Adakah anda pernah menulis surat permohonan rasmi sebelum ini? Surat permohonan rasmi biasanya dibuat dengan pelbagai alasan, seperti memungut hutang, meminta pertolongan, atau meminta orang lain untuk melakukan sesuatu yang spesifik. Sebaik-baiknya, surat permohonan tidak boleh melebihi satu halaman. Dengan kata lain, permintaan anda mesti disampaikan dengan cara yang jelas, jelas, yakin, dan berterus terang, diakhiri dengan ayat yang tepat. Jadi, apakah ayat yang tepat untuk menutup surat permohonan? Secara umum, ayat penutup surat tersebut sangat bergantung pada tujuan surat dan identiti penerima surat tersebut. Contohnya, jika surat itu ditujukan kepada seseorang yang anda kenali secara peribadi, jangan ragu untuk mengakhirinya dengan nada yang lebih santai. Sementara itu, jika surat itu ditulis dengan tujuan perniagaan, pastikan anda mengakhirinya dengan nada yang lebih formal.
Langkah
Kaedah 1 dari 2: Menamatkan Permohonan Peribadi
Langkah 1. Gunakan gaya bahasa yang sopan
Dalam surat permohonan peribadi, umumnya perlu bagi penulis surat untuk memberikan alasan di sebalik permohonan mereka, kemudian menyampaikan permohonan tersebut dengan cara yang jelas, jelas, dan spesifik. Jangan lupa untuk menggunakan pilihan bandar yang sopan dan kurang menuntut, seperti "Adakah anda mahu" atau "Adakah anda ingin" supaya penerima surat itu tidak merasa terbeban dengan permintaan anda.
Contohnya, anda mungkin menulis, "Adakah anda keberatan untuk menemani kakak saya ke acara amal sehingga dia tidak perlu keluar sendiri?"
Langkah 2. Kemukakan permintaan susulan anda dalam perenggan baru
Sekiranya anda perlu menerima balasan pada waktu tertentu, atau jika penerima perlu melakukan sesuatu yang lain yang berkaitan dengan permintaan tersebut, sila sertakannya dalam perenggan yang terpisah. Oleh itu, penerima surat akan mengetahui bahawa permohonan susulan adalah sekunder, tetapi masih berkaitan dengan aplikasi utama.
Masih dengan contoh yang sama, anda dapat menyertakan permintaan tindak lanjut seperti, "Kami sangat menghargainya jika anda menjemputnya di rumah untuk pergi ke acara amal dan menurunkannya nanti."
Langkah 3. Terima kasih kepada penerima kerana mempertimbangkan permintaan tersebut
Setelah permintaan anda diserahkan, sertakan pernyataan pendek yang berterima kasih kepada penerima surat. Sekiranya anda mahu, sampaikan juga betapa penting dan bermakna pertolongan mereka kepada anda.
Sebagai contoh, anda boleh memasukkan sesuatu seperti, "Terima kasih banyak kerana sudi membantu kami. Pertolongan anda akan sangat berguna bagi saudaraku yang tidak sabar untuk menghadiri acara amal."
Langkah 4. Sertakan maklumat tambahan yang mungkin perlu diketahui oleh penerima
Sekiranya permintaan anda perlu dibuat dengan cara tertentu, atau pada tarikh dan waktu tertentu, sila sertakannya setelah mengucapkan terima kasih. Di samping itu, anda juga boleh memasukkan maklumat hubungan, sekiranya penerima surat ingin menghubungi anda terlebih dahulu.
Contohnya, anda mungkin menulis, “Untuk makluman anda, kakak saya perlu bertemu dengan pihak penganjur sebelum acara bermula. Itulah sebabnya, dia perlu tiba di lokasi acara sekurang-kurangnya satu jam lebih awal."
Petua:
Setelah memasukkan maklumat tambahan, jangan lupa mengucapkan terima kasih sekali lagi. Dengan berbuat demikian, penerima surat itu tidak akan merasa terbebani oleh permintaan itu, atau bahkan merasa kebaikannya dimanfaatkan oleh anda.
Langkah 5. Sertakan ucapan penutup sebelum menulis nama anda di akhir surat
Ucapan penutup sederhana seperti "Salam" sesuai untuk disertakan pada akhir surat permohonan peribadi. Sekiranya anda dan penerima surat lebih dekat atau dekat, gunakan nada penutup yang lebih hangat, seperti "Salam" atau "Sentiasa sayang."
Tambahkan koma selepas ucapan penutup, kemudian tinggalkan dua baris kosong untuk tanda tangan anda. Selepas dua baris kosong ini, sertakan nama penuh anda
Kaedah 2 dari 2: Menamatkan Aplikasi Perniagaan
Langkah 1. Nyatakan permohonan anda di badan surat
Semasa menulis surat permohonan rasmi untuk tujuan perniagaan, profesional, dan akademik, ingatlah untuk memasukkan tujuan surat dari awal. Sekiranya boleh, buat permintaan anda secara khusus pada ayat pertama surat, dan bukannya pada akhir.
Oleh kerana permintaan anda dijelaskan pada awal surat, tidak perlu mengulanginya di akhir surat
Langkah 2. Terima kasih atas masa dan perhatian
Dalam perenggan baru, tulis ayat pendek berterima kasih kepada penerima kerana meluangkan masa berharga mereka untuk membaca dan mempertimbangkan permintaan anda. Pastikan dia tahu bahawa anda menghargai kesediaannya.
Sebagai contoh, anda mungkin memasukkan sesuatu seperti, "Terima kasih kerana meluangkan masa untuk mempertimbangkan permintaan saya. Saya benar-benar menghargainya."
Petua:
Setelah mengucapkan terima kasih kepada penerima untuk masa dan perhatian, anda juga dapat meminta maaf seperti, "Maaf atas kesulitan yang ditimbulkan," jika perlu.
Langkah 3. Berikan tarikh akhir yang perlu diketahui oleh penerima
Sekiranya anda perlu menerima balasan surat tersebut pada waktu tertentu, jangan lupa berikan tarikh dan waktu kepada penerima. Dalam beberapa kes, anda mungkin perlu memberikan alasan ringkas mengenai pentingnya menetapkan tarikh akhir.
Sebagai contoh, anda mungkin memasukkan sesuatu seperti, "Maaf atas kemunculannya, tetapi saya memerlukan jawapan anda sebelum hari Isnin, 22 April, kerana saya sudah menempah tiket kapal terbang saya pada hari itu, dan hanya akan kembali ke (nama bandar anda) 2 minggu. selepas itu."
Langkah 4. Berikan maklumat hubungan supaya penerima dapat menghubungi anda sekiranya mereka mempunyai pertanyaan
Bantu penerima surat untuk menghubungi anda dengan mudah dan cepat, terutamanya jika anda memerlukan jawapan dalam masa terdekat. Caranya, cukup sertakan maklumat hubungan yang boleh dia hubungi dengan senang pada waktu bekerja.
Sebagai contoh, anda mungkin menulis, "Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan, sila hubungi saya di nombor pejabat: 222-123-4567."
Langkah 5. Tamatkan surat dengan ucapan penutup yang formal dan sopan
Beberapa contoh ucapan penutup yang dapat anda sertakan dalam surat permohonan perniagaan formal adalah "Hormat" atau "Salam". Selepas ucapan penutup, jangan lupa untuk menambahkan koma, kemudian tinggalkan dua baris kosong untuk tanda tangan anda. Selepas dua baris kosong ini, sertakan nama penuh anda.
Sekiranya anda memerlukan maklumat tambahan, seperti tajuk pekerjaan atau nombor pengenalan tertentu, sila tambahnya tepat di bawah nama penuh anda
Petua
- Jangan lupa mengedit surat itu sebelum mencetak dan menandatanganinya. Ingat, kesalahan sedikit pun boleh merosakkan kredibiliti anda dan menimbulkan risiko permintaan anda tidak dipenuhi oleh penerima surat tersebut.
- Simpan salinan surat itu di dalam fail peribadi anda, sekurang-kurangnya sehingga permohonan anda dipenuhi.
- Sekiranya anda merancang untuk menghantar surat melalui internet dan bukannya perkhidmatan pos, format yang digunakan sebenarnya sama. Pada akhir surat, biarkan ruang untuk tandatangan walaupun kemudian dikosongkan, kecuali jika anda mempunyai tandatangan digital yang boleh anda lampirkan.
