Adakah anda baru-baru ini melakukan kesalahan yang fatal atau melukai perasaan seseorang? Sekiranya ada, jangan minta maaf dengan cara yang ikhlas dan berkesan, seperti dengan menulis surat. Sebenarnya, menulis surat permintaan maaf - sama ada secara peribadi atau profesional - sangat berguna untuk membetulkan kesilapan anda dan juga hubungan anda dengan orang yang berkenaan. Walau bagaimanapun, pastikan anda menggunakan pelbagai kaedah di bawah ini untuk membuat surat anda terdengar tulus dan tepat.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Membuat Surat Permintaan Maaf
Langkah 1. Tanya apa yang boleh anda lakukan untuk memperbaiki keadaan
Kemungkinannya, orang yang berkenaan mengetahui dengan tepat apa yang perlu anda lakukan untuk memperbaiki kesilapan tersebut. Meminta pendapat mereka menunjukkan kesediaan anda untuk melakukan apa sahaja untuk menerima permintaan maaf mereka dan memperbaiki keadaan.
Sebagai contoh, anda boleh mengatakan, "Saya sedar saya mengacau pesta anda kerana saya tidak datang walaupun saya mempunyai janji temu. Adakah anda mahu saya melayan anda minum di kafe atau saya membuat makan malam di rumah saya, jadi anda tidak marah lagi? Anda tahu, persahabatan kami sangat penting bagi saya."
Langkah 2. Menawarkan kemungkinan pertemuan untuk meminta maaf secara peribadi
Walaupun ia benar-benar bergantung pada masalah yang dihadapi, cuba tanyakan kepadanya supaya anda dapat meminta maaf secara langsung. Sebelum mengakhiri surat itu, nyatakan keinginan anda untuk menemuinya di lokasi yang neutral sehingga anda boleh meminta maaf secara langsung. Walaupun tawaran itu mungkin ditolak olehnya, tetap menawarkannya.
Contohnya, anda mungkin berkata, “Saya benar-benar ingin bertemu dengan anda supaya saya dapat meminta maaf secara langsung. Tolong beritahu masa yang sesuai dengan anda, oke?"
Langkah 3. Gunakan ucapan penutup yang dapat mewakili emosi anda
Sekiranya surat itu bersifat peribadi, pastikan anda juga menggunakan ucapan penutup tidak rasmi dan emosional. Sebagai contoh, anda boleh meletakkan "Salam", "Maaf" atau "Salam" di akhir surat.
Kaedah 2 dari 3: Membuat Surat Permintaan Maaf
Langkah 1. Menawarkan penyelesaian untuk masalah yang berkaitan
Sekiranya permintaan maaf ditujukan kepada pelanggan perniagaan anda, pastikan mereka tahu bahawa anda serius untuk membetulkan kesalahan tersebut. Sebagai contoh, cuba tawarkan penyelesaian yang relevan dan dapat dilaksanakan, dan bukannya sekadar ingin didengar oleh pelanggan.
Sekiranya surat itu ditujukan kepada pelanggan perniagaan anda, coba katakan, "Untuk memperbaiki kesalahan penghantaran yang lalu, kami akan mengembalikan produk yang sama tanpa penghantaran dan menawarkan potongan 30% untuk pesanan anda yang seterusnya."
Langkah 2. Jelaskan bahawa situasi yang serupa tidak akan berlaku lagi
Pada perenggan terakhir, terangkan pelbagai langkah pencegahan yang telah anda lakukan untuk mengelakkan kesilapan yang sama berulang dari masa depan. Berhati-hatilah dengan semua kaedah pencegahan yang telah anda ambil dan sejauh mana keberkesanannya dalam menangani masalah yang sama.
Contohnya, anda mungkin mengatakan, "Setakat ini, saya telah melaksanakan pelbagai kaedah untuk mengelakkan berlakunya kelewatan projek di masa hadapan. Salah satunya ialah menyediakan kalendar dalam talian untuk mengingatkan saya satu minggu, satu hari, dan 8 jam sebelum projek tarikh akhir penyelesaian., saya juga telah membuat senarai tanggungjawab pekerjaan yang lebih terperinci supaya setiap projek yang saya jalankan dapat disiapkan tepat pada waktunya."
Langkah 3. Sampaikan ucapan penutup yang betul
Jika surat itu untuk keperluan perniagaan, pastikan Anda menggunakan ucapan formal seperti, "Hormat kami," atau "Salam," untuk menutup surat.
Kaedah 3 dari 3: Menentukan Nada Surat
Langkah 1. Gunakan nada suara yang sopan dan profesional untuk surat permintaan maaf kepada rakan perniagaan
Sekiranya permintaan maaf ditujukan kepada atasan anda atau rakan niaga lain, tetap bersikap sopan, formal dan profesional. Terangkan keadaan dan meminta maaf dengan tepat, berterus terang, dan jelas. Jangan gunakan gaya bercakap yang terlalu biasa dengan harapan orang lain dapat memaafkan anda dengan lebih mudah selepas itu.
- Sebagai contoh, anda boleh mengatakan, "Sekali lagi, saya dengan tulus meminta maaf atas kesalahan yang terjadi. Pada masa akan datang, saya berjanji akan mengambil pelbagai langkah pencegahan untuk memastikan bahawa kesalahan seperti itu tidak berulang."
- Jangan katakan, "Saya benar-benar minta maaf! Saya harap anda akan memaafkan saya,". Kalimat itu terdengar terlalu tidak rasmi untuk surat permohonan maaf profesional.
Langkah 2. Gunakan nada suara yang tulus dan jujur
Sekiranya permintaan maaf ditujukan kepada seseorang yang penting dalam kehidupan peribadi anda, pastikan nada surat itu bersifat peribadi untuk membuat surat anda merasa lebih jujur dan kurang memaksa.
Sebagai contoh, cuba katakan, "Saya benar-benar menyesal kerana saya melukai perasaan anda dengan terlalu jauh ketika anda bergurau. Saya tidak berfikir sebelum bercakap, tetapi sekarang saya faham mengapa awak marah. Saya minta maaf."
Langkah 3. Jangan membuat alasan
Setiap kesilapan akan didorong oleh situasi. Namun, jangan gunakan keadaan sebagai alasan untuk membenarkan kesalahan anda! Percayalah, tindakan itu akan membuat permohonan maaf anda tidak tulus. Tetap fokus pada kesalahan yang anda buat dan permintaan maaf anda!
Sebagai contoh, bukannya mengatakan, "Saya minta maaf kerana projek ini diabaikan. Tetapi pada masa itu, anak saya sakit dan selepas itu waktu saya diluangkan oleh percutian keluarga, "cuba katakan," Saya minta maaf kerana projek ini diabaikan. Berdasarkan pengalaman ini, saya telah membuat rancangan khusus untuk mengelakkan situasi yang sama berulang di masa depan."
Langkah 4. Jangan salahkan orang lain
Tidak peduli betapa menggodanya untuk menyalahkan orang lain dalam surat permintaan maaf anda, jangan lakukannya! Percayalah, semua kata-kata anda dalam badan surat itu tidak akan bermakna jika anda melakukannya. Akibatnya, sukar bagi orang yang berkenaan untuk menerima permintaan maaf anda selepas itu.
Langkah 5. Tandatangan surat itu
Luangkan masa untuk menambahkan sentuhan peribadi anda (seperti tandatangan) pada surat; tunjukkan bahawa surat itu sangat penting bagi anda. Anda mesti mencetak dan menandatangani surat peribadi dan profesional sebelum memberikannya kepada orang yang berkenaan.
- Surat permintaan maaf profesional harus dihantar melalui saluran yang lebih formal (seperti surat pos). Sementara itu, anda boleh menghantar sendiri surat permohonan maaf profesional kepada orang yang berkenaan.
- Sekiranya anda menghadapi masalah untuk menandatangani surat itu sendiri, sekurang-kurangnya sertakan tandatangan digital. Beberapa program komputer menyediakan pilihan khas untuk membuat tandatangan digital dan melekatkannya pada pelbagai dokumen. Sekiranya anda mahu, anda juga boleh meletakkan tanda tangan anda pada sehelai kertas, mengimbasnya, menyimpannya di komputer anda dalam format gambar, dan kemudian memasukkannya ke dalam dokumen yang diperlukan.
