Terdapat dua jenis rancangan pengurusan perubahan. Jenis rancangan pertama menangani kesan perubahan pada organisasi, yang memudahkan peralihan. Jenis rancangan kedua memantau perubahan projek tertentu, yang menghasilkan catatan perubahan yang jelas terhadap skop projek. Kedua-dua rancangan bertujuan untuk menyampaikan dengan jelas dan tepat apa yang perlu dilakukan.
Langkah
Kaedah 1 dari 2: Menulis Rancangan untuk Menguruskan Perubahan Organisasi
Langkah 1. Tunjukkan sebab di sebalik perubahan tersebut
Senaraikan faktor-faktor yang mendorong keputusan untuk berubah, seperti prestasi buruk, teknologi baru, atau perubahan dalam misi organisasi.
Salah satu pendekatan yang boleh digunakan adalah untuk menggambarkan keadaan semasa dan keadaan masa depan yang ingin dibuat oleh organisasi
Langkah 2. Tentukan jenis dan skop perubahan
Huraikan secara ringkas sifat projek perubahan. Tentukan sama ada perubahan ini akan mempengaruhi tajuk pekerjaan, proses perniagaan, perubahan dasar, dan / atau struktur organisasi. Senaraikan jabatan, kumpulan kerja, sistem, atau komponen lain yang akan mengalami perubahan.
Langkah 3. Terangkan sokongan pihak berkepentingan
Senaraikan semua pihak yang akan terpengaruh oleh perubahan yang dicadangkan, misalnya, pengurusan kanan, pengurus projek, penaja projek, pengguna akhir dan / atau pekerja. Untuk setiap pihak, tuliskan sama ada parti itu menyokong perubahan tersebut.
- Pertimbangkan untuk membuat rajah untuk menyampaikannya dengan jelas dan ringkas. Salah satu contohnya ialah menyenaraikan Kesedaran, Tahap Sokongan, dan Pengaruh setiap pihak yang diperingkat menggunakan skala Tinggi / Sederhana / Rendah.
- Sekiranya boleh, lakukan temu ramah secara langsung untuk mengukur sokongan.
Langkah 4. Bentuk pasukan pengurusan perubahan
Pasukan ini bertanggungjawab untuk memberikan maklumat kepada semua pihak, mendengar permasalahan, dan memastikan proses perubahan berjalan lancar. Pilih orang yang mempunyai kredibiliti dalam organisasi dan kemahiran komunikasi yang baik.
Pasukan ini juga harus mempunyai anggota dari peringkat eksekutif kanan. Tekankan bahawa mereka bertanggungjawab untuk mempromosikan perubahan, bukan hanya memberikan persetujuan
Langkah 5. Kembangkan pendekatan pengurusan
Sokongan penuh dari orang penting dalam organisasi sangat penting untuk kejayaan perubahan. Beri pekerja kanan peluang untuk memberikan maklum balas dan bekerjasama dengan mereka untuk mewujudkan peranan aktif dalam menunjukkan dan memimpin perubahan.
Langkah 6. Buat rancangan untuk setiap pihak yang berminat
Nilaikan risiko dan kebimbangan semua pihak, termasuk pihak yang menyokong perubahan. Tugaskan pasukan pengurusan untuk mengatasi masalah tersebut.
Langkah 7. Buat rancangan komunikasi
Komunikasi adalah komponen terpenting dalam pengurusan perubahan. Berkomunikasi secara berkala dengan orang yang terpengaruh dengan perubahan tersebut. Tekankan sebab di sebalik perubahan tersebut dan faedah yang akan diperoleh daripada perubahan tersebut.
- Pihak yang berminat harus menerima komunikasi peribadi dua sisi. Pertemuan secara bersemuka atau bersemuka sangat penting.
- Komunikasi harus datang dari penaja pertukaran peringkat tinggi, dari penyelia terdekat anda, dan dari orang lain yang dipercayai oleh pihak yang berminat. Semua komunikasi mesti menyampaikan mesej yang konsisten.
Langkah 8. Pantau perlawanan
Selalu ada yang menentang perubahan. Perlawanan ini berada di peringkat individu. Jadi, berkomunikasi dengan orang tersebut untuk memahami alasan mereka. Pantau aduan supaya pasukan pengurusan perubahan dapat mengatasinya. Sebab biasa untuk menentang termasuk:
- Tidak ada motivasi untuk berubah, tidak ada rasa mendesak
- Tidak memahami keseluruhan situasi atau mengapa perubahan diperlukan
- Kekurangan input dalam proses
- Ketidakpastian mengenai keselamatan pekerjaan, peranan masa depan, atau tuntutan dan kemahiran yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan di masa depan.
- Kegagalan pengurusan untuk memenuhi jangkaan mengenai perubahan pelaksanaan atau komunikasi
Langkah 9. Atasi halangan
Banyak keluhan harus diselesaikan dengan memperbaiki komunikasi atau mengubah strategi komunikasi untuk mengatasi masalah tertentu. Sebilangan aduan memerlukan pendekatan tambahan yang mungkin dapat anda sertakan sebagai bagian dari rancangan atau anda boleh memberikannya kepada pasukan pengurusan sehingga mereka dapat melakukan apa yang diperlukan. Pertimbangkan langkah mana yang sesuai dalam organisasi anda:
- Untuk menukar peranan atau proses kerja, utamakan latihan pekerja.
- Sekiranya anda meramalkan semangat rendah atau tempoh peralihan yang tertekan, berurusan dengan acara syarikat atau faedah pekerja.
- Sekiranya pihak yang berminat tidak termotivasi untuk berubah, beri insentif.
- Sekiranya pihak yang berminat tidak merasa terlibat dalam proses perubahan, mengadakan mesyuarat untuk mengumpulkan maklum balas dan mempertimbangkan untuk mengubah rancangan.
Kaedah 2 dari 2: Memantau Perubahan Projek
Langkah 1. Tentukan peranan pengurusan perubahan
Buat senarai jawatan yang akan dilantik untuk projek ini. Huraikan tanggungjawab dan kemahiran yang diperlukan untuk setiap kedudukan. Sekurang-kurangnya, sertakan pengurus projek untuk membuat perubahan dari hari ke hari dan penaja projek untuk memantau kemajuan umum dan membuat keputusan perubahan besar.
Untuk projek yang luas dalam organisasi besar, bahagikan peranan pengurusan projek kepada beberapa orang dengan pengetahuan khusus
Langkah 2. Pertimbangkan untuk membuat papan kawalan perubahan
Projek pembangunan perisian umumnya mempunyai Lembaga Kawalan Perubahan yang terdiri daripada wakil dari setiap kumpulan yang berminat. Lembaga inilah yang menyetujui permintaan perubahan, bukan pengurus projek dan menyampaikan keputusan kepada pihak yang berminat. Pendekatan ini berfungsi dengan baik untuk projek yang melibatkan pelbagai kumpulan dan projek yang skop dan sasaran minimumnya sering memerlukan penilaian semula.
Langkah 3. Buat proses untuk merealisasikan permintaan perubahan
Setelah seseorang dari pasukan perubahan mengetahui langkah seterusnya, bagaimana anda mengubah idea menjadi kenyataan? Huraikan proses ini dengan persetujuan pasukan. Contoh:
- Anggota pasukan mengisi borang Permintaan Perubahan dan menghantarnya kepada pengurus projek.
- Pengurus projek memasukkan borang ke dalam Catatan Permintaan Perubahan dan menyesuaikan rekod ini apabila perubahan dilaksanakan atau ditolak.
- Pengurus meminta ahli pasukan untuk menulis rancangan tertentu dan menganggarkan berapa banyak usaha yang diperlukan.
- Pengurus projek menghantar rancangan tersebut kepada penaja projek untuk mendapat persetujuan atau penolakan.
- Laksanakan perubahan. Pihak yang berminat sentiasa dimaklumkan mengenai perkembangannya.
Langkah 4. Buat borang permintaan perubahan
Data di bawah harus disertakan setiap kali permintaan perubahan dibuat dan dimasukkan ke dalam log perubahan:
- Tukar tarikh permintaan
- Tukar nombor permintaan yang diberikan oleh pengurus projek
- Tajuk dan penjelasan
- Nama, alamat e-mel dan nombor telefon pemohon
- Keutamaan (Tinggi, Sederhana atau Rendah). Rancangan pengurusan perubahan kecemasan mungkin memerlukan tarikh akhir tertentu.
- Nombor produk dan versi (untuk projek perisian)
Langkah 5. Masukkan maklumat tambahan dalam nota perubahan
Perubahan rekod harus mencatat keputusan dan pelaksanaan. Sebagai tambahan kepada maklumat yang disalin dari borang permintaan perubahan, anda mesti menyediakan tempat untuk menulis perkara berikut:
- Tanda kelulusan atau penolakan
- Tandatangan orang yang menyetujui atau menolak permintaan tersebut
- Ubah tarikh akhir pelaksanaan
- Tukar tarikh siap
Langkah 6. Pantau keputusan penting
Sebagai tambahan kepada catatan harian, menjejaki keputusan penting akan bermanfaat bagi projek ini. Rekod ini akan memudahkan anda memantau projek atau projek jangka panjang yang mengalami perubahan kepemimpinan. Rekod ini juga dapat memandu komunikasi dengan pelanggan atau pengurusan kanan. Untuk sebarang perubahan pada tarikh akhir, skop atau keperluan projek, tahap keutamaan, atau strategi, sertakan maklumat berikut:
- Orang yang membuat keputusan
- Tarikh keputusan
- Ringkasan sebab di sebalik keputusan dan proses membuat keputusan. Sertakan dokumen yang berkaitan dengan proses ini.
