Anda baru sahaja dilantik atau dilantik sebagai setiausaha jawatankuasa di mana anda menjadi ahli. Selamat! Adakah anda tahu bagaimana membuat, menyediakan dan mempersembahkan minit? Sama ada mengikuti "Peraturan Perintah Robert" badan perundangan atau mengambil masa dalam suasana yang kurang formal, berikut adalah kaedah penting untuk diikuti.
Langkah
Bahagian 1 dari 4: Persiapan Awal
Langkah 1. Fahami dasar mesyuarat organisasi anda
Sekiranya setiausaha dijangka mengambil minit rasmi, tanyakan apakah kumpulan itu mengikuti Peraturan Perintah Robert atau garis panduan lain. Dalam suasana yang lebih tidak rasmi, tanyakan apa yang perlu disertakan dalam minit atau bagaimana ia akan digunakan.
- Sebagai pengambil nota, anda tidak perlu mengetahui keseluruhan halaman Peraturan Pesanan. Walau bagaimanapun, mendapatkan salinan buku (atau meminjam dari ketua) boleh berguna untuk menjawab soalan tertentu.
- Fahami peranan anda dengan baik. Beberapa setiausaha yang mengambil minit tidak mengambil bahagian dalam perjumpaan, sementara yang lain mengambil minit dan turut menyumbang dalam perbincangan. Dalam kedua kes tersebut, setiausaha tidak boleh menjadi orang yang mempunyai peranan utama yang lain, seperti ketua atau fasilitator perjumpaan.
Langkah 2. Sediakan templat terlebih dahulu
Setiap minit mesyuarat akan mengandungi banyak maklumat yang sama. Templat membuat format yang konsisten untuk rujukan mudah. Sertakan ruang untuk maklumat berikut.
- Nama Pertubuhan.
- Jenis mesyuarat. Adakah ini mesyuarat mingguan atau tahunan, mesyuarat jawatankuasa yang lebih kecil, atau mesyuarat yang diadakan untuk tujuan khas?
- Tarikh, masa dan tempat. Sediakan ruang untuk permulaan dan akhir mesyuarat (pembukaan dan pembubaran).
- Nama ketua atau ketua mesyuarat & nama setiausaha (atau penggantinya).
- Senarai "peserta" dan "maaf kerana tidak hadir". Ini adalah istilah yang menarik untuk senarai kehadiran. Perhatikan sama ada korum dicapai (jumlah orang yang mencukupi untuk undi).
- Sediakan ruang untuk tandatangan anda. Sebagai pengambil nota, anda harus selalu menandatangani nota anda. Tandatangan tambahan mungkin diperlukan semasa minit disetujui, mengikut polisi organisasi anda.
- Buku agenda, jika ada. Sekiranya ketua atau fasilitator mesyuarat tidak meminta anda menyusun agenda, agenda itu mesti disediakan atas permintaan. Mempunyai agenda untuk rujukan akan membantu anda mengatur minit mesyuarat.
Langkah 3. Bawa buku nota atau komputer riba anda
Pastikan apa sahaja yang anda bawa selesa untuk anda. Sekiranya anda sering mencatat, simpan buku nota untuk tujuan ini, atau buat folder di komputer anda.
- Sekiranya anda mengambil beberapa minit untuk pertemuan sebelumnya yang belum disetujui, bawa mereka bersama anda.
- Walaupun perakam audio dapat membantu anda menyalin beberapa minit kemudian, mereka bukan pengganti minit. Sekiranya anda merakam mesyuarat, pastikan semua orang yang hadir bersetuju dan jangan menyerah pada godaan untuk membuat transkrip kata demi kata.
- Belajar singkatan akan mempercepat mencatat, tetapi anda tidak perlu menulis setiap perkataan untuk mencatat. Sebenarnya, anda harus menjauhinya.
- Sekiranya anda diminta meluangkan masa secara terbuka di mesyuarat, gunakan OHP atau papan persembahan. Pastikan anda dapat membuat nota selepas itu di rumah tanpa memudar tinta sehingga anda boleh menggunakan taip pendek untuk menaip nota anda.
Bahagian 2 dari 4: Membuat Minit Mesyuarat
Langkah 1. Kongsi senarai kehadiran
Sebaik sahaja semua orang hadir, berikan sehelai kertas (lebih banyak untuk perjumpaan yang lebih besar) dengan cukup ruang untuk orang menuliskan nama dan maklumat hubungan mereka. Anda boleh menggunakan kertas ini selepas mesyuarat untuk mengisi bahagian senarai peserta templat anda, atau menampal senarai ini ke minit selesai anda.
Sekiranya anda tidak biasa dengan sebilangan besar orang yang hadir, buat lakaran carta tempat duduk dan isikannya ketika anda meminta semua orang memperkenalkan diri. Sediakan helaian carta ini semasa anda menulis minit anda supaya anda dapat menamakan orang dengan sebutan mungkin (seperti yang dibincangkan di bawah)
Langkah 2. Isi seberapa banyak yang boleh di templat yang ada
Sementara menunggu mesyuarat dimulakan, perhatikan nama organisasi, tarikh dan tempat mesyuarat, dan jenis mesyuarat (mesyuarat dewan mingguan, mesyuarat jawatankuasa khas, dll.). Semasa mesyuarat dimulakan, perhatikan waktu mula.
- Sekiranya anda tidak mempunyai templat, perhatikan maklumat ini di bahagian atas nota anda.
- Sekiranya mesyuarat diadakan untuk tujuan atau acara khas, simpan pemberitahuan yang dihantar untuk memberi tahu ahli. Anda perlu memasukkannya ke dalam nota setelah disalin.
Langkah 3. Rekodkan hasil gerakan pertama
Sebilangan besar perjumpaan formal akan dimulakan dengan gerakan untuk mengadopsi agenda, jadi langkah ini akan digunakan sebagai contoh. Sekiranya mesyuarat dimulakan dengan gerakan yang berbeza, pastikan anda mencatat semua maklumat yang berkaitan:
- Perkataan yang sesuai untuk permulaan gerakan adalah "Saya membuat cadangan." Ini biasanya untuk ayat seperti "Saya mencadangkan penerapan agenda ini."
- Nama pencadang (orang yang mengemukakan usul).
- Keputusan pengundian. Sekiranya undian berjaya, tulis "usul diterima." Sekiranya gagal, tulis "gerakan ditolak."
- Anda boleh menghantar gerakan panjang secara bertulis jika anda tidak dapat merakamnya dengan tepat. Sekiranya ini diulang, tanyakan di sela-sela pertemuan apakah penyerahan usul dalam makalah ini dapat dibuat kebijakan resmi untuk gerakan dengan sejumlah kata.
- Sekiranya anda menyusun agenda, anda boleh menjadi penyokong usul ini dan juga setiausaha minit. Ia boleh dilakukan; selagi anda tetap objektif tidak ada masalah untuk merakam aksi anda sendiri.
Langkah 4. Catat gerakan lain sepanjang perjumpaan
Dengarkan dengan teliti keseluruhan perbincangan, tetapi (kecuali jika diperintahkan sebaliknya!) Jangan rakamnya. Apabila gerakan baru dibuat, catat maklumat yang berkaitan.
- Ingat, setiap usul mesti merangkumi kata-kata usul yang tepat, nama pencadang, dan hasil undian.
- Beberapa usul memerlukan penyokong cadangan sebelum mereka mengundi. Sekiranya seseorang mengatakan "Saya menyokong gerakan ini" atau perkataan serupa, perhatikan nama orang itu sebagai penyokong.
- Sekiranya anda tidak mengetahui nama pencadang atau perlu mengulangi usul, hentikan mesyuarat dengan sopan. Merakam maklumat dengan tepat adalah penting untuk membenarkan gangguan kecil.
- Sekiranya gerakan dibetulkan, ubah perkataan gerakan dalam nota anda. Kecuali perubahan itu kontroversial dan memicu perbincangan yang panjang, tidak perlu diperhatikan bahawa perubahan itu berlaku pada pertemuan tersebut.
Langkah 5. Dengarkan laporan dan dapatkan salinan laporan
Setiap kali laporan, buletin berita, atau item serupa dibaca dengan kuat, perhatikan tajuk laporan dan orang yang membacanya (atau nama jawatankuasa kecil yang menyusunnya). Sekiranya gerakan dilampirkan, rakam seperti anda melakukan gerakan lain.
- Adalah paling praktikal untuk mendapatkan salinan laporan pada akhir mesyuarat. Buat nota untuk meminta salinan dari pembaca atau pemimpin mesyuarat (ketua atau presiden) selepas mesyuarat. Anda akan melampirkan salinan setiap laporan hingga minit yang disalin sebelumnya.
- Sekiranya salinan tidak tersedia, catat di mana dokumen asalnya disimpan. Anda mungkin perlu meminta maklumat ini selepas mesyuarat.
- Sekiranya ahli membuat laporan lisan (dan tidak membaca dari dokumen), tulis ringkasan laporan ringkas dan objektif. Jangan sertakan butiran khas atau petikan penutur kata demi kata.
Langkah 6. Catat tindakan yang diambil atau diberikan
Ini termasuk "memeriksa" tugas-tugas dalam pertemuan sebelumnya, dan juga tindakan baru. Adakah seseorang ditugaskan untuk menulis surat? Tuliskan nama dan arahan mereka.
- Bergantung pada seberapa formal pertemuan anda, banyak tindakan ini tergolong dalam kategori "gerakan". Untuk mesyuarat yang kurang formal, anda mungkin perlu mengawasi keputusan yang tidak begitu jelas.
- Sertakan alasan ringkas di sebalik keputusan jika ada.
Langkah 7. Catat semua arahan dan titik keputusan
Setiap kali keberatan dimasukkan ke dalam prosedur, catat keberatan dan asasnya, serta keputusan penuh yang diberikan oleh Ketua.
Pastikan anda memasukkan rujukan kepada Peraturan Perintah Robert, peraturan organisasi dalaman, atau protokol syarikat
Langkah 8. Hanya apabila diminta, rakam ringkasan perbincangan
Secara rasmi, minit adalah catatan mengenai apa yang "dilakukan", bukan apa yang dikatakan. "Namun, memenuhi semua permintaan khusus organisasi yang dibuat kepada anda.
- Semasa merakam perbincangan, objektif mungkin. Sertakan poin konkrit, bukan pendapat, dan kurangkan penggunaan kata sifat dan kata keterangan. Tulisan yang kering, faktual dan membosankan adalah matlamat anda!
- Jangan menyebut nama orang dalam ringkasan perbincangan. Ini sangat penting dalam hujah hangat yang boleh menimbulkan masalah.
Langkah 9. Tutup pada akhir mesyuarat
Catat masa mesyuarat diberhentikan. Ingatlah untuk meminta salinan laporan atau ingatkan seseorang untuk mengirimkannya kepada anda.
Imbas nota anda untuk melihat sama ada anda terlepas apa-apa atau anda memerlukan penjelasan. Sekiranya anda perlu mengemukakan soalan kepada seseorang, lakukan sekarang sebelum mereka pergi
Bahagian 3 dari 4: Menyalin Minit
Langkah 1. Mulakan proses ini secepat mungkin
Sebaiknya salin minit rasmi sebaik sahaja mesyuarat, sementara acara masih segar dalam ingatan anda.
Langkah 2. Gunakan komputer untuk menaip minit mesyuarat anda
Anda mungkin telah melakukan ini jika menggunakan komputer riba dalam mesyuarat. Simpan nota anda dan buat dokumen baru selama beberapa minit sehingga anda dapat membandingkan nota dan nota anda berdampingan.
Langkah 3. Format nota anda menjadi perenggan yang kemas
Setiap usul, keputusan, atau petunjuk baru harus disertakan dalam perenggan yang terpisah. Semasa anda membuat format, pastikan anda:
- Gunakan ejaan dan tatabahasa yang betul. Gunakan pemeriksa ejaan jika perlu.
- Gunakan bentuk bahasa yang sama sepanjang laporan. Gunakan masa lalu atau masa kini, tetapi jangan sekali-kali mengubahnya dalam dokumen yang sama.
- Tulislah secara objektif mungkin. Pendapat anda tidak boleh disimpulkan dari minit. Anda cuba membuat rekod objektif untuk digunakan oleh semua orang.
- Gunakan bahasa yang sederhana dan pasti. Bahasa yang tidak jelas harus diganti dengan kata-kata yang pasti. Huraian bunga harus dihilangkan sama sekali.
- Senaraikan saja tindakan yang diambil, bukan perbincangan. Kecuali anda diminta untuk merakam perbincangan, anda harus fokus pada apa selesai, bukan apa kata.
- Sediakan nombor halaman untuk rujukan mudah.
Langkah 4. Kongsi minit draf anda dengan ahli
Hantarkan salinan kepada setiap ahli menggunakan maklumat hubungan dalam senarai kehadiran. Sekiranya anda tidak mempunyai maklumat hubungan mereka, pemimpin mesyuarat seharusnya dapat menghubungi mereka.
Langkah 5. Bawalah minit anda untuk kelulusan
Anda mungkin diminta membaca minit dengan kuat pada pertemuan berikutnya dan menyerahkannya untuk persetujuan. Sekiranya gerakan berjaya, tandakan bahawa minit diterima.
- Sekiranya minit dibenarkan sebelum diterima, catat perubahan dalam dokumen dan nyatakan pada akhir bahawa minit telah diperbaiki. Jangan menerangkan pembetulan secara khusus.
- Sekiranya gerakan dibuat untuk memperbetulkan minit setelah mereka diterima, sertakan perkataan gerakan yang tepat pada minit yang berkaitan dan sama ada gerakan itu disetujui atau tidak.
Bahagian 4 dari 4: Menggunakan Templat Minit Mesyuarat
Langkah 1. Lawati laman agregat templat mesyuarat
Templat siap pakai ini akan membantu anda menjimatkan masa menyiapkan minit mesyuarat sambil mengelakkan kesilapan mencatat.
Langkah 2. Luangkan sedikit masa untuk meneroka laman web ini
Gunakan ciri carian dan terokai pilihan yang ada untuk mencari yang terbaik untuk anda.
Sekiranya anda memerlukan templat khas, umum atau standard misalnya, jelajahi laman web untuk mencari yang sesuai dengan keperluan khusus anda, kemudian muat turun dengan mengklik butang "muat turun" atau "gunakan templat". Pastikan anda menyimpannya di tempat yang senang dijumpai supaya anda tidak kehilangannya
Langkah 3. Buka fail templat
Setelah dimuat turun, buka fail zip dan kemudian buka dengan Microsoft Word atau Excel. Untuk mendapatkan templat berkualiti tinggi dan menjadikannya lebih mudah digunakan, gunakan versi Microsoft word terbaru. Menggunakan versi terkini akan menjadikan tugas anda lebih mudah sambil membolehkan anda menggunakan ciri baru.
Langkah 4. Tambahkan logo syarikat dan tanda hak cipta di kepala templat
Keluarkan logo sampel, tetapi pastikan anda membaca syarat penggunaan laman sumber templat. Anda tidak mahu menghadapi masalah undang-undang yang tidak perlu, bukan?
Langkah 5. Tukar tajuk
Di bahagian tajuk, sorot kata "Mesyuarat / Kumpulan" kemudian masukkan tajuk untuk minit mesyuarat anda.
Langkah 6. Tukar tema (pilihan)
Untuk menjadikan minit mesyuarat lebih cantik dan profesional, pertimbangkan untuk menukar warna atau memilih tema yang telah dibuat. Caranya mudah, cari "Susun atur halaman" kemudian buka bahagian "Warna dan Tema". Di bahagian ini, anda boleh menetapkan penampilan templat. Anda bahkan boleh menyesuaikan warna agar sesuai dengan warna logo syarikat.
Langkah 7. Namakan bahagian templat
Harus ada beberapa bahagian pada templat. Anda mungkin memerlukan lebih banyak, atau kurang, atau anda tidak begitu menyukai namanya. Anda boleh mengubahnya untuk memenuhi keperluan mesyuarat khusus anda.
Langkah 8. Simpan templat ini di komputer riba anda supaya anda dapat membawanya bersama-sama untuk mengambil minit mesyuarat
Sekiranya anda masih menggunakan Microsoft Office, pekerjaan ini akan mudah dan cepat dilakukan. Anda juga harus dapat menghadiri mesyuarat dengan lebih kerap dan tepat daripada sebelumnya. Sebagai alternatif, anda juga boleh mencetak templat dan menulis minit dengan tangan. Namun, pastikan bahagian itu cukup luas sehingga anda dapat memasukkan seberapa banyak maklumat yang diperlukan.
Langkah 9. Periksa templat anda
Selamat! Anda telah selesai membuat templat minit mesyuarat. Produktiviti dan ketepatan kerja anda semasa perjumpaan akan bertambah baik sekarang kerana anda mempunyai templat panduan untuk mengatur nota mesyuarat. Sama seperti pekerjaan lain, baca perincian pada templat untuk melihat apakah ada yang hilang atau tidak jelas. Setelah anda memastikan semuanya betul, templat ini dapat digunakan dan anda akan lebih bersedia untuk pertemuan anda yang seterusnya.
Petua
- Taipkan minit anda sebaik sahaja mesyuarat selesai. Sebaiknya lakukan ini semasa acara masih segar dalam ingatan anda. Penting bagi peserta untuk mendapatkan salinan item tindakan secepat mungkin selepas perjumpaan.
- Duduk sedekat mungkin dengan ketua mesyuarat. Ini akan membolehkan anda mendengar semuanya dan meminta penjelasan tanpa perlu menaikkan suara.
- Minta orang merakam gerakan mereka supaya anda tidak perlu membuat rakaman di tempat.
- Simpan minit dalam fail selamat.
Jangan takut untuk mengganggu dan meminta penjelasan pada bila-bila masa.
- Catatan sangat penting. Rekod ini disimpan dan boleh digunakan untuk rujukan masa depan. Untuk masalah undang-undang, misalnya, reputasi seseorang bergantung pada minit anda.
- Baca bahagian dalam Peraturan Tertib Robert, terutamanya bahagian mengenai profesion kesetiausahaan.
- Tuliskan perkara-perkara penting semasa mereka bercakap. Sekiranya topik yang sama dikemukakan dua kali, jangan kumpulkan mereka.
Amaran
- Jangan masukkan terlalu banyak butiran dalam beberapa minit. Walaupun anda diminta untuk merakam perbincangan, tetaplah sesingkat dan searah mungkin. Hadkan diri anda untuk mencatat perkara penting yang dibuat atau anda akan terharu dengan mengisi minit dengan butiran yang tidak perlu.
- Tafsiran dan perasaan peribadi pengambil nota tidak boleh dimasukkan dalam nota.
- Sekiranya salah satu bahagian mesyuarat tergolong dalam kerahsiaan peguam-pelanggan, jangan rakam bahagian itu. Perhatikan bahawa "Peguam memberitahu bahawa perbincangan ini merangkumi kerahsiaan peguam-pelanggan. Perbincangan ini tidak direkodkan."
- Sekiranya anda diminta untuk merakam perbincangan sulit seperti antara peguam dan pelanggan, buat minit "berbeza" dan biarkan mereka terpisah dari minit biasa. Tandakan sebagai sulit dan jelaskan siapa yang mempunyai akses ke dokumen tersebut.
