Walaupun orang jarang faks dokumen lagi, anda mungkin masih perlu faks pada suatu ketika. Ada beberapa alasan mengapa orang terus mengirim faks, terutama untuk mengirim kontrak atau jika mereka tidak mempunyai peralatan atau teknologi yang diperlukan untuk mengirim dokumen dengan cara lain. Nasib baik, anda boleh menghantar dokumen menggunakan mesin faks, komputer, dan juga telefon pintar.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Menggunakan Mesin Faks
Langkah 1. Buat tetapan pada mesin faks
Untuk menghantar dan menerima dokumen dengan mesin faks, pastikan mesin faks dipasang dan disambungkan ke talian telefon darat.
- Kami mengesyorkan agar anda melanggan talian telefon khusus jika anda kerap menghantar faks. Anda tidak akan dapat menggunakan telefon dan mesin faks pada masa yang sama.
- Pastikan juga mesin faks mempunyai toner dan kertas jika anda mahu menerima faks.
- Sekiranya anda tidak mempunyai mesin faks di pejabat atau rumah anda, anda boleh menyewa mesin itu di komputer sewa atau perpustakaan awam. Pilihan ini sangat sesuai jika anda tidak kerap menghantar dokumen melalui faks.
Langkah 2. Laraskan tetapan
Tidak semua mesin faks sama, tetapi biasanya anda akan diberi pilihan untuk menyesuaikan tetapannya. Baca panduan pengguna untuk mengetahui mengenai ciri khas yang disediakan oleh mesin faks anda.
- Sekiranya anda ingin mengetahui apakah dokumen berjaya dihantar, aktifkan halaman pengesahan. Sekiranya ciri ini diaktifkan, mesin faks akan mencetak halaman setelah anda mengirim faks, yang mengandungi pemberitahuan jika dokumen berjaya atau gagal.
- Anda juga boleh menetapkan tajuk faks, yang merupakan baris teks yang akan muncul di bahagian atas dokumen yang dihantar. Biasanya mengandungi maklumat asas mengenai pengirim faks.
- Sekiranya anda juga merancang untuk menerima faks, anda boleh memilih antara mod penerimaan automatik atau manual, yang memerlukan anda memberi izin ketika faks tiba.
Langkah 3. Sediakan dokumen
Gunakan dokumen asli, bukan salinan, untuk hasil yang lebih bersih dan senang dibaca.
Gunakan helaian muka di atas halaman yang ingin anda hantar. Helaian mengandungi beberapa maklumat, seperti nama pengirim dan nombor faks, nama penerima dan nombor faks, tarikh, dan bilangan halaman yang termasuk dalam faks
Langkah 4. Letakkan dokumen di mesin faks
Banyak mesin menyediakan pengumpan kertas (tempat untuk kertas seperti pencetak) dan skrin rata (skrin rata) pada masa yang sama. Sekiranya anda hanya ingin menghantar dokumen satu halaman, gunakan salah satu ciri ini. Sekiranya anda ingin menghantar beberapa halaman dokumen, kami mengesyorkan menggunakan feeder kertas.
- Semasa menggunakan pengumpan kertas, anda boleh memuatkan semua halaman dokumen sekaligus. Mesin faks mempunyai ikon untuk menunjukkan arah mana kertas harus menghadap ketika dimasukkan ke dalam feeder kertas. Beberapa mesin juga menyediakan pilihan untuk mengimbas dan menghantar dokumen berulang-ulang. Oleh itu, periksa manual pengguna untuk melihat apakah mesin faks anda menyediakan ciri ini.
- Semasa menggunakan ciri skrin rata, buka penutup di bahagian atas mesin faks, dan letakkan dokumen menghadap ke bawah pada layar. Pastikan anda telah menyelaraskan dokumen mengikut garis di skrin. Selepas itu, tutup mesin sebelum anda meneruskan.
Langkah 5. Masukkan nombor faks
Pastikan nombor yang dimasukkan mengandungi kod kawasan, kod negara, dan nombor penerima dokumen. Masukkan nombor dengan cara yang sama seperti semasa anda memanggil nombor melalui telefon.
Langkah 6. Tekan butang "Kirim" untuk menghantar faks
Beberapa saat kemudian, mesin faks akan menghantar dokumen, dan kertas akan mula masuk ke dalam mesin.
Butang untuk menekan mesin faks boleh menyebut "pergi" atau "faks" dan bukannya "hantar"
Langkah 7. Cari mesej pengesahan
Beberapa mesin faks memaparkan mesej di layar yang memberitahu bahawa faks berjaya dihantar. Sekiranya anda menetapkan mesin faks untuk mencetak pengesahan, ia akan mencetak perincian status faks yang anda hantar.
Kaedah 2 dari 3: Menggunakan Komputer
Langkah 1. Pilih program yang ingin anda gunakan
Semasa menghantar faks melalui komputer, anda boleh menggunakan perisian yang dipasang di komputer atau memanfaatkan perkhidmatan dalam talian.
- Beberapa sistem operasi dilengkapi dengan aplikasi yang dapat digunakan untuk mengirim faks. Contohnya, Windows 7 menyediakan alat yang dipanggil Fax and Scan untuk menghantar faks tanpa menggunakan mesin faks.
- Untuk menggunakan program komputer, sambungkan komputer ke darat terlebih dahulu. Sekiranya ini tidak mungkin, gunakan perkhidmatan dalam talian sahaja.
- Beberapa perkhidmatan dalam talian yang boleh digunakan termasuk eFax, MyFax, dan FaxZero. Beberapa perkhidmatan percuma untuk digunakan, dan yang lain mengharuskan anda membayar langganan atau keahlian. Terdapat juga perkhidmatan yang mengenakan bayaran untuk setiap faks yang dihantar.
Langkah 2. Buka program yang dikehendaki dan buat faks baru
Tidak semua perisian adalah sama, tetapi anda akan diberi pilihan untuk membuat faks baru ("buat faks baru") atau yang serupa.
Langkah 3. Lampirkan dokumen
Untuk menghantar faks melalui komputer, anda mesti memuat naik dokumen dalam mesej. Anda akan menemui butang yang bertuliskan "muat naik dokumen" atau yang serupa.
- Sekiranya anda mempunyai dokumen elektronik, cari di komputer anda dan lampirkan pada mesej.
- Sekiranya dokumen itu masih kertas, gunakan pengimbas untuk menukarnya menjadi fail digital. Sekiranya anda tidak mempunyai pengimbas, anda boleh mengambil foto dokumen dan menghantar e-mel kepada diri sendiri atau memindahkannya terus ke komputer anda.
Langkah 4. Masukkan nombor faks dan isi mesej
Ketikkan pesanan ringkas kepada penerima di ruang yang disediakan di skrin, sama seperti ketika anda menghantar e-mel. Ia berfungsi sebagai penutup muka jadi anda tidak perlu melampirkan helaian penutup yang berasingan. Anda juga mesti memasukkan nombor faks penerima di medan TO.
Anda mungkin juga perlu memasukkan kod pengesahan untuk membuktikan bahawa anda bukan robot
Langkah 5. Tekan butang "Hantar"
Setelah melampirkan dokumen, menulis mesej, dan memasukkan nombor faks penerima, tekan butang Kirim untuk menyelesaikan kerja anda.
Kaedah 3 dari 3: Menggunakan Telefon atau Tablet
Langkah 1. Muat turun aplikasi
Terdapat banyak aplikasi untuk tablet dan telefon yang boleh anda gunakan untuk menghantar faks seperti yang anda lakukan melalui komputer. Beberapa aplikasi boleh diperoleh secara percuma, sementara yang lain dibayar. Beberapa aplikasi yang popular termasuk Fax Burner, Files Anywhere, dan JotNot Fax.
Beberapa aplikasi akan memberikan anda nombor faks sementara. Ini tidak sesuai jika anda kerap menghantar dan menerima faks
Langkah 2. Jalankan aplikasi dan pilih dokumen yang akan dihantar
Setelah aplikasi dibuka pada peranti mudah alih anda, anda akan diminta membuat faks baru. Perkara pertama yang perlu dilakukan ialah memilih dokumen yang ingin anda fakskan.
- Sekiranya dokumen disimpan di peranti anda, dalam e-mel, atau di perkhidmatan penyimpanan awan, seperti DropBox, cari dan muat naik dokumen dari aplikasi itu.
- Sekiranya dokumen itu masih kertas, gunakan tablet atau telefon untuk mengambil foto dokumen dan lampirkan pada mesej.
Langkah 3. Masukkan nombor faks dan isi mesej
Taipkan mesej ke penerima faks, seperti yang anda lakukan di komputer. Pastikan anda memasukkan nombor faks penerima di medan TO pada mesej.
Langkah 4. Sentuh butang "Hantar"
Setelah melampirkan dokumen, mengetik mesej, dan memasukkan nombor faks penerima, tekan butang Kirim untuk menghantar faks.
Petua
- Beli pencetak all-in-one supaya anda dapat menghantar faks dari tempat kerja atau rumah tanpa perlu memuat turun program, memuat naik dokumen ke Internet, atau membeli mesin faks yang terpisah. Walau bagaimanapun, anda masih memerlukan talian darat.
- Sekiranya anda mempunyai akaun yang menyediakan perkhidmatan faks dalam talian, seperti RingCentral atau eFax, gunakan akaun tersebut untuk menghantar faks terus dari Gmail. Yang perlu anda buat ialah memasukkan nombor faks penerima diikuti oleh @ domainname.com di medan TO. Contohnya, jika anda menggunakan eFax, tulis [email protected].
- Mesin faks boleh macet dan dokumen kertas saling melekat. Sekiranya ini berlaku, dokumen mesti dihantar semula.
