Surat pengenalan paling sering digunakan dalam komunikasi bisnis, untuk menjalin kontak, meminta informasi, atau membuat gambaran keseluruhan produk atau perkhidmatan baru. Secara amnya, anda menulis surat pengantar kepada seseorang yang tidak anda kenali secara peribadi, yang menjadikannya agak sukar dari segi rasa atau gaya. Walau bagaimanapun, anda boleh mempelajari beberapa petua cepat untuk menjadikan surat anda ringkas, mudah dibaca, dan berkesan seperti pengenalan yang anda mahukan.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Menulis Mukadimah
Langkah 1. Alamat surat anda kepada orang tertentu, bila boleh
Surat pengantar harus ditujukan sebaik mungkin kepada seseorang yang akan membacanya. Sekiranya anda menghantar ke akaun umum atau syarikat pengambilan pekerja dan tidak pasti, maka bolehlah mengirimkan surat kepada "Semua yang berkenaan" atau pengurus pengambilan pekerja atau pemegang hakmilik tertentu.
Mulakan surat anda dengan menyatakan kedudukan, tajuk, atau peranan anda dan alasan untuk menulis surat itu. Biasanya anda tidak perlu memasukkan nama anda dalam surat tersebut kerana nama anda akan tertera pada tandatangan
Langkah 2. Nyatakan matlamat anda dengan jelas
Anda perlu menyampaikan alasan menulis surat seawal mungkin. Apa yang kamu mahu? Mengapa anda menulis surat itu? Sekiranya soalan seperti ini pernah muncul di benak atasan atau syarikat, kemungkinan surat anda akan dimasukkan ke dalam tong sampah dan bukannya mendapat panggilan wawancara.
Hentikan perburuan: "Saya menulis untuk bertanya mengenai kekosongan penyelia kewangan baru" atau "Saya menulis untuk menerangkan ciri produk baru yang syarikat saya baru-baru ini lepaskan" adalah pernyataan tujuan yang benar-benar berkesan untuk menjadi salah satu ayat pertama. surat
Langkah 3. Buat rasa atau gaya yang sesuai untuk huruf itu
Semasa menulis surat pengantar, lebih baik mempunyai gaya yang konsisten dan kompeten yang terdengar ganjil atau terdengar terlalu stil atau teknikal. Untuk surat pengantar, surat anda haruslah profesional, tetapi tidak sejuk atau kaku. Adalah perlu untuk memasukkan unsur kehangatan manusia dalam surat tersebut sambil menjaga keseluruhan isi kandungan profesional.
- Kesalahan yang biasa dilakukan oleh penulis yang tidak berpengalaman adalah dengan berusaha mati-matian untuk mengelakkan singkatan yang menimbulkan kesan bahawa surat itu adalah terjemahan, bukan surat bertulis. Gunakan singkatan / kontraksi, biarkan kedengaran seperti percakapan, tetapi tetap profesional. Biarkan surat itu mewakili anda.
- Jangan cuba terdengar pintar dengan mengganti perkataan yang biasa digunakan dengan kata-kata di kamus / kamus. Ini bukan tesis master, tetapi surat pengantar. Gunakan perkataan yang tepat dan ringkas.
Langkah 4. Buat sambungan peribadi
Terangkan bagaimana anda mendapat tahu mengenai pekerjaan, kekosongan, atau syarikat yang anda cari, dan buat sambungan. Semasa membaca surat pengenalan, majikan atau penyelaras pengambilan pekerja harus mempunyai gambaran yang jelas mengenai siapa anda, mengapa anda menginginkan pekerjaan itu, dan sama ada anda sesuai atau tidak untuk pekerjaan itu. Sekiranya hubungan ini cukup kuat, anda akan dipanggil untuk wawancara dan ini memberi anda peluang untuk mendapatkan pekerjaan.
Sekiranya anda mempunyai hubungan dengan sesiapa sahaja yang bekerja di syarikat itu atau anda bahkan diminta untuk melamar, atau walaupun anda mengetahui seseorang yang telah mendapat bantuan daripada agensi anda dalam pekerjaan mereka, adalah idea yang baik untuk memperkenalkan diri dari dalam surat tersebut. Ini dapat membangkitkan ingatan seseorang ("Oh, inilah orang yang dibicarakan Joko!"), Atau membuat mereka ingat sejak awal
Bahagian 2 dari 3: Menulis Isi Surat
Langkah 1. Hubungkan kelayakan anda dengan jawatan yang dilamar
Sekiranya anda ingin menerangkan kelayakan, kecekapan atau kemampuan anda untuk menangani sesuatu pekerjaan atau projek, adalah idea yang baik untuk membuat pautan yang jelas dalam beberapa ayat dan menerangkan bagaimana pengalaman anda berkaitan dengan kemampuan anda untuk melakukan ini, sama ada baru jawatan, pertukaran, atau pekerjaan baru.
- Jelaskan pengalaman anda di bidang atau industri seperti yang ditunjukkan dalam rujukan dalam surat tersebut. Sekiranya anda mengarahkan surat pengenalan anda seperti yang telah disebutkan sebelumnya, surat tersebut akan memfokuskan diri pada beberapa jenis bidang profesional atau industri. Adalah idea yang baik untuk memasukkan kemahiran dan pengalaman khusus untuk menjadikan surat itu lebih berkesan.
- Menginginkan pekerjaan tidak sama dengan mempunyai kelayakan untuk pekerjaan itu. Sekiranya dalam pengenalan anda menjelaskan bahawa anda ingin mendapatkan panggilan untuk temu duga kerja kerana anda merasa sangat sesuai, anda tidak perlu mengulanginya sebanyak lima puluh kali. Menulis bahawa anda "sangat memerlukan pekerjaan ini" tidak menjadikan anda calon yang menarik perhatian.
Langkah 2. Bersikap spesifik mungkin
Tetapkan masa yang boleh anda temui secara langsung, atau nyatakan perkara yang anda harap dapat dilihat kemudian dalam balasan surat anda. Sekiranya anda ingin membincangkan lebih lanjut mengenai kelayakan anda dalam temu bual, katakan saja. Sekiranya anda benar-benar mahukan pekerjaan itu, katakan saja. Ketahui segala-galanya mengenai proses pengambilan pekerja, atau proses permohonan yang anda tulis, kemudian tanyakan mengenai tahap proses berikutnya.
Fokuskan surat lamaran anda ke tahap pekerjaan tertentu. Jenis pekerjaan atau jawatan tidak harus dinyatakan secara eksplisit, tetapi perlu diingat jenis hasil apa yang anda cari agar surat itu tetap relevan
Langkah 3. Jangan masukkan maklumat yang terdapat dalam resume anda
Adalah idea yang tidak baik untuk meletakkan tajuk, penghormatan, dan nama terkenal dalam surat. Mengulangi maklumat yang mudah dilihat pada resume membuang ruang dalam surat itu. Jangan tulis maklumat yang dapat dikumpulkan dengan cepat dan mudah di tempat lain. Anda menulis untuk menjual diri dan mencipta peluang.
Langkah 4. Tulis dengan tujuan mendapatkan panggilan temu duga
Mungkin anda tidak akan mendapat pekerjaan atau apa-apa hanya dengan kekuatan surat sahaja. Menulis surat akan membawa anda ke depan pintu anda, peluang untuk membuktikan diri dan kemampuan anda untuk menjadi orang atau pekerja yang diperlukan oleh pembaca surat. Atas sebab ini, adalah idea yang baik untuk terus menerus, menumpukan perhatian pada kelayakan anda dan juga hubungan anda dengan kedudukan tersebut dan melangkah ke tahap seterusnya dalam proses, sama ada wawancara atau tahap pengambilan pekerja lain.
Ulangi maklumat yang paling penting di bahagian penutup. Sebelum anda menutup surat dengan ucapan, adalah idea yang baik untuk mengulangi secara ringkas apa yang anda mahukan secara langsung
Bahagian 3 dari 3: Menyemak dan Memurnikan Surat
Langkah 1. Semak dan betulkan surat anda
Setelah menulis draf surat, anda perlu melihat semula surat anda dan memperbaikinya dari struktur ayat dan sebagainya. Semua penulis yang baik tahu bahawa karya tidak boleh disebut selesai sehingga ia disemak semula. Setelah selesai menulis surat, bahagian yang paling sukar sudah selesai, tetapi masih ada masa untuk memperbaik dan memperbaikinya.
- Menyemak semula lebih daripada sekadar menghapus kesalahan ketik atau membetulkan kesalahan ejaan. Lihat kembali surat anda dan pastikan ada padanan antara subjek dan kata kerja, maknanya jelas, dan surat anda mencapai tujuannya.
- Setelah anda berfikir bahawa penulisan anda sudah selesai, anda boleh mula memeriksa dan mencari "perkara penting terakhir", perkara terakhir yang merangkumi membetulkan kesalahan ketik, kesalahan ejaan, dan memformat surat anda.
Langkah 2. Buat huruf ringkas dan ringkas
Secara umum, huruf pengantar tidak boleh lebih panjang dari depan halaman, atau antara 300 hingga 400 patah perkataan. Apa pun alasannya, ada kemungkinan anda menulis surat kepada seseorang yang harus berurusan dengan banyak kertas pada hari tertentu, dan dia tidak mahu melihat surat perkenalan yang panjang dan berlebihan. Ini memalukan bahawa kerja keras anda berakhir di tong sampah, jadi tetap pendek. Fokus hanya pada usaha menyampaikan maklumat yang paling penting dalam surat anda.
Langkah 3. Format huruf sebagaimana mestinya
Huruf harus berorientasi dengan tepat di halaman, menampilkan pengenalan khusus, perenggan isi, dan penutup yang ringkas. Sekiranya anda menulis perenggan pendek tanpa maklumat hubungan atau salam, anda tidak akan mendapat pekerjaan, atau anda tidak akan sampai ke pendahuluan.
- Sertakan CV atau resume yang sesuai, sebagai lampiran pada surat pengenalan. Surat pengenalan mestilah yang pertama dalam pakej permohonan.
- Sertakan maklumat hubungan yang baik. Buat suntingan akhir dari surat pengenalan, pastikan anda memasukkan maklumat hubungan penting, biasanya diletakkan di sudut kanan atas kepala surat. Sertakan alamat e-mel, nombor telefon, dan maklumat hubungan asas lain.
Langkah 4. Pertimbangkan untuk memasukkan nota
Sebilangan guru menulis surat perniagaan dan pakar komunikasi mencadangkan menambahkan maklumat yang paling relevan atau mendesak dalam nota atau catatan dalam surat itu. Sebabnya adalah bahawa ini sering berfungsi dengan baik dari segi bagaimana orang memproses komunikasi dalam bentuk surat. Daripada meletakkan maklumat penting di akhir, nota atau nota penting boleh menjadi lebih berkesan. Walaupun ini mungkin terdengar tidak rasmi bagi sesetengah orang, ini mungkin kaedah yang berkesan untuk menekankan maklumat penting dan membuat surat anda menonjol.
