Microsoft Access adalah program pembinaan pangkalan data yang membolehkan sesiapa sahaja membuat dan mengurus pangkalan data. Program ini sesuai untuk projek kecil hingga perniagaan besar, dan beroperasi secara visual. Ini menjadikannya sangat baik untuk kemasukan data, kerana anda tidak perlu bekerja dengan jadual atau lembaran kerja. Lihat langkah pertama di bawah untuk memulakan dengan memanfaatkan Microsoft Access secara maksimal.
Langkah
Bahagian 1 dari 6: Membuat Pangkalan Data Baru
Langkah 1. Klik tab Fail dan pilih "Baru"
Pangkalan data adalah tempat di mana data anda disimpan dalam pelbagai bentuk. Anda boleh memilih untuk membuat pangkalan data kosong, atau memilih dari templat yang ada.
- Pangkalan data kosong adalah pangkalan data Akses standard, dan disyorkan untuk penggunaan tempatan. Membuat pangkalan data tempatan akan merangkumi jadual.
- Pangkalan data web dirancang agar serasi dengan peranti web Access. Membuat pangkalan data web akan merangkumi jadual.
- Templat adalah pangkalan data yang telah dirancang untuk pelbagai kegunaan. Pilih templat jika anda tidak mahu menghabiskan masa merancang pangkalan data.
Langkah 2. Namakan pangkalan data
Setelah anda memilih jenis pangkalan data, berikan nama yang menggambarkan kandungannya. Ini sangat berguna jika anda akan menggunakan banyak pangkalan data. Masukkan nama pangkalan data anda di kotak "Nama Fail". Pilih "Buat" untuk membuat fail pangkalan data baru.
Bahagian 2 dari 6: Menambah Data ke Pangkalan Data
Langkah 1. Tentukan struktur terbaik untuk data anda
Sekiranya anda membuat pangkalan data kosong, anda perlu memikirkan bagaimana mengatur data anda dan menambahkan struktur data yang betul. Terdapat pelbagai cara untuk memformat dan berinteraksi dengan data anda di Access:
- Jadual - Jadual adalah kaedah utama menyimpan data dalam pangkalan data anda. Jadual boleh dibandingkan dengan lembaran kerja di Excel: data disusun dalam lajur dan jadual. Oleh itu, mengimport data dari Excel dan program pemprosesan nombor lain adalah proses yang mudah.
- Bentuk - Bentuk adalah cara menambahkan data ke pangkalan data anda. Walaupun anda dapat menambahkan data ke pangkalan data secara langsung dalam tabel, penggunaan formulir akan mempercepat kemasukan data secara visual.
- Laporan - Laporan berguna untuk meringkaskan dan memaparkan data dari pangkalan data anda. Laporan digunakan untuk menganalisis data dan menjawab pertanyaan tertentu, seperti berapa banyak keuntungan yang diperoleh, atau di mana pelanggan paling banyak. Laporan dirancang untuk dicetak.
- Pertanyaan - Pertanyaan adalah cara anda menerima dan menyusun data. Anda boleh menggunakannya untuk memaparkan entri tertentu dari pelbagai jadual. Anda juga boleh menggunakan pertanyaan untuk menambah dan mengemas kini data.
Langkah 2. Buat jadual pertama anda
Sekiranya anda memulakan pangkalan data kosong, anda akan memulakan dengan jadual kosong. Anda boleh mula memasukkan data dalam jadual ini, secara manual atau menyalinnya dari sumber lain.
- Setiap data mesti disimpan dalam lajurnya sendiri (bidang), sementara data tersebut harus diletakkan dalam barisnya sendiri. Sebagai contoh, setiap data pelanggan disimpan berturut-turut, sementara bidang yang tersedia adalah maklumat yang berbeza mengenai pengguna tersebut (nama pertama, nama belakang, alamat e-mel, dll.)
- Anda boleh menamakan label lajur untuk memudahkan anda mengetahui nama setiap bidang. Klik dua kali tajuk tajuk untuk menamakannya semula.
Langkah 3. Import data dari sumber lain
Sekiranya anda ingin mengimport dari fail atau lokasi yang disokong, anda dapat mengatur Akses untuk menerima maklumat dan menambahkannya ke pangkalan data anda. Ini berguna untuk menerima data dari pelayan web atau sumber bersama yang lain.
- Klik tab Data Luaran
- Pilih jenis fail yang ingin anda import. Di bahagian "Import dan Pautan", anda akan melihat beberapa pilihan untuk jenis data. Anda boleh mengklik Lebih banyak untuk melihat lebih banyak pilihan. ODBC bermaksud Open Database Connectivity, dan merangkumi pangkalan data seperti SQL.
- Semak imbas lokasi data. Sekiranya data ada di pelayan, anda perlu memasukkan alamat pelayan.
- Di tetingkap seterusnya, pilih "Tentukan bagaimana dan di mana anda ingin menyimpan data dalam pangkalan data semasa". Pilih "OK". Ikuti langkah-langkah untuk mengimport data anda.
Langkah 4. Tambah jadual lain
Anda ingin menyimpan rekod yang berbeza dalam pangkalan data yang berbeza. Ini akan menjadikan pangkalan data anda berjalan dengan lancar. Contohnya, anda mungkin mempunyai jadual maklumat pelanggan dan jadual lain untuk maklumat pesanan. Anda kemudian boleh memautkan jadual maklumat pelanggan ke jadual maklumat pesanan.
Di bahagian "Buat" pada tab Laman Utama, klik butang "Jadual". Jadual baru akan muncul di pangkalan data anda. Anda boleh memasukkan maklumat dengan cara yang sama seperti jadual pertama
Bahagian 3 dari 6: Menguruskan Hubungan Antara Jadual
Langkah 1. Fahami bagaimana kunci berfungsi
Setiap jadual akan mempunyai kunci utama yang unik untuk setiap entri. Pada mulanya, Access membuat lajur ID yang jumlahnya bertambah dengan setiap entri. Lajur ini akan berfungsi sebagai "kunci utama". Jadual juga boleh mempunyai medan "kunci asing", yang merupakan medan yang dihubungkan dari jadual lain dalam pangkalan data. Medan yang dipautkan akan mempunyai data yang sama.
- Sebagai contoh, dalam jadual Pesanan, anda mungkin mempunyai bidang ID Pelanggan untuk merekodkan pesanan pelanggan. Anda boleh membuat hubungan untuk bidang itu dengan bidang ID di jadual Pelanggan.
- Menggunakan hubungan antara jadual akan membantu dengan konsistensi, kecekapan, dan kemudahan mengakses data anda.
Langkah 2. Klik tab Alat Pangkalan Data, kemudian klik butang Hubungan di bahagian Hubungan
Ini akan membuka tetingkap baru dengan pratonton semua jadual dalam pangkalan data. Setiap medan akan dipaparkan di bawah nama setiap jadual.
Anda mesti membuat medan untuk "kunci asing" sebelum menjalin hubungan. Sebagai contoh, jika anda ingin menggunakan ID Pelanggan dalam tabel Pesanan, buat bidang bernama Pelanggan dalam jadual dan kosongkan bidang. Pastikan formatnya sama dengan bidang yang anda pautkan (contohnya nombor)
Langkah 3. Seret medan yang ingin anda gunakan sebagai kunci asing ke medan yang anda buat untuk kunci asing
Klik Buat di tetingkap yang muncul untuk mengatur hubungan antara bidang. Garisan akan muncul di antara dua jadual yang menghubungkan dua medan.
Tandakan kotak pilihan "Enforce Referential Integrity" semasa menjalin hubungan. Ini bermaksud, jika data diubah dalam satu bidang, data di bidang lain juga akan berubah. Ini akan menjadikan data anda lebih tepat
Bahagian 4 dari 6: Membuat Pertanyaan
Langkah 1. Memahami peranan pertanyaan
Pertanyaan adalah tindakan yang membolehkan anda melihat, menambah, dan mengedit data dalam pangkalan data dengan cepat. Terdapat banyak jenis pertanyaan, mulai dari carian sederhana hingga membuat tabel baru berdasarkan data yang ada. Pertanyaan penting dalam penghasilan laporan.
Pertanyaan dibahagikan kepada dua jenis utama: Pilih dan Tindakan. Pertanyaan pertama menarik data dari jadual dan dapat menghitungnya, sementara yang kedua dapat menambahkan, mengedit, dan menghapus data dari jadual
Langkah 2. Gunakan Quiz Wizard untuk membuat pertanyaan Select basic
Sekiranya anda ingin menggunakan pertanyaan Select basic, gunakan Query Wizard untuk membimbing anda melalui langkah-langkahnya. Anda boleh mengakses Wizard Pertanyaan dari tab Buat. Ini membolehkan anda memaparkan bidang tertentu dari jadual.
Membuat Pertanyaan Pilih dengan Kriteria
Langkah 1. Buka Reka Bentuk Pertanyaan
Anda boleh menggunakan kriteria untuk meminimumkan pertanyaan Pilih dan hanya memaparkan maklumat yang anda perlukan. Untuk memulakan, klik tab Buat, dan pilih Reka Bentuk Pertanyaan.
Langkah 2. Pilih jadual anda
Kotak Show Table akan dibuka. Klik dua kali jadual yang anda mahu gunakan, dan klik Tutup.
Langkah 3. Tambahkan medan yang akan diekstrak data
Klik dua kali setiap medan dalam jadual yang ingin anda tambahkan ke Pertanyaan. Medan akan ditambahkan ke senarai Reka Bentuk.
Langkah 4. Tambahkan kriteria
Anda boleh menggunakan pelbagai jenis kriteria, seperti teks atau fungsi. Contohnya, jika anda ingin memaparkan harga yang lebih tinggi daripada $ 50 dari medan Harga, masukkan
=50
pada kriteria. Sekiranya anda hanya mahu menunjukkan kepada pelanggan dari UK, masukkan
UK
dalam kotak Kriteria.
Anda boleh menggunakan pelbagai kriteria dalam setiap pertanyaan
Langkah 5. Klik "Run" untuk melihat hasilnya
Butang ini terdapat pada tab Reka Bentuk. Hasil pertanyaan anda akan dipaparkan di tetingkap. Tekan Ctrl + S untuk menyimpan pertanyaan..
Membuat Pertanyaan Pilih dengan Parameter
Langkah 1. Buka Reka Bentuk Pertanyaan
Pertanyaan dengan parameter membolehkan anda menetapkan data apa yang ingin anda terima setiap kali anda menjalankan pertanyaan. Sebagai contoh, jika anda mempunyai pangkalan data pelanggan dari kota yang berlainan, anda boleh menggunakan pertanyaan dengan parameter untuk menanyakan bandar yang ingin anda tampilkan data.
Langkah 2. Buat pertanyaan Pilih dan tentukan jadual
Tambahkan medan yang anda ingin dapatkan data dalam pertanyaan dengan mengklik dua kali pada pratonton jadual.
Langkah 3. Tambahkan parameter di bahagian Kriteria
Parameter ditandai dengan aksara "" di sekelilingnya. Teks dalam tanda kurung akan ditampilkan pada pertanyaan yang muncul ketika pertanyaan dijalankan. Sebagai contoh, untuk meminta input bandar, klik sel Kriteria untuk medan Bandar, dan masukkan
[Bandar mana?]
Anda boleh menamatkan parameter dengan? atau:, tetapi tidak dengan! atau
Langkah 4. Buat pertanyaan dengan banyak parameter
Anda boleh menggunakan beberapa parameter untuk membuat jarak khusus dalam hasil pertanyaan anda. Sebagai contoh, jika bidang pilihan anda adalah Tarikh, anda boleh mendapatkan hasil antara tarikh tertentu dengan menaip kod> Antara [Tarikh Mula:] Dan [Tarikh Akhir:]. Anda akan menerima dua arahan semasa anda menjalankan pertanyaan.
Membuat Pertanyaan Membuat Jadual
Langkah 1. Klik tab Buat dan pilih Reka Bentuk Pertanyaan
Anda boleh menggunakan pertanyaan untuk mengambil data tertentu dari jadual yang ada dan membuat jadual baru dengan data tersebut. Ini sangat berguna jika anda ingin membahagikan bahagian tertentu pangkalan data anda, atau membuat borang untuk bahagian tertentu pangkalan data. Anda akan membuat pertanyaan Pilih biasa terlebih dahulu.
Langkah 2. Pilih jadual dari mana anda ingin mengambil data
Klik dua kali jadual. Anda boleh memilih beberapa jadual sekaligus jika perlu.
Langkah 3. Pilih bidang yang anda mahu dapatkan data
Klik dua kali setiap medan yang ingin anda tambahkan dari pratonton jadual. Medan ini akan ditambahkan ke senarai pertanyaan anda.
Langkah 4. Tetapkan kriteria
Sekiranya anda ingin menentukan data tertentu dalam bidang, gunakan bahagian Kriteria untuk menetapkannya. Lihat bahagian "Membuat Permintaan Pilih dengan Kriteria" untuk perincian.
Langkah 5. Uji pertanyaan anda untuk memastikan hasilnya sesuai dengan keperluan anda
Sebelum anda membuat jadual, jalankan pertanyaan untuk memastikannya mendapatkan data yang betul. Selaraskan kriteria dan bidang sehingga anda mendapat data yang tepat.
Langkah 6. Simpan pertanyaan dengan menekan Ctrl + S
Pertanyaan akan muncul di bingkai navigasi di sebelah kiri skrin. Klik pada pertanyaan untuk memilihnya sekali lagi dan klik tab Reka bentuk.
Langkah 7. Klik "Buat Jadual" di bahagian "Jenis Pertanyaan"
Tetingkap akan muncul meminta nama jadual baru. Masukkan nama jadual dan klik OK.
Langkah 8. Klik Jalankan
Jadual baru anda akan dibuat berdasarkan pertanyaan yang telah anda bina. Jadual akan muncul di bingkai navigasi di sebelah kiri skrin.
Membuat Pertanyaan Lampiran
Langkah 1. Buka Pertanyaan yang dibuat lebih awal
Anda boleh menggunakan permintaan Tambah untuk menambahkan data ke jadual yang ada dari jadual lain. Ini berguna jika anda perlu menambahkan data ke jadual yang telah anda buat melalui pertanyaan pembuatan jadual.
Langkah 2. Klik butang Lampirkan pada tab Reka Bentuk
Ini akan membuka tetingkap Lampiran. Pilih jadual yang ingin anda tambahkan data.
Langkah 3. Ubah kriteria pertanyaan anda seperti yang dikehendaki
Sebagai contoh, jika anda membuat jadual dengan kriteria "2010" di medan "Tahun", ubah ke tahun yang ingin anda tambahkan, misalnya "2011".
Langkah 4. Tetapkan tempat anda mahu menambahkan data
Pastikan anda menetapkan medan yang betul untuk setiap lajur tempat anda menambah data. Sebagai contoh, dengan menggunakan perubahan di atas, data harus ditambahkan ke kotak Tahun di baris "Tambahkan ke".
Langkah 5. Jalankan pertanyaan
Klik "Jalankan" pada tab Reka Bentuk. Pertanyaan akan dijalankan dan data akan ditambahkan ke jadual. Anda kemudian boleh menambahkan jadual untuk memeriksa apakah data dimasukkan dengan betul.
Bahagian 5 dari 6: Membuat dan Menggunakan Bentuk
Langkah 1. Pilih jadual yang ingin anda buat borangnya
Borang membolehkan anda melihat data di setiap bidang dan bergerak di antara entri dan membuat entri baru dengan cepat dan mudah. Borang sangat penting jika anda memasukkan data dalam jangka masa yang panjang, kerana banyak orang lebih senang menggunakannya daripada jadual.
Langkah 2. Klik butang Form pada tab Buat
Ini akan membuat borang berdasarkan bidang dalam jadual secara automatik. Akses membuat medan dengan ukuran yang mencukupi, tetapi anda boleh mengubah saiz dan memindahkan elemen pada borang sesuka hati.
- Sekiranya anda tidak mahu bidang tertentu muncul di borang, anda boleh klik kanan dan pilih Padam.
- Sekiranya jadual anda mempunyai hubungan, barisan data akan muncul di bawah setiap entri yang memaparkan data yang dipautkan. Ini membolehkan anda mengedit data terpaut dengan lebih mudah. Sebagai contoh, setiap jurujual dalam pangkalan data anda mungkin mempunyai data pelanggan yang dihubungkan dengan entri mereka.
Langkah 3. Semak imbas borang anda
Butang arah di bahagian bawah berguna untuk bergerak di antara entri. Kotak pada borang akan diisi dengan data anda semasa anda bergerak di antara entri. Anda boleh menggunakan butang di sudut untuk beralih ke rekod pertama atau terakhir.
Langkah 4. Klik butang Lembar Data untuk menggunakan jadual
Butang ini berada di kiri atas, dan akan membolehkan anda mula mengubah kandungan data anda dengan borang.
Langkah 5. Tukar entri yang telah anda buat
Anda boleh mengedit teks di seluruh kotak untuk setiap entri untuk mengubah data yang ada dalam jadual. Perubahan yang dibuat akan segera muncul di atas meja dan data yang dipautkan.
Langkah 6. Tambahkan entri baru
Klik butang "Tambah Rekod" di dekat butang navigasi untuk membuat entri baru di hujung baris. Anda boleh menggunakan kotak untuk memasukkan data dalam kotak kosong dalam jadual. Ini adalah cara mudah untuk menambah maklumat, bukannya menggunakan paparan jadual.
Langkah 7. Simpan borang apabila selesai
Pastikan anda menyimpan borang dengan menekan Ctrl + S sehingga anda dapat mengaksesnya di kemudian hari. Bentuk akan muncul di bingkai navigasi di sebelah kiri layar.
Bahagian 6 dari 6: Membuat Laporan
Langkah 1. Pilih jadual atau pertanyaan
Laporan akan membolehkan anda memaparkan ringkasan data anda. Laporan sering digunakan untuk laporan pembayaran gaji dan penghantaran, dan dapat disesuaikan untuk penggunaan apa pun. Laporan mengambil data dari jadual atau pertanyaan yang telah anda buat.
Langkah 2. Klik tab Buat
Pilih jenis laporan yang ingin anda buat. Terdapat beberapa cara membuat laporan yang boleh anda lakukan. Akses dapat menghasilkan laporan untuk anda secara automatik, dan anda juga dapat membuat laporan khusus.
- Laporan - Ini akan menghasilkan laporan automatik dengan semua data dari sumber anda. Tidak ada pengelompokan data di sini, tetapi untuk pangkalan data kecil jenis laporan ini mungkin sesuai untuk keperluan anda.
- Laporan Kosong - Ini akan membuat laporan kosong yang boleh anda isi data sesuka hati. Anda boleh memilih dari bidang yang tersedia untuk membuat laporan khusus.
- Wizard Laporan - Wizard pembuatan laporan akan memandu anda melalui proses pembuatan laporan, yang membolehkan anda memilih dan mengelompokkan data, dan memformat data.
Langkah 3. Pilih sumber data untuk laporan kosong anda
Sekiranya anda memilih untuk membuat laporan kosong, anda mesti memilih sumber data. Pertama, klik tab Susun, dan pilih Lembaran Properti. Atau, anda juga boleh menekan Alt + Enter.
Klik anak panah ke bawah di sebelah Sumber Rakaman. Senarai jadual dan pertanyaan anda akan muncul. Pilih jadual atau pertanyaan dan pilihan anda akan dipilih untuk laporan
Langkah 4. Tambahkan medan ke laporan anda
Sebaik sahaja anda mempunyai sumbernya, anda boleh menambahkan bidang ke laporan anda. Klik tab "Format", dan klik "Tambah Medan Sedia Ada". Senarai medan akan muncul di sebelah kanan.
- Klik dan seret medan yang ingin anda tambahkan ke bingkai Reka Bentuk. Entri akan muncul di laporan anda. Apabila anda menambah medan tambahan, bidang tersebut akan ditetapkan secara automatik dengan medan yang ada.
- Anda boleh mengubah ukuran medan dengan mengklik sudut dan menyeretnya dengan tetikus.
- Keluarkan medan dari laporan dengan mengklik tajuknya dan menekan Padam.
Langkah 5. Kumpulkan laporan anda
Pengelompokan membolehkan anda memproses maklumat dari laporan dengan cepat, kerana data yang berkaitan sudah tersusun. Contohnya, anda mungkin mahu mengelompokkan penjualan mengikut wilayah atau penjual. Pengelompokan membolehkan anda melakukan begitu sahaja.
- Klik tab Reka bentuk, dan klik "Kumpulan dan Susun".
- Klik kanan di mana sahaja di medan yang ingin anda kumpulkan. Pilih "Group On" pada menu.
- Ketua akan dibuat untuk kumpulan. Anda boleh menyesuaikan tajuk tajuk untuk kumpulan label.
Langkah 6. Simpan dan kongsi laporannya
Setelah laporan anda selesai, anda boleh menyimpan dan berkongsi atau mencetaknya seperti dokumen lain. Gunakan laporan untuk berkongsi laporan prestasi dengan pelabur, maklumat hubungan pekerja dan banyak lagi.
Petua
Microsoft Access dibuka dalam mod "Backstage View", yang menyediakan pilihan menu yang memungkinkan Anda membuka pangkalan data, membuat pangkalan data baru, atau mengakses perintah untuk mengedit pangkalan data anda
Amaran
Beberapa ciri di Access tidak selalu tersedia, bergantung pada jenis pangkalan data yang anda buat. Contohnya, anda tidak dapat berkongsi pangkalan data desktop di Web, dan ciri desktop tertentu seperti jumlah pertanyaan tidak tersedia di pangkalan data Web
== Sumber ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
