Dalam dunia digital masa kini, penggunaan e-mel untuk meminta magang menjadi perkara biasa. Sekiranya anda melihat pengumuman jawatan kosong atau ingin bertanya mengenai kemungkinan magang, sila hantarkan e-mel kepada orang yang dihubungi. Pastikan untuk menulis e-mel secara formal seperti menulis surat biasa. Gunakan ucapan, penutup, dan tatabahasa yang betul. Periksa semula e-mel anda dan bersiap sedia untuk mendapatkan respons.
Langkah
Kaedah 1 dari 4: Bersedia untuk Menulis E-mel
Langkah 1. Buat alamat e-mel profesional
Semasa menghantar e-mel perniagaan, gunakan alamat e-mel yang jelas dan profesional. Elakkan nama samaran atau simbol dan nombor yang tidak diperlukan. Variasi nama boleh digunakan. Contohnya: [email protected] boleh digunakan.
Sekiranya alamat e-mel semasa anda dihubungkan ke profil media sosial yang mengandungi kandungan tidak profesional, buat dan gunakan alamat yang berbeza. Selaraskan juga tetapan peribadi di media sosial
Langkah 2. Teliti syarikat
Sebelum meminta magang, buatlah penyelidikan mengenai syarikat yang anda ingin bekerja. Lawati laman web. Baca artikel berita mengenai syarikat itu. Sekiranya syarikat anda mempunyai ciri yang boleh diakses, seperti media sosial, gunakan ciri tersebut selama seminggu untuk mengetahui tentangnya. Gunakan pengetahuan anda untuk menulis surat. Calon majikan menghargai calon yang mengetahui sesuatu tentang syarikat dan dapat menunjukkan pengetahuan ini secara mendalam.
Langkah 3. Cari pautan biasa
Adalah bermanfaat untuk mempunyai hubungan di syarikat. Gunakan rangkaian sosial seperti LinkedIn dan Facebook untuk melakukan carian kata kunci untuk syarikat-syarikat ini. Sekiranya kenalan di syarikat itu muncul, periksa kedudukan mereka. Minta wawancara secara sopan melalui telefon atau secara peribadi. Minta petunjuk mengenai permohonan magang.
- Dengan LinkedIn, anda dapat melihat kenalan lain dari orang yang anda kenali yang bekerja di sebuah syarikat. Jangan ragu untuk meminta kenalan yang anda kenali untuk menghubungi anda dengan salah satu kenalan mereka. Namun, lakukan dengan berhati-hati dan jangan meminta bantuan orang yang sama berulang kali.
- Banyak universiti menyediakan pangkalan data alumni secara dalam talian. Anda boleh mencari orang dengan pekerjaan atau tempat kerja tertentu melalui laman web ini. Alumni yang memberikan maklumat hubungan sering terbuka untuk menerima e-mel atau panggilan telefon dari pelajar.
- Semasa membincangkan syarikat itu dengan orang hubungan anda, nyatakan bahawa anda berminat untuk magang. Tanya mengenai struktur organisasi syarikat, persekitaran kerja, tujuan, dan sebagainya.
Langkah 4. Cari penerimanya
Adakah pengumuman jawatan kosong termasuk nama orang yang dihubungi? Sekiranya ada, gunakan nama dan alamat e-mel orang itu. Sekiranya nama orang yang dihubungi tidak disenaraikan, hubungi syarikat untuk bertanya siapa yang bertanggungjawab untuk mengambil pekerja magang. Sekiranya tidak ada orang yang diberi kuasa, hantarkan e-mel anda kepada kakitangan kanan di bahagian sumber manusia syarikat. Sekiranya anda bercakap dengan sesiapa sahaja di syarikat, anda boleh menyebutnya pada awal e-mel.
Sekiranya anda tidak dapat mencari nama kakitangan syarikat, hantarkan e-mel dengan "Tuan / Puan yang terhormat."
Langkah 5. Tuliskan tajuk subjek tertentu
Sudah tentu, anda mahu e-mel anda diperhatikan dalam peti masuk dengan jumlah tinggi. Contohnya, anda boleh menulis, "Permohonan Internship Syarikat X: Laksamana". Sekiranya boleh, gunakan tajuk subjek tertentu seperti yang diminta oleh majikan.
Kaedah 2 dari 4: Menulis Perenggan Pertama
Langkah 1. Sebutkan nama penerima e-mel secara rasmi
Pada baris pertama, mulakan e-mel dengan "Dear Dr / Mr / Mrs Smith" bergantung pada nama, tajuk, dan jantina orang yang dihubungi. Jangan tulis "Hai Mary" atau "Hello". Gunakan formaliti yang sama seperti yang biasa anda gunakan semasa menulis surat profesional.
Sekiranya anda tidak dapat menentukan jantina orang tersebut, nyatakan nama penuh mereka. Contohnya, tulis "Data Romantik yang dihormati."
Langkah 2. Perkenalkan diri anda
Nyatakan nama dan status anda (contohnya, pelajar tahun tiga biologi di Universiti X) kepada penerima e-mel. Terangkan bagaimana anda memperoleh maklumat magang, sama ada dalam talian, di surat khabar, atau melalui orang hubungan. Sekiranya anda mempunyai orang hubungan biasa, jelaskan perkara ini dengan segera. Contohnya, anda boleh menulis: [pengarah program / profesor saya / dll], [tajuk dan nama], menunjukkan bahawa saya menghubungi anda.
Langkah 3. Nyatakan ketersediaan anda
Terangkan tarikh mula dan akhir kerja dan adakah tarikh ini fleksibel. Sebagai contoh, jika anda ingin melakukan magang semester musim bunga dan latihan magang musim panas sepenuh masa, jelaskan juga. Terangkan bilangan jam seminggu anda boleh bekerja.
Langkah 4. Nyatakan tujuan magang
Adakah anda memerlukan magang untuk peperiksaan kursus? Sekiranya boleh, jelaskan bahawa mengejar peluang magang adalah untuk mendapatkan pengalaman dan bersikap fleksibel dengan tanggungjawab dan pampasan kerja. Tuliskan kemahiran apa yang anda harapkan untuk memperoleh dari latihan.
Langkah 5. Terangkan apa yang anda kagumi mengenai syarikat itu
Huraikan sesuatu yang anda tahu atau fikirkan mengenai penilaian syarikat mengenai organisasinya. Jangan sebutkan berita negatif. Jadikan surat anda positif. Sebagai contoh, anda mungkin menyatakan: [Nama syarikat] mempunyai reputasi yang luar biasa dan saya menghargai komitmen syarikat ini untuk [Belanjawan percuma untuk penjagaan haiwan yang diabaikan].
Kaedah 3 dari 4: Menulis Perenggan Kedua
Langkah 1. Bincangkan kelayakan dan pengalaman anda
Dalam beberapa ayat, jelaskan maklumat mengenai kerja kursus, pengalaman kerja sebelumnya, dan kemampuan yang relevan. Tunjukkan bagaimana pengetahuan anda dapat memberi manfaat kepada syarikat. Sertakan maklumat mengenai kedudukan pekerjaan dan jawatan sukarelawan dan bagaimana pengalaman ini mempersiapkan anda untuk jawatan tersebut. Tekankan bagaimana anda boleh menyumbang kepada syarikat. Majikan yang berpotensi perlu mempercayai bahawa anda dapat menangani tugas yang diberikan kepada anda.
- Huraikan pengalaman kerja dengan kata kerja yang kuat. Daripada menulis: "Saya adalah pekerja pemasaran selama dua tahun," jelaskan "Sebagai pelatih pemasaran, saya membuat kandungan baru, merancang brosur digital dan cetak, dan menguruskan media sosial untuk perniagaan dengan 50 pekerja.
- Kemahiran boleh mengendalikan media sosial, mengatur acara, atau pelbagai perkara lain.
Langkah 2. Senaraikan kejayaan akademik atau ekstrakurikuler
Tuliskan kelayakan akademik anda. Sekiranya anda pernah mempunyai peranan kepemimpinan, jelaskan tanggungjawab dan / atau pencapaian anda. Adakah anda pernah mempengerusikan jawatankuasa? Adakah anda pernah mengetuai pasukan? Ringkasnya agar anda tidak kehilangan perhatian pembaca e-mel anda.
Daripada menggunakan kata sifat untuk menggambarkan diri anda, gunakan contoh konkrit yang menunjukkan kualiti anda. Sebagai contoh, bukannya mengatakan "Saya seorang pelajar yang bercita-cita tinggi," tulis "Saya secara konsisten berada di 10 peratus pelajar teratas di kelas saya."
Kaedah 4 dari 4: Menamatkan E-mel
Langkah 1. Nyatakan bila anda boleh berhubung
Bincangkan kapan dan bagaimana anda akan menghubungi majikan untuk menindaklanjuti status permohonan. Berikan maklumat hubungan anda, seperti nama, alamat e-mel, nombor telefon, dan ketersediaan anda. Anda boleh menulis: Saya boleh dihubungi melalui telefon atau e-mel. Sekiranya anda tidak dapat menghubungi saya, saya akan menghubungi anda [Isnin depan].
Langkah 2. Tamatkan e-mel
Dengan sopan, terima kasih kepada pembaca e-mel anda kerana meluangkan masa untuk menyemak maklumat mengenai anda. Diakhiri dengan penutup yang hangat, seperti "selamat tinggal." Sekiranya anda pernah bercakap dengan pembaca e-mel melalui telefon atau secara langsung, anda boleh menggunakan ucapan seperti "Salam." Jangan gunakan "Terima kasih" atau hanya "Ucapan" sebagai surat penutup dalam surat formal. Tuliskan nama penuh anda, misalnya Nita Laksamana, dan bukan hanya Nita.
Langkah 3. Kaji lampiran
Jangan lampirkan resume ke e-mel magang yang tidak diminta. Majikan mungkin tidak mahu membuka fail yang dilampirkan, terutama jika mereka mempunyai dasar tempat kerja mengenai lampiran, kecuali jika syarikat itu secara aktif mencari pekerja magang. Sekiranya pengumuman magang meminta resume, lampirkan dokumen dalam format PDF (sebagai lawan dari dokumen Word, di mana pemformatan mungkin hilang / diubah jika dibuka dengan sistem lain).
Sebilangan majikan mungkin menyatakan bahawa mereka tidak akan membuka lampiran e-mel. Sekiranya ada, sertakan surat lamaran dan resume anda di bahagian dalam e-mel. Pastikan anda mengasingkannya untuk memudahkan majikan membezakan antara dokumen
Langkah 4. Susulan seperti yang dijanjikan
Sekiranya anda tidak mendapat balasan daripada syarikat, hantarkan e-mel lain - atau lebih baik panggilan telefon. Anda boleh menulis seperti ini: Dr. Hansen, nama saya [nama anda] dan saya menindaklanjuti e-mel yang saya hantar minggu lalu mengenai peluang magang [jatuh]. Saya menghargai peluang untuk membincangkan kedudukan ini. Terima kasih. Salam, Nita Laksamana.
Petua
- Melampirkan surat lamaran menimbulkan nuansa formal, kerana mesej e-mel cenderung menjadi alat komunikasi biasa. Sekiranya anda melampirkan surat lamaran, mesej e-mel mestilah ringkas tetapi sopan, hubungi majikan, nyatakan siapa anda, mengapa anda melamar, dan jelaskan bahawa resume dan surat lamaran dilampirkan. Tuliskan nama anda dalam mesej e-mel dan berikan maklumat hubungan anda.
- Jangan buat e-mel seperti e-mel biasa. Berhati-hatilah dengan setiap e-mel yang anda hantar supaya majikan tahu bahawa anda tidak menggunakan kaedah generik untuk mendapatkan pekerjaan magang.
