Rencana luar jangka, yang lebih dikenali sebagai rancangan tindak balas kecemasan, sangat berguna dalam menjangkakan kejadian yang mengakibatkan penghentian aktiviti operasi. Dalam menguruskan organisasi, pelbagai risiko sebenarnya boleh berlaku bermula dari gangguan teknikal (misalnya kehilangan data) hingga kejadian semula jadi (misalnya banjir). Oleh itu, setiap organisasi perlu menyusun rancangan luar jangka yang berkesan agar bersedia menghadapi pelbagai kejadian buruk.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Mengantisipasi Pelbagai Risiko
Langkah 1. Persiapkan sebelum membuat rancangan luar jangka
Tujuan utama penyediaan rancangan luar jangka adalah untuk menjaga kelangsungan aktiviti operasi organisasi sekiranya berlaku bencana.
- Pertama, tentukan dasar formal yang menyatakan bahawa organisasi mesti menyusun rancangan luar jangka.
- Buat rancangan yang mudah dan praktikal. Gunakan kata-kata yang mudah difahami dan berikan garis panduan yang senang diterapkan oleh pembaca kerana rancangan ini mesti dilaksanakan oleh semua kakitangan dalam organisasi.
- Tentukan sebab-sebab tertentu yang anda mesti buat rancangan luar jangka. Fikirkan petunjuk yang berfungsi sebagai penanda aras untuk menentukan kejayaan pelaksanaan rancangan luar jangkaan agar organisasi dapat meneruskan aktiviti seperti biasa. Tentukan aktiviti operasi yang memainkan peranan penting dalam kelangsungan perniagaan anda.
Langkah 2. Buat rancangan luar jangka dengan menjawab tiga soalan penting
Membuat rancangan yang dapat menjawab ketiga-tiga soalan ini adalah cara untuk memastikan bahawa anda tidak akan melewatkan satu aspek untuk dipertimbangkan.
- Kejadian apa yang mungkin berlaku?
- Apa tindakan yang akan kita lakukan untuk mengatasinya?
- Apa yang perlu kita lakukan untuk mempersiapkan diri?
Langkah 3. Ketahui risiko yang mungkin dihadapi oleh organisasi anda
Menentukan risiko yang mungkin berlaku adalah salah satu aspek penting dalam menyediakan rancangan luar jangka. Namun, prosesnya akan berbeza mengikut keadaan dan keadaan setiap organisasi. Anda juga harus mempertimbangkan keadaan organisasi anda sendiri ketika menentukan risiko. Rencana luar jangkaan diperlukan untuk mengantisipasi risiko perniagaan dalam bentuk:
- Bencana alam, misalnya: banjir, taufan, dan kemarau. Risiko lain: krisis kewangan, kemalangan kerja, masalah personel (mis. Kematian pemimpin organisasi atau mogok pekerja), kehilangan data, kekacauan pengurusan, dan masalah produk (contoh: produk yang rosak).
- Fokus pada penyediaan rancangan mengenai aspek pengurusan, komunikasi, kewangan, koordinasi, logistik, dan penyelesaian masalah teknikal.
- Masalah teknikal biasanya dihadapi oleh pasukan yang mengendalikan infrastruktur komunikasi. Anda mesti mempertimbangkan risiko kehilangan data atau pelanggan.
Langkah 4. Pertimbangkan risiko mengikut keutamaan
Tentukan penilaian risiko berdasarkan besarnya kemungkinan risiko itu berlaku. Secara umum, rencana kontinjensi tidak dapat mengantisipasi semua risiko kerana kemungkinan terjadinya tidak sama. Cuba cari risiko yang mempunyai kemungkinan besar berlaku dan yang akan sangat mempengaruhi aktiviti operasi.
- Fokus pada peristiwa dengan akibat yang paling membawa maut. Tuliskan semua peristiwa yang mempengaruhi operasi dan berikan penilaian dari 1 hingga 10. Fikirkan tentang kesan setiap peristiwa ini, sebagai contoh: kebakaran enjin mempunyai peringkat yang lebih rendah daripada kebakaran kilang.
- Selepas itu, tentukan penilaian berdasarkan kekerapan berlakunya risiko. Contohnya: berikan penilaian 1 untuk risiko yang berlaku sebulan sekali dan penilaian 10 untuk risiko yang berlaku sekali setiap 100 tahun. Darabkan dua nombor tersebut untuk mendapatkan skor keseluruhan yang menunjukkan besarnya risiko dan kesannya kepada organisasi.
- Kembangkan rancangan luar jangka bermula dengan acara dengan skor tertinggi. Sediakan penyelesaian untuk menjangkakan kejadian ini. Di samping itu, anda boleh meningkatkan proses kerja untuk acara dengan skor rendah. Aspek asas yang memastikan kelangsungan aktiviti organisasi mesti menjadi keutamaan, misalnya: menguruskan aliran tunai, mengembangkan bahagian pasaran, dan meningkatkan prestasi pekerja.
Bahagian 2 dari 3: Mendefinisikan Pelbagai Senario
Langkah 1. Tentukan senario acara dengan risiko tertinggi
Untuk mengembangkan rancangan kontinjensi yang berkesan, tentukan senario realistik untuk setiap risiko. Buat kerangka khusus untuk menjangkakan apa kesannya sekiranya risiko tertinggi berlaku.
- Anda dapat menentukan kesannya setelah menyusun senario secara menyeluruh. Fikirkan kesan terbesar setiap senario secara terperinci.
- Dari satu senario, sediakan beberapa versi rancangan dengan intensiti impak yang dinilai, seperti: kesan ringan, kesan sederhana, dan kesan teruk.
Langkah 2. Buat jadual pelaksanaan rancangan mengikut senario
Tentukan kakitangan mana yang bertanggungjawab untuk tindakan dan kapan. Sediakan juga senarai kemas kini atau senarai kenalan dan tentukan siapa yang harus memberikan pemberitahuan.
- Sediakan jadual supaya semua pegawai yang bertanggungjawab mengetahui apa yang harus mereka lakukan pada hari pertama atau pada minggu pertama. Kembangkan jadual khusus untuk setiap senario.
- Buat jadual mengikut senario untuk mengantisipasi munculnya rintangan dalam pelbagai aspek organisasi, misalnya dari segi kemudahan kerja (kekangan infrastruktur), organisasi (tidak ada sistem peringatan untuk keadaan darurat atau pasukan respons yang mahir), dan institusi (sebagai contoh: kekurangan sumber dana atau perniagaan luaran rakan kongsi). Tentukan personel yang harus bertanggungjawab terhadap aspek-aspek tertentu.
Langkah 3. Fikirkan faktor terpenting untuk menjadikan perniagaan anda kembali beroperasi
Bincangkan perkara ini secara terperinci dengan melakukan tinjauan mengenai keupayaan dan kelemahan dalam organisasi. Adakah organisasi mempunyai kemampuan yang mencukupi untuk menangani atau menangani setiap risiko?
- Contohnya: bencana yang mungkin berlaku adalah banjir kerana air sungai melimpah dan menenggelamkan perumahan di tebing sungai. Infrastruktur yang lemah boleh mencetuskan kerentanan dan ketersediaan tenaga mahir adalah keupayaan organisasi.
- Lakukan penilaian sumber yang jujur. Tentukan apa yang perlu diubah atau dikurangkan kerana sumber yang terhad? Lakukan analisis untuk menentukan kesan terhadap aktiviti perniagaan sehingga anda dapat menentukan tindakan yang harus dilakukan agar organisasi terus beroperasi dan dapat mencapai tujuannya.
Langkah 4. Tentukan cara mengurangkan risiko
Setelah membuat rancangan luar jangka, jangan duduk dan berharap tidak ada yang buruk berlaku. Mengambil pelbagai langkah untuk mengurangkan risiko dan melakukan pencegahan.
- Ketahui apakah ada rakan sekerja yang sudi membantu. Adakah sumber tempatan dapat dimanfaatkan sekiranya berlaku bencana? Adakah ada jiran yang sudi membantu?
- Pelan luar jangka yang berkesan dapat mengungkapkan pelbagai aspek yang perlu diperbaiki sehingga rancangan yang pada awalnya sangat berguna, sekarang mungkin tidak diperlukan lagi.
- Contohnya: anda menyedari perlunya perlindungan insurans atau melakukan simulasi pengurusan bencana. Pasang sistem sandaran data untuk mengelakkan kehilangan data. Buat rancangan untuk setiap senario.
Bahagian 3 dari 3: Melaksanakan Pelan Kontinjensi
Langkah 1. Kemukakan rancangan luar jangka kepada semua pekerja
Anda perlu memberitahu rancangan luar jangka kepada semua peringkat pengurusan organisasi seawal mungkin sebelum berlaku kecemasan.
- Jelaskan peranan dan tanggungjawab setiap personel agar mereka tidak keliru bila rancangan ini mesti dilaksanakan untuk mengelakkan kepanikan.
- Berikan latihan yang berguna agar setiap personel dapat menunaikan tanggungjawab mengikut rancangan. Lakukan simulasi yang diperlukan dan buat penyesuaian setelah pemerhatian dibuat.
Langkah 2. Uji rancangan anda
Lakukan ujian dalam 4 peringkat agar lebih cekap dan berkesan. Sekiranya terdapat masalah atau konflik antara jabatan, sesuaikan rancangan dan uji semula.
- Mengadakan perjumpaan dengan kakitangan kanan. Biarkan dia menetapkan tarikh dan waktu pertemuan itu untuk melakukan tinjauan penuh mengenai rancangan luar jangka dan menghargai orang-orang yang telah melakukan tugas itu hingga akhir.
- Mengadakan mesyuarat antara jabatan untuk mengkaji rancangan jabatan. Pada peringkat ini, anda perlu memperuntukkan sumber dan mengenal pasti konflik yang muncul.
- Cari punca kegagalan sistem penting. Penilaian rancangan dapat dilakukan di dalam jabatan dengan mensimulasikan kegagalan sistem dan / atau vendor. Simulasi senario dapat dilakukan tanpa mematikan peralatan atau menangguhkan proses yang mesti terus berjalan.
- Lakukan ujian larian. Walau bagaimanapun, anda perlu menguji rancangan luar jangka dengan menghentikan operasi buat sementara waktu.
Langkah 3. Simpan rancangan luar jangka di tempat yang selamat dan mudah diakses
Sekiranya berlaku bencana, jangan biarkan rancangan itu terbakar atau dihanyutkan oleh banjir. Untuk mempermudah akses apabila diperlukan, jangan rahsia penyimpanan fail rancangan anda.
- Simpan fail dan salinan rencana di beberapa tempat agar dapat digunakan secepat mungkin apabila diperlukan.
- Simpan salinan rancangan di tempat yang berbeza dari yang asal. Tolong beritahu beberapa orang yang berwajib bagaimana mengaksesnya.
Langkah 4. Tetapkan jadual tetap untuk melakukan tinjauan
Perubahan berlaku sepanjang masa sehingga anggapan yang mendasari penyusunan rancangan tidak lagi berlaku. Risikonya mungkin lebih besar daripada ketika rancangan itu dibuat.
- Libatkan beberapa orang semasa merangka dan menyesuaikan rancangan. Contohnya: minta pekerja baru memberikan input atau membuat penambahbaikan dari perspektif yang berbeza.
- Bandingkan semua andaian yang digunakan semasa menyusun rancangan dengan data semasa atau buat pemeriksaan pihak ketiga. Sistem sandaran pada komputer anda mungkin menyimpan lebih sedikit data daripada yang anda fikirkan.
Petua
- Jangan mengabaikan kepentingan rancangan luar jangka supaya anda tidak membuatnya!
- Kembangkan rancangan luar jangka dalam pelbagai senario.
- Mulakan perancangan dengan membentuk jawatankuasa dan melantik ketua. Pilih orang yang mempunyai kemahiran, alat, dan pengetahuan sehingga setiap jabatan dapat mengembangkan rancangannya sendiri.
- Baca semula rancangan yang telah dibuat untuk mencari perkara yang terlewat.
