Excel bagus untuk jadual dan data, tetapi bagaimana anda boleh menggunakannya dan menyusunnya sehingga memenuhi keperluan anda? Alat Urutkan membolehkan anda menyusun lajur dengan pelbagai format dengan cepat, atau anda boleh membuat format anda sendiri untuk pelbagai lajur dan jenis data. Gunakan fungsi Urutkan untuk mengatur data anda dan mempermudah dan memahami.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Menyusun mengikut abjad atau mengikut nombor
Langkah 1. Pilih data anda
Anda boleh mengklik dan menyeret (klik dan seret) untuk memilih lajur yang ingin anda urutkan, atau anda boleh mengklik sel di lajur untuk menjadikan sel itu aktif dan membiarkan Excel menyusun data secara automatik.
Semua data dalam lajur perlu disusun mengikut jenisnya untuk disusun (contoh: teks, nombor, tarikh)
Langkah 2. Cari butang Urutkan
Butang ini terletak di tab Data di bahagian Susun & Tapis. Untuk menyusun dengan cepat, gunakan butang "AZ ↓" dan "AZ ↑".
Langkah 3. Susun lajur anda dengan mengklik butang yang sesuai
Apabila anda menyusun nombor, anda boleh menyusunnya dari yang paling rendah ke yang paling tinggi ("AZ ↓") atau dari yang paling tinggi ke yang paling rendah ("AZ ↑"). Apabila anda menyusun teks, anda boleh menyusunnya mengikut abjad ("AZ ↓") atau mengikut urutan abjad terbalik ("AZ ↑"). Apabila anda menyusun tarikh atau masa, anda boleh menyusunnya dari yang paling awal hingga yang terbaru ("AZ ↓") atau dari yang paling awal hingga yang paling awal ("AZ ↑").
Sekiranya terdapat lajur lain yang mengandungi data selain lajur yang anda urutkan, tetingkap pertanyaan akan muncul menanyakan apakah anda ingin memasukkan data untuk disusun. Hasil pesanan masih berdasarkan pada lajur yang anda pilih, tetapi data di sebelah lajur tersebut akan mengikuti urutan sesuai dengan data di lajur yang dipilih
Langkah 4. Masalah dengan lajur yang tidak akan disusun
Sekiranya anda menemui mesej ralat semasa anda cuba menyusun, penyebab yang paling biasa adalah masalah pemformatan dengan data.
- Sekiranya anda menyusun nombor, pastikan semua sel diformat sebagai nombor dan bukan teks. Angka boleh 'diimport' secara tidak sengaja atau dibaca sebagai teks dari program atau aplikasi perakaunan tertentu.
- Sekiranya anda menyusun teks, kesalahan boleh timbul dari adanya spasi atau pemformatan data yang salah.
- Sekiranya anda menyusun mengikut tarikh atau waktu, masalah biasanya timbul dari format data. Agar Excel menyusun mengikut tarikh, anda mesti memastikan bahawa semua data anda diformat sebagai tarikh.
Bahagian 2 dari 3: Susun mengikut Pelbagai Kriteria
Langkah 1. Pilih data anda
Katakan anda mempunyai spreadsheet dengan senarai nama pelanggan dan lokasi bandar mereka. Kemudian anda mahu menyusun bandar mengikut abjad, kemudian menyusun setiap pelanggan mengikut abjad juga di setiap bandar. Anda boleh melakukannya dengan membuat Urutan Tersuai.
Langkah 2. Klik butang Urutkan
Ia terletak di bahagian "Urutkan & Tapis" pada tab Data. Tetingkap akan muncul, yang membolehkan anda membuat urutan tertentu dengan pelbagai kriteria.
Jika lajur anda mempunyai tajuk di sel pertama, misalnya "Kota" dan "Nama", pastikan untuk mencentang kotak Data saya mempunyai tajuk di sudut kiri atas tetingkap Urut yang muncul lebih awal
Langkah 3. Buat tetapan pertama anda
Klik menu Susun mengikut untuk memilih lajur yang anda mahukan. Dalam contoh ini, anda akan menyusun bandar terlebih dahulu, jadi pilih lajur yang sesuai dari menu.
- Pada menu "Urutkan pada" pilih "Nilai".
- Susun pesanan "A hingga Z" atau "Z hingga A" mengikut keinginan anda.
Langkah 4. Buat tetapan kedua
Klik butang Tambah Tahap. Ini akan menambahkan satu lagi tetapan di bawah tetapan pertama. Pilih lajur kedua (Nama Kolom dalam contoh ini), kemudian sesuaikan tetapannya (untuk membaca dengan lebih mudah, pilih menu tetapan yang sama seperti pada pengaturan pertama).
Langkah 5. Klik OK
Senarai anda akan disusun mengikut tetapan yang anda buat sebelumnya. Anda dapat melihat bandar disusun mengikut abjad, dan nama pelanggan disusun mengikut abjad di setiap bandar.
Contoh ini adalah contoh mudah dan hanya merangkumi dua lajur. Walau bagaimanapun, anda boleh membuat urutan yang kompleks dan memasukkan beberapa lajur jika anda mahu
Bahagian 3 dari 3: Susun mengikut Warna Sel atau Huruf
Langkah 1. Pilih data anda
Anda boleh mengklik dan menyeret (klik dan seret) untuk memilih lajur yang ingin anda urutkan, atau anda boleh mengklik sel di lajur untuk menjadikan sel itu aktif dan membiarkan Excel menyusun data secara automatik.
Langkah 2. Klik butang Urutkan
Ia terletak di tab Data di bahagian "Urutkan & Tapis". Tetingkap Urut akan muncul. Sekiranya anda mempunyai lajur lain yang mengandungi data di sebelah lajur yang anda pilih, anda akan ditanya sama ada anda ingin memasukkan data tersebut.
Langkah 3. Pilih "Warna Sel" atau "Warna Font" pada menu "Urutkan Hidup"
Ini akan membolehkan anda memilih warna pertama yang ingin anda susun.
Langkah 4. Pilih warna mana yang ingin anda urutkan terlebih dahulu
Di menu Pesanan, anda boleh menggunakan menu 'drop down' untuk memilih warna mana yang ingin anda letakkan pertama atau terakhir mengikut urutan. Anda hanya boleh memilih warna yang ada di lajur.
Tidak ada 'default' atau setting default untuk menyusun warna. Anda mesti membuat pengaturan sendiri
Langkah 5. Tambahkan warna lain
Anda perlu menambahkan tetapan lain untuk setiap warna yang anda susun. Klik Tambah Tahap untuk menambah tetapan. Pilih warna seterusnya yang ingin anda urutkan, kemudian tetapkan susunan susunan mengikut urutan yang anda mahu membuatnya.
Pastikan setiap arahan persediaan adalah sama untuk setiap tetapan. Sebagai contoh, jika anda menyusun dari atas ke bawah, pastikan di menu Pesanan untuk setiap tetapan yang anda pilih Di Atas
Langkah 6. Klik OK
Setiap tetapan akan berlaku secara berasingan, dan lajur akan disusun mengikut warna yang telah anda tetapkan.
Petua
- Cuba menyusun data dengan cara yang berbeza; Sudut pandangan yang berbeza dapat menunjukkan aspek yang berbeza dari maklumat yang disampaikan.
- Sekiranya spreadsheet anda mempunyai jumlah, rata-rata atau maklumat rekapitulasi lain di bawah maklumat yang ingin anda urutkan, berhati-hatilah juga untuk tidak menyusunnya.
