Ringkasan eksekutif adalah bahagian terpenting dalam dokumen perniagaan. Ini adalah perkara pertama (kadangkala satu-satunya) yang akan dibaca oleh orang dan perkara terakhir yang harus anda tulis. Ringkasan ini adalah ringkasan ringkas dari dokumen, yang disediakan agar para eksekutif yang sibuk yang akan membaca dokumen anda mengetahui dengan tepat berapa banyak yang harus dibaca dan tindakan apa yang harus diambil.
Langkah
Kaedah 1 dari 2: Asasnya
Langkah 1. Fahami bahawa ringkasan eksekutif adalah ringkasan ringkas dokumen perniagaan
Dalam kes ini, "pendek" dan "ringkasan" adalah kata kunci. Ringkasan eksekutif sama sekali tidak menyeluruh, atau menggantikan yang asli. Ringkasan eksekutif tidak boleh melebihi 10% dari yang asal. Arahkan supaya anda dapat menulis antara 5-10 peratus.
Ringkasan eksekutif berbeza dengan abstrak. Abstrak memberikan pembaca gambaran dan orientasi, sementara ringkasan eksekutif memberikan gambaran keseluruhan kepada pembaca. Abstrak lebih banyak ditulis dalam akademik, sementara ringkasan eksekutif lebih banyak digunakan untuk tujuan perniagaan
Langkah 2. Pastikan ringkasan ini mematuhi garis panduan struktur dan gaya tertentu
Sumber yang paling berwibawa yang menulis ringkasan eksekutif bersetuju bahawa garis panduan struktur dan gaya tertentu harus diterapkan. Panduan ini merangkumi:
- Ayat harus pendek dan ringkas.
- Ringkasan eksekutif harus masuk akal walaupun anda belum membaca laporan asalnya.
- Ringkasan eksekutif harus ditulis dalam bahasa yang sesuai dengan khalayak sasaran.
Langkah 3. Tentukan masalahnya
Ringkasan eksekutif perlu menentukan dengan jelas masalahnya, sama ada mengenai pengurusan rantaian bekalan atau kempen pemasaran di luar negara. Ringkasan eksekutif, khususnya, memerlukan definisi masalah yang jelas kerana dokumen yang menjadi asasnya, Requests For Proposals (RFP), sering ditulis oleh orang teknikal yang kurang memahami isu-isu konseptual. Pastikan masalah ditakrifkan dengan sebutan yang jelas dan senang difahami.
Langkah 4. Berikan jalan penyelesaian
Masalah selalu memerlukan jalan penyelesaian. Untuk mengemukakan pernyataan tuntutan tujuan (dan alasan untuk membiayai usaha tersebut), anda perlu mencari jalan penyelesaian yang dapat mengatasi masalah tersebut dengan berkesan. Sekiranya masalah anda tidak ditulis dengan jelas, penyelesaian anda tidak akan masuk akal.
Langkah 5. Gunakan grafik, penunjuk, dan tajuk jika dokumen lebih mudah dibaca sekilas dengan cara itu
Ringkasan eksekutif bukan karangan yang memerlukan teks yang panjang. Sekiranya anda boleh meningkatkan pemahaman atau buat rumusan lebih mudah dibaca sepintas lalu, boleh digunakan:
- Carta. Carta kedudukan yang baik yang menggambarkan dengan tepat ciri-ciri masalah pelanggan dapat menekankan bahagian penting dalam ringkasan. Merangsang indera penglihatan mereka seringkali sama efektifnya dengan merangsang deria analitik mereka.
- Butiran poin. Senarai maklumat yang panjang dapat dibahagikan kepada perincian yang lebih mudah dicerna.
- Tajuk. Kembangkan tema ringkasan, jika perlu, menggunakan tajuk. Ini akan membantu mengarahkan pembaca ketika mereka memasuki ringkasan.
Langkah 6. Pastikan tulisan anda segar dan bebas daripada jargon
Jargon adalah musuh pemahaman. Kebetulan jargon sangat popular dalam dunia perniagaan. Kata-kata seperti "antara muka", "leverage", "kompetensi teras", dan "platform kritikal" adalah perkataan yang harus anda cuba hindari. Kata-kata ini mengaburkan makna sebenarnya dan dapat membuat ringkasan anda kelihatan tidak jelas dan tidak berguna.
Kaedah 2 dari 2: Perincian Khusus
Langkah 1. Mulakan dengan dokumen asal
Oleh kerana ringkasan eksekutif adalah ringkasan dari dokumen lain, anda perlu membiasakannya dengan yang asli agar dapat menyusunnya menjadi versi maklumat dan praktikal. Sama ada laporan, rancangan perniagaan, cadangan, manual atau dokumen lain, kaji semula yang asli dan cari idea utama.
Langkah 2. Tulis ringkasan ringkas
Apakah tujuan syarikat menaja dokumen atau dokumen asal itu sendiri? Apa liputannya?
Contoh: "Women WorldWide adalah organisasi nirlaba yang menghubungkan wanita di seluruh dunia dengan penyelesaian berkesan untuk keganasan rumah tangga, sambil menawarkan rangkaian sokongan bagi mereka yang menjadi mangsa keganasan rumah tangga. Walaupun beroperasi dari ibu pejabatnya di Alberta, Kanada, ia memiliki menerima rujukan dari wanita di 170 negara di seluruh dunia."
Langkah 3. Jadikan "inti" menonjol
Bahagian ini mungkin merupakan bahagian terpenting dari keseluruhan ringkasan eksekutif. Dalam dua hingga tiga ayat, anda diharapkan dapat memberitahu pembaca mengapa perniagaan anda istimewa. Mengapa perniagaan patut diperiksa, mendapat tawaran perniagaan atau kerjasama daripada orang yang membaca ringkasannya?
- Mungkin anda mempunyai Michael Jordan sebagai pelanggan dan dia telah mempromosikan produk anda di Twitter secara percuma. Mungkin anda baru sahaja menandatangani perkongsian dengan Google. Anda juga mungkin baru mendapat hak paten, atau membuat penjualan besar pertama anda.
- Kadang kala petikan atau testimoni mudah akan mencukupi. Kuncinya adalah untuk menarik perhatian pembaca, menjadikan reputasi perniagaan anda kelihatan sebaik mungkin, dan menarik pembaca untuk membaca hingga akhir dokumen.
Langkah 4. Tentukan masalah besar
Bahan asas pertama dari ringkasan eksekutif adalah perbincangan mengenai masalah, jadi terangkan masalah yang ditangani oleh produk / perkhidmatan anda. Pastikan masalah ditakrifkan dengan sejelas mungkin. Masalah yang tidak dijelaskan secara terperinci tidak akan meyakinkan, dan tidak akan menjadikan penyelesaian anda sama pentingnya seperti yang anda mahukan.
Contoh: "Los Angeles dilumpuhkan oleh kesesakan lalu lintas. Selain dari kawasan Metro DC, Los Angeles mengalami kesesakan lalu lintas terburuk di negara ini. Bukan sahaja asap dan pencemaran yang disebabkan oleh kesesakan lalu lintas dapat mengurangkan produktiviti kerja, meningkatkan kadar asma, dan perlahan menimbulkan masalah kesihatan yang serius. Di LA terdapat lebih banyak kereta daripada orang yang cukup umur untuk memandu"
Langkah 5. Kemukakan penyelesaian unik anda
Masalah besar adalah bahagian yang mudah. Sekarang anda harus meyakinkan pembaca bahawa anda mempunyai penyelesaian unik untuk masalah besar ini. Sekiranya anda dapat menyampaikan dua bahan ini, anda mempunyai bahan untuk menghasilkan idea yang bagus.
Contoh: "Innotech telah membuat sistem kawalan lalu lintas yang hebat yang dapat mengurangkan masa perjalanan dengan memasang" grid pintar "yang dipatenkan pada tanda berhenti yang dapat membaca jumlah kereta di lorong tertentu dan lalu lintas langsung mengikut keadaan. Pemandu Amerika tidak. perlu menunggu lampu merah lagi selama beberapa minit apabila lampu hijau berkelip menunjukkan bahawa tidak ada kereta di arah yang bertentangan."
Langkah 6. Bercakap mengenai potensi pasaran
Huraikan masalah besar dengan memberikan statistik untuk industri anda. Hati-hati jangan berpura-pura anda menguasai pasaran yang lebih besar daripada yang sebenarnya! Fakta bahawa industri alat perubatan bernilai 100 bilion dolar setahun tidak bermakna apa-apa kerana alat perubatan baru anda hanya akan melayani segmen industri tertentu. Menyempitkan potensi pasaran yang realistik.
Langkah 7. Masukkan cadangan penjualan unik anda
Inilah saat di mana anda menerangkan penyelesaian unik anda. Apa yang secara khusus memberi kelebihan kepada produk atau perkhidmatan anda daripada persaingan anda? Mungkin perkhidmatan penjagaan rumah anda sebenarnya menghantar doktor ke rumah dan bukannya hanya jururawat, atau mungkin anda menjamin lawatan pada hari yang sama sehingga anda tidak perlu menjadualkan lebih awal. Tunjukkan mengapa perniagaan anda istimewa.
Contoh: "Intellilight mempunyai manfaat tambahan untuk dapat mengesan ketika tidak ada orang di rumah. Jika lampu dibiarkan di ruang kosong, ia secara automatik akan mati dan menyala semula apabila mengesan pergerakan di dalam bilik. Pengguna membayar bil elektrik mereka dan membazirkan tenaga."
Langkah 8. Bercakap tentang model perniagaan anda, jika perlu
Beberapa ringkasan eksekutif tidak memerlukan model perniagaan. (Bukan keuntungan, bukan komersial, dan LSM mungkin tidak perlu memiliki rancangan perniagaan.) Tetapi jika perniagaan anda mempunyai satu, model perniagaan anda harus jelas dan mudah diikuti. Pada dasarnya, anda menjawab soalan, "Bagaimana anda membuat orang mengambil wang dari dompet mereka dan memberikannya kepada anda?" Pastikan modelnya ringkas, terutamanya dalam ringkasan eksekutif. Ringkasan ringkas lebih daripada mencukupi.
Langkah 9. Bincangkan dengan pasukan pengurusan anda, jika perlu
Bergantung pada industri anda, ini boleh menjadi salah satu bahagian terpenting dalam ringkasan eksekutif anda. Pelabur atau jurubank anda mempercayai pasukan anda, bukan idea yang anda kemukakan. Idea mudah dicadangkan, tetapi untuk mewujudkannya memerlukan pasukan yang kuat. Nyatakan secara ringkas mengapa pasukan anda mempunyai pengalaman dan pengetahuan untuk melaksanakan rancangan perniagaan anda dengan baik.
Langkah 10. Berikan unjuran kewangan untuk menyokong penyata anda
Berdasarkan pasaran, model perniagaan, dan prestasi sejarah anda, anda perlu mengembangkan ramalan kewangan dari bawah ke atas. Inti unjuran anda hanyalah untuk menunjukkan kecekapan anda, dan kemampuan anda untuk membina unjuran kewangan berdasarkan satu set andaian yang meyakinkan.
Sekiranya rancangan anda adalah untuk sekumpulan pelabur, jangan menghabiskan banyak masa di bahagian ini kerana mereka tahu bahawa anda tidak tahu berapa banyak wang yang mungkin anda hasilkan. Pelabur pada amnya tidak akan membuat keputusan ya atau tidak berdasarkan unjuran kewangan anda. Mereka pada asasnya akan membuat unjuran kewangan mereka sendiri
Langkah 11. Lancar jalan ke permintaan anda
Sekarang adalah masa untuk mengemukakan permintaan pelaburan atau pinjaman, bergantung pada objektif ringkasan eksekutif anda. Anda perlu menyatakan semula mengapa syarikat anda memberikan nilai tertentu. Ingatkan pembaca tentang masalah utama yang anda selesaikan dengan produk / perkhidmatan anda dan juga potensi pasaran anda. Pada akhirnya, tekankan semula pasukan anda dan kemampuan mereka untuk menyelesaikan tugas. Mintalah jumlah wang yang diperlukan untuk mencapai tonggak perniagaan besar anda yang seterusnya. Jangan dedahkan berapa banyak ekuiti yang anda ingin serahkan atau kadar faedah yang anda mahu bayar. Ini harus dilakukan kemudian melalui rundingan tatap muka.
Langkah 12. Baca semula ringkasan anda
Sekiranya anda telah menulis asasnya, baca semula dengan teliti. Anda perlu membaca ringkasan dengan teliti. Semasa membaca semula, pertimbangkan juga pembaca dokumen tersebut. Pastikan rujukan baru dijelaskan dengan baik dan bahasanya jelas bagi orang yang tidak memahami topik tersebut. Tulis semula jika perlu.
- Minta orang lain yang segar untuk membaca ringkasan eksekutif anda, dengan memperhatikan:
- Kejelasan. Adakah perkataan yang digunakan jelas, idea yang jelas, dan ringkasannya tidak menggunakan jargon?
- Ralat. Kesalahan tatabahasa, tanda baca, dan ejaan dapat terjadi. Adalah idea yang baik untuk meminta orang lain memeriksa nombor dan statistik fakta.
- paksaan. Adakah idea dalam ringkasan itu terdengar seperti promosi berlebihan? Di manakah kurangnya promosi, jika ada?
- Kesesuaian. Bahagian apa yang tidak sesuai? Bahagian mana yang sesuai?
Petua
- Semakin sibuk dengan eksekutif, semakin kurang dia akan membaca. Tulis dengan cukup.
- Cuba templat dokumen yang disertakan dengan kebanyakan perisian pemprosesan kata untuk memulakan anda.
- Dokumen ringkasan eksekutif boleh berbeza panjangnya, tetapi harus ringkas. Matlamat anda adalah untuk menyampaikan sebanyak mungkin maklumat dalam jumlah bacaan yang kecil hingga sederhana. Sekiranya anda memasukkan butiran dalam ringkasan anda, sertakan perkara yang paling penting terlebih dahulu, seperti kesimpulan dan cadangan.
- Empat bidang yang sama ini dapat digunakan untuk ringkasan eksekutif untuk pelbagai urusan perniagaan.
