Access adalah antara muka pengurus pangkalan data yang membolehkan pengguna mengimport satu atau lebih bahagian pangkalan data Excel ke dalam sistem sehingga mereka dapat mencari padanan antara atau di dalam bidang mereka (bidang). Kerana satu fail Access boleh mengandungi banyak spreadsheet Excel, program ini juga bagus untuk mengumpulkan atau menganalisis sejumlah besar maklumat hamparan Excel ke Access. Anda hanya perlu melakukan beberapa langkah utama.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Bersedia untuk Mengimport Excel ke Akses
Langkah 1. Buka kedua-dua program ke komputer
Anda perlu membeli dan memuat turun rancangan Microsoft Office yang merangkumi Excel dan Access. Anda hanya boleh melakukannya melalui laman web Microsoft.
- Setelah program selesai dimuat turun, klik "Mula" di Windows dan pilih "Semua Program".
- Klik "Microsoft Office", dan pilih "Akses" (atau "Excel") dari menu lungsur turun. Mungkin spreadsheet Excel diemail atau dimuat turun dari laman web. Fail akan membuka program Office di komputer anda.
Langkah 2. Bersihkan hamparan Excel sebelum mengimportnya ke Access
Untuk mempermudah anda, kami mengesyorkan anda melakukan beberapa langkah mudah sebelum mengimport fail Excel ke Access. Kuncinya adalah bahawa data antara spreadsheet yang akan diimport mestilah konsisten.
- Adalah idea yang baik untuk memastikan baris pertama spreadsheet Excel mengandungi tajuk lajur (atau nama sel), dan dapat difahami dengan jelas dan mudah. Sebagai contoh, untuk lajur yang mengandungi nama belakang orang, kami mengesyorkan agar anda memberi tajuk lajur "Nama Akhir". Berikan tajuk yang jelas dan tepat untuk memudahkan memadankan tajuk lajur satu helaian Excel yang lain.
- Akses membolehkan anda menghubungkan dua atau lebih medan antara beberapa lembaran kerja. Katakan anda mempunyai lembaran kerja Excel yang mengandungi maklumat gaji. Hamparan ini mengandungi nama, alamat, dan jumlah gaji orang pertama dan terakhir. Katakan anda mahu memadankan helaian dalam Akses ke helaian Excel kedua yang mengandungi maklumat mengenai kempen sumbangan kewangan. Lembaran kedua ini mengandungi nama, alamat, dan sumbangan orang itu. Akses membolehkan anda memadankan satu lajur dengan tajuk yang lain. Sebagai contoh, anda boleh menghubungkan Judul Nama untuk melihat orang yang mempunyai nama yang sama muncul di kedua-dua pangkalan data.
- Imbas lembaran Excel untuk memastikan setiap jenis data ditangani dengan cara yang sama, dan bersihkan sebelum mengimportnya ke Akses. Inilah yang disebut "relasional" di Access. Sebagai contoh, jika hamparan gaji anda mengandungi nama awal pertama, terakhir dan tengah dalam satu lajur, tetapi hamparan kedua hanya mengandungi nama pertama di lajur yang berasingan, Akses tidak akan memaparkan padanan. Tajuk lajur / medan mesti sepadan dengan tepat.
Langkah 3. Bahagikan maklumat dalam lajur di Excel
Untuk mengatasi masalah ini, maklumat perlu dibahagi dalam lajur di Excel agar tidak menghasilkan "tidak sepadan" di Access.
- Sebagai contoh, anda boleh membahagikan nama depan, awal tengah, dan nama belakang sehingga masing-masing mempunyai lajur masing-masing. Sekiranya lembaran kerja kedua telah disusun dengan cara yang sama, apabila anda memautkan, katakan, nama belakang dengan nama belakang di Access, hasil pertandingan muncul untuk nama yang sama.
- Untuk membahagikan lajur di Excel, sorot lajur yang mempunyai maklumat yang ingin anda bahagikan. Klik data "data" pada bar alat dalam program Excel. Klik "teks ke lajur". Biasanya, anda akan memilih pilihan "delimited". Klik seterusnya (seterusnya).
Langkah 4. Terus menggunakan wizard untuk membahagi lajur yang saling bersatu
Sekarang anda sudah bersedia untuk melaksanakan proses membahagikan maklumat yang digabungkan dalam satu lajur menjadi beberapa lajur.
- Pilih cara "membatasi" data di lajur. Maksudnya, setiap maklumat dalam lajur dipisahkan oleh sesuatu. Biasanya, pemisah ini adalah ruang, koma, atau titik koma. Selalunya maklumat ini hanya dipisahkan ruang. Contohnya dalam contoh berikut, sebutkan nama "Budi A. Dodo" muncul dalam satu lajur. Nama depan (Budi) dan inisial A. dipisahkan dengan ruang. Nama belakang Dodo dan inisial A. juga dipisahkan ruang. Oleh itu, pilih ruang di wizard yang dibatasi.
- Klik seterusnya, kemudian selesai (selesai). Program ini akan memisahkan Budi, A., dan Dodo menjadi tiga lajur. Anda kemudian boleh memberikan lajur baru ini tajuk baru untuk menunjukkan jenis maklumat yang mereka isi (Nama Akhir, Nama Depan, dll.) Sebaiknya buat pertama kali beberapa lajur kosong di sebelah kanan data perpecahan sehingga data didorong ke lajur kosong baru (bukannya -melawan lajur ganti yang sudah mengandungi maklumat).
Bahagian 2 dari 3: Mengimport Excel ke Akses
Langkah 1. Buka program Akses di komputer anda
Pergi ke menu program komputer. pergi ke menu Mula, pilih Microsoft Office, dan klik Microsoft Access. Anda perlu membuka pangkalan data Access kosong baru untuk dapat mengimport Excel.
- Pilih "pangkalan data desktop kosong" untuk membuat pangkalan data baru dalam program Akses.
- Beri nama baru jika anda mahu. Klik "buat" (buat).
Langkah 2. Import hamparan Excel ke Access
Langkah seterusnya adalah menyeret hamparan Excel (satu atau lebih) ke pangkalan data Access.
- Klik "Data Luaran" di bar alat sekali dalam pengurus pangkalan data Access. Pilih "Excel". Dalam beberapa versi Access, fungsi ini dapat ditemukan dengan mengklik "file" di bar alat dan "Dapatkan Data Luaran".
- Apabila "nama fail" muncul, klik "cari" untuk mencari helaian Excel di komputer anda.
- Biarkan kotak yang bertuliskan "import data sumber ke dalam jadual baru dalam pangkalan data semasa" tidak dicentang. Tetapan ini ditetapkan secara lalai.
- Apabila anda menjumpai hamparan yang ingin anda import ke komputer anda, klik padanya. Klik "OK". Langkah ini akan membawa anda ke wizard untuk mengimport Excel ke Access.
Bahagian 3 dari 3: Menggunakan Wizard untuk menyelesaikan Proses Import
Langkah 1. Ikuti langkah-langkah dalam wizard yang muncul di Access
Untuk menyelesaikan proses import spreadsheet, selesaikan langkah-langkah di wizard.
- Pilih lembaran kerja dalam hamparan Excel yang ingin anda import. Walau bagaimanapun, kadang-kadang orang membuat beberapa halaman dalam satu spreadsheet Excel, yang dapat dilihat dengan mengklik label di bahagian bawah spreadsheet. Sekiranya demikian, anda perlu memberitahu lembaran kerja Access wizard yang dipilih. Klik seterusnya.
- Halaman seterusnya mempunyai kotak yang menanyakan apakah baris pertama lembaran Excel mempunyai tajuk lajur. Ini bermaksud bahawa baris dalam spreadsheet yang mewakili data di setiap lajur (mis. Nama belakang, alamat, gaji, dll.) Harus dibersihkan terlebih dahulu untuk memastikan baris pertama adalah tajuk lajur. Kemudian, periksa "ya bahawa baris pertama mengandungi tajuk lajur" (ya, baris pertama mengandungi tajuk lajur). Ini adalah kaedah termudah. Klik seterusnya.
- Sekiranya baris pertama anda tidak mengandungi tajuk lajur, halaman seterusnya akan menanyakan apakah anda ingin menamakan apa yang disebut "bidang" di Access (ini adalah tajuk lajur). Sekiranya anda tidak mengisi setiap bidang ini dengan nama yang jelas dan senang diingat sebelum mengimport (disyorkan), anda melakukannya di sini.
Langkah 2. Selesaikan proses import
Terdapat beberapa langkah lagi dalam proses pengimportan. Halaman seterusnya wizard akan bertanya sama ada anda ingin mengenal pasti kunci utama.
- Langkah ini tidak wajib, tetapi boleh dilakukan. Kunci utama bermaksud bahawa program komputer akan memberikan nombor unik untuk setiap baris maklumat. Langkah ini dapat berguna kemudian semasa menyusun data. Klik seterusnya.
- Skrin akhir di wizard mempunyai ruang yang mengandungi nama awal. Anda boleh menamakan semula lembaran Excel yang diimport (fail akan menjadi "meja" di Access di sebelah kiri halaman apabila selesai mengimport).
- Klik "import", kemudian klik "tutup". Anda akan melihat jadual di sebelah kiri skrin. Lembaran kini diimport ke Access.
- Sekiranya anda ingin memautkan lebih dari satu set data, ulangi proses ini dengan satu atau lebih hamparan lain. Sekarang, anda sudah siap memadankan data pada helaian di Access.
Amaran
- Sekiranya fail Excel berasal dari versi Office selain Access, proses pengimportan mungkin sedikit sukar.
- Sekali lagi kami menekankan bahawa anda perlu membersihkan hamparan sebelum mengimportnya. Salah satu sebabnya adalah dengan menganalisis adanya masalah dalam data.
- Sentiasa simpan salinan hamparan asal sehingga proses ini tidak perlu diulang jika anda melakukan kesalahan.
- Anda tidak boleh mengimport lebih dari 255 sel / kotak ke Access.
