Memutuskan format huruf yang betul bergantung terutamanya pada jenis surat yang ingin anda tulis dan kepada siapa anda mengarahkan surat itu. Format huruf yang boleh anda gunakan ketika menulis kepada rakan akan sangat berbeza dengan format yang digunakan untuk menulis surat formal. Lebih-lebih lagi, format surat tradisional yang dihantar melalui pos berbeza dengan format yang digunakan untuk e-mel. Teruskan membaca untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara memformat huruf dengan tepat yang dapat anda gunakan untuk menulis surat berikutnya.
Langkah
Kaedah 1 dari 4: Memformat Perniagaan atau Surat Formal
Langkah 1. Tuliskan nama dan alamat anda di bahagian atas surat anda
Sertakan alamat jalan, kota, wilayah, dan poskod dalam blok, penjajaran kiri dan jarak satu.
- Bandar, wilayah, dan poskod ditulis pada satu baris, sementara alamat jalan ditulis pada baris yang terpisah.
- Sekiranya anda menghantar surat menggunakan kepala surat yang sudah menyertakan maklumat ini, lewati langkah ini. Jangan sertakan alamat pengembalian dua kali.
Langkah 2. Tulis tarikh tepat di bawah alamat anda
Tulis tarikh surat itu ditulis atau tarikh surat itu disiapkan, terpulang kepada anda.
- Tarikh ditulis di sebelah kiri, sama seperti menulis alamat yang betul-betul di atasnya.
- Tulis tarikh dalam format "bulan-hari-tahun". Tulis bulan dengan huruf, tetapi gunakan nombor untuk menulis hari dan tahun. Contohnya: 9 Februari 2013.
Langkah 3. Biarkan garis kosong antara tarikh dan bahagian seterusnya surat
Ini akan memisahkan alamat dari bahagian seterusnya, menjadikannya lebih mudah dibaca.
Langkah 4. Tuliskan garis rujukan, jika diperlukan
Sekiranya surat itu ditulis dengan merujuk pada titik tertentu, ia dapat membantu pembaca menulis garis rujukan yang dimulai dengan "Re:"
- Garis rujukan ditulis sejajar kiri dan cuba terdiri daripada satu baris sahaja.
- Tuliskan garis rujukan ketika menjawab surat, pembukaan pekerjaan, atau meminta maklumat.
- Sekiranya anda menulis baris rujukan, biarkan baris kosong selepasnya untuk memisahkan garis rujukan dari yang lain.
Langkah 5. Tuliskan alamat penerima
Tuliskan nama dan tajuk penerima, serta nama syarikat, alamat jalan, bandar, negeri, dan poskod.
- Semua maklumat ini dibiarkan sejajar dan jarak satu. Nama penerima ditulis pada baris yang berasingan, bersama dengan tajuk, nama syarikat, dan alamat jalan penerima. Bandar, wilayah, dan poskod ditulis dalam satu baris.
- Sekiranya menghantar surat ke negara lain, tuliskan nama negara dengan huruf besar pada baris berasingan di bawah alamat penerima.
- Kirimkan surat itu kepada orang tertentu, jika memungkinkan, dan tulis nama orang itu dengan judul yang sesuai seperti "Mr" atau "Ibu". Sekiranya anda tidak mengetahui jantina penerima, anda tidak perlu menuliskan tajuknya.
- Tinggalkan baris kosong di bawah alamat penuh penerima.
Langkah 6. Mulakan badan surat anda dengan ucapan sopan
Ucapan biasa biasanya bermula dengan "Tuan Yang Terhormat", diikuti dengan tajuk dan nama belakang penerima. Masukkan koma selepas nama belakang penerima.
- Ucapan salam ditulis sejajar kiri.
- Sekiranya anda tidak mengetahui jantina penerima, anda boleh menghubungi penerima dengan nama penuhnya, atau tuliskan tajuk pekerjaan penerima diikuti dengan nama belakangnya.
- Tinggalkan baris kosong selepas ucapan.
Langkah 7. Tulis baris subjek, jika mahu
Tulis baris subjek dengan huruf besar di bawah ucapan, selari kiri.
- Pastikan baris subjek pendek tetapi deskriptif. Cuba hanya terdiri daripada satu baris.
- Harus diingat bahawa ini tidak konvensional dan tidak boleh sering digunakan.
- Jangan memasukkan baris subjek jika anda sudah memasukkan baris rujukan.
- Biarkan baris kosong selepas baris subjek jika anda memasukkan baris subjek.
Langkah 8. Mulakan bahagian surat dengan pengenalan ringkas yang menerangkan tujuan surat anda
Perenggan-perenggan surat ditulis sejajar kiri tetapi permulaan setiap perenggan ditulis dengan lekukan.
Langkah 9. Ikuti pengenalan huruf dengan badan huruf yang lebih panjang
Bahagian ini harus menjelaskan tujuan surat dan juga menyertakan kesimpulan yang merangkum semua yang tertulis dalam surat itu.
Tulis bahagian badan surat secara ringkas. Setiap perenggan mempunyai jarak tunggal, tetapi tinggalkan satu baris kosong antara setiap perenggan dan setelah perenggan terakhir
Langkah 10. Tamatkan surat anda dengan ucapan penutup yang sopan
Contoh ucapan penutup sopan termasuk "Hormat," "Salam," atau "Terima kasih." Ingatlah untuk menulis ucapan penutup selari kiri dan diikuti dengan koma.
Hanya huruf pertama kata pertama ucapan penutup ditulis dengan huruf besar
Langkah 11. Ikuti ucapan penutup dengan nama anda
Walau bagaimanapun, tinggalkan tiga baris kosong di bawah ucapan penutup sebelum menulis nama penuh anda, diikuti dengan tajuk pekerjaan anda pada baris di bawah.
Langkah 12. Senaraikan lampiran di hujung surat anda
Sekiranya anda melampirkan lampiran, tulis "Lampiran" / "Lampiran" satu baris di bawah nama dan tajuk anda dan tuliskan setiap lampiran yang disertakan dengan huruf tersebut.
- Perhatikan bahawa ini tidak wajib jika anda tidak menyertakan lampiran.
- Lampiran dibiarkan sejajar dan jarak satu.
Langkah 13. Masukkan inisial jurutaip, jika mahu
Sekiranya orang lain menaip huruf dan anda menentukan, senaraikan nama depan dan nama belakang pengetik di bahagian paling bawah surat anda, satu baris di bawah lampiran.
Langkah 14. Tandatangani surat itu setelah dicetak
Tandatangani surat dengan pena antara ucapan penutup dan nama anda. Menandatangani surat dengan pen menunjukkan kepada penerima bahawa anda meluangkan masa anda sendiri untuk menghantar surat ini kepada mereka dan ini penting.
Kaedah 2 dari 4: Memformat Surat kepada Rakan Karib atau Kerabat (Surat Peribadi)
Langkah 1. Tuliskan tarikhnya
Sertakan tarikh surat itu ditulis atau tarikh surat itu disiapkan di sebelah kanan atas surat.
- Tulis tarikh dalam format "bulan-hari-tahun". Menulis bulan dengan huruf biasanya format biasa, tetapi untuk jenis huruf ini, anda boleh menulis keseluruhan tarikh dalam angka.
- Tarikh ditulis sejajar dengan betul.
Langkah 2. Tulis ucapan mesra
Ucapan "Sayang" masih merupakan ucapan yang paling biasa digunakan, tetapi, bergantung pada hubungan anda dengan penerima, anda mungkin dapat menuliskan nama penerima tanpa formaliti.
- Ucapan ditulis ditulis sejajar kiri dan diikuti dengan tanda koma.
- Semasa menulis surat kepada rakan atau rakan sekerja, anda biasanya hanya boleh menulis nama pertama mereka. Contohnya: "Jane yang dihormati".
- Untuk surat yang lebih peribadi, anda mungkin ingin mengganti "Sayang" dengan ucapan biasa seperti "Hello", "Hai" atau "Hai".
- Sekiranya anda menulis surat kepada ibu bapa atau seseorang yang perlu anda hormati, sertakan tajuk dan nama belakang penerima. Contohnya: "Puan Roberts yang dihormati"
- Tinggalkan garis kosong antara ucapan dan teks utama surat.
Langkah 3. Tulis pengenalan, badan / badan, dan kesimpulan pada teks utama surat anda
Pendahuluan dan kesimpulan harus hanya satu perenggan pendek, tetapi isi surat biasanya lebih panjang.
- Teks utama surat diselaraskan ke kiri, tetapi baris pertama setiap perenggan diikat.
- Seluruh teks utama surat itu mempunyai jarak satu. Anda biasanya tidak meninggalkan perenggan di antara perenggan dalam surat peribadi, tetapi anda boleh jika surat itu menjadikan surat anda lebih mudah dibaca.
- Biarkan baris kosong selepas ayat terakhir teks utama anda untuk memisahkan teks utama dari ucapan penutup.
Langkah 4. Tutup dengan ucapan penutup yang sesuai
"Hormat" masih sering digunakan, bahkan untuk surat peribadi. Sekiranya surat itu cukup kasual, anda boleh memasukkan ucapan penutup yang kurang konvensional. Cuba sesuatu seperti "Sampai jumpa lagi!" atau "Sampai jumpa lagi!" jika anda menulis kepada rakan karib.
- Letakkan koma setelah ucapan penutup, tetapi jangan masukkan nama anda setelahnya.
- Ucapan penutup ditulis selari dengan kepala huruf.
Langkah 5. Tandatangani surat anda
Tandatangani surat anda di bawah ucapan penutup. Biasanya, nama anda ditulis dengan tangan, bukannya dicetak pada pencetak.
Sekiranya anda biasanya saling memanggil nama pertama dengan penerima surat, anda hanya boleh menuliskan nama depan anda dan menyelesaikannya. Walau bagaimanapun, jika penerima mungkin tidak mengetahui siapa anda dari nama depan anda, pastikan anda memasukkan nama belakang anda juga
Kaedah 3 dari 4: Memformat E-mel Rasmi atau Perniagaan
Langkah 1. Mulakan dengan menulis keterangan ringkas tetapi tepat mengenai tujuan e-mel anda
Keterangan ini terdapat dalam subjek e-mel anda, bukan di bahagian dalam e-mel.
Sekiranya e-mel anda telah dinantikan oleh penerima e-mel, keterangan ini hanya boleh menjadi rujukan kepada subjek yang dibincangkan. Sekiranya e-mel ini tidak ditunggu, menulis keterangan boleh menjadi agak sukar. Tujuan menulis keterangan adalah supaya pembaca dapat meneka tentang e-mel anda semasa mereka membuka dan membaca e-mel anda. Ini bermaksud bahawa keterangan perlu memotivasi pembaca anda untuk membuka dan membaca e-mel anda
Langkah 2. Mulakan menulis e-mel dengan ucapan rasmi
Biasanya dimulakan dengan "Sayang" dan diikuti dengan judul rasmi penerima e-mel atau syarikat yang anda kirimi e-mel.
- Kirimkan surat itu kepada penerima tertentu jika boleh. Elakkan menghantar surat kepada penerima tanpa nama. Gunakan "Untuk Siapa Yang Bermasalah" hanya jika tidak ada pilihan lain.
- Sebenarnya, tanda baca yang paling sesuai digunakan setelah memberi salam masih merupakan titik dua. Namun, pada masa kini, kebanyakan orang menggunakan koma selepas ucapan dalam menulis e-mel rasmi.
- Sekiranya anda tidak pasti akan menyambut penerima dengan "Ibu" atau "Bapa", tuliskan nama lengkap penerima.
- Tinggalkan baris kosong selepas ucapan rasmi.
Langkah 3. Tuliskan teks utama surat itu, pendek tetapi maklumat
Seperti jenis huruf, teks utamanya harus merangkumi pengenalan, isi, dan kesimpulan. Simpan semua bahagian, termasuk bahagian badan, sesingkat dan setepat mungkin.
- Teks utama sejajar kiri.
- Permulaan setiap perenggan tidak perlu digantung.
- Teks utama adalah satu ruang, tetapi tinggalkan garis kosong antara setiap perenggan dan setelah perenggan terakhir.
Langkah 4. Gunakan ucapan penutup yang sopan
Ketik "Ikhlas", atau ucapan penutup yang sama sopan, setelah teks utama surat anda dan ikuti dengan koma.
- Ingatlah untuk menulis ucapan penutup selari kiri dan hanya huruf pertama kata pertama ucapan ditulis dengan huruf besar.
- Ucapan penutup formal lainnya yang dapat digunakan termasuk "Terima kasih," "Salam," dan "Salam."
Langkah 5. Taipkan nama anda tepat di bawah ucapan penutup
Tidak seperti surat yang ditulis / dicetak di atas kertas, anda tidak akan dapat menandatangani e-mel anda dengan pen.
Nama anda diluruskan
Langkah 6. Tuliskan maklumat hubungan anda di bahagian bawah
Tinggalkan baris kosong selepas nama anda, kemudian taipkan alamat fizikal, nombor telefon, alamat e-mel, dan laman web atau blog anda jika ada.
Semua maklumat ditulis sejajar kiri dan jarak satu. Setiap maklumat hubungan ditaip pada baris yang berasingan
Kaedah 4 dari 4: Memformat E-mel untuk Rakan
Langkah 1. Mulakan dengan menulis keterangan ringkas tetapi tepat mengenai subjek e-mel anda di bahagian subjek e-mel
Penerangan ini membolehkan penerima mengetahui sekilas mengenai tajuk e-mel anda sebelum membukanya, dan memberi mereka maklumat yang cukup sehingga mereka dapat meneka maksud e-mel anda.
Langkah 2. Mulakan dengan menulis ucapan atau ucapan yang sopan di bahagian teks e-mel
Anda boleh menuliskan ucapan sopan yang anda suka, seperti "Yang terhormat". Ikuti ini dengan nama penerima.
- Ucapan salam ditulis sejajar kiri.
- Sekiranya anda menulis kepada rakan karib, anda boleh meninggalkan ucapan tersebut dan mulakan dengan nama depan mereka diikuti dengan koma.
- Tinggalkan garis kosong antara ucapan dan isi e-mel anda.
Langkah 3. Taipkan isi e-mel anda
Seperti semua jenis huruf, isi e-mel anda harus mengandungi pengenalan, isi, dan kesimpulan. Walau bagaimanapun, jika anda menulis e-mel kepada rakan karib, format seperti ini mungkin tidak diperlukan.
Langkah 4. Tamatkan e-mel anda dengan ucapan penutup
Semasa menutup e-mel untuk rakan, ucapan penutup tidak perlu formal, tetapi itu harus menjadi tanda bahawa e-mel anda akan berakhir.
Sekiranya anda menulis kepada rakan yang sangat rapat, kadang-kadang tidak mengapa hanya mengakhiri e-mel anda dengan nama anda dan bukannya menulis ucapan penutup sama sekali
Petua
- Perlu diingatkan bahawa terdapat sedikit perbezaan antara surat rasmi di Amerika Syarikat dan surat rasmi di United Kingdom (UK). Di UK, alamat dan tarikh pengembalian diselaraskan dengan tepat dan garis subjek, jika ada, berpusat. Selain itu, tarikh ditulis dalam format "hari-bulan-tahun", dan koma ditulis selepas ucapan, bukan titik dua.
- Sekiranya anda tidak menyukai format yang dijelaskan di sini, yang kadang-kadang disebut sebagai format blok, anda juga boleh menggunakan format blok yang diubah dan format semi-blok. Format ini pada dasarnya mengandungi maklumat yang sama, dan hanya lokasinya yang berbeza.
