Keupayaan mengurus masa adalah salah satu kemahiran yang paling berguna. Masa yang tepat membantu anda memanfaatkan sepenuhnya masa anda untuk mencapai kejayaan dalam pekerjaan dan pendidikan. Artikel ini menerangkan cara menggunakan masa secara produktif, misalnya dengan memilih persekitaran kerja yang tepat dan melakukan tugas mengikut keutamaan. Sekiranya diperlukan, matikan telefon dan media sosial anda agar anda tidak terganggu. Biasakan melakukan aktiviti mengikut jadual biasa sehingga anda dapat mencapai yang terbaik ketika menjalani kehidupan seharian.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Menggunakan Masa Secara Produktif
Langkah 1. Buat persekitaran kerja yang kondusif
Keadaan persekitaran di pejabat mempengaruhi produktiviti kerja. Pilih atau buat persekitaran yang paling sesuai kerana tidak ada standard yang menentukan persekitaran kerja yang paling sesuai untuk anda. Aturkan ruang kerja anda menggunakan hiasan yang memupuk semangat dan semangat untuk bekerja kerana perasaan itu menjadikan anda lebih fokus dan lebih produktif.
- Contohnya: beli beberapa lukisan oleh artis yang memberi inspirasi kepada anda, kemudian paparkannya di ruang kerja anda.
- Sekiranya anda dapat memilih kawasan kerja, pilih kawasan yang bebas dari gangguan. Bekerja sambil menonton TV bukanlah cara yang berguna. Siapkan meja kerja di sudut bilik tidur supaya anda dapat bekerja dengan tenang.
Langkah 2. Buat senarai tugas mengikut keutamaan
Sebelum memulakan kerja, tentukan terlebih dahulu tugas yang mesti diutamakan. Daripada hanya membuat senarai, tuliskan tugas harian yang perlu diselesaikan mengikut urutan keutamaan dan bahagikan kepada beberapa kategori.
- Sebelum membuat senarai, tuliskan beberapa kategori mengikut urgensinya. Contohnya: kategori "mendesak" (tugas yang mesti diselesaikan hari ini), kategori "penting, tetapi tidak mendesak" (mesti disiapkan, tetapi masih boleh diselesaikan esok atau beberapa hari kemudian), dan "tidak mendesak" kategori (mungkin melambatkan).
- Tulis tugasan mengikut kategori. Contohnya: jika anda perlu melengkapkan laporan kerja dengan segera, tugas ini tergolong dalam kategori "mendesak". Tugas lain yang mesti diselesaikan dalam 2 hari termasuk dalam kategori "penting, tetapi tidak mendesak". Sekiranya anda ingin bersenam selepas bekerja, tetapi hanya sebagai latihan biasa, aktiviti ini termasuk dalam kategori "tidak mendesak".
Langkah 3. Utamakan tugas penting
Anda akan berasa lega sekiranya anda melakukan tugas yang sangat mendesak pada waktu pagi. Kejayaan melakukan apa yang penting menjadikan kehidupan seharian lebih menyeronokkan sehingga anda bebas dari tekanan. Mulakan hari dengan menyelesaikan tugas yang disenaraikan dalam senarai satu demi satu bermula dengan yang paling penting.
- Contohnya: jika anda harus membalas 5 e-mel dan memeriksa laporan, lakukannya sebaik sahaja anda sampai di pejabat.
- Jangan berbual dengan tidak perlu sehingga anda menyelesaikan tugas keutamaan.
Langkah 4. Lakukan sesuatu semasa anda menunggu
Manfaatkan masa anda dengan sentiasa bekerja ketika anda perlu menunggu. Semasa duduk di dalam bas dalam perjalanan ke tempat kerja atau kuliah, baca laporan atau buku teks. Gunakan waktu sejajar di pasar raya untuk membaca e-mel di telefon bimbit anda. Anda boleh memanfaatkan sepenuhnya masa anda dengan selalu mengerjakan sesuatu.
Sekiranya anda masih di kuliah, pertimbangkan untuk membeli buku audio atau merakamnya semasa guru anda mengajar sehingga anda dapat mendengarkannya lagi sambil menunggu sebaris atau dalam perjalanan ke kampus
Langkah 5. Jangan lakukan banyak tugas sekaligus
Ramai orang berpendapat bahawa kaedah ini cukup berkesan untuk menyelesaikan tugas harian dan memanfaatkan masa dengan baik. Sebenarnya, kaedah ini akan mengurangkan produktiviti kerja kerana menyelesaikan tugas memerlukan masa lebih lama kerana anda sukar memberi tumpuan. Untuk menyelesaikan tugas dengan lebih pantas, manfaatkan masa anda dengan menyelesaikan tugas satu persatu.
Contohnya: setelah membalas semua e-mel, log keluar dari akaun anda dan kemudian lakukan tugas seterusnya. Buat masa ini, jangan memikirkan e-mel. Sekiranya anda mempunyai e-mel untuk dibalas, lakukan kemudian apabila anda menyelesaikan tugas yang perlu diutamakan
Kaedah 2 dari 3: Mengurangkan Gangguan
Langkah 1. Matikan telefon
Seboleh-bolehnya, matikan telefon bimbit anda semasa anda bekerja atau belajar. Kadang kala, telefon bimbit memerlukan banyak masa yang dapat digunakan dengan lebih produktif. Apabila anda berpeluang mengakses Facebook atau membaca e-mel, anda mungkin merasa tergoda untuk mengaksesnya. Walau bagaimanapun, bantulah diri anda dengan mematikan telefon anda jika anda masih mempunyai kerja yang perlu dilakukan. Sekiranya anda secara tidak sengaja mencapai telefon, hanya skrin hitam yang dapat dilihat.
Sekiranya anda perlu menghidupkan telefon anda di tempat kerja, letakkan di jarak jauh dari meja anda sehingga anda dapat tetap fokus kerana anda tidak perlu tergoda untuk menggunakannya. Juga, matikan deringan pemberitahuan yang tidak berkaitan dengan kerja
Langkah 2. Tutup penyemak imbas yang tidak berguna
Hari ini, banyak orang sangat bergantung pada komputer dan internet untuk menyelesaikan tugas. Namun, anda akan mengalami kesukaran untuk menguruskan waktu jika anda menggunakan Facebook, Twitter, atau laman web yang menarik perhatian sebagai latar belakang skrin anda. Laman web yang masih terbuka atau hasil pencarian maklumat melalui internet yang tidak lagi diperlukan cenderung membuat anda mudah terganggu. Biasakan dengan cepat menutup penyemak imbas yang tidak digunakan dan hanya menumpukan perhatian pada laman web yang anda perlukan semasa bekerja.
Cabar diri anda untuk hanya membuka 1-2 laman web pada satu-satu masa
Langkah 3. Sekat media sosial
Kadang kala, godaan untuk mengakses Facebook atau Twitter sukar ditandingi. Walau bagaimanapun, terdapat banyak aplikasi dan laman web yang menyekat media sosial yang dapat menarik perhatian anda untuk sementara waktu.
- SelfControl adalah salah satu aplikasi percuma untuk pengguna Mac sebagai alat untuk menyekat laman web tertentu buat sementara waktu.
- Sekiranya anda lebih suka tidak menggunakan internet sama sekali, gunakan aplikasi Freedom untuk menyekat akses melalui internet selama 8 jam.
- Gunakan add-on Leechblock dari Firefox untuk menyekat akses ke laman web tertentu selama beberapa jam sehari.
Langkah 4. Elakkan gangguan sebanyak mungkin
Gangguan akan mengganggu aliran kerja. Sekiranya gangguan berlaku semasa bekerja sehingga anda harus berhenti melakukan perkara lain, menyambung semula proses kerja yang terganggu tidaklah mudah. Selesaikan tugas semasa sebelum beralih ke tugas lain. Selagi anda menyelesaikan tugas, biarkan tugas lain menunggu.
- Contohnya: apabila anda fikir anda harus membalas e-mel semasa anda mengerjakan perkara lain, jangan berhenti bekerja segera untuk membaca e-mel anda. Sebagai gantinya, ambil nota kecil sebagai peringatan dan kemudian balas e-mel setelah anda selesai menyelesaikan tugas.
- Perlu diingat bahawa gangguan kadang-kadang sukar untuk dielakkan. Contohnya: jika seseorang memanggil anda semasa anda sibuk, sudah tentu anda harus menjawab. Lakukan yang terbaik untuk mengelakkan gangguan, tetapi jangan memukul diri jika gangguan terus muncul semasa anda bekerja.
Kaedah 3 dari 3: Laksanakan Jadual Harian Terbaik
Langkah 1. Gunakan kalendar digital
Teknologi sangat berguna sebagai alat untuk menguruskan masa dan menjejaki tarikh akhir, janji temu, dll. Gunakan aplikasi kalendar pada telefon dan komputer anda. Jejaki tugas harian, janji temu, dan jadual kerja atau belajar. Tetapkan peringatan dengan menetapkan penggera. Contohnya: tetapkan penggera telefon bimbit agar berbunyi 1 minggu sebelum tarikh akhir penghantaran kertas. Buat jadual harian supaya tugas dan tugas sekolah dapat disiapkan tepat pada waktunya.
Sebagai tambahan kepada kalendar digital, gunakan kalendar biasa sebagai sandaran. Letakkan kalendar di meja anda atau gunakan kalendar dalam agenda. Lebih mudah bagi anda untuk mengingati jadual atau tarikh akhir anda dengan menuliskannya di atas kertas
Langkah 2. Ketahui bila anda paling produktif di tempat kerja atau belajar
Setiap orang mencapai produktiviti yang tinggi pada masa yang berlainan. Dengan mengetahui perkara ini, anda dapat menentukan bila anda dapat menggunakan masa anda dengan optimum dan kemudian menggunakannya untuk bekerja atau belajar. Contohnya: jika anda merasa paling bertenaga pada waktu pagi, cuba selesaikan tugas pada waktu pagi. Luangkan waktu pada waktu malam untuk berehat sambil melakukan perkara yang anda sukai.
Mengetahui tahap tenaga tidaklah mudah. Oleh itu, mulakan pemantauan apabila anda merasa sangat bertenaga dan cubalah memantau sepanjang hari selama 1 minggu atau lebih. Lakukan ini untuk menentukan bila anda paling produktif dalam kehidupan seharian
Langkah 3. Ketepikan 30 minit setelah bangun pagi untuk membuat jadual aktiviti
Sebaik sahaja anda bangun pada waktu pagi, mulailah merancang aktiviti yang akan dijalankan sepanjang hari. Sebaik sahaja anda bangun, fikirkan perkara yang perlu dilakukan dan buat jadual kerja. Tunaikan tanggungjawab anda dalam pekerjaan dan kehidupan sosial anda dengan sebaik mungkin dan jangan lupa menunaikan tanggungjawab rumah tangga anda.
- Contohnya: Anda bekerja dari jam 8 hingga 4 petang. Hari ini, anda ingin memanggil Nenek untuk mengucapkan selamat ulang tahun dan mengambil pakaian di dobi selepas bekerja. Pada waktu pagi, tentukan terlebih dahulu urutan aktiviti yang ingin anda lakukan sepanjang hari.
- Sekiranya anda tinggal di zon waktu yang lebih perlahan, jadilah panggilan setelah anda selesai bekerja. Sekiranya anda menelefon pada waktu pagi, Nenek mungkin tidur kerana masih tengah malam di sana. Selepas itu, rancang untuk singgah untuk mengambil pakaian di dobi.
Langkah 4. Tetapkan jadual untuk berehat dan menangani gangguan
Secara umum, orang tidak dapat bekerja secara berterusan tanpa rehat atau tanpa gangguan. Luangkan masa untuk menangani gangguan dan gangguan semasa anda menjalani kehidupan seharian dengan memasukkannya ke dalam jadual anda antara tugas-tugas yang perlu dilakukan. Dengan begitu, gangguan tidak akan berlaku dan mengganggu rutin harian anda.
- Jadualkan waktu rehat atau gangguan yang panjang selain gangguan yang mungkin berlaku dalam kehidupan seharian anda.
- Contohnya: Jadualkan rehat makan tengah hari selama 1 jam setiap hari dan menonton TV selama 30 minit untuk berehat selepas bekerja.
- Jadualkan juga gangguan kecil semasa kerja anda, misalnya: menulis kertas sambil memeriksa Facebook setiap kali anda selesai menulis 500 perkataan.
Langkah 5. Selesaikan tugas pada hujung minggu
Manfaatkan hujung minggu untuk berehat, berehat dan bersenang-senang. Jadi jangan bekerja terlalu keras. Namun, melakukan tugas ringan pada hujung minggu mempunyai faedahnya, misalnya: melakukan tugas kecil yang telah menumpuk dan mesti diselesaikan pada hari Isnin.
Contohnya: luangkan masa untuk memeriksa dan membaca e-mel pada hujung minggu dan kemudian menghantar beberapa balasan e-mel sehingga pada hari Isnin pagi, timbunan e-mel akan dikurangkan. Di samping itu, tandakan e-mel yang mesti diikuti pada hari Isnin pagi
Langkah 6. Laksanakan jadual tidur malam setiap hari
Jadual tidur yang baik sangat penting agar anda dapat menguruskan masa dengan baik. Tidur yang nyenyak mengikut jadual memastikan anda dapat bangun lebih awal dan bersedia untuk aktiviti seharian. Ikuti jadual waktu tidur dengan tidur pada waktu yang sama setiap malam dan bangun pada waktu yang sama setiap hari, termasuk pada hujung minggu. Melaksanakan jadual tidur yang konsisten membolehkan badan anda terbiasa dengan kitaran tidur / bangun tidur sehingga anda akan mengantuk pada waktu malam dan bertenaga ketika anda bangun pada waktu pagi.
