Persidangan adalah tempat yang tepat untuk orang yang mempunyai minat yang sama untuk saling bertemu dan bertukar idea terkini dalam bidang masing-masing. Persidangan biasanya diadakan secara berkala oleh institusi pendidikan, syarikat, kumpulan pemasaran berjenama, komuniti agama, dan lain-lain. Sekiranya anda ingin mengadakan persidangan, mulakan dengan menyiapkan rancangan kerja menyeluruh bersama dengan rangkaian aktiviti yang perlu dijalankan, misalnya menentukan lokasi persidangan, membuat senarai peserta, menyusun bahan, menyiapkan peralatan untuk persembahan, menyediakan makanan, dan pelbagai keperluan lain yang mesti difikirkan dan dirancang sebaik mungkin. Sekiranya anda menghadapi masalah semasa melaksanakan rancangan anda, tenangkan diri dan yakin bahawa anda mampu mengadakan persidangan. Aspek penting yang menentukan kejayaan mengadakan persidangan adalah pelaksanaan aktiviti satu persatu sambil membuat senarai tugas yang telah diselesaikan dan yang masih perlu dilakukan.
Langkah
Bahagian 1 dari 4: Merancang Persidangan: Peringkat Awal
Langkah 1. Buat persiapan lebih awal
Perancangan persidangan harus dimulakan sekurang-kurangnya lapan bulan lebih awal, bahkan lebih awal sekiranya persidangan akan bersaiz besar atau besar.
- Perlu diingat bahawa banyak dewan persidangan dan tempat katering mesti ditempah beberapa bulan lebih awal. Di samping itu, peserta yang tinggal di luar bandar perlu mengatur jadual perjalanan supaya mereka dapat menghadiri persidangan.
- Selain itu, penaja dan syarikat besar mungkin juga perlu merancang anggaran tahunan mereka beberapa bulan sebelumnya. Oleh itu, sokongan kewangan dan bukan kewangan dari mereka untuk acara anda harus dirundingkan terlebih dahulu.
Langkah 2. Membentuk jawatankuasa
Banyak masalah penting mesti diputuskan semasa membuat persidangan. Dengan membentuk jawatankuasa, anda akan mendapat input daripada beberapa orang sebelum membuat keputusan. Mereka juga akan membantu anda memikirkan perinciannya.
- Ambil penyelaras, iaitu kakitangan penting yang akan membuat keputusan penting dan banyak masa untuk koordinasi. Sekiranya anda mempunyai dana yang mencukupi, carilah penyelaras agar dia dapat membantu anda merancang dan berkongsi tugas.
- Ketahui sama ada terdapat persidangan mengenai topik yang sama. Sekiranya ada, jemput penyelaras yang mengadakan persidangan untuk menyertai jawatankuasa. Sekiranya dia tidak dapat berpartisipasi, tanyakan apakah anda boleh meminta bahan yang telah dilindungi untuk membuat persiapan persidangan lebih mudah.
Langkah 3. Tetapkan matlamat dan buat agenda kerja
Tuliskan apa yang anda adakan untuk persidangan itu yang akan menjadi asas bagi setiap keputusan. Mengetahui apa yang ingin anda berikan dan kepada siapa sebelum mempersiapkan persidangan akan memudahkan anda melaksanakan rancangan anda.
Sekiranya anda tidak pernah mengadakan persidangan, mulakan dengan merancang persidangan kecil dan pendek. Pertimbangkan untuk mengadakan persidangan 1-2 hari dengan kapasiti 250-300 peserta
Langkah 4. Tentukan lokasi dan tarikh persidangan
Walaupun tarikh dan lokasi baru dapat ditentukan setelah anda membuat rancangan terperinci, anda perlu mengira berapa banyak masa yang anda ada untuk persiapan.
- Sebelum menetapkan tarikh, cari maklumat terlebih dahulu mengenai bulan dan hari apa persidangan biasanya diadakan agar pelaksanaannya tidak terhambat. Sebagai contoh, di Eropah, persidangan biasanya diadakan antara bulan Mac dan Jun atau September dan November pada hari Isnin-Selasa atau Khamis-Jumaat kerana peserta kurang berminat untuk menghadiri persidangan pada waktu yang lain. Ketahui jadual yang tepat di lokasi anda sebelum memutuskan tarikh persidangan.
- Tempoh persidangan bergantung kepada anggaran jumlah peserta dan semua keperluan yang mesti disediakan semasa persidangan. Untuk 250-300 orang, jadualkan persidangan yang akan berlangsung 2 hari penuh.
- Pertimbangkan kemungkinan mengadakan persidangan di dalam kota, tetapi pastikan ada akses ke lapangan terbang terdekat, penginapan dan kemudahan yang mencukupi. Kami mengesyorkan agar anda mengadakan persidangan di bandar besar atau destinasi pelancongan untuk menarik lebih ramai orang yang ingin menyertai persidangan tersebut.
Langkah 5. Tentukan tajuk persidangan
Setelah menentukan tajuknya, anda boleh menerbitkan dan membuat rancangan kerana sudah ada kepastian mengenai bahan tersebut sebagai asas untuk menyebarkan maklumat melalui media sosial.
Pilih tajuk yang menunjukkan maksud dan / atau latar belakang peserta persidangan. Cari inspirasi menggunakan tajuk persidangan yang telah diadakan, tetapi pastikan anda membuat keputusan sendiri
Bahagian 2 dari 4: Bersedia untuk Persidangan
Langkah 1. Buat belanjawan kewangan
Tidak ada aktiviti yang dapat dilakukan tanpa mengira jumlah dana yang harus dibelanjakan secara terperinci, misalnya untuk menyewa bangunan, menyiapkan bahan, dan membayar biaya pembesar suara. Semua perbelanjaan mesti merujuk kepada anggaran kewangan. Sekiranya anda menyerahkan tanggungjawab, pastikan pembantu anda mematuhi had anggaran yang telah anda tetapkan.
Jumlah anggaran dipengaruhi oleh kehadiran atau ketiadaan penaja. Anda boleh meminta penaja menyediakan dana untuk membiayai persidangan. Namun, penaja juga berhak menentukan beberapa perkara di persidangan tersebut. Contohnya: menentukan siapa yang akan menyampaikan persembahan atau mencadangkan pembicara sebagai salah seorang ahli panel, contohnya: ahli perniagaan yang berjaya di syarikat penaja dan memperkenalkan jenama dengan meletakkan logo pada semua bahan persidangan. Kelebihannya, penaja akan memberikan dana terlebih dahulu sehingga anda dapat menggunakannya dengan segera untuk merealisasikan rancangannya
Langkah 2. Tentukan harga dan kaedah menjual tiket
Beberapa persidangan adalah percuma, ada yang mahal. Sebelum menentukan harga tiket dan cara menjualnya, pertimbangkan aspek berikut:
- Berapakah kos yang diperlukan untuk membuat persidangan? Sekiranya anda ingin mengadakan persidangan berskala kecil yang tidak memerlukan banyak wang, kami mengesyorkan agar anda tidak mengenakan bayaran kepada peserta. Sebagai alternatif, peserta diminta membayar tiket untuk menampung kos persiapan persidangan.
- Tentukan bayaran pendaftaran jika anda ingin mengadakan persidangan selama beberapa hari atau menyediakan makanan. Bayaran pendaftaran persidangan di bandar-bandar besar di Indonesia antara beberapa ratus ribu hingga jutaan rupiah.
- Banyak persidangan mengenakan yuran berjenjang mengikut kedudukan atau status peserta. Contohnya: persidangan akademik biasanya membebankan pelajar kurang daripada guru. Pekerja penaja juga dikenakan bayaran lebih sedikit daripada peserta biasa.
Langkah 3. Tentukan lokasi persidangan
Ketika memilih lokasi, pertimbangkan jumlah peserta, kemudahan menuju ke lokasi, ketersediaan tempat letak kereta, jarak ke dan dari pengangkutan awam, lapangan terbang, dan hotel. Selain mencari tempat yang sesuai untuk persidangan, pastikan semua peserta dapat mencapainya dengan mudah.
Cari maklumat mengenai bangunan atau hotel yang menyediakan bilik persidangan di dalam bandar. Untuk persidangan kecil, sewa bilik di gereja atau rumah mesyuarat yang lain
Langkah 4. Manfaatkan bantuan kakitangan yang bekerja sebagai kakitangan pengurusan rumah mesyuarat
Sekiranya terdapat sumber di bangunan yang anda pilih untuk persidangan, manfaatkan sepenuhnya. Kakitangan biasa dengan tugas seharian mereka dan bersedia untuk menjawab soalan, menyelesaikan masalah atau memberi nasihat apabila perlu.
Anda boleh menggunakan perkhidmatan personel yang bertugas menguruskan aktiviti di dewan mesyuarat, misalnya untuk menguruskan pengaturan persidangan yang terperinci. Walaupun ada bayaran, anda tidak perlu melakukan semua aktiviti ini sendiri kerana akan memakan banyak waktu selama beberapa minggu
Langkah 5. Tentukan menu penggunaan
Perlu diingat bahawa peserta mesti mencari makanan semasa persidangan dan kemungkinan ramai peserta tidak mengetahui makanan apa yang terdapat di sekitar tempat persidangan. Pertimbangkan sama ada anda perlu menggunakan perkhidmatan katering untuk menyediakan sarapan, makan tengah hari, dan makanan ringan atau mengetahui sama ada pengurus dewan persidangan dapat menyediakan makanan untuk semua yang hadir.
Semasa memilih menu, ingatlah bahawa banyak orang tidak boleh makan makanan tertentu kerana alahan atau pilihan. Pengusaha perkhidmatan katering yang berpengalaman dapat memberikan beberapa pilihan, misalnya: menu vegetarian, tanpa kacang, bebas gluten, makanan halal, atau pilihan menu lain
Langkah 6. Luangkan masa untuk melakukan pemeriksaan laman web
Setelah anda mengurus semua perkara yang perlu disiapkan, luangkan masa untuk mengunjungi tempat persidangan satu hari lebih awal. Jangan tunggu sehingga D-day baru anda disertakan dengan peserta yang akan menyertai persidangan.
Satu hari lebih awal, datanglah ke tempat persidangan dan mengadakan perjumpaan dengan semua kakitangan yang terlibat untuk memastikan bahawa semuanya sudah siap hingga butiran terkecil
Bahagian 3 dari 4: Membuat Jadual Persidangan
Langkah 1. Jadualkan persidangan
Setelah mendapat gambaran besar mengenai topik yang akan dibincangkan dan menentukan tajuk persidangan, sediakan jadual bermula dari pembukaan persidangan hingga penutup. Persidangan boleh diadakan dengan pelbagai cara mengikut bidang perniagaan yang dibincangkan. Untuk membuat penjadualan lebih mudah, persidangan biasanya diadakan mengikut urutan berikut:
- Mulakan persidangan dengan ucapan pengenalan atau pembukaan yang biasanya disampaikan oleh orang terkenal dalam bidang perniagaan tertentu dan telah menjadi penceramah terkenal. Anda boleh mengadakan acara pada waktu petang dan kemudian diakhiri dengan makan malam atau sebagai sesi pertama pada waktu pagi untuk memulakan persidangan.
- Bahagikan jadual selebihnya menjadi sesi yang lebih pendek. Sekiranya persidangan diadakan atas permintaan peserta mengikut cadangan mereka, sesuaikan bahan dengan keperluan peserta. Walau bagaimanapun, anda juga boleh memasukkan jadual bengkel, klip filem, atau bahan lain dalam jadual persidangan. Bergantung pada jumlah peserta yang hadir, tentukan sama ada setiap sesi dapat dihadiri oleh semua peserta (disebut "plenum") atau peserta perlu dibahagikan kepada beberapa kumpulan dan setiap kumpulan akan menghadiri sesi yang berbeza secara selari mengikut pilihan mereka (disebut "kumpulan" ").
- Tutup persidangan dengan menjemput penceramah untuk menyampaikan bahan yang memberi motivasi atau cabaran kepada para peserta.
Langkah 2. Tentukan cara menjalankan sesi
Anda boleh memilih bagaimana menjalankan sesi sesuai dengan keperluan syarikat, misalnya dengan mengajar, membincangkan kes, mengadakan seminar, membentangkan keputusan atau hasil penyelidikan terkini, mengajukan pertanyaan, atau membentangkan menggunakan slaid.
- Pilihan bagaimana menyampaikan bahan akan mempengaruhi strategi penerbitan. Jadi, sediakan seawal mungkin bahan yang sangat berguna untuk para peserta.
- Tempoh setiap sesi boleh bermula dari 45 minit hingga 3 jam bergantung pada jumlah persembahan dan isi yang disampaikan.
Langkah 3. Pertimbangkan sama ada anda ingin memasukkan aktiviti lain
Fikirkan aktiviti berguna yang boleh dimasukkan dalam jadual dan memainkan peranan penting dalam menyokong kejayaan persidangan, misalnya:
- Jadualkan aktiviti untuk kepentingan organisasi peserta persidangan, seperti mesyuarat perniagaan atau penyampaian anugerah.
- Sediakan makanan sekiranya peserta dikenakan bayaran pendaftaran. Sekiranya tidak ada bayaran, minta peserta membawa makan tengah hari (sebagai pilihan terakhir). Peserta biasanya mengharapkan makan sekurang-kurangnya satu hidangan. Sekiranya lokasi persidangan ada di bandar, sediakan waktu rehat supaya para peserta dapat makan tengah hari di restoran berdekatan.
- Tanyakan apakah peserta ingin menjadualkan acara hiburan, misalnya: mengikuti lawatan ke bandar, menonton rancangan komedi pada waktu malam, menonton filem, atau menonton pertunjukan di teater. Acara ini mungkin lebih sesuai untuk persidangan yang diadakan di bandar besar atau untuk syarikat, tetapi tidak selalu.
Bahagian 4 dari 4: Penerbitan
Langkah 1. Tentukan peserta yang akan hadir
Persidangan sangat pelbagai, contohnya persidangan yang bersifat akademik, agama, dan perniagaan dengan peserta yang berbeza. Sebelum merancang, pastikan bahawa cukup peserta berminat untuk menghadiri persidangan.
Anda tidak perlu melakukan banyak publisiti jika anda ingin mengadakan persidangan untuk kumpulan kecil, seperti pekerja syarikat atau komuniti gereja. Anda boleh memberitahu rancangan persidangan dengan menghantar e-mel, mengumumkan di buletin syarikat, dan / atau memberitahu pada mesyuarat pentadbiran
Langkah 2. Minta pemimpin syarikat mengambil bahagian
Untuk meyakinkan orang di syarikat anda, anda perlu memberikan tajuk yang menarik atau menjemput penceramah yang hebat.
Setelah mendapat pengesahan dari penceramah terkenal, sertakan maklumat dalam bahan persidangan dan beritahu bakal peserta
Langkah 3. Buat laman web
Hari ini, media digital adalah alat yang sangat penting untuk kejayaan persidangan. Buat nama laman web dengan pautan yang mudah dicari jika anda mencari kata kunci tajuk persidangan atau kata-kata lain yang berkaitan dengan persidangan. Tulis maklumat terperinci mengenai persidangan di laman web dan sertakan pautan pada semua bahan cetak dan iklan yang berkaitan dengan persidangan.
- Sertakan tarikh, waktu, dan alamat lokasi persidangan di laman web, termasuk nama penceramah terkenal. Juga maklumkan pengangkutan, penginapan, lokasi menarik, dan jadual persidangan jika ada.
- Sertakan pautan laman web sekiranya peserta dapat mendaftar.
Langkah 4. Letakkan iklan
Mulakan iklan dengan lebih awal (setahun lebih awal) supaya penceramah dapat mengemukakan cadangan yang mengandungi bahan untuk dibentangkan di persidangan. Pilih cara penerbitan yang betul mengikut ukuran persidangan dan latar belakang peserta. Pertimbangkan dari mana calon peserta mendapat maklumat mereka, mungkin dari:
- Media sosial, misalnya dari akaun Facebook dan Twitter organisasi penaja
- Senarai kenalan di Listservs dan alamat e-mel
- Blog, majalah, surat khabar atau jurnal perniagaan
- Poster, risalah atau pemberitahuan lain yang dihantar kepada kumpulan, organisasi atau syarikat yang berkaitan
Langkah 5. Minta cadangan
Semasa menyediakan draf iklan, tunjukkan bahawa anda terbuka untuk mendaftar atau menunggu penyerahan cadangan individu atau kumpulan dalam bentuk kertas, cadangan panel, atau bahan bengkel.
Anda boleh menentukan jangka masa cadangan mengikut bidang perniagaan. Dalam bidang pendidikan, persidangan berskala kecil biasanya memerlukan abstrak dari beberapa ratus kata, sedangkan persidangan berskala besar memerlukan manuskrip lengkap
Langkah 6. Mula menerima pendaftaran
Siapkan kemudahan agar peserta dapat mendaftar sebelum persidangan, walaupun masih ada beberapa bulan lebih awal. Dengan cara ini, anda dapat menganggarkan jumlah peserta yang akan hadir.
- Buat laman web yang menghubungkan ke laman web persidangan untuk pendaftaran. Sekiranya anda tidak mempunyai kemahiran teknikal untuk membuat laman web, gunakan perkhidmatan yang ada. Sebagai contoh, gunakan perkhidmatan berbayar RegOnline, yang merupakan syarikat yang mengurus pendaftaran dalam talian untuk pelbagai acara, memproses data, dan mengirimkannya kepada anda dengan memudahkan pengguna mengaksesnya.
- Peserta juga boleh mendaftar melalui telefon atau faks jika anda mempunyai kemudahan untuk memproses penerimaan pembayaran menggunakan kad kredit.
- Sekiranya anda tidak menerima pendaftaran internet atau telefon, sila buat borang permohonan PDF dan muat naik di laman web. Maklumkan kepada peserta bahawa mereka boleh mencetak borang, mengisinya, dan mengirimkannya dengan cek atau bukti pemindahan ke alamat e-mel syarikat anda.
- Agar peserta mendaftar lebih awal, tawarkan potongan untuk peserta yang membuat pembayaran sekurang-kurangnya satu bulan lebih awal. Harga tiket sedikit lebih mahal sekiranya peserta membayar di tempat persidangan.
Petua
- Tanyakan kepada pembesar suara jika dia memerlukan peralatan tambahan untuk persembahan, seperti panggung, televisyen, layar besar, atau komputer.
- Semasa memilih menu makanan, pastikan sama ada terdapat peserta yang harus melakukan diet makanan tertentu.
- Semasa membandingkan kos sewa, tanyakan harga makanan, air, minuman ringan, dll. kerana ia mungkin sangat mahal.
- Semasa memilih bilik, pertimbangkan tujuan persidangan dan tentukan sama ada anda ingin menggunakan auditorium atau kerusi dan meja untuk membuat nota.
