Seperti namanya, surat respons adalah surat yang dibuat untuk menjawab pertanyaan atau permintaan seseorang, yang umumnya juga disampaikan secara tertulis melalui surat, dan biasanya digunakan sebagai media untuk bertukar informasi dalam dunia bisnis. Untuk menghasilkan surat jawapan yang sempurna, perkara pertama yang perlu dilakukan adalah mengkaji kandungan surat yang mengandungi pertanyaan atau permintaan yang anda terima. Kemudian, cari maklumat tambahan yang diperlukan untuk menjawab surat tersebut. Setelah melakukan kedua-duanya, mulailah menulis surat jawapan dengan ayat yang sopan, lurus, jelas, dan dapat menjawab semua soalan atau permintaan yang disenaraikan dalam surat asal. Di samping itu, pastikan nada ayat anda juga ramah dan bermaklumat untuk memastikan surat tersebut dapat memenuhi kepuasan penerima.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Mengkaji Kandungan Surat Asal
Langkah 1. Kenal pasti maklumat yang diminta atau disoal oleh pengirim surat
Oleh kerana surat jawapan ada untuk memberikan semua yang perlu diketahui oleh pengirim, selalu luangkan masa untuk meneliti isi surat dengan teliti. Khususnya, fahami perlunya pengirim surat mengetahui maklumat apa yang dapat anda berikan kepadanya.
- Kadang-kadang, menentukan makna huruf tidak semudah memusingkan telapak tangan, terutamanya jika gaya penulisan surat tidak jelas. Oleh itu, selalu luangkan masa untuk memahami keperluan pengirim surat sebelum menyusun surat jawapan.
- Sekiranya perlu, catat beberapa perkara penting yang anda dapati dalam surat untuk memahami maksud pengirim dengan lebih baik. Khususnya, ringkaskan apa yang diminta oleh pengirim dan rancang respons anda terhadap setiap pertanyaan atau permintaan.
Langkah 2. Ketahui lebih lanjut mengenai maklumat yang diminta oleh pengirim surat
Sekiranya pengirim surat meminta maklumat mengenai sesuatu, kemungkinan anda sudah mengetahuinya dan dapat menjawabnya dengan segera, atau sebaliknya. Sekiranya anda tidak memahami maklumat yang diminta, luangkan sebanyak mungkin masa untuk mengumpulkan maklumat sebelum menjawab surat tersebut.
Contohnya, pengirim surat mungkin ingin mengesahkan status permohonan pekerjaannya di syarikat anda. Sekiranya pengambilan pekerja baru bukan bidang kepakaran anda, sila hubungi pekerja dari jabatan HR untuk membantu memeriksa status permohonan pengirim sebelum menghantar respons
Langkah 3. Kirimkan surat itu kepada orang lain yang lebih mampu menjawab soalan yang diajukan
Terutama dalam dunia perniagaan, kadangkala pelanggan akan menghantar surat ke alamat syarikat atau nombor hubungan syarikat yang mereka dapati di internet. Oleh itu, jika anda menerima surat tetapi merasa bahawa anda tidak berkelayakan untuk menjawab soalan di dalamnya, sila kirimkan kepada orang yang sesuai. Lakukan itu untuk memastikan pengirim surat dapat menerima respons yang paling tepat dan bermanfaat.
Sekiranya orang itu mengambil masa yang lama untuk menjawabnya, cuba beri tahu pengirim bahawa anda telah menghantar surat itu kepada seseorang yang lebih berkemampuan untuk menjawab soalan mereka. Paling tidak, pengirim surat itu tahu bahawa surat yang dihantarnya telah diterima dan diproses
Kaedah 2 dari 3: Menyusun Respons
Langkah 1. Alamat surat itu kepada orang yang meminta maklumat atau mengemukakan soalan dalam surat asal
Selalu mulakan surat dengan ucapan yang sopan, seperti "Sayang", diikuti dengan nama penerima surat, dan bukannya menggunakan kalimat pembuka yang terlalu umum, seperti, "Kepada penerima surat ini." Selain terdengar tidak personal, kalimat itu memberikan kesan bahawa surat jawapan ditulis oleh komputer. Oleh itu, selalu ucapkan salam kepada penerima untuk menunjukkan bahawa surat jawapan anda ditulis dengan penuh perhatian dan penghargaan.
- Sekiranya anda tidak mengenali pengirim surat itu secara peribadi, sila gunakan ucapan Encik atau Puan diikuti dengan nama belakangnya. Namun, jika pengirim surat itu mempunyai tajuk tertentu, gunakan tajuk itu sebagai ganti Mr atau Mrs.
- Sekiranya anda benar-benar tidak tahu pengirim surat atau tidak mengetahui jantina, gunakan nama pertamanya.
- Secara umum, anda boleh menggunakan nama pengirim yang disenaraikan dalam surat asal. Contohnya, jika pengirim surat tersebut menyenaraikan nama “Dr. Johnson "dalam suratnya, buka surat jawapan anda dengan ucapan," Sayang. Dr. Johnson."
Langkah 2. Tunjukkan bahawa surat ini ditulis sebagai jawapan kepada surat asal yang dihantarnya
Pada awal surat, jangan lupa untuk menyampaikan tujuan surat anda kepada pembaca, iaitu menjawab surat tersebut. Dengan cara ini, penerima surat akan mengetahui bahawa surat tersebut telah dibaca dan diproses, serta maksud di sebalik surat yang anda kirimkan.
- Kalimat sederhana, "Surat ini sebagai tanggapan terhadap surat yang Anda kirim pada 13 Juni" sangat sesuai untuk membuka surat respons.
- Sekiranya anda bukan penerima surat pertama, berikan identiti orang yang memberikan surat itu kepada anda. Sebagai contoh, anda mungkin menulis, "Salah seorang kakitangan perkhidmatan pelanggan kami, Michelle Harris, telah menghantar surat yang anda kirimkan kepada saya."
Langkah 3. Segera jawab soalan pengirim
Setelah menulis ucapan, segera pindah ke jantung surat itu. Di tengah-tengah surat itu, jawablah sebarang pertanyaan dan / atau aduan yang tercantum dalam surat asal selengkap mungkin. Pastikan tiada yang terlewat sehingga penerima surat dapat merasa puas ketika membacanya.
- Dalam jawapan anda, sebutkan semula isi surat asal secara ringkas. Sebagai contoh, anda mungkin mengatakan, "Sebagai tindak balas atas pertanyaan anda mengenai kakitangan di syarikat kami yang mempunyai hubungan langsung dengan media, kami ingin memberitahu anda bahawa nama stafnya adalah Janet Walters. Ini alamat e-mel dan nombor telefonnya."
- Untuk menjawab soalan yang lebih panjang, gunakan sistem penomboran untuk menjawab setiap soalan dengan lebih khusus. Selain senang dibaca, kaedah ini akan membuat pembaca lebih puas kerana mereka merasakan bahawa semua soalan telah dijawab secara terperinci.
- Berikan maklumat selengkap mungkin dalam ayat yang tidak terlalu panjang. Umumnya, menjawab satu soalan dalam beberapa ayat pendek boleh dikatakan sebagai tindak balas yang baik.
Langkah 4. Bersikap jujur terhadap permintaan yang tidak dapat dipenuhi
Kadang kala, ada pertanyaan yang tidak dapat Anda jawab atau permintaan yang tidak dapat Anda penuhi. Apabila berhadapan dengan situasi seperti itu, selalu berikan tindak balas yang jujur. Dengan kata lain, jangan gunakan ayat berbelit-belit hanya untuk menyekat pandangan negatif pengirim surat. Percayalah, pengirim surat akan lebih menghargai tindak balas langsung dan jelas. Yang paling penting, pastikan maklumat itu selalu disampaikan dengan sopan dan didahului dengan permintaan maaf agar pengirim surat tidak merasa tersinggung.
- Sentiasa gunakan nada tegas, tetapi memahami, ketika menolak permintaan dari pengirim surat. Sebagai contoh, anda mungkin berkata, "Sayangnya, kami tidak dapat memenuhi permintaan anda. Pada masa ini, kami tidak memiliki maklumat yang anda perlukan dan tidak dapat memberitahu anda kapan ia akan tersedia."
- Sekiranya anda merasa dapat memberikan maklumat yang lebih terperinci, coba katakan, “Sebelum menjawab soalan anda, ada beberapa perkara yang perlu saya pastikan terlebih dahulu. Sekiranya masa mengizinkan, sila berikan tarikh penyerahan permohonan anda, bersama dengan nama pegawai yang anda hubungi. Setelah proses pengesahan selesai, saya akan menghubungi anda segera.”
Langkah 5. Terima kasih atas surat yang dihantar
Tidak kira sama ada anda dapat mengabulkan permintaan atau menjawab pertanyaan surat, selalu menunjukkan penghargaan anda dengan mengucapkan terima kasih kepadanya. Beri tanggapan bahawa anda menghargai perhatian mereka dan ingin mengekalkan hubungan positif dengan mereka.
Sebilangan orang lebih suka membuka surat mereka dengan ucapan terima kasih. Penempatan ucapan tidak begitu penting. Yang paling penting, pastikan anda mengucapkannya pada satu ketika
Langkah 6. Tamatkan surat dengan menulis nama dan tajuk penuh anda
Tutup surat dengan ucapan penutup rasmi seperti, "Ikhlas," diikuti dengan nama lengkap anda. Sekiranya surat itu ditujukan untuk tujuan perniagaan, senaraikan juga kedudukan anda dengan nama penuh anda.
Sama ada dalam huruf yang ditaip atau ditulis secara manual, selalu tinggalkan ruang untuk tandatangan anda setelah memasukkan nama penuh anda. Walau bagaimanapun, jika surat itu dihantar melalui e-mel, biasanya cukup untuk memasukkan nama penuh anda tanpa tandatangan
Langkah 7. Baca semula isi surat jawapan anda untuk memastikan semua soalan telah dijawab
Ingat, penerima surat itu boleh merasa jengkel atau kecewa jika dia menerima jawapan yang tidak menjawab pertanyaannya. Selain itu, rasa tidak puas hati berisiko menghantar surat susulan kepadanya dan akhirnya menambah pekerjaan anda! Untuk memastikan kepuasan pembaca, pastikan anda menjawab semua soalan atau permintaan selengkap mungkin. Sebelum mengirim, baca kembali surat anda untuk memastikan tidak ada permintaan atau pertanyaan yang terlewat.
Sekiranya perlu, minta bantuan rakan atau rakan sekerja untuk membaca surat itu. Khususnya, minta mereka meletakkan diri mereka di tempat penerima dan mengukur kepuasan mereka setelah membaca surat anda
Kaedah 3 dari 3: Menggunakan Nada Profesional
Langkah 1. Gunakan format surat perniagaan standard
Fahami pelbagai jenis surat jawapan yang digunakan sebagai alat komunikasi perniagaan. Kemudian, ikuti format mana yang anda fikirkan paling sesuai untuk menulis surat respons profesional.
- Di sudut kiri atas surat itu, senaraikan nama, tajuk, nama syarikat (jika ada), dan alamat syarikat anda. Di bawahnya, sertakan tarikh surat itu ditulis diikuti dengan nama lengkap dan alamat penerima surat tersebut.
- Sekiranya anda ingin menaip surat jawapan, selalu gunakan margin 2.5 cm di setiap sisi kertas. Pastikan juga huruf ditulis dengan 1 ruang antara baris dan 2 ruang antara perenggan.
- Sekiranya surat jawapan ditaip dan bukannya ditulis secara manual, selalu gunakan font dan format tulisan 12 pt standard. Namun, jika surat itu ditulis secara manual, pastikan tulisan tangan yang digunakan kemas dan senang dibaca.
Langkah 2. Beri tanggapan bahawa permintaan atau pertanyaan yang dikirim membuat anda senang
Kaedah ini sangat wajib bagi ahli perniagaan atau penyedia perkhidmatan berasaskan pelanggan. Ingat, pelanggan adalah raja. Ini bermaksud bahawa anda harus menunjukkan penghargaan atas masa dan pemikiran yang mereka buat semasa menulis surat itu. Oleh itu, jangan lupa mengucapkan terima kasih atas permintaan atau pertanyaan mereka, dan selalu gunakan ayat yang mesra dan mesra dalam surat jawapan.
- Kalimat semudah, "Terima kasih kerana menghubungi kami. Kami sangat menghargai maklum balas anda, "ia dapat mengubah nada huruf dengan lebih positif ke arah yang lebih positif! Oleh itu, cuba biasakan untuk selalu memasukkan frasa seperti itu dalam surat jawapan anda.
- Jangan memberi gambaran bahawa permintaan atau pertanyaannya mengganggu dan mengganggu anda. Percayalah, lebih baik bersikap terlalu ramah daripada membuat penerima menganggap anda marah atau kesal dengannya.
Langkah 3. Tidak perlu menulis surat yang terlalu panjang sehingga penerima surat dapat membacanya dengan cepat
Hargai masa lapang! Jangan mengirim surat 3 halaman jika sebenarnya, pertanyaan atau permintaan dapat dijawab dalam 1 perenggan. Oleh itu, berikan jawapan yang mencukupi, kemudian segera hantarkan surat tersebut. Jangan tambah maklumat lain yang sebenarnya tidak perlu dia ketahui.
- Kaedah ini penting untuk dilaksanakan, terutama jika surat jawapan dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan dari pelanggan atau rakan perniagaan anda. Sudah tentu, anda tidak mahu membuat pelanggan kecewa dengan menghabiskan berjam-jam membaca jawapan yang sepatutnya dipotong separuh, bukan?
- Sebaliknya, jangan menulis begitu pendek sehingga anda tidak dapat menjawab permintaan atau pertanyaan yang disenaraikan dalam surat asal. Sekiranya soalan itu harus dijawab dengan penjelasan yang panjang lebar, jangan ragu untuk memberikannya. Yang paling penting, pastikan semua maklumat yang diberikan benar-benar penting untuk diketahui oleh pembaca.
Langkah 4. Tuliskan seberat mungkin supaya penerima surat dapat memahami respons anda
Jangan gunakan ayat yang terlalu panjang atau rumit! Sebaliknya, tulis menggunakan diksi yang jelas, jelas, dan tidak berpotensi untuk mengelirukan pembaca. Semakin pendek dan padat tulisan anda, semakin baik hasilnya.
Bayangkan penerima surat itu tidak mempunyai cukup masa untuk membaca isi kandungan surat anda secara terperinci. Walaupun dia hanya mengimbas isi surat itu, adakah dia dapat memahami maksud kamu? Sekiranya tidak, betulkan diksi yang anda gunakan untuk menjelaskan maksud anda
Langkah 5. Elakkan menggunakan istilah jargon dan teknikal yang sukar difahami oleh pembaca
Aspek ini mesti dipenuhi untuk memaksimumkan tahap keterbacaan dan kejelasan isi surat anda. Oleh itu, jika penerima surat itu bukan profesional yang dapat memahami istilah teknikal, jangan gunakannya. Sebaliknya, cuba ganti istilah jargon atau teknikal dengan diksi lain yang bahkan dapat difahami oleh orang awam.
Untuk mengedit surat, ajukan pertanyaan berikut: "Dapatkah seseorang yang tidak memahami pekerjaan saya memahami apa surat saya?" Sekiranya tidak, ubah bahasa yang digunakan dalam surat tersebut supaya kebanyakan orang dapat memahaminya. Sebenarnya, ini adalah kaedah yang ampuh untuk mengurangkan penggunaan jargon teknikal dalam surat anda
Langkah 6. Baca semula surat anda
Untuk mengelakkan kesalahan menulis yang dapat membuat surat anda kelihatan kurang profesional, jangan lupa membaca kembali surat itu dan betulkan kesalahan ejaan, tatabahasa, format, dan alur. Percayalah, hanya memerlukan beberapa minit untuk memeriksa kandungan surat itu dapat membuat surat itu kelihatan lebih profesional.
- Jangan hanya bergantung pada program komputer untuk memeriksa kesilapan dalam surat anda. Secara amnya, program seperti ini hanya mampu mengesan kesalahan ejaan dan tanda baca, bukan kesalahan tatabahasa. Oleh itu, baca semula setiap perkataan yang ditulis dalam surat anda untuk mencari kesilapan yang tidak dapat dikesan oleh komputer.
- Sekiranya kandungan surat anda sangat penting, seperti ketika surat ditujukan kepada rakan perniagaan, mintalah orang lain untuk membacanya juga. Kadang kala, orang lain dapat menemui kesalahan yang tidak anda sedari sebelumnya.
