Microsoft Excel mempunyai pelbagai ciri dan salah satunya menghasilkan laporan secara automatik. Anda boleh membuat hamparan interaktif untuk mempermudah proses memasukkan data untuk orang lain ke dalam buku kerja, dan juga mengautomasikan penghasilan laporan. Kedua-dua ciri ini memerlukan pengetahuan Visual Basic yang mencukupi. Langkah-langkah untuk melaksanakan kedua-dua tugas tersebut dijelaskan di bawah.
Langkah
Kaedah 1 dari 2: Membuat Spreadsheet Interaktif
Langkah 1. Tentukan susun atur hamparan
Susun atur hamparan mesti dilakukan supaya orang lain dapat mencari bidang yang diperlukan untuk memasukkan data.
Susun atur hamparan boleh dibentangkan secara mendatar atau menegak. Sebilangan besar pengguna merasa lebih senang bekerja dengan susun atur menegak, terutamanya jika hamparan akan dicetak
Langkah 2. Buat label teks untuk hamparan
Tuliskan label di bahagian atas setiap lajur, dan di sebelah kiri setiap sel di lajur yang ingin anda gunakan sebagai entri data.
Langkah 3. Tekan kekunci alt="Image" dan F11 bersamaan
Gabungan kunci ini akan membuka editor Microsoft Visual Basic.
Langkah 4. Klik dua kali "Buku Kerja Ini" di panel "Project-VBA Project" di kiri atas
Tetingkap untuk menulis kod akan muncul di bahagian utama penyunting.
Langkah 5. Pilih "Prosedur" dari menu Sisipkan
Kotak dialog Tambah Prosedur akan muncul.
Langkah 6. Masukkan nama prosedur di medan Nama
Masukkan nama yang bermakna untuk prosedur, seperti "SumExpenses" jika spreadsheet akan digunakan untuk melaporkan perbelanjaan perjalanan. Klik OK untuk menutup kotak dialog.
- Nama prosedur tidak boleh mengandungi spasi, tetapi dapat menggunakan garis bawah (_) untuk menggantikan spasi.
- Setelah kotak dialog Tambah Prosedur ditutup, garis akan muncul berlabel "Sub Awam" diikuti dengan nama prosedur. Di bawah garis itu terdapat ruang dan perkataan "End Sub."
Langkah 7. Masukkan kod untuk setiap medan input dalam hamparan
Anda akan menulis dua baris kod untuk setiap entri.
- Baris pertama kod adalah dalam bentuk "Range (" cellname "). Pilih", "cellname" mewakili sel tempat input dimasukkan. Isi nama sel yang terletak betul-betul di sebelah kanan label teks. Sekiranya label teks berada di sel A2, medan untuk input adalah sel B2 (Julat ("B2"). Pilih). Tanda petik sebelum dan selepas nama sel masih ditulis pada tahap ini, tetapi tidak lagi disertakan dalam pernyataan kod yang lengkap.
- Kod pada baris kedua adalah "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". "InputPrompt" mewakili teks yang akan muncul untuk memberitahu pengguna tentang jenis data untuk masuk ke dalam sel input. Contohnya, jika sel input akan diisi dengan perbelanjaan makanan, ganti "InputPrompt" dengan "Masukkan jumlah perbelanjaan untuk makanan, termasuk petua." (Tanda petik untuk teks arahan input masih disertakan, sementara tanda petikan sebelum dan selepas perintah tidak perlu ditulis.)
Langkah 8. Masukkan kod untuk setiap medan pengiraan
Sekali lagi dua baris yang digunakan sama seperti sebelumnya, tetapi kali ini ActiveCell. Value adalah pengiraan fungsi numerik, misalnya SUM, di mana fungsi fungsi InputBox digunakan untuk menampilkan petunjuk input.
Langkah 9. Tambahkan sebaris kod untuk menyimpan hamparan interaktif anda
Formatnya adalah "ActiveWorkbook. SaveAs Filename: =" Filename.xls "." Filename "adalah nama spreadsheet interaktif. (Tanda petik sebelum dan selepas" Filename.xls "tetap ditulis, sementara tanda petikan untuk semua arahan adalah tidak dikehendaki.)
Sekiranya anda menggunakan Microsoft Excel versi 2007 atau lebih baru, gunakan ".xlsx" dan bukannya ".xls". Walau bagaimanapun, jika terdapat pengguna spreadsheet interaktif dengan versi Excel 2003 dan yang lebih rendah, mereka tidak akan dapat menggunakan spreadsheet tanpa pemalam pembaca
Langkah 10. Tekan kekunci alt="Image" dan Q secara serentak
Editor Visual Basic akan ditutup.
Langkah 11. Tekan kekunci alt="Image" dan F8 secara serentak
Kotak dialog Makro akan muncul.
Langkah 12. Klik nama prosedur dalam senarai Makro
Sekiranya prosedur yang dibuat adalah satu-satunya dalam senarai, ia akan dipilih secara automatik.
Langkah 13. Klik butang Pilihan
Anda akan diminta memasukkan watak papan kekunci untuk digunakan sebagai jalan pintas dengan kekunci Ctrl. Pilih huruf yang bermakna yang belum digunakan sebagai watak jalan pintas, seperti "e" untuk "entri."
Langkah 14. Klik "OK" untuk menutup dialog Pilihan Makro
Kini anda boleh mengedarkan hamparan interaktif kepada pengguna. Setelah membukanya, pengguna dapat menggunakan kekunci pintasan untuk membuat entri dan mengikuti arahan yang anda buat untuk mengisi data.
Kaedah 2 dari 2: Automatik Penjanaan Laporan
Langkah 1. Buat laporan dalam PivotTable
PivotTables dirancang untuk meringkaskan data supaya anda dapat membandingkan nombor dan mengenal pasti tren. PivotTable mesti berkaitan dengan data yang ada di salah satu pemproses data atau diimport dari pangkalan data tertentu.
Langkah 2. Tulis skrip Visual Basic untuk membuka dan menutup laporan
Skrip harus dapat melaksanakan pelbagai fungsi yang disenaraikan di bawah. Setiap fungsi akan dijelaskan diikuti dengan kod yang diberikan dalam kurungan untuk melaksanakannya. Semasa menulis kod sebenar, tuliskan dalam satu blok, ganti nama dalam contoh dengan yang anda sendiri, dan jangan masukkan tanda kurung pada awal dan akhir contoh kod.
- Buka hamparan dalam mod baca sahaja. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel. App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open / excelloc / filename.xls, 3,]
- Muat semula data dan simpan laporan, dalam contoh ini disimpan sebagai PDF dengan kapsyen tarikh. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, / pdfloc / reportname_ & DatePart ("yyyy, Now ()) &" - "& Right (" 0 "& DatePart (" m ", Sekarang ()), 2) & "-" Kanan ("0" & DatePart ("d", Now ()), 2) & ".pdf"] Sekiranya format dokumen output berbeza, ganti format ".pdf" dengan peluasan yang betul seperti yang dikehendaki.
- Tutup hamparan tanpa menyimpannya, kemudian tutup Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Gunakan ".xlsx" dan bukan ".xls" di akhir hamparan jika hamparan disimpan di Excel 2007 dan format berasaskan XML yang lebih baru.
Langkah 3. Tulis skrip kumpulan untuk memulakan skrip Visual Basic
Tujuan menulis skrip adalah supaya skrip Visual Basic dapat berjalan secara automatik. Tanpa skrip kumpulan, skrip VB harus dijalankan secara manual.
Skrip ditulis dalam format berikut, diganti dengan nama folder dan nama fail anda sendiri untuk nama yang diberikan dalam contoh ini: [cscript / nologo / fileloc / script.vbs]
Langkah 4. Tulis skrip kumpulan untuk memastikan bahawa fail output wujud seperti yang dibuat
Skrip anda harus menjalankan fungsi di bawah. Setiap fungsi akan diikuti oleh kod yang diberikan dalam kurungan untuk melaksanakannya. Semasa menulis kod sebenar, tuliskan dalam satu blok, ganti nama dalam contoh dengan nama yang anda perlukan, dan jangan sertakan tanda kurung pada awal dan akhir contoh kod.
- Periksa sama ada terdapat fail output. [For / f "tokens = 2-4 delims = /" %% a in ('date / t') set rreport = reportname _ %% c - %% a - %% b.pdf)] Sekiranya format fail output bukan PDF, ganti ".pdf" dengan peluasan yang sesuai.
- Sekiranya fail / laporan output ada, hantarkan sebagai e-mel kepada orang yang memerlukannya. [Sekiranya ada / pdfloc \% rreport% (sendmail -f [email protected] -t penerima @recipientdomain.com -u Laporan Berjadual -m Laporan %% laporan% dilampirkan. -A / pdfloc \% laporan% -s pelayan anda: port -xu username -xp password)]
- Jika file / laporan output tidak ada di lokasi yang ditentukan, buat prosedur sehingga dapat mengirimkan pesan kepada anda bahawa pengiriman gagal. [Lain-lain (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Laporan tidak dijalankan -m file% rreport% tidak wujud di / pdfloc / -sserver: port -xu username -xp password)]
Langkah 5. Pastikan folder "Desktop" ada di komputer
Anda mesti mengesahkan kewujudan folder Desktop untuk kedua-dua sistem 32-bit dan 64-bit. Jika tidak, Excel dan hamparan mesti dibuka secara manual.
- Lokasi sistem 32-bit: c: / windows / system32 / config / systemprofile
- Lokasi sistem 64-bit: c: / windows / syswow64 / config / systemprofile
Langkah 6. Jadualkan tugas untuk menjalankan skrip mengikut keperluan
Skrip kumpulan mesti dijalankan secara berurutan dan berterusan, walaupun tidak ada yang menggunakan komputer. Keistimewaan mesti ditetapkan ke seting setinggi mungkin.
