Sama ada anda seorang eksekutif korporat, pengurus, atau ibu bapa yang tinggal di rumah, dapat menyerahkan tanggungjawab adalah keupayaan penting untuk menjadikan diri anda lebih berkesan. Walau bagaimanapun, perwakilan boleh menjadi sukar - anda harus tegas, mempercayai orang yang anda berikan tanggungjawab anda. Artikel ini akan membantu anda menangani segala masalah yang mungkin anda miliki mengenai perwakilan, kemudian membimbing anda melalui proses sebenar perwakilan kerja dengan bijak dan hormat.
Langkah
Bahagian 1 dari 2: Ikut Cara Minda Yang Benar
Langkah 1. Ketepikan ego anda
Halangan terbesar untuk mendelegasikan adalah ungkapan "Sekiranya anda menginginkan sesuatu dilakukan dengan betul, maka anda harus melakukannya sendiri." Anda juga bukan satu-satunya orang di dunia yang dapat memperbaikinya. Anda mungkin satu-satunya orang yang dapat memperbaikinya pada ketika ini, tetapi jika anda meluangkan masa untuk melatih seseorang, mereka mungkin juga dapat melakukannya dengan betul. Siapa tahu - mereka mungkin dapat melakukannya dengan lebih pantas atau lebih baik daripada anda dan ini bukan sahaja sesuatu yang harus anda terima, tetapi juga harus meminta.
Berfikir secara logik dan realistik - bolehkah anda melakukan kerja ini sendiri? Adakah anda harus berusaha hingga mati untuk menyeimbangkan pekerjaan ini dan tanggungjawab anda sendiri? Sekiranya demikian, anda harus bersedia untuk mewakilkan sebahagian daripada pekerjaan anda. Jangan merasa malu atau tidak mencukupi hanya kerana anda memerlukan pertolongan dengan sesuatu - anda sebenarnya menjadi pekerja yang lebih berkesan dengan mendapatkan pertolongan ketika anda memerlukannya
Langkah 2. Berhenti menunggu seseorang menawarkan untuk membantu
Sekiranya anda enggan mewakilkan pekerjaan, anda mungkin menderita sindrom syahid ringan - anda mungkin terbeban, dan anda sering tertanya-tanya mengapa tidak ada yang menawarkan bantuan. Bersikap jujur dengan diri sendiri - apabila orang menawarkan untuk membantu, adakah anda menolaknya, hanya untuk bersikap sopan? Adakah anda secara diam-diam bertanya mengapa mereka tidak berkeras? Adakah anda merasakan bahawa, jika kedudukan anda terbalik, adakah anda akan menolong mereka dengan hati yang berdebar? Sekiranya anda menjawab "ya", anda perlu berlatih "mengawal" keadaan anda. Dapatkan pertolongan yang anda perlukan - jangan tunggu sampai ia datang, kerana ia mungkin tidak akan pernah berlaku.
Ramai orang lupa apa yang dilalui oleh orang lain, dan tidak ada yang dapat anda lakukan untuk mengubahnya. Lupakan segala kemungkinan kekecewaan pada orang yang tidak menawarkan pertolongan; sila ingat bahawa adalah tugas anda untuk membincangkan perkara yang anda perlukan
Langkah 3. Jangan melihat permintaan pertolongan dengan cara yang negatif
Ramai orang merasa tidak selesa meminta pertolongan. Anda mungkin merasa bersalah, seperti anda membebankan orang lain, atau merasa malu, kerana anda berpendapat (untuk sebab tertentu) anda seharusnya dapat menangani semuanya sendiri. Anda mungkin merasa bangga dengan perjuangan itu, dan melihatnya sebagai bukti bahawa anda adalah manusia mulia (satu lagi manifestasi sindrom syahid). Sekiranya anda melihat meminta pertolongan sebagai bentuk kelemahan, anda perlu melupakannya dengan pantas Sebaliknya: mencuba melakukan semuanya sendiri adalah tanda kelemahan kerana ini menunjukkan bahawa anda tidak mempunyai pandangan yang realistik mengenai kemampuan anda.
Langkah 4. Belajar mempercayai orang lain
Sekiranya anda takut untuk mewakilkan kerana anda tidak fikir orang lain dapat melakukan hal yang sama seperti anda, ingatlah dua perkara: pertama, hampir semua orang boleh menjadi baik pada sesuatu dengan latihan yang cukup, dan kedua anda mungkin tidak berbakat dalam segala hal. Semasa anda mewakilkan kerja, anda bukan sahaja meluangkan masa untuk diri sendiri - tetapi anda juga memberi peluang kepada pembantu anda untuk mempraktikkan kemahiran baru atau melaksanakan tugas baru. Bersabarlah - lama-kelamaan, pembantu anda mungkin akan dapat melakukan kerja yang diserahkan seperti anda. Melainkan jika kerja yang anda rancangkan akan sangat penting, mungkin pembantu anda dapat melakukannya dengan baik dari masa ke masa. Sekiranya karya itu sangat penting, fikirkan dua kali sebelum mewakilkannya!
Walaupun anda adalah yang terbaik dalam melakukan kerja yang anda rancangkan, sedar bahawa mewakilkan kerja membolehkan anda melakukan perkara lain mengikut masa anda. Sekiranya anda adalah pekerja terbaik di pejabat yang melakukan kerja pemasangan cakera keras yang cukup monoton, tetapi anda mempunyai persembahan penting untuk disiapkan, maka tidak mengapa menyerahkan tugas itu kepada pihak dalaman. Anda lebih baik mengutamakan tugas yang sukar - jangan merasa tidak senang untuk menyerahkan tugas yang mudah dan berulang apabila anda mempunyai perkara yang lebih penting untuk dilakukan
Bahagian 2 dari 2: Mendelegasikan dengan Berkesan
Langkah 1. Jalankan tugas
Langkah pertama adalah yang paling sukar, tetapi yang paling penting. Anda harus mempunyai keberanian untuk meminta seseorang untuk menolong anda (atau jika anda adalah bos, minta seseorang untuk menolong anda.) Jangan merasa buruk tentang perkara ini - selagi anda sopan, baik dan ramah, anda Tidak bersikap kasar hanya kerana meminta pertolongan orang lain. Cubalah untuk bersikap ramah dan baik sambil menjaga permintaan anda dengan serius.
- Sekiranya anda tidak pasti bagaimana membuat orang lain melakukan sesuatu untuk anda, cubalah menjaga perkara yang pendek dan manis. Katakan sesuatu seperti, "Hei, boleh saya bercakap dengan anda sebentar? Bolehkah anda membantu saya mengumpulkan timbunan cakera keras yang baru tiba. Saya tidak dapat melakukannya sendiri kerana saya keluar dari pejabat hari ini. Bolehkah anda tolong saya? "tekan orang itu, tetapi pastikan pertolongannya diperlukan.
- Tanya dan anda (mungkin) akan menerima. Jangan takut untuk mewakilkan kerana anda menganggapnya tidak sopan atau mengagumkan. Lihatlah dengan cara ini - bagaimana perasaan anda ketika orang meminta anda? Adakah anda merasa sakit hati dan tersinggung? Atau adakah anda (biasanya) mahu menolong? Mungkin anda memilih yang terakhir!
Langkah 2. Jangan menolak secara peribadi
Kadang-kadang orang tidak dapat menolong anda - perkara yang menyedihkan, tetapi benar. Ini boleh disebabkan oleh pelbagai sebab - yang paling biasa adalah orang yang anda minta pertolongan sangat sibuk dengan pekerjaan. Jangan mengambilnya secara peribadi - hanya kerana seseorang tidak boleh (atau tidak) melakukan sesuatu untuk anda pada masa itu tidak bermaksud mereka membenci anda. Biasanya kerana mereka sibuk atau malas - tidak lebih dari itu.
Sekiranya anda ditolak, pertimbangkan pilihan anda - biasanya, anda dengan sopan dapat menegaskan bahawa anda memerlukan pertolongan dari orang itu (biasanya berfungsi jika anda adalah bos atau seseorang yang berkuasa), anda boleh mencuba bertanya kepada orang lain, atau anda boleh melakukan pekerjaan itu sendiri. Sekiranya anda memerlukan pertolongan, jangan takut untuk memilih pilihan pertama atau kedua-duanya
Langkah 3. Mendelegasikan tujuan, bukan prosedur
Ini adalah kunci untuk tidak menjadi mimpi buruk pengurus mikro. Tetapkan piawaian yang jelas untuk hasil apa yang anda mahukan, dan tunjukkan kepada orang itu caranya, tetapi katakan mereka dapat melakukannya dengan cara yang mereka mahukan, selagi ia dilakukan dengan baik dan tepat pada waktunya. Beri mereka masa yang cukup bukan hanya untuk belajar, tetapi juga untuk bereksperimen dan berinovasi. Jangan melatih mereka seperti robot; latih mereka seperti manusia - seseorang yang menyesuaikan diri dan menjadi lebih baik.
Ia juga pintar kerana akan memakan masa anda dan mengurangkan kegelisahan. Anda ingin menggunakan masa lapang untuk melakukan perkara-perkara lain yang lebih penting, jangan selalu risau tentang kemajuan penolong anda. Ingat, anda mewakilkan usaha untuk mengurangkan tekanan - bukan menambahkan tekanan
Langkah 4. Bersedia untuk melatih penolong anda
Anda harus selalu meluangkan masa untuk mengajar pembantu anda bagaimana melakukan tugas yang didelegasikan, walaupun itu perkara yang mudah. Ingat bahawa proses yang nampaknya mudah dan sederhana bagi anda mungkin tidak semudah yang dilakukan oleh seseorang yang tidak pernah melakukannya sebelumnya. Bersiaplah bukan hanya untuk menolong pembantu anda melalui pekerjaan yang telah anda wakili, tetapi juga bersabar dengan segala pertanyaan yang mungkin timbul.
Pertimbangkan masa yang anda habiskan untuk melatih penyelamat sebagai pelaburan jangka panjang yang bijak. Dengan meluangkan masa untuk mengajar pembantu anda dengan betul, anda akan mempunyai masa lapang di masa depan dan bukannya meluangkan masa untuk memperbaiki kesalahannya
Langkah 5. Peruntukkan sumber yang mencukupi untuk menyelesaikan tugas
Anda mungkin mempunyai sumber daya yang tersedia yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas itu tetapi orang yang ditugaskan untuk tugas itu mungkin tidak dapat mengaksesnya. Perkara seperti data yang dilindungi kata laluan, alat khas, dan alat tertentu sangat penting untuk menyelesaikan tugas, jadi pastikan pembantu anda mempunyai apa yang diperlukan untuk berjaya.
Langkah 6. Fahami bahawa pembantu anda hanya dapat melakukan satu perkara dalam satu masa
Apabila pembantu anda menolong anda, dia tidak menjalankan tanggungjawabnya seperti biasa. Jangan lupa bahawa, seperti anda, pembantu anda mungkin mempunyai jadual yang sibuk. Tanyakan pada diri sendiri - pekerjaan apa yang akan mereka sisihkan atau wewenang untuk menyelesaikan pekerjaan daripada anda? Pastikan anda mengetahui jawapannya pada kali anda menyerahkan tugas kepada seseorang.
Langkah 7. Bersabarlah
Orang yang anda wakili akan melakukan kesilapan semasa dia belajar melakukan tugas baru. Ia adalah sebahagian daripada proses pembelajaran. Rancangkannya. Jangan menyerahkan tugas dengan anggapan orang itu akan melakukannya dengan sempurna sehingga mereka mempunyai karya yang terbukti. Sekiranya pekerjaan tidak berjalan seperti yang diharapkan kerana rakan anda tidak dapat melaksanakan tugas dengan sempurna, maka itu salah anda, bukan dia. Jadilah sumber untuk pembantu anda dan pekerjaan yang didelegasikan dapat menjadi pengalaman belajar untuknya, dan bukannya menakutkan orang.
Apabila anda melatih seseorang untuk melakukan sesuatu, anda melabur. Pada mulanya ia akan melambatkan anda, tetapi dalam jangka masa panjang, ia akan meningkatkan produktiviti, berdasarkan pendekatan anda terhadap tingkah laku positif dan realistik
Langkah 8. Bersedia untuk menghadapi masalah
Buat rancangan cadangan dan bersiaplah untuk bertindak sekiranya ada yang tidak kena. Ketahui apa yang akan berlaku sekiranya sasaran atau tarikh akhir terlepas. Rintangan dan cabaran yang tidak dijangka muncul sepanjang masa, sama ada di pejabat atau di rumah - kadangkala teknologi boleh gagal. Biarkan pembantu anda mempercayai bahawa jika sesuatu berlaku, anda akan memahami dan menolong mereka memenuhi tarikh akhir - jangan biarkan mereka berada dalam kedudukan yang sukar.
Melakukan ini juga bijak dalam erti kata yang mementingkan diri sendiri - jika penolong anda takut disalahkan, lebih banyak masa akan dihabiskan untuk menebus kekurangannya daripada melakukan tugasnya
Langkah 9. Ganjaran penolong anda sekiranya layak
Mendelegasikan tugas kepada seseorang adalah penting jika anda mempunyai lebih banyak tanggungjawab. Tetapi tidak produktif apabila anda menyerahkan tugas, biarkan pembantu anda bekerja keras untuk melakukannya, dan kemudian dapatkan kreditnya sendiri. Hargai dan puji usaha orang lain yang bekerja untuk pihak anda.
Pastikan setiap kali anda mendapat pujian atas kerja anda yang dibantu oleh orang lain, anda juga menyebut nama orang yang menolong anda
Langkah 10. Katakan "Terima Kasih
Apabila seseorang melakukan sesuatu untuk anda, penting untuk berterima kasih kepada orang itu, untuk mengakui pentingnya pertolongannya, dan untuk memberitahu penolongnya bahawa dia dihargai. Jika tidak, anda akan kelihatan tidak bersyukur, walaupun anda tidak ' t. Ingatlah bahawa orang tidak dapat membaca fikiran anda. Orang akan lebih senang memberikan pertolongan sekiranya mereka merasa dihargai.
