Artikel ini membincangkan cara membandingkan maklumat secara langsung antara dua fail Excel. Sebaik sahaja anda dapat memanipulasi dan membandingkan maklumat, anda boleh menggunakan fungsi "Look Up", "Index" dan "Match" untuk membantu analisis.
Langkah
Kaedah 1 dari 4: Menggunakan Ciri Paparan "Berdampingan" di Excel
Langkah 1. Buka buku kerja yang perlu dibandingkan
Anda dapat mencari fail buku dengan membuka Excel, mengklik “ Fail ", pilih" Buka ", Dan mengklik pada dua buku kerja yang ingin anda bandingkan dalam menu yang muncul.
Lawati folder penyimpanan buku kerja, pilih setiap buku secara berasingan, dan biarkan kedua-dua tetingkap buku terbuka
Langkah 2. Klik tab Lihat
Setelah membuka buku, anda boleh mengklik tab “ Pandangan Di bahagian atas tetingkap Excel.
Langkah 3. Klik Lihat Bersebelahan
Pilihan ini ada di bahagian "Window" pada menu " Pandangan "Dan ditunjukkan oleh ikon dua helai. Kedua-dua lembaran kerja akan dipaparkan di tetingkap Excel yang lebih kecil dan bertumpuk secara menegak.
- Pilihan ini mungkin tidak tersedia di " Pandangan Jika anda hanya mempunyai satu buku kerja yang terbuka di Excel.
- Sekiranya terdapat dua buku kerja yang terbuka, Excel secara automatik akan memilih kedua-dua dokumen tersebut untuk dilihat secara bersebelahan.
Langkah 4. Klik Susun Semua
Tetapan ini membolehkan anda mengubah orientasi buku kerja apabila dilihat secara bersebelahan.
Di menu yang muncul, anda boleh memilih untuk melihat kedua buku kerja (mis. " Melintang ”, “ menegak ”, “ Lata ", atau" Berjubin ”).
Langkah 5. Aktifkan ciri "Scrolling Synchronous"
Setelah membuka kedua buku kerja, klik " Tatal segerak "(Di bawah pilihan" Lihat Sebelah ”) Supaya anda dapat dengan mudah menelusuri kedua lembaran kerja Excel setiap baris dan memeriksa perbezaan data secara manual.
Langkah 6. Seret salah satu buku kerja untuk menatal kedua-dua halaman
Sebaik sahaja fitur "Synchronous Scrolling" diaktifkan, anda dapat menatal kedua halaman buku kerja pada masa yang sama dan membandingkan data yang ada dengan mudah.
Kaedah 2 dari 4: Menggunakan Fungsi "Mencari"
Langkah 1. Buka dua buku kerja yang perlu dibandingkan
Anda boleh menemuinya dengan membuka Excel, mengklik menu “ Fail ", klik" Buka ", Dan memilih dua buku kerja untuk dibandingkan dari menu.
Lawati folder penyimpanan buku kerja, pilih setiap buku secara berasingan, dan biarkan kedua-dua tetingkap buku terbuka
Langkah 2. Nyatakan kotak yang boleh dipilih oleh pengguna fail
Di kotak ini, senarai drop-down akan dipaparkan.
Langkah 3. Klik kotak
Rangka grid akan kelihatan lebih gelap setelah mengklik.
Langkah 4. Klik tab DATA pada bar alat
Setelah tab diklik, pilih PENGESAHAN Dalam menu lungsur. Menu pop timbul akan muncul selepas itu.
Sekiranya anda menggunakan versi Excel yang lebih lama, bar alat "DATA" akan muncul setelah anda memilih tab ". DATA ", Dan memaparkan pilihan" Pengesahan Data "sebagai pengganti pilihan" Pengesahan ”.
Langkah 5. Klik Senarai pada senarai "BOLEH"
Langkah 6. Klik butang dengan anak panah merah
Butang ini membolehkan anda memilih sumber (dengan kata lain, lajur pertama) untuk diproses menjadi data untuk menu lungsur.
Langkah 7. Pilih lajur pertama dalam senarai dan tekan kekunci Enter
Klik " okey "Apabila tetingkap pengesahan data dipaparkan. Anda dapat melihat kotak dengan anak panah di dalamnya. Anak panah ini akan memaparkan senarai drop-down ketika diklik.
Langkah 8. Pilih kotak yang anda mahu gunakan untuk memaparkan maklumat lain
Langkah 9. Klik tab Insert and Reference
Pada versi Excel yang lebih lama, anda tidak perlu mengklik " Masukkan "dan boleh memilih tab secara langsung" Fungsi "Untuk memaparkan kategori" Carian & Rujukan ”.
Langkah 10. Pilih Cari & Rujukan dari senarai kategori
Langkah 11. Cari Cari dalam senarai
Setelah pilihan diklik dua kali, kotak lain akan dipaparkan dan anda boleh memilih pilihan okey ”.
Langkah 12. Pilih kotak dengan senarai drop-down untuk entri "lookup_value"
Langkah 13. Pilih lajur pertama dalam senarai untuk entri "Lookup_vector"
Langkah 14. Pilih lajur kedua dalam senarai untuk entri "Result_vector"
Langkah 15. Pilih entri dari senarai juntai bawah
Maklumat akan berubah secara automatik selepas itu.
Kaedah 3 dari 4: Menggunakan Perkhidmatan Perbandingan XL
Langkah 1. Buka penyemak imbas dan lawati
Anda akan dibawa ke laman web XL Comparator di mana anda boleh memuat naik dua buku kerja Excel yang ingin anda bandingkan.
Langkah 2. Klik Pilih Fail
Tetingkap baru akan dibuka dan anda boleh mencari salah satu daripada dua dokumen Excel yang ingin anda bandingkan. Pastikan anda memilih fail melalui dua bidang yang tersedia di laman web.
Langkah 3. Klik Seterusnya> untuk meneruskan
Setelah pilihan dipilih, pesan pop-up akan dipaparkan di bahagian atas halaman yang memberitahu anda bahawa proses memuat naik fail sudah berjalan, dan file besar mungkin memerlukan waktu lebih lama untuk diproses. Klik Okey Untuk menutup mesej.
Langkah 4. Pilih lajur yang ingin anda imbas
Di bawah setiap nama file, ada menu drop-down berlabel " Pilih lajur " Klik menu lungsur turun pada setiap fail untuk memilih lajur yang ingin anda tandakan dan bandingkan.
Nama lajur akan dipaparkan ketika anda mengklik menu lungsur turun
Langkah 5. Pilih kandungan untuk fail hasil
Terdapat empat pilihan dengan belon di sebelahnya dalam kategori ini. Salah satunya perlu anda pilih sebagai panduan format untuk dokumen hasil.
Langkah 6. Pilih pilihan untuk perbandingan lajur yang mudah
Di kotak bawah di menu perbandingan, anda akan melihat dua syarat penapis tambahan untuk perbandingan dokumen: “ Abaikan huruf besar / huruf kecil "dan" Abaikan "ruang" sebelum dan selepas nilai " Klik kotak pilihan pada kedua pilihan sebelum meneruskan.
Langkah 7. Klik Seterusnya> untuk meneruskan
Anda akan dibawa ke halaman muat turun dokumen yang dihasilkan selepas itu.
Langkah 8. Muat turun dokumen perbandingan
Langkah 1. Cari buku kerja dan nama lembaran kerja
-
Dalam kaedah ini, kami akan menggunakan tiga contoh buku kerja yang disimpan dan dinamakan seperti berikut:
- C: / Rayuan / Books1.xls (memuat hamparan berlabel "Jualan 1999")
- C: / Appeals / Books2.xls (memuat spreadsheet berlabel "2000 Sales")
- Kedua-dua buku kerja mempunyai lajur pertama "A" dengan nama produk, dan lajur kedua "B" dengan jumlah penjualan setiap tahun. Baris pertama adalah nama lajur.
Langkah 2. Buat buku kerja perbandingan
Anda perlu membuat Buku3.xls untuk membandingkan data. Gunakan satu lajur untuk memaparkan nama produk, dan lajur berikutnya untuk perbezaan penjualan produk antara tahun-tahun yang dibandingkan.
C: / Rayuan / Books3.xls (memuatkan lembaran kerja berlabel "Perbezaan")
Langkah 3. Letakkan tajuk di lajur
Cukup buka lembaran kerja "Book3.xls", kemudian klik kotak "A1" dan ketik:
- = 'C: / Rayuan [Book1.xls] Jualan 1999'! A1
- Sekiranya anda menyimpan fail di direktori lain, ganti "C: / Banding \" dengan alamat direktori tersebut. Sekiranya anda menggunakan nama fail yang lain, ganti "Book1.xls" dan masukkan nama fail yang sesuai. Sekiranya anda menggunakan nama / label helaian yang berbeza, ganti "Jualan 1999" dengan nama / label helaian yang sesuai. Jangan lupa untuk membuka fail yang dirujuk (“Book1.xls”). Excel boleh mengubah rujukan tambahan jika anda membukanya. Anda sebenarnya boleh mendapatkan kotak dengan kandungan / data yang sama dengan kotak yang digunakan sebagai rujukan.
Langkah 4. Seret kotak "A1" ke bawah untuk memaparkan semua senarai produk
Klik sudut kanan bawah kotak dan seret ke bawah untuk memaparkan semua nama.
Langkah 5. Namakan lajur kedua
Untuk contoh ini, anda boleh menaip "Perbezaan" di kotak "B1".
Langkah 6. Anggarkan perbezaan antara setiap penjualan produk (sebagai contoh untuk artikel ini)
Dalam contoh ini, ketikkan entri berikut ke dalam kotak "B2":
- = 'C: / Banding [Book2.xls] Jualan 2000'! B2-'C: / Banding [Buku1.xls] Jualan 1999 '! B2
- Anda boleh menggunakan operasi Excel biasa dengan kotak data sumber dari fail rujukan.
