Oleh kerana populariti e-mel meningkat sebagai alternatif yang lebih mudah, lebih murah, dan lebih cepat daripada peranan huruf, begitu juga dengan jumlah jemputan untuk majlis perkahwinan, perayaan ulang tahun, dan bahkan perjumpaan sosial yang dihantar melalui media dalam talian ini. Secara amnya, para jemputan akan menghantar e-mel dengan sistem RSVP untuk mengukur jumlah tetamu yang dapat menghadiri acara tersebut. Tetapi sayangnya, sistem RSVP tidak begitu popular di Indonesia, jadi kemungkinannya, anda akan sukar untuk bertindak balas. Jangan risau! Artikel ini mengandungi pelbagai petua untuk menentukan cara dan masa yang tepat untuk bertindak balas, membuat respons yang tepat, dan mengesahkan sama ada respons anda telah diterima atau tidak.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Menentukan Cara dan Masa yang Tepat untuk Memberi Tindak Balas
Langkah 1. Buat keputusan
Langkah pertama yang perlu anda ambil adalah membuat keputusan untuk menghadiri atau tidak menghadiri acara yang disenaraikan dalam jemputan. Fikirkan perkara ini sebaik sahaja anda menerima e-mel RSVP.
- Fikirkan lokasi acara dan pertimbangkan sama ada anda perlu melakukan perjalanan ke luar bandar atau tidak. Contohnya, untuk menghadiri acara yang diadakan di luar bandar, sudah tentu anda perlu mengeluarkan lebih banyak wang untuk membeli tiket kapal terbang, bukan?
- Pastikan anda tidak perlu menghadiri acara lain semasa acara berlangsung.
- Pastikan pasangan dan saudara terdekat anda juga dapat hadir. Ingat, ketersediaan orang yang paling dekat dengan anda juga akan mempengaruhi proses membuat keputusan anda.
Langkah 2. Kenal pasti sifat kejadian
Sememangnya, sifat peristiwa yang berbeza memerlukan nada tindak balas dan tahap formaliti yang berbeza. Oleh itu, anda perlu terlebih dahulu memahami hakikat kejadian sebelum menghantar respons untuk mengelakkan kesilapan yang tidak diingini berlaku.
- Sekiranya acara itu tidak rasmi, seperti undangan ke barbeku di rumah jiran, anda biasanya perlu memberi respons tidak rasmi. Di samping itu, masa untuk menghantar respons cenderung menjadi lebih pendek.
- Sekiranya acara itu formal, seperti jemputan ke majlis perkahwinan, pesta ulang tahun, atau perayaan penting lain, anda biasanya perlu memberikan respons yang juga formal.
Langkah 3. Memberi tindak balas yang berkesan
Setelah membaca perincian acara dan membuat keputusan, segera berikan respons yang berkesan. Dengan kata lain, melalui respons yang anda berikan, sahkan sama ada anda akan memenuhi undangan itu atau tidak.
- Baca tarikh RSVP yang disenaraikan oleh jemputan. Ingat, anda diminta untuk menjawab sebelum tarikh akhir!
- Balas secepat mungkin. Walaupun jemputan memberi anda satu atau dua bulan untuk menjawab, itu tidak bermakna anda harus mengambil kesempatan untuk menangguhkan! Sebaliknya, balas segera setelah anda membuat keputusan untuk menerima atau menolak jemputan.
Bahagian 2 dari 3: Membuat Maklum Balas
Langkah 1. Nyatakan subjek e-mel
Setelah menentukan bagaimana dan kapan bertindak balas, susunlah mesej anda. Untuk memulakan, sertakan subjek dalam e-mel yang menunjukkan respons anda dan sesuai dengan sifat acara.
- Untuk undangan rasmi, gunakan ayat yang juga formal. Sebagai contoh, tulis, "Roger dan Anna Tolak Jemputan ke Bola dan Makan Malam pada 11 Mei."
- Untuk undangan tidak formal, seperti jemputan beku kepada jiran anda yang kompleks, cukup tulis, "Tidak Boleh Datang ke Barbeku ke-11."
Langkah 2. Sertakan ucapan
Penting untuk membuka e-mel dengan ucapan yang betul kerana ucapan itulah yang akan memberi nada respons kepada anda. Di samping itu, ucapan yang tepat juga akan menekankan perasaan dan perspektif anda terhadap orang yang diundang.
- Beberapa contoh ucapan yang sesuai adalah "Kepada", "Kepada sahabat saya", atau ucapan sederhana seperti "Selamat pagi / petang / petang / malam"
- Untuk acara tidak rasmi, cukup ucapkan ucapan ringkas dan ringkas seperti, "Kepada John dan Marcy,".
Langkah 3. Tuliskan mesej di badan e-mel
Mesej yang ditulis dalam badan e-mel mungkin merupakan bahagian terpenting dari respons anda, terutamanya kerana kedua-duanya akan menyimpulkan respons anda dan menggambarkan sifat kejadian. Beberapa contoh ayat yang boleh anda gunakan untuk menerima atau menolak jemputan:
- Berikan jawapan tidak rasmi terhadap jemputan tersebut. Contohnya, “Terima kasih atas jemputan barbeku, Tom. Tetapi maaf, kami tidak dapat hadir kerana kami mesti keluar dari bandar pada hari itu."
- Berikan respons rasmi terhadap jemputan yang seumpama ini. Contohnya, "The Higginsons menerima jemputan untuk menghadiri majlis perkahwinan Josh dan Belinda pada 5 November 2019." Contoh lain adalah, "John dan Sarah Appleby dengan senang hati menerima undangan anda ke pesta ulang tahun Marta Rodriguez."
- Contoh hukuman penolakan rasmi adalah: "Keluarga Parker tidak dapat menghadiri majlis perkahwinan Josh dan Belinda pada 5 November 2019."
Langkah 4. Tulis ucapan penutup dan sertakan nama anda
Setelah menulis mesej, akhiri respons dengan ucapan penutup yang sesuai. Sebenarnya, menulis ucapan penutup bukan sekadar formalitas, tetapi sekaligus dapat menunjukkan jenis hubungan yang anda miliki dengan orang itu dan bagaimana perasaan anda terhadap mereka.
- Pilih ucapan penutup rasmi seperti, "Salam" atau "Terima kasih".
- Pilih ucapan penutup tidak rasmi seperti "Salam" atau "Salam".
- Padankan ucapan penutup dengan respons anda. Sebagai contoh, tulis "Dengan penyesalan yang sangat besar", jika anda harus menolak jemputan, atau "Terima kasih", jika anda menerima jemputan tersebut.
- Tuliskan nama anda di hujung e-mel. Untuk acara tidak rasmi, tuliskan nama panggilan anda dan orang lain yang dijemput. Walau bagaimanapun, untuk acara yang lebih formal, adalah idea yang baik untuk menuliskan nama penuh anda dan nama tetamu undangan lain. Sekiranya anda dan orang yang dijemput mempunyai hubungan yang sangat dekat, tuliskan "Keluarga Smith".
Bahagian 3 dari 3: Menangani E-mel Automatik dan Menyelesaikan Masalah Kemungkinan Masalah
Langkah 1. Klik "tolak" atau "terima", jika ada butang automatik dalam e-mel
Hari ini, banyak orang lebih berminat menggunakan perkhidmatan RSVP automatik yang dihantar dalam bentuk e-mel untuk jemputan rasmi. Kemungkinan besar, e-mel RSVP automatik diteruskan melalui pihak ketiga, dan mempunyai butang dengan pilihan "tolak" atau terima "di dalamnya.
- Sekiranya anda menerima e-mel seperti itu, anda tidak perlu menghantar e-mel peribadi kepada orang yang dijemput.
- Setelah jemputan diterima atau ditolak, respons akan dihantar kepada pihak ketiga dan dikemukakan kepada jemputan.
- Perkhidmatan e-mel automatik sering digunakan untuk acara separa formal seperti pesta ulang tahun, perjumpaan, perjumpaan sosial, dll.
Langkah 2. Klik pilihan "resit pengembalian" di badan e-mel
Lakukan ini supaya penyedia e-mel anda akan menghantar e-mel yang mengesahkan kepada anda jika orang tersebut telah menerima atau membuka respons anda. Dengan cara itu, anda akan mengetahui sama ada mesej tersebut telah dihantar.
- Ketahuilah bahawa penyedia e-mel yang berlainan mungkin juga mempunyai dasar yang berbeza mengenai pilihan "resit pengembalian".
- Beberapa penyedia perkhidmatan e-mel bahkan tidak memberikan pilihan ini.
Langkah 3. Hantarkan e-mel susulan sekiranya rancangan anda berubah
Sebenarnya, perubahan rancangan adalah kemungkinan yang tidak dapat dielakkan. Sekiranya anda perlu menolak jemputan yang sebelumnya telah diterima atau sebaliknya, pastikan anda menyampaikan perubahan sebagai tindak balas terus kepada pengundang.
- Sekiranya anda secara tidak sengaja menekan pilihan "Terima" pada e-mel automatik, jelaskan kesalahan melalui e-mel peribadi kepada orang yang berkenaan.
- Sekiranya anda ingin menolak jemputan yang sebelumnya anda terima, sampaikan penolakan itu terus kepada jemputan. Contohnya, hantarkan e-mel dengan subjek "Perubahan RSVP" yang mengatakan "Maaf, kerana satu sebab atau yang lain, Sarah dan saya tidak dapat menghadiri ulang tahun perkahwinan anda yang ke-20 pada 14. Semoga kita dapat bertemu lagi dalam masa terdekat, okey!"
- Sekiranya anda ingin menerima jemputan yang sebelumnya anda tolak, sampaikan juga perubahan secara langsung kepada jemputan. Contohnya, hantarkan e-mel dengan subjek "Perubahan RSVP" yang bertuliskan "Helo! Sekiranya kuota jemputan masih tersedia, saya dengan senang hati akan menghadiri majlis anda."
- Perubahan tindak balas harus disampaikan secepat mungkin. Sekiranya acara yang akan datang adalah tidak rasmi atau semi-formal, anda mungkin akan mengubah tanggapan anda beberapa waktu lebih awal. Walau bagaimanapun, jika acara itu formal (misalnya, perkahwinan), perubahan dalam tindak balas harus dilakukan terlebih dahulu, sekurang-kurangnya satu bulan sebelumnya.
