Menulis e-mel sebenarnya agak mudah, tetapi ada format umum yang harus anda perhatikan. Juga, ketahui perbezaan antara e-mel rasmi dan tidak rasmi. Inilah perkara yang mesti anda ketahui.
Langkah
Kaedah 1 dari 5: Langkah Menghantar E-mel Asas
Langkah 1. Buat alamat e-mel
Sekiranya anda belum mempunyai alamat e-mel, anda perlu mendaftar dengan penyedia perkhidmatan e-mel sebelum meneruskan. Nasib baik, banyak perkhidmatan e-mel berasaskan web percuma membolehkan anda mendapatkan alamat e-mel tanpa mengeluarkan wang. Beberapa perkhidmatan e-mel web yang paling popular termasuk:
- Gmail
- Hotmail
- Mel Yahoo
Langkah 2. Klik "Tulis" atau "Baru
"Sebelum menyusun e-mel, anda perlu membuka peti mel baru yang kosong untuk menulis. Cara untuk membuka peti mel berbeza bergantung pada perkhidmatan yang anda gunakan, tetapi biasanya akan ada butang di dekat bahagian atas halaman dengan label seperti "Tulis," "Baru" atau "Mesej Baru."
Sekiranya anda tidak tahu bagaimana membuat mesej baru, periksa halaman sokongan perkhidmatan e-mel anda untuk mengetahui cara melakukannya secara terperinci
Langkah 3. Tuliskan alamat e-mel penerima
Anda tidak perlu menuliskan alamat e-mel anda, tetapi anda harus menuliskan alamat e-mel orang yang akan menerima e-mel anda.
- Biasanya, anda hanya boleh menggunakan ruang untuk memisahkan beberapa alamat e-mel, tetapi beberapa perkhidmatan menghendaki anda memisahkan beberapa alamat e-mel dengan koma atau tanda baca yang lain. Sekiranya perkhidmatan yang anda gunakan memerlukan penggunaan tanda baca ini, penyedia perkhidmatan semestinya telah memberikan panduan.
- Masukkan alamat e-mel penerima utama di medan "Kepada:". Penerima utama biasanya adalah orang yang dimaksudkan dengan mesej, atau disebut dalam badan e-mel.
- Taipkan alamat e-mel lain di medan "CC:". Lajur ini adalah lajur "salin". Penerima biasanya dimasukkan ke dalam bidang salinan jika e-mel tidak ditujukan secara khusus kepada penerima salinan, tetapi mempunyai perkara yang harus dia ketahui.
- Gunakan medan "BCC:" untuk menyembunyikan alamat e-mel. Sekiranya anda tidak mahu penerima melihat kepada siapa e-mel ditujukan, taipkan alamat penerima di medan "salin buta".
Langkah 4. Tuliskan tajuk maklumat
Setiap perkhidmatan e-mel membolehkan anda menulis tajuk / subjek e-mel anda di kotak "Subjek".
-
Tajuk e-mel anda mestilah pendek, tetapi berikan idea kepada penerima mengenai isi e-mel tersebut.
- Contohnya, e-mel tidak rasmi kepada rakan mungkin bertajuk "Apa khabar?", Tetapi jika anda menghantar e-mel tugasan, e-mel itu mungkin bertajuk "Tugasan Matematik."
- Soalan kepada pensyarah atau atasan juga boleh diberi tajuk "Soalan mengenai …", kemudian diikuti dengan label pendek yang mengandungi penjelasan mengenai topik yang anda ajukan.
- Perlu diingat bahawa mesej tanpa judul akan muncul di kotak masuk penerima berlabel "(tidak ada subjek)."
Langkah 5. Tuliskan isi e-mel anda
Isi e-mel hendaklah ditulis di kotak teks besar di bawah medan tajuk.
- E-mel biasanya mengandungi ucapan, mesej, dan penutup.
- Oleh kerana e-mel ditujukan untuk komunikasi pantas, secara amnya anda harus memastikan bahawa e-mel anda tidak terlalu panjang.
Langkah 6. Tekan butang "Hantar"
Setelah selesai menyusun e-mel, baca semula e-mel tersebut untuk memastikan anda tidak melakukan kesalahan tatabahasa atau ejaan, dan bahawa mesej itu membawa topik yang ingin anda bahas. Apabila e-mel anda siap dikirim, klik "Kirim" di kotak mesej untuk menghantar e-mel kepada penerima.
Kaedah 2 dari 5: Menulis E-mel Tidak Rasmi
Langkah 1. Ketahui masa untuk menghantar e-mel tidak rasmi
E-mel tidak rasmi harus ditujukan kepada orang yang anda sayangi, termasuk rakan, keluarga, dan rakan kongsi. Sekiranya e-mel anda tidak rasmi dan anda menghantarnya kepada orang yang anda kenal dengan baik, anda boleh menghantar e-mel tidak rasmi.
Satu-satunya waktu yang baik untuk menghantar e-mel rasmi kepada rakan atau keluarga adalah ketika anda mengirim pesanan berkelompok dengan nada formal, seperti permintaan untuk sumbangan atau iklan. Oleh kerana e-mel juga akan dihantar kepada orang yang tidak dekat dengan anda, anda perlu menyesuaikan nada untuk menyenangkan orang-orang tersebut
Langkah 2. Tulis tajuk tidak rasmi
Anda tidak perlu menulis tajuk, tetapi anda harus memberi tajuk e-mel anda. Tulis tajuk yang pendek, ringkas, dan mesra.
- Contohnya, jika anda menulis e-mel kepada rakan lama, anda boleh menggunakan tajuk yang membuat anda ketawa, atau tajuk ringkas seperti "Lama tidak berjumpa!".
- Sekiranya anda menulis e-mel dengan tujuan tertentu, tuliskan tujuan anda. Contohnya, jika anda menulis e-mel mengenai perjumpaan, beri tajuk e-mel anda dengan tajuk yang menyebutkan peristiwa tersebut.
Langkah 3. Pertimbangkan untuk menyebut nama penerima dalam e-mel
Untuk e-mel tidak rasmi, ini tidak begitu diperlukan, tetapi masih boleh menjadi cara yang sopan untuk memulakan pesanan.
-
Ucapan ucapan anda semudah nama penerima:
Bob,
-
Anda juga boleh memasukkan ucapan mesra:
- "Hai, Bob!"
- "Encik Bob,"
- "Pagi, Bob!"
Langkah 4. Tulis e-mel dengan jelas, tetapi gunakan gaya bahasa tidak rasmi
Kandungan e-mel anda harus mudah difahami, tetapi dengan nada perbualan tidak rasmi.
- Baca e-mel dan tanyakan pada diri sendiri, adakah e-mel ini serupa dengan apa yang akan saya katakan sekiranya saya bercakap secara peribadi? Sekiranya jawapannya ya, anda akan mendapat nada yang tepat untuk e-mel tidak rasmi.
- Gunakan singkatan. Singkatan bukan sebahagian daripada penulisan formal. tetapi biasa digunakan dalam perbualan seharian. Oleh itu, singkatannya sesuai untuk e-mel tidak rasmi.
- Gunakan slanga jika mahu. Anda boleh menggunakan slanga Internet, seperti: "thx" untuk "terima kasih." "Titi DJ" untuk "berhati-hati di jalan", "s7" untuk "setuju", dll.
- Gunakan juga emotikon sekiranya diperlukan:).
Langkah 5. Pertimbangkan untuk menulis nama anda di akhir e-mel
Seperti ucapan, penutup atau tandatangan tidak semestinya diperlukan untuk e-mel tidak rasmi, ia boleh menjadi cara yang baik untuk menutup mesej.
-
Penutupan e-mel anda hanya boleh menjadi nama:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Anda juga boleh menjadi sedikit kreatif dengan penutupan e-mel:
- "Sudah lama! Jen."
- "E-mel ini akan dihapus secara automatik. 3… 2… 1…"
Kaedah 3 dari 5: Menulis E-mel Rasmi
Langkah 1. Ketahui bila masanya untuk menghantar e-mel rasmi
Anda harus menggunakan e-mel rasmi ketika anda menulis mesej kepada orang yang tidak anda kenal, seperti bos, rakan sekerja, pelanggan dan pelanggan, tenaga pengajar, dan pemimpin masyarakat / politik.
-
Perlu diingat bahawa anda mungkin merasakan e-mel rasmi tidak diperlukan semasa anda menulis e-mel kepada orang di atas, setelah anda menjalin hubungan dengan orang tersebut. Apabila e-mel rasmi terasa terlalu kaku, tulis e-mel "separa formal".
- Dalam e-mel separa formal, gaya anda sedikit lebih santai, tetapi anda masih tidak dibenarkan menggunakan slanga internet.
- Anda masih harus memasukkan tandatangan pada e-mel separa formal, tetapi anda tidak perlu memberikan semua maklumat hubungan anda dengan nama anda.
Langkah 2. Tuliskan tajuk maklumat
Tajuk e-mel anda mestilah pendek tetapi tepat. Pergi ke masalah yang anda bangkitkan.
-
Sebagai contoh:
- Apabila anda menghantar e-mel kepada profesor anda mengenai tugasan esei, tulis "Soalan esei."
- Apabila anda melamar pekerjaan yang anda ketahui dari iklan tersebut, tulis "Permohonan Untuk Kedudukan Pengurusan (Dari Iklan)".
- Sekiranya anda menulis e-mel yang meminta bantuan khidmat pelanggan atau melaporkan masalah teknikal, tulis "Masalah dengan Bahagian # 000000".
Langkah 3. Tulis ucapan rasmi
Ucapan rasmi mesti disertakan "Dear / Dear," diikuti dengan nama penerima. Gunakan nama belakang penerima dan tajuk yang sesuai, kemudian akhiri ucapan dengan noktah.
-
Sebagai contoh:
- "Tuan Smith yang terhormat"
- "Puan Jones yang dihormati"
- "Dr Evans yang dihormati"
Langkah 4. Pastikan kandungan e-mel tepat dan tepat
Pastikan panjangnya tidak lebih dari beberapa perenggan, dan kandungannya benar-benar dimaksudkan untuk merangkumi subjek e-mel. Gunakan bahasa formal, dan pastikan ejaan dan tatabahasa anda betul.
- Elakkan menggunakan singkatan.
- Jangan gunakan slang atau emotikon internet.
Langkah 5. Gunakan ucapan penutup yang sesuai
Ucapan penutup yang paling biasa adalah "Salam", tetapi ada beberapa ucapan penutup yang boleh anda gunakan juga. Gunakan ucapan penutup yang sopan dan akhiri dengan koma.
-
Ucapan penutup lain yang boleh anda gunakan termasuk:
- Selamat sejahtera,
- Terima kasih,
- Salam sejahtera,
Langkah 6. Berikan maklumat hubungan dalam tandatangan anda sekiranya diperlukan
Sertakan nama penuh anda di bawah ucapan penutup e-mel. Di bawah nama anda, anda mungkin mahu memasukkan tajuk dan maklumat hubungan anda yang mungkin diperlukan.
- Kedudukan anda, jika ada, mesti merangkumi kedudukan dan nama syarikat / institusi tempat anda bekerja.
- Sertakan sekurang-kurangnya nombor telefon, nombor faks, dan alamat e-mel. Anda mungkin juga ingin memasukkan alamat surat-menyurat dan laman web.
Kaedah 4 dari 5: Jenis E-mel Tidak Rasmi
Langkah 1. Tulis e-mel kepada rakan yang berpindah rumah
Sekiranya rakan, keluarga, atau pasangan anda baru-baru ini pindah rumah, tulis e-mel untuk menanyakan keadaan mereka. Tanyakan bagaimana proses penghijrahan mereka, bagaimana persekitaran baru mereka, dan sebagainya.
Langkah 2. E-mel rakan yang tidak pernah memberikan alamat e-mel kepada anda
Sekiranya anda mendapat alamat e-mel rakan dari orang lain, sangat penting untuk menulis e-mel dan memastikan bahawa e-mel rakan anda betul. Jangan lupa juga untuk menjelaskan siapa anda.
Langkah 3. Belajar menulis e-mel kepada lelaki
Sekiranya anda seorang wanita dan ini adalah kali pertama anda menulis e-mel kepada seorang lelaki, anda mungkin merasa cemas, terutamanya jika lelaki itu adalah lelaki yang mungkin anda gemari. Cuba tulis e-mel yang kelihatan santai tetapi tetap pintar dan tenang.
Walaupun kelihatan berbahaya, anda boleh menulis e-mel untuk menyatakan cinta anda
Langkah 4. Belajar menulis e-mel kepada wanita
Sekiranya anda seorang lelaki menghantar e-mel kepada wanita untuk kali pertama, anda mungkin mendapati prosesnya terlalu sukar. Tenangkan diri anda dan tuliskan mesej yang kelihatan santai namun kemas.
Langkah 5. Tulis e-mel permintaan
Sekiranya anda ingin kelihatan lucu kepada penerima e-mel, gunakan bahasa yang sama dengan bahasa menggoda yang anda gunakan di hadapan penerima. Anda juga boleh menggunakan emotikon atau ungkapan seperti "pelukan dan ciuman."
Anda juga boleh menulis e-mel hasutan kepada orang yang anda kenali di laman web temu janji. Sekiranya anda menulis e-mel ini, anda perlu kelihatan menggoda dan juga maklumat, sehingga dia tahu siapa anda
Langkah 6. Tulis e-mel cinta
Di era digital ini, e-mel cinta sama pentingnya dengan surat cinta. Sekiranya pasangan anda berada di luar sana dan anda ingin menyatakan cinta anda, cara terpantas untuk melakukannya adalah melalui e-mel.
Kaedah 5 dari 5: Jenis E-mel Formal
Langkah 1. Hantar permohonan pekerjaan anda melalui e-mel
Apabila anda menghantar e-mel dan menyambung semula permohonan anda, anda harus menjelaskan kekosongan yang anda lamar, mengapa anda menginginkan pekerjaan itu, dan kelayakan apa yang anda miliki yang akan menjadikan anda sesuai untuk pekerjaan tersebut. Anda juga harus memasukkan resume anda sebagai lampiran.
- Anda juga boleh menulis e-mel untuk memohon magang. Terangkan jenis latihan yang anda mahukan dan bagaimana ia dapat membantu anda mencapai matlamat kerjaya anda. Sertakan juga alasan mengapa anda harus dipilih untuk magang.
- Hantarkan e-mel susulan jika anda tidak mendapat balasan mengenai kedudukan yang anda lamar.
Langkah 2. Ketahui cara menghantar e-mel kepada pensyarah
Mengirim e-mel profesor boleh menjadi menakutkan, tetapi masih sukar seperti menghantar e-mel rasmi yang lain. Profesor anda mungkin orang yang sibuk, jadi buatlah soalan sejelas mungkin.
Sekiranya anda terkenal oleh pensyarah, anda juga boleh menghantar e-mel permintaan untuk surat cadangan kepadanya
Langkah 3. Hantar e-mel "pertanyaan"
E-mel ini adalah pertanyaan e-mel kepada editor untuk penerimaan karya yang akan diterbitkan. Anda mesti menerangkan karya anda agar editor anda memahami karya tersebut.
Langkah 4. Gunakan e-mel untuk menghubungi pegawai
Sekiranya anda merasakan ada sesuatu yang tidak kena dengan HR syarikat anda, cara paling cepat untuk menyelesaikannya adalah dengan menghantar e-mel kepada pegawai yang sesuai. Pastikan e-mel anda menerangkan masalah dengan baik.
Amaran
Jangan berikan kata laluan, nama pengguna, atau maklumat peribadi seperti nombor kad kredit dan TIN dalam e-mel.
