Adakah anda pernah merasa sukar untuk meminta surat cadangan daripada pensyarah? Walaupun seringkali tidak mudah, meminta surat cadangan adalah langkah yang biasa dan umumnya wajib dilakukan oleh anda yang ingin melamar program pendidikan pascasiswazah, mengikuti program magang, atau melamar pekerjaan di syarikat. Jangan risau. Sebenarnya, kebanyakan profesor tidak akan keberatan untuk membuat cadangan sekiranya anda meminta mereka terlebih dahulu. Walau bagaimanapun, idealnya, permintaan itu harus dikemukakan secara bertulis, sama ada melalui surat biasa atau surat elektronik, yang secara amnya akan lebih mudah di era digital sekarang.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Menulis E-mel
Langkah 1. Sertakan nama dan tajuknya dalam ucapan e-mel
Buka e-mel dengan cara yang sama seperti anda menulis surat biasa. Jangan lupa menggunakan ucapan profesional, seperti Sayang. (Sayang)”diikuti dengan nama pensyarah anda.
- Anda boleh menulis, "Sayang. Dr. Hamilton."
- Untuk mengetahui pilihan panggilannya, cuba periksa sukatan pelajarannya atau di laman web peribadinya.
Langkah 2. Perkenalkan diri anda dan ingatkan pensyarah mengenai identiti anda
Tulis satu hingga dua ayat yang dapat menyegarkan ingatannya tentang nama anda dan kelas yang telah anda hadiri. Kongsikan juga pelbagai pengalaman peribadi yang anda alami dengannya.
Anda boleh menulis, "Mesyuarat, nama saya Katie Williams, dan saya mengikuti kelas menulis fiksyen yang anda ajar pada semester pertengahan dan akhir."
Petua:
Sampaikan maklumat secara ringkas dan ringkas. Anda boleh memasukkan keterangan yang lebih panjang mengenai latar belakang dan pelbagai pencapaian yang telah anda capai dalam lampiran e-mel.
Langkah 3. Huraikan matlamat anda
Pertama, beritahu dia bahawa anda memerlukan surat cadangan darinya. Kemudian, berikan maklumat terperinci mengenai program pendidikan, magang, atau pekerjaan yang ingin anda lamar.
Sebagai contoh, anda boleh menulis, "Saya ingin melamar program pascasiswazah dan berharap anda dapat memberikan surat cadangan sebagai salah satu syarat utama yang mesti saya lampirkan."
Langkah 4. Jelaskan mengapa anda memilihnya sebagai pihak untuk menulis surat cadangan di perenggan seterusnya
Jelaskan kesannya terhadap kehidupan anda, perkara-perkara yang berjaya anda pelajari darinya, dan / atau alasan mengapa anda menganggap suratnya akan kelihatan lebih bermakna. Ingat, ini adalah cara terbaik untuk menyanjungnya sejak awal!
Sebagai contoh, anda mungkin menulis, "Kelas anda telah sangat membantu saya berkembang sebagai penulis permulaan. Khususnya, terima kasih atas bantuan anda, kisah yang saya tulis telah diterima oleh penerbit. Saya benar-benar berterima kasih atas kehadiran anda sebagai mentor yang boleh dipercayai dan berimaginasi."
Langkah 5. Nyatakan harapan anda dalam perenggan seterusnya
Jelaskan bahawa anda juga telah melampirkan maklumat mengenai pencapaian terkini, serta resume atau riwayat hidup yang relevan. Sampaikan juga jenis maklumat yang telah anda sertakan, seperti senarai kelas yang anda hadiri, projek yang anda kerjakan, anugerah yang anda menangi, kerja yang telah anda selesaikan, dan aktiviti yang telah anda sertai.
Anda mungkin menulis, "Saya melampirkan salinan resume saya dan senarai pencapaian terkini. Sekiranya anda ingin membincangkannya secara langsung, saya gembira dapat melakukannya."
Langkah 6. Sertakan pautan atau arahan mengenai cara menghantar surat cadangan
Jangan lupa memberikan maklumat mengenai tarikh akhir penyerahan surat cadangan beserta alamat fizikal atau digital yang betul. Sekiranya surat itu mesti dihantar secara digital, sertakan alamat e-mel atau pautan yang berkaitan.
Sebagai contoh, "Untuk makluman, tarikh akhir pengiriman surat cadangan adalah pada 15 Januari 2019. Sekiranya anda mahu, anda boleh menghantar surat cadangan ke [email protected]."
Langkah 7. Terima kasih cikgu kerana mempertimbangkan kehendak anda dalam perenggan terakhir
Tekankan bahawa anda benar-benar menghargai waktu yang diambilnya untuk membaca permintaan tersebut, dan juga waktu yang diperlukannya untuk menulis surat cadangan yang diminta. Di samping itu, terima kasih juga atas tunjuk ajar dan pengajaran yang telah diberikan selama ini sebagai pensyarah.
Contohnya, “Terima kasih atas semua yang telah anda ajarkan, dan terima kasih kerana membaca surat permintaan ini. Saya sangat menghargai masa dan tenaga yang anda ambil untuk membimbing saya dan mengharapkan kesediaan anda untuk menulis surat cadangan untuk melengkapkan permohonan saya."
Langkah 8. Tamatkan surat dengan menulis ucapan penutup diikuti dengan nama anda
Pilih ucapan penutup yang memiliki nada profesional, seperti "Hormat," "Salam," atau "Salam." Selepas itu, langkau baris kosong dan tuliskan nama penuh anda.
Anda boleh menulis, "Yang benar, Katie Williams."
Kaedah 2 dari 3: Menentukan Masa yang tepat untuk Menghantar E-mel
Langkah 1. Mulakan proses sekurang-kurangnya 2 bulan lebih awal, jika boleh
Sebaiknya beri pensyarah seberapa banyak masa untuk menulis surat cadangan, terutamanya kerana kebanyakan pensyarah mempunyai jadual yang sangat sibuk. Di samping itu, anda juga memerlukan masa untuk mengkaji bahan permohonan dan menyusun surat permintaan, bukan? Luangkan juga masa sebanyak mungkin sehingga jika permintaan itu ditolak oleh pensyarah pertama, anda masih mempunyai masa untuk mencari pensyarah lain.
Catatan:
Buat permintaan hanya kepada seorang pensyarah, kecuali anda memerlukan lebih daripada satu surat cadangan. Jangan buang masa guru jika anda tidak memerlukan surat cadangan darinya.
Langkah 2. Pilih pensyarah yang boleh memberi cadangan positif kepada anda
Untuk mengukuhkan isi surat cadangan, minta pensyarah yang benar-benar tahu anda untuk menulisnya. Di samping itu, pastikan pensyarah yang dipilih juga mempunyai pendapat positif mengenai prestasi dan ciri anda. Jawab soalan berikut untuk memilih pensyarah yang tepat:
- Adakah dia tahu nama saya?
- Adakah dia benar-benar memahami prestasi saya?
- Adakah saya pernah menghadiri lebih daripada satu kelas yang diajar olehnya?
- Adakah prestasi akademik saya di kelas cukup baik?
- Adakah dia pernah bekerja dengan saya di luar kelas?
- Adakah dia melihat kemajuan saya sebagai pelajar?
- Adakah saya beretika dan profesional di dalam kelas?
Langkah 3. Periksa tarikh akhir untuk menghantar surat cadangan
Kerana maklumat mengenai tarikh akhir pengiriman surat cadangan mesti disertakan dalam e-mel, jangan lupa untuk memeriksanya terlebih dahulu. Ingat, yang mesti diperiksa adalah tarikh akhir penyerahan surat cadangan, bukan tarikh akhir untuk mengemukakan permohonan secara keseluruhan.
- Dalam beberapa kes, kedua-dua tarikh akhir akan jatuh pada masa yang sama.
- Sekiranya surat cadangan mesti diunggah bersamaan dengan permohonan anda, cuba tetapkan tarikh akhir untuk melengkapkan surat cadangan lebih awal untuk memastikan tidak ada dokumen yang terlewat ketika tarikh akhir pengajuan permohonan tiba. Sampaikan hasrat kepada pensyarah!
Langkah 4. Biarkan sekurang-kurangnya 5-6 minggu untuk pensyarah menyediakan surat cadangan, jika boleh
Ingat, sebahagian besar waktunya dihabiskan untuk mengajar, menilai tugas, dan menampung pelbagai permintaan yang dibuat oleh pelajarnya. Itulah sebabnya peluang anda mendapat respons positif akan meningkat jika permintaan anda diserahkan sebelum tarikh akhir.
Kerana surat cadangan harus dibuat oleh pensyarah yang benar-benar mengenali anda, anda harus memilih seseorang yang mengajar anda pada semester sebelumnya
Petua:
Masa terbaik untuk meminta bantuan guru adalah menjelang akhir semester.
Langkah 5. Baca semula butiran permohonan untuk mengetahui cara menghantar surat cadangan yang diminta
Sepatutnya, pihak berkuasa akan memberikan maklumat mengenai cara mengirim surat cadangan anda, seperti melalui pos atau internet. Beberapa surat boleh dihantar melalui e-mel kepada orang yang bertanggung jawab atas program ini, tetapi yang lain mesti dimuat pada masa yang sama dengan aplikasi anda. Fahami maklumat terlebih dahulu supaya anda dapat menyampaikannya kepada pensyarah.
Secara amnya, pensyarah secara langsung akan menghantar surat kepada pihak berwajib tanpa meminta anda membacanya terlebih dahulu. Sekiranya anda adalah orang yang harus menghantar surat itu, jelaskan maklumat tersebut dalam e-mel. Kemungkinan besar, pensyarah akan memberikan surat cadangan dalam sampul surat yang telah dilekatkan dan mempunyai tandatangan pada meterai. Oleh itu, anda mungkin tidak dapat membuka dan / atau mengubah kandungannya
Kaedah 3 dari 3: Menghantar E-mel
Langkah 1. Gunakan subjek e-mel yang jelas, jelas, dan profesional
Sejak awal, jelaskan hasrat anda kepada pensyarah, dengan memasukkan subjek e-mel yang jelas. Dengan cara ini, pensyarah akan menyedari betapa seriusnya permintaan anda dan mengetahui garis besar e-mel sebelum membaca kandungannya.
Sebagai contoh, sertakan subjek e-mel yang mengatakan, "Minta surat cadangan untuk melamar program siswazah."
Langkah 2. Sertakan permintaan bertulis di badan e-mel
Oleh itu, pensyarah menjadi lebih mudah untuk membaca dan memahami. Jangan sekali-kali menghantar permintaan dalam bentuk lampiran yang mesti dibuka atau dimuat turun terlebih dahulu oleh pensyarah untuk membacanya.
Langkah 3. Lampirkan senarai pencapaian masa lalu anda, bersama dengan resume atau riwayat hidup anda
Tidak peduli seberapa baik hubungan antara anda berdua, kemungkinan dia tidak akan mengingati semua tentang anda, bukan? Oleh itu, bantulah dia membuat surat cadangan yang lebih baik dengan melampirkan senarai terperinci mengenai pencapaian, sejarah kerja, dan latar belakang pendidikan anda. Oleh itu, dia dapat menyemaknya pada masa yang sama dengan permintaan anda.
Sekiranya perlu, anda juga boleh melampirkan portfolio dan draf esei yang telah dibuat. Kedua-duanya dapat membantu pensyarah mengembangkan surat cadangan yang lebih sesuai dengan matlamat atau pilihan program anda
Petua:
Sertakan semua maklumat dalam format titik peluru untuk memudahkan pensyarah membaca dan memahami.
Langkah 4. Berikan maklumat mengenai tarikh akhir penyerahan surat cadangan beserta alamat penghantaran
Ingatlah, pensyarah akan lebih mudah untuk menghantar surat cadangan sekiranya mereka mengetahui tarikh akhir dan alamat untuk menghantar surat. Oleh itu, jangan lupa memasukkan maklumat ini dalam surat permintaan anda.
Catatan:
Sekiranya program yang ingin anda sertai mempunyai format untuk menulis surat rekomendasi yang mesti anda ikuti, lampirkan peraturan juga. Pastikan prosesnya semudah mungkin untuk pensyarah anda!
Petua
- Lampirkan salinan resume atau catatan kurikulum anda ke e-mel. Kemudian, jelaskan bahawa lampiran itu boleh dijadikan rujukan olehnya.
- Sekiranya anda ingin mengingatkan pensyarah mengenai tarikh akhir penyerahan surat cadangan, cuba hantarkan e-mel yang mengandungi ucapan terima kasih dan juga maklumat mengenai tarikh akhir penyerahan surat cadangan, sekurang-kurangnya satu hingga dua minggu sebelumnya.
- Sekiranya anda ingin meminta surat cadangan dalam waktu yang agak singkat, anda harus berjumpa dengan pensyarah secara langsung. Sekiranya anda benar-benar harus melakukannya melalui e-mel, jelaskan bahawa anda tidak keberatan jika mereka tidak dapat memberikan surat cadangan.
- Sekiranya boleh, berjumpa dengan pensyarah secara langsung untuk meminta surat cadangan daripadanya. Kaedah ini sebenarnya akan dianggap lebih sopan dan peribadi oleh kebanyakan pensyarah.
Amaran
- Ingat, pensyarah tidak wajib menulis surat cadangan untuk pelajarnya. Sebilangan besar pensyarah malah bersedia memberikan surat cadangan kepada pelajar yang sudah mereka kenal.
- Jangan minta profesor anda menghantar surat cadangan supaya anda dapat membacanya sebelum menghantarnya. Tindakan sedemikian akan dianggap tidak sopan olehnya!
- Sebilangan pensyarah mungkin lebih suka bertemu secara langsung daripada dijemput untuk berkomunikasi melalui e-mel. Oleh itu, jangan lupa untuk mempertimbangkan pilihan komunikasi pensyarah anda.
