Kita sering mendengar orang mengeluh kerana tidak mempunyai cukup masa untuk menyelesaikan tugas. Sekiranya anda mengalami perkara yang sama, jangan risau! Anda boleh memanfaatkan masa yang ada dengan menguasai beberapa kemahiran asas organisasi dan pengurusan masa. Semakin bijak mengurus masa anda, semakin banyak tugas akan diselesaikan.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Mengenal pasti Cara Anda Menggunakan Masa Anda
Langkah 1. Catat semua aktiviti harian
Perhatikan aktiviti yang anda lakukan setiap hari dan perhatikan berapa lama masa yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Mungkin anda tidak menyangka bahawa masa yang terbuang ternyata jauh lebih banyak daripada waktu yang sebenarnya digunakan untuk menyelesaikan tugas harian.
Jangan lupa untuk merakam aktiviti rutin anda di rumah, seperti menyiapkan sarapan, menyapu rumah, mandi, dll
Langkah 2. Catat semua aktiviti dalam buku nota
Setelah anda mengetahui aktiviti yang anda lakukan sepanjang hari dan masa yang diperlukan, tuliskan di buku nota. Sekiranya semua maklumat digabungkan dan disajikan dalam 1 halaman, anda akan melihat corak dan aktiviti yang berpotensi mencetuskan membuang masa.
- Simpan nota yang lengkap dan jelas. Jangan merakam banyak aktiviti dalam satu entri, jangan mengabaikan tugas yang kelihatan remeh, dan melacak waktu dengan tepat ketika memantau pelaksanaan kegiatan sehari-hari.
- Kumpulkan aktiviti mengikut kategori. Contohnya, perhatikan tugas rumah tangga dengan warna biru, kerja pejabat dengan warna merah, dan aktiviti riadah dengan warna hitam. Kaedah ini membantu anda mengira berapa masa yang akan diambil oleh setiap kumpulan.
Langkah 3. Ketahui bagaimana anda menggunakan masa anda
Adakah anda menghabiskan masa: 1 jam sehari melamun? 2 jam untuk memutuskan tempat makan? 8 jam untuk mengakses internet? Cari corak yang menerangkan bagaimana anda menggunakan masa anda dan kemudian tentukan aktiviti apa yang berguna dan yang tidak.
- Adakah anda membuang masa kerana anda tidak mempunyai kawalan diri? Adakah anda terbiasa menunda kerja? Adakah anda memikul tanggungjawab yang besar? Tanyakan kepada diri anda soalan-soalan ini semasa menilai bagaimana anda menggunakan masa anda.
- Mungkin anda menjadualkan aktiviti harian anda dengan cara yang tidak rasional. Contohnya, anda tidak berjaya menguruskan masa dengan bijak jika anda bekerja selama 30 minit, berehat selama 10 minit untuk mengurus perkara-perkara remeh, kemudian kembali bekerja selama 30 minit. Anda akan lebih fokus dan produktif jika anda bekerja selama 1 jam dan kemudian menguruskan perkara-perkara remeh.
- Selesaikan tugas dengan menetapkan tarikh akhir. Ini dilakukan dengan menentukan jangka masa untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu tanpa terganggu.
Langkah 4. Buat penyesuaian jadual
Setelah anda mengetahui dengan tepat aktiviti apa yang harus dilakukan dan apa yang anda habiskan, sesuaikan jadual harian anda. Pastikan anda mengetahui aktiviti apa yang tidak dapat atau tidak akan anda hilangkan kerana kekurangan masa. Aktiviti yang memakan banyak masa tidak selalu membuang masa.
Langkah 5. Sekiranya anda memerlukan 3 jam sehari untuk menghantar e-mel yang berkaitan dengan pekerjaan, tidak mungkin mengurangkan masa yang diperuntukkan untuk aktiviti ini
Namun, jika anda membalas 4-5 e-mel peribadi semasa menghantar e-mel kerja, kurangkan waktu yang diperuntukkan.
Langkah 6. Ubah tabiat dan perspektif anda
Walaupun anda menghadapi masalah menguruskan masa, selalu ada jalan penyelesaiannya. Sekarang anda tahu mengapa anda membuang masa atau bagaimana anda harus menggunakan masa anda, langkah seterusnya adalah mengubah cara anda menguruskan masa anda untuk membentuk tabiat baru.
- Sekiranya anda menghabiskan banyak masa membersihkan rumah atau memasak, ada baiknya anda menyewa pembantu rumah atau melanggan perkhidmatan katering. Bagi sesetengah orang, masa lebih berharga daripada wang.
- Mungkin anda menggunakan sedikit masa untuk mengakses internet tanpa tujuan tertentu. Hadkan masa anda mengakses laman web atau media sosial tertentu jika anda mempunyai tugas yang lebih penting untuk dilakukan.
Kaedah 2 dari 3: Mengelakkan Penyelewengan
Langkah 1. Tentukan perkara yang mengganggu anda semasa melakukan aktiviti seharian
Gangguan yang konsisten adalah halangan utama untuk menguruskan masa dengan bijak. Cari aktiviti atau orang mana yang banyak menghabiskan masa anda, seperti rakan yang suka berbual atau ingin berehat sehingga anda mengabaikan pekerjaan. Cuba elakkan perkara yang membuat anda membuang masa.
- Sekiranya anda membuang banyak masa, tetapi tidak mendapat hasil yang anda harapkan, mungkin ada gangguan yang harus dielakkan.
- Semasa bekerja di pejabat, anda mungkin menemui beberapa rakan sekerja yang mengganggu. Jangan membuat perbincangan kecil atau berbual tanpa tujuan semasa waktu perniagaan. Namun, bersikap sopan kepada mereka kerana tingkah laku di pejabat sama pentingnya dengan kemampuan mengurus masa untuk kejayaan kerjaya.
Langkah 2. Jangan terlalu lama menggunakan telefon
Sekiranya anda menghabiskan sebahagian masa anda untuk perbualan telefon panjang, ubahlah kebiasaan itu. Selalunya, bercakap secara bersemuka lebih berkesan daripada melalui telefon. Jadi, hilangkan kebiasaan bercakap panjang di telefon.
Semasa berbincang melalui telefon, permulaan atau akhir perbualan biasanya hanya mengenai perkara remeh. Ramai orang tidak dapat memberi tumpuan dan melamun di telefon. Oleh itu, cuba perhatikan perkara ini. Untuk hasil terbaik, adakan pertemuan tatap muka jika anda perlu membincangkan hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan kerana kedua-dua pihak dapat berbincang tanpa terganggu semasa pertemuan
Langkah 3. Jangan terlalu kerap mengakses laman web
Ramai orang memerlukan internet sebagai kaedah utama untuk menyelesaikan tugas. Walau bagaimanapun, banyak juga membuang masa tanpa faedah hanya dengan mencari artikel, berita sukan, gambar artis, gambar anak kucing atau anak anjing. Fokus untuk menggunakan internet. Terdapat pelbagai program untuk menyekat aplikasi, laman web, dan media tertentu untuk mengurangkan pengalihan yang bersumber dari internet.
- Matikan Facebook, Twitter, dan media sosial lain apabila anda perlu memberi tumpuan kepada perkara-perkara yang lebih penting.
- Mencari topik melalui Google juga sangat memakan masa. Pada mulanya, anda hanya ingin mencari beberapa maklumat, tetapi sebelum anda mengetahuinya, anda telah melayari pelbagai laman web selama 3 jam.
Langkah 4. Letakkan tanda "Tolong Tenang"
Mungkin anda pernah melihat papan tanda tergantung di pintu bilik hotel. Hantarkan tanda ini di pejabat atau ruang kerja anda. Daripada memintanya di hotel, cetak sendiri dan kemudian gantungkannya di pintu ruang kerja jika diperlukan. Dengan cara itu, tidak ada yang mengajak anda berbual sehingga anda dapat fokus pada kerja.
Sekiranya anda bekerja dari rumah, sediakan bilik khas untuk bekerja. Jangan bekerja di tempat yang biasanya digunakan untuk aktiviti bersama ahli keluarga. Sangat mudah terganggu ketika anda mendengar suara dari TV, deringan telefon, atau bunyi permainan video
Langkah 5. Bersiaplah untuk melakukan perubahan yang tidak dijangka
Kadang-kadang, pengalihan datang tidak dapat dielakkan, misalnya kerana atasan anda mengajak anda berbual melalui WA atau ibu bapa anda meminta pertolongan untuk menyelesaikan tugas ringan. Sekiranya anda telah menjadualkan, perkara-perkara ini tidak membuat anda kekurangan masa untuk menyelesaikan tugas dan menjalankan aktiviti keutamaan.
Kaedah 3 dari 3: Menggunakan Masa dengan cekap
Langkah 1. Tulis semua perkara yang perlu dilakukan
Jangan bergantung pada memori untuk tugas harian. Buat senarai aktiviti yang mesti dilakukan dan bacalah sekerap mungkin sehingga semua matlamat kerja tercapai.
- Walaupun tugas-tugas tertentu kelihatan remeh atau ringan, tulis sahaja. Jadual dalam agenda akan mengandungi sesuatu seperti "Panggil Steve," "Hitung margin keuntungan," atau "Kirim e-mel kepada bos."
- Biasakan untuk membuat nota dengan anda semasa melakukan aktiviti seharian sehingga anda siap untuk mencatat aktiviti atau tugas baru. Walaupun anda dapat mencatatnya kemudian, lebih baik jangan menangguhkannya supaya anda tidak melupakannya.
Langkah 2. Gunakan kalendar
Menggunakan kalendar atau agenda sebagai kaedah untuk menjadualkan aktiviti harian membantu anda mengurus masa dengan cekap. Buat nota mengenai perkara baru yang perlu disertakan dalam jadual anda, seperti tarikh akhir, tugas, atau mesyuarat. Luangkan masa setiap pagi untuk membaca agenda anda untuk mengetahui aktiviti apa yang harus dilakukan sepanjang hari.
Langkah 3. Jangan membuat janji dengan jadual yang sama
Agar dapat mengurus masa dengan bijak, atur jadual aktiviti yang tidak terlalu padat. Jangan memenuhi tarikh akhir atau membuat janji dengan jadual yang sama. Baca agenda terlebih dahulu sebelum menyetujui jadual baru untuk memastikan ketersediaan masa. Dengan cara ini, anda akan dapat menguruskan masa anda dengan baik dan mematuhi jadual harian yang konsisten.
Langkah 4. Elakkan gangguan
Manfaatkan masa anda secara produktif dengan menyingkirkan perkara-perkara yang mengganggu anda atau menjauhkan anda dari jadual anda dan menangguhkan aktiviti lain. Matikan TV dan permainan video supaya anda dapat memfokus pada tugas keutamaan anda dan bersenang-senang kemudian.
Langkah 5. Utamakan tugas yang akan diselesaikan
Atur masa anda dengan sebaik mungkin dengan menjadualkan tugas yang paling penting atau mesti didahulukan. Tuliskan tugas ini mengikut jadual menggunakan warna terang atau pelekat kecil. Jadualkan tugas keutamaan utama terlebih dahulu sehingga ada cukup waktu untuk menyelesaikannya dan kemudian senaraikan aktiviti lain yang dapat dilakukan kemudian.
- Bersedia untuk mengubah keutamaan pada bila-bila masa. Ada perkara yang timbul secara tiba-tiba dan mesti ditangani segera sehingga anda terpaksa berhenti bekerja untuk mengarahkan perhatian dan memperuntukkan waktu untuk memenuhi tenggat waktu yang sangat mendesak dengan hasil maksimum. Pastikan kejadian seperti ini jarang berlaku.
- Sekiranya anda kerap menukar keutamaan harian anda, nampaknya sesuatu perlu diperbaiki. Walaupun biasa melakukan penyesuaian kecil pada jadual anda, mengubah jadual anda terlalu sering menunjukkan ketidakupayaan untuk menetapkan prioriti dengan betul.
Langkah 6. Bersikap realistik
Tentukan peruntukan masa yang realistik supaya setiap tugas diselesaikan dengan betul. Sekiranya anda memerlukan 30-60 minit untuk menyelesaikan sesuatu tugas, jadwalkan 60 minit. Dengan membuat anggaran masa yang realistik, anda tidak merasa terbeban atau tidak perlu mengubah jadual kerja anda.
Lebih baik berhati-hati dengan memberi lebih banyak masa daripada yang diperlukan. Sekiranya tugas selesai lebih awal, kerjakan yang berikutnya dan ini sama sekali tidak memberi kesan pada produktiviti
Langkah 7. Jadualkan aktiviti rutin harian
Jangan lupa menjadualkan rutin harian anda, seperti makan dan mandi. Ini mungkin akan berjaya, tetapi anda perlu memperuntukkan masa antara tugas yang dijadualkan supaya anda tidak terlepas atau menangguhkan aktiviti berjadual yang lain.
Langkah 8. Gunakan peringatan
Sebagai tambahan kepada agenda anda, gunakan alat lain untuk mengingatkan anda tentang tugas atau tarikh akhir yang penting, seperti helaian Post-it atau menetapkan peringatan di telefon anda yang akan membunyikan atau memunculkan mesej pada waktu tertentu untuk mengingatkan anda untuk melakukan sesuatu atau bersiap sedia untuk jadual seterusnya. Dengan cara ini anda tidak melupakan aktiviti yang dijadualkan.
- Jangan bergantung pada orang lain untuk mengingatkan anda kerana ada kemungkinan mereka akan lupa juga anda.
- Sekiranya terdapat aktiviti yang sangat penting dijadualkan, tetapkan beberapa peringatan sekiranya nota kecil atau penggera telefon bimbit diabaikan.
Langkah 9. Minta pertolongan
Anda mungkin meminta bantuan orang lain atau mewakilkan pekerjaan ringan jika diperlukan. Anda boleh membuat jadual yang baik jika anda tidak teragak-agak untuk meminta orang lain untuk membantu membersihkan rumah atau menyediakan makan malam jika anda masih sibuk bekerja hingga larut malam.
- Berikan tanggungjawab kepada seseorang yang boleh anda harapkan. Daripada meminta pertolongan daripada orang-orang yang dapat menyelesaikan tugas, pilih seseorang yang bersedia bekerja dengan baik hingga selesai.
- Jangan terbiasa mengalihkan tugas kepada orang lain. Selain menunjukkan ketidakupayaan mengurus masa, anda mungkin kelihatan malas dan tidak bermotivasi.
Langkah 10. Ketahui produktiviti anda
Secara berkala, anda perlu meluangkan masa untuk menganalisis apa yang telah anda capai, seberapa baik prestasi anda, dan berapa lama masa yang diperlukan. Dengan menilai pelbagai aspek kehidupan peribadi dan profesional anda, anda dapat menyesuaikan jadual kerja dan gaya hidup harian anda sehingga anda dapat mencapai hasil yang melebihi matlamat anda.
Langkah 11. Beri hadiah kepada diri sendiri
Bekerja terlalu keras atau terlalu lama cenderung menyebabkan kebosanan, yang menyukarkan anda untuk fokus pada tugas yang paling mudah. Oleh itu, luangkan masa untuk meraikan pencapaian anda dan berikan diri anda hadiah yang anda gemari.
- Luangkan masa untuk berehat untuk merehatkan diri. Matikan telefon anda dan jangan balas e-mel. Sekiranya kerja dan masa lapang digabungkan, ini bukan cara untuk memberi penghargaan kepada diri sendiri atau mencegah berlakunya keletihan.
- Sekiranya anda bekerja Isnin hingga Jumaat, ambil hujung minggu untuk berehat. Contohnya, jika anda menyelesaikan projek yang memerlukan 3 bulan berturut-turut, luangkan masa untuk percutian pendek setelah projek selesai.
