyelidikan anda, dan periksa keadaan semasa sebelum menulis cadangan
Bincangkan dengan pihak yang berkaitan, seperti rakan sekerja, pengurus atau pelanggan. Cari maklumat mengenai pesaing, dan lihat bagaimana mereka berfungsi.
Contohnya, jika anda berpendapat bahawa perkhidmatan katering di pejabat perlu diubah, berbincanglah dengan kakitangan dapur terlebih dahulu. Adakah mereka bekerja di tempat lain, dengan penyedia katering yang berbeza? Apa pendapat rakan sekerja anda? Mungkin ketidakpuasan anda bukan masalah kualiti, tetapi hanya soal selera
Langkah 3. Tulis penerangan mengenai masalah tersebut
Mulakan cadangan dengan menerangkan keadaan semasa. Sertakan semua fakta yang relevan, seperti pelaku, tarikh dan lokasi. Semasa menulis cadangan pembukaan, jangan membuat penilaian. Terangkan syarat mengikut kenyataan.
Sebagai contoh, "PT Sukses Maju telah menggunakan perkhidmatan katering Puan Nyengir selama 7 tahun. Namun, menu utama yang tersedia secara beransur-ansur berkurang, dari lima menu menjadi dua. Ketersediaan menu vegetarian juga terjejas. Sebenarnya, pada hari-hari tertentu, menu vegetarian tidak tersedia. tersedia."
Langkah 4. Setelah menerangkan masalahnya, tuliskan penyelesaian yang ingin anda cadangkan dan langkah-langkah untuk melaksanakannya
Mulakan dengan menulis inti penyelesaiannya, dan terangkan apa yang anda dapati berdasarkan pemerhatian anda.
Sebagai contoh, "Pada pendapat saya, PT Sukses Maju harus mencari penyedia katering baru. PT Fast Bangkrut menggunakan beberapa perkhidmatan katering yang lain. Katering Puan Sisca Soewitomo dan Encik Rudi Chaeruddin memberikan lebih banyak menu dengan harga yang kompetitif. Selain itu, kerana katering Rudi Chaeruddin menyediakan menu vegetarian, vegan, dan bebas gluten setiap hari, katering lebih sesuai dengan keperluan syarikat. Katering untuk Puan Sisca Soewitomo juga dapat dilihat, walaupun menu vegetarian di katering tidak sama seperti restoran Mr. Rudi Chaeruddin. Menurut tinjauan pekerja tahun 2011, 40% pekerja PT Sukses Maju adalah vegetarian, 10% vegan, dan 2% mesti makan makanan bebas gluten."
Langkah 5. Buat rancangan pelaksanaan
Terangkan setiap langkah yang harus diambil, dan masa dan kos yang diperlukan. Tulis apa yang anda tahu dan apa yang masih perlu anda pelajari. Pertimbangkan untuk menulis langkah-langkah dalam bentuk senarai, kemudian menerangkannya secara terperinci. Jangan membesar-besarkan perubahan. Namun, jangan lupa untuk menjelaskan kemungkinan hasil perubahan ini.
Contohnya, "Untuk menggunakan perkhidmatan katering yang lain, syarikat perlu: 1. Menamatkan kontrak dengan Puan Nyengir. 2. Minta katering Puan Sisca Soewitomo dan Encik Rudi Chaeruddin untuk melakukan ujian rasa. 3. Pilih salah satu 4. Menandatangani kontrak dengan katering yang dipilih. Bayaran katering yang diperlukan tidak jauh berbeza dengan yuran katering Puan Nyengir. Selagi syarikat memenuhi tanggungjawab kontraknya dengan Puan Nyengir, syarikat tersebut tidak akan dikenakan denda. Selain itu, jika pekerja lebih suka makanan yang ditawarkan, mereka akan lebih puas dengan keadaan kerja."
Langkah 6. Tulis kemungkinan rintangan terhadap rancangan anda
Adakah rancangan anda akan ditolak oleh beberapa pekerja? Dalam kes ini, sebilangan pekerja mungkin menyukai citarasa masakan Puan Nyengir. Atau, jika anda mencadangkan idea produk, bolehkah anda meyakinkan pegawai agensi berkenaan bahawa produk baru itu selamat digunakan? Tuliskan langkah yang boleh anda ambil untuk meyakinkan orang lain mengenai projek anda.
Langkah 7. Setelah menulis langkahnya, tuliskan bahan atau sumber manusia yang diperlukan, jika ada
Juga, tuliskan masa yang diperlukan untuk melaksanakan perubahan, kerana masa adalah wang. Buat senarai semak ringkas. Sekiranya terdapat contoh di atas, anda mungkin membuat senarai seperti berikut:
Sumber yang diperlukan: jawatankuasa kecil untuk penilaian katering (4 orang dari pelbagai bahagian), 2 jam untuk ujian rasa, dan 3 jam untuk penulisan laporan
Langkah 8. Selesaikan cadangan dengan menulis semula perubahan yang ingin anda buat dan faedah utama mereka
Tulis semula tiga perkara utama anda, kemudian buat ayat penutup. Fikirkan akhir cadangan sebagai ringkasan eksekutif. Sebagai contoh:
- "Seperti yang dijelaskan sebelumnya, katering Puan Nyengir secara beransur-ansur mengurangkan menu utama yang tersedia sejak 7 tahun yang lalu. Katering Puan Sisca Soewitomo dan Encik Rudi Chaeruddin menawarkan menu yang lebih pelbagai dengan harga yang kompetitif. Oleh itu, saya mencadangkan PT Sukses Maju untuk melakukannya ini. uji rasa dan pilih katerer baru untuk syarikat. Dengan katerer baru ini, kepuasan pekerja dijangka meningkat, dan pekerja akan cenderung tinggal."
- Nyatakan faedah kuantitatif atau kewangan perubahan, jika ada.
- Terangkan kelebihan perubahan kualitatif. Kadang kala, faedah perubahan tidak dapat diukur dengan angka atau fakta. Sekiranya perubahan yang anda cadangkan berkaitan dengan kebahagiaan pekerja, jelaskan. Perubahan kualitatif sama berharga dengan perubahan kuantitatif.
Kaedah 2 dari 2: Berkongsi Proposal
Langkah 1. Minta rakan sekerja membaca dan memberi maklum balas mengenai cadangan anda
Dia mungkin atau tidak setuju dengan cadangan perubahan anda. Sekiranya dia tidak setuju, pertimbangkan mengapa. Sekiranya alasannya sah dan mempengaruhi cadangan anda, bersiaplah untuk menyemaknya. Anda juga boleh menambahkan ketidaksepakatan pasangan anda di ruangan "Tidak setuju", jika anda memahami pemikirannya tetapi tidak setuju.
Langkah 2. Setelah membuat cadangan dan meminta maklum balas rakan sekerja, tinjau aliran, tatabahasa, ketepatan, dan jumlah kata cadangan
Jangan membuat cadangan yang terlalu panjang sehingga cadangan anda akan diperhatikan oleh pengurus. Buat proposal seluas 1-2 halaman jika boleh.
Langkah 3. Setelah proposal siap, ketahui kepada siapa ia harus dikemukakan, dan kemudian hantarkan proposal
Di beberapa syarikat, pembuat keputusan jelas, tetapi yang lain mempunyai struktur yang lebih lancar sehingga sukar untuk mengetahui siapa yang harus dihubungi. Lihat latar belakang syarikat untuk mengetahui kepada siapa anda harus menghantar cadangan.
