Memahami cara menulis surat yang baik adalah salah satu kemahiran asas yang dapat diterapkan dalam pelbagai bidang, baik dalam bidang perniagaan, akademik, dan hubungan peribadi. Seperti yang sudah anda ketahui, surat adalah kaedah komunikasi yang biasa digunakan untuk menyampaikan maklumat, muhibah, atau sekadar kasih sayang pengirim kepada penerima surat tersebut. Untuk mengetahui cara menulis surat yang baik dan betul, cuba baca artikel ini!
Langkah
Kaedah 1 dari 2: Menulis Surat Formal
Langkah 1. Fahami masa yang tepat untuk menulis huruf nada formal atau surat formal
Umumnya, surat rasmi ditujukan kepada orang yang anda hanya mempunyai hubungan profesional, seperti rakan perniagaan atau jabatan kerajaan tertentu, dan bukan kepada orang yang anda mempunyai hubungan peribadi.
- Kemudian, surat rasmi dapat diketik menggunakan perisian pemprosesan kata, seperti Microsoft Word, OpenOffice, atau Edit Teks, dan kemudian dicetak sebelum dikirim. Sekiranya surat itu perlu diterima dengan segera atau jika penerima lebih suka menerima e-mel, kami mengesyorkan menghantar surat itu melalui e-mel.
- Sekiranya penerima adalah ketua atau rakan sekerja anda sekarang, anda mungkin mahu menggunakan format yang kurang tegas. Umumnya, surat seperti itu dapat dihantar melalui e-mel dan tidak perlu disertakan dengan alamat di bahagian atas surat.
Langkah 2. Tulis alamat anda dan tarikh surat itu ditulis di bahagian atas surat
Khususnya, masukkan nama dan alamat anda di sudut kiri surat. Sekiranya surat perniagaan rasmi, sertakan nama dan alamat syarikat, atau letakkan kepala surat syarikat di tempat yang sama. Selepas itu, berikan jurang dua baris sebelum menulis tarikh menulis surat.
- Sertakan tarikh penuh dalam format yang betul, seperti 19 September 2021. Sebaiknya elakkan format yang kurang formal seperti 19-Sept-2021 atau 19/9/21.
- Tidak perlu memasukkan tarikh pada surat yang dihantar melalui e-mel.
Langkah 3. Masukkan nama dan alamat penerima surat
Sekiranya surat itu tidak dihantar melalui e-mel, tinggalkan jeda dua baris dan sertakan maklumat hubungan penerima di tempat kosong. Khususnya, senaraikan setiap maklumat ini pada baris yang berasingan:
- Nama penuh dan nama penerima surat
- Nama organisasi dan syarikat, jika ada
- Alamat lengkap penerima surat (tambahkan dua atau lebih baris tambahan, seperti yang diperlukan)
Langkah 4. Sertakan ucapan
Jeda satu baris, kemudian sertakan ucapan seperti "Sayang", diikuti dengan nama anda sebagai penerima surat. Sekiranya anda mahu, anda boleh memasukkan nama penuh, nama belakang, atau nama depan sahaja. Sekiranya perlu, sertakan juga alamat atau tajuk rasmi orang itu.
- Sekiranya anda hanya mengetahui kedudukan orang itu di pejabat, tetapi tidak tahu namanya, sila tulis, "Dear, Health Manager:" atau frasa yang serupa. Walau bagaimanapun, secara amnya nama orang yang mengisi jawatan itu boleh dicari dalam talian, jadi anda boleh mencubanya.
- Sekiranya anda benar-benar tidak tahu penerima surat itu, atau anda tidak tahu kedudukannya, tuliskan, "Tuan / Puan yang terhormat:" atau sekadar "Sayang:" dan harus dielakkan, jika boleh.
Langkah 5. Tulis surat anda
Surat rasmi harus dibuka dengan penyataan tujuan (SOP) yang jelas. Khususnya, hindari singkatan dan gunakan pertanyaan formal, seperti "Adakah anda berminat …" dan bukan "Adakah anda berminat …?" Kemudian, baca semula isi surat itu, dengan atau tanpa bantuan orang lain, untuk memastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tatabahasa di dalamnya.
Sekiranya anda menulis surat perniagaan rasmi, pastikan bahawa bahagian surat itu selalu pendek dan tepat. Sementara itu, jika surat itu ditujukan kepada saudara atau teman rapat dengan alasan bertukar berita, gunakan ayat yang lebih santai dan / atau mengalir. Walau bagaimanapun, adalah idea yang baik untuk memastikan bahawa surat anda tidak melebihi satu halaman
Langkah 6. Sertakan ucapan penutup
Ucapan penutup biasanya disertakan untuk mengakhiri surat dengan cara positif dan untuk membina hubungan yang lebih mendalam dengan penerima surat tersebut. Oleh itu, setelah menulis perenggan terakhir, sertakan ucapan penutup yang sesuai dengan jenis huruf. Untuk surat formal, coba sertakan ucapan penutup seperti, "Hormat," "Salam," atau "Semoga berjaya." Kemudian masukkan nama lengkap anda di bawahnya, seperti yang dijelaskan dalam panduan berikut:
- Untuk huruf yang ditaip secara rasmi, tinggalkan kira-kira empat ruang antara ucapan penutup dan nama penuh anda. Kemudian, cetak surat itu dan letakkan tanda tangan anda dengan dakwat biru atau hitam di tempat kosong.
- Dalam e-mel rasmi, sertakan nama penuh anda tepat di bawah ucapan penutup.
- Sekiranya anda mahu, anda boleh memasukkan ucapan di depan nama anda, terutama dalam surat rasmi. Contohnya, jika anda sudah berkahwin, sertakan nama "Bu Amanda Surya" di bawah ucapan penutup.
Langkah 7. Lipat huruf (pilihan)
Sekiranya surat itu ada dalam surat, cuba lipat menjadi tiga. Caranya adalah dengan melipat separuh bahagian bawah ke tengah sehingga meliputi 2/3 dari luas huruf, kemudian lipat separuh bahagian atas ke tengah sehingga tidak ada lagi kawasan huruf terbuka. Dengan begitu, ukuran surat akan sesuai dengan kebanyakan sampul surat yang terdapat di pasaran.
Langkah 8. Tulis alamat penerima di bahagian depan sampul surat (pilihan)
Cari bahagian tengah sampul surat, kemudian tulis alamat lengkap penerima di sana, seperti:
- Encik Joko Susilo
- Jl. ABC No. 123
- Jakarta, 12345
Langkah 9. Tulis alamat surat balik di belakang sampul surat (pilihan)
Dengan menggunakan kaedah ini, pejabat pos dapat mengembalikan surat yang tidak dapat mereka kirimkan, dengan alasan apa pun, ke alamat anda tanpa biaya tambahan. Gunakan kaedah yang sama seperti ketika anda menulis alamat penerima surat, tetapi hanya memasukkan nama panggilan dan bukan nama penuh anda di sana.
Kaedah 2 dari 2: Menulis Surat Tidak Rasmi
Langkah 1. Kenal pasti tahap rasmi surat
Pada dasarnya, nada surat akan bergantung pada tahap kedekatan hubungan anda dengan penerima surat. Untuk mengenal pasti formaliti surat anda, cuba ikuti panduan berikut:
- Sekiranya surat itu ditujukan kepada saudara jauh, saudara tua, atau pasangan sosial, cuba gunakan nada semi-formal. Sekiranya orang tersebut telah menghantar e-mel kepada anda, sila hantarkan e-mel kepada mereka. Sekiranya tidak, menulis surat secara manual adalah pilihan paling selamat untuk dilakukan.
- Sekiranya surat itu ditujukan kepada rakan atau saudara terdekat, sila tuliskannya secara manual atau hantarkan melalui e-mel.
Langkah 2. Mulakan surat dengan ucapan
Ucapan yang digunakan sangat bergantung pada hubungan erat antara Anda dan penerima surat, serta tingkat formalitas surat tersebut. Beberapa kemungkinan yang boleh anda pertimbangkan:
- Sekiranya surat itu separa formal, jangan gunakan ucapan seperti "Hello." Kemudian, ikuti ucapan dengan nama panggilan penerima jika anda berdua tidak terlalu jauh umurnya, atau nama penerima bermula dengan ucapan seperti "Tuan" atau "Puan" jika penerima jauh lebih tua daripada anda.
- Sekiranya surat itu tidak rasmi, anda juga boleh menggunakan ucapan seperti "Hello", atau ucapan yang lebih santai seperti "Hai", atau "Hai". Ikuti ucapan dengan nama penerima.
Langkah 3. Mula menulis bahagian badan surat itu
Beralih ke baris seterusnya dan mula menulis. Sekiranya surat itu dimaksudkan sebagai media komunikasi peribadi, cuba mulakan dengan mengesahkan maklumat penerima. Contohnya, anda boleh menggunakan ayat formal seperti, "Saya harap anda baik-baik saja" atau ayat tidak rasmi seperti, "Apa khabar?" Khususnya, gunakan perkataan yang akan anda katakan jika penerima surat itu berada di hadapan awak.
Langkah 4. Senaraikan perkara yang perlu disampaikan
Oleh kerana peranan utama surat itu adalah sebagai media komunikasi, sertakan perkara-perkara yang menurut anda perlu diketahui oleh penerima surat, seperti perincian peristiwa yang berlaku dalam hidup anda. Contohnya, jika surat itu ditujukan kepada nenek anda, jangan hanya menulis, "Terima kasih atas hadiahnya!" Sebagai gantinya, tunjukkan seberapa besar makna hadiah itu kepada anda, seperti mengatakan, “Tadi malam saya dan rakan-rakan saya tidak dapat tidur kerana kami memainkan permainan yang dihantar oleh Nenek. Terima kasih!" Apa pun tajuk surat, fokus utama adalah pada keinginan untuk berkongsi maklumat.
Fahami maklumat yang tidak boleh disertakan. Pada dasarnya, surat yang ditulis sebagai ungkapan kemarahan atau usaha untuk meminta belas kasihan tidak boleh dihantar. Sekiranya anda sudah menulis surat seperti itu tetapi tidak pasti akan menghantarnya, biarkan beberapa hari. Mungkin, beberapa hari itu boleh mengubah keputusan anda
Langkah 5. Tamatkan surat
Untuk mengakhiri surat tidak rasmi, gunakan ucapan penutup yang mencerminkan kedekatan hubungan anda dengan penerima. Jika surat itu ditujukan kepada pasangan, teman, atau saudara dekat, gunakan ucapan penutup seperti "Salam," "Ucapan cinta," atau cukup "Sayang." Sementara itu, untuk surat separa formal, silakan gunakan ucapan penutup yang hangat, namun tetap formal, seperti "Salam," atau "Salam."
- Pernah dengar istilah "valediction"? Sebenarnya, valediction adalah ungkapan formal dalam bahasa Inggeris yang biasa digunakan pada zaman kuno sebagai ucapan penutup surat. Sekiranya anda menulis surat Bahasa Inggeris kepada rakan dan ingin menutupnya dengan gaya bodoh, sila gunakan kaedah ini. Contohnya, ucapkan ucapan penutup dalam bentuk penghargaan seperti, "Saya tetap, seperti biasa, hamba-Mu yang berdedikasi," diakhiri dengan nama anda.
- Sekiranya anda ingin menambahkan maklumat setelah surat itu ditulis, gunakan kapsyen P. S, yang dalam bahasa Inggeris bermaksud Postscript ("setelah menulis").
Langkah 6. Hantar surat itu
Masukkan surat itu ke dalam sampul surat, letakkan setem, sertakan alamat penerima, kemudian segera kirimkan melalui pejabat pos.
Petua
- Cuba fokuskan isi surat pada topik yang menarik minat penerima.
- Secara amnya, salam selalu diikuti dengan tanda koma. Namun, dalam huruf formal, tanda baca yang digunakan biasanya adalah titik dua dan bukannya koma.
- Sentiasa menggunakan bahasa yang sopan dan berhujah semasa menulis surat aduan. Melakukannya akan meningkatkan peluang anda mendapat respons positif.
- Sekiranya anda ingin mencetak surat yang sangat formal, kami mengesyorkan menggunakan kertas yang sedikit lebih berat daripada kertas salinan biasa.
- Sekiranya anda ingin menghantar e-mel formal atau separa formal, selalu gunakan alamat e-mel yang profesional. E-mel yang dihantar oleh "sweetstar189" pasti tidak akan dianggap serius seperti e-mel yang dihantar oleh "jeni.sandra", bukan?
- Sentiasa menulis surat menggunakan pen dakwat biru atau hitam.
- Pastikan alamat yang tertera betul.
- Sentiasa mulakan perenggan dengan ayat yang ditulis atau ditaip dengan lekukan.
- Periksa semula kandungan surat anda, sekurang-kurangnya dua kali.
- Sekiranya surat itu ditulis secara manual, pastikan anda selalu menggunakan bolpoin yang tidak bocor dakwat.
