Anda boleh menulis surat permohonan jika anda memerlukan penaja untuk menyokong aktiviti yang dirancang atau keperluan lain. Tulis surat permohonan yang dapat meyakinkan penaja bahawa rancangan anda patut disokong. Di samping itu, jelaskan juga secara garis besar, faedah apa yang akan dia terima. Dengan belajar menulis surat yang baik, anda dapat melihat perbezaan antara permohonan yang diluluskan dan permohonan yang ditolak.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Menyiapkan Surat Permohonan
Langkah 1. Tentukan matlamat
Apa yang ingin anda perolehi dengan mencari penaja? Apa yang perlu dilakukan sekiranya anda bersedia menjadi penaja? Apa yang anda buat dan mengapa anda memerlukan penaja? Anda seharusnya dapat menjawab semua soalan ini sebelum menulis surat permohonan.
- Surat permohonan mesti ditulis secara khusus dan mempunyai tujuan tertentu. Tidak ada gunanya menulis surat yang tidak jelas atau anda tidak tahu apa yang anda mahukan dan mengapa.
- Cari jawapan mengapa anda perlu merancang. Permohonan penajaan yang dihantar kerana ingin mencapai tujuan atau impian tertentu biasanya lebih mudah untuk berjaya. Cuba tanamkan kepercayaan mengapa seseorang perlu menyokong perjuangan anda dengan memberi masa atau wang dengan menjelaskan bagaimana pertolongannya akan menolong seseorang atau komuniti.
Langkah 2. Buat senarai syarikat
Siapa yang akan dipindahkan untuk menyokong rancangan anda? Adakah pemilik syarikat mempunyai alasan peribadi untuk menyokong rancangan anda? Atau, adakah organisasi nirlaba yang ingin menjadi penaja kerana mempunyai misi yang sama. Siapa yang menaja aktiviti yang sama? Cuba cari lebih banyak maklumat.
- Tuliskan nama syarikat atau orang yang anda kenali secara peribadi, termasuk orang yang anda bekerjasama. Jangan sesekali mengabaikan hubungan peribadi.
- Jangan memandang rendah syarikat kecil atau usahawan yang tidak mempunyai kedai. Mungkin mereka mahu memberi juga. Perlu diingat bahawa anda juga boleh meneroka syarikat tempatan. Syarikat yang berada dalam lingkungan yang terdekat biasanya akan melihat hubungan yang terjalin dengan masyarakat sebagai sesuatu yang berguna.
- Sekiranya anda bekerja dalam satu pasukan, bahagikan syarikat yang anda senaraikan ke dalam kumpulan, kemudian minta setiap ahli menghubungi syarikat itu supaya semua orang melakukan perkara mereka sendiri.
Langkah 3. Tentukan apa yang anda cari
Terdapat banyak bentuk surat permohonan penajaan. Tentukan apa yang anda minta sebelum menulis surat permohonan.
- Sumbangan boleh berupa wang atau barang. Memberi barang sebagai sumbangan bermaksud memberikan bahan atau produk yang dapat digunakan semasa acara, bukan hanya memberi wang. Kadang kala, sumbangan diberikan dalam bentuk perkhidmatan dan bukan dalam bentuk barang.
- Mungkin anda memerlukan sukarelawan, bukan produk. Walau apa pun cara, jelaskan perkara yang anda perlukan.
Langkah 4. Tentukan pilihan yang ingin anda tawarkan
Dalam surat permohonan penajaan, anda boleh menawarkan beberapa bentuk sokongan untuk dipilih. Dengan berbuat demikian, anda memberikan pilihan untuk syarikat kecil dan besar untuk memberikan sokongan dengan cara mereka.
- Tentukan jumlah sokongan dan faedah. Anda mesti menjelaskan apa faedah yang akan mereka terima mengikut jumlah sokongan yang diberikan. Orang yang memberi lebih banyak harus mendapat lebih banyak faedah.
- Anda boleh menawarkan iklan, pengumuman umum mengenai syarikat atau tajaan anda, dan logo di laman web atau dalam bahan / program promosi.
Langkah 5. Tentukan nama orang yang akan menerima surat itu
Jangan sekali-kali menghantar surat yang ditujukan secara umum dengan menulis "kepada mereka yang berkenaan" kerana kelihatannya kurang peribadi.
- Biasanya, surat ini harus ditujukan kepada orang yang bertugas di bahagian Personel atau pengarah urusan. Cuba hubungi syarikat atau cari di laman web untuk siapa yang bertanggungjawab menaja. Jangan meneka perkara ini. Untuk berjaya, surat permohonan penajaan mesti ditujukan kepada orang yang tepat. Tulis nama dan tajuk dengan ejaan yang betul.
- Ketahui juga apakah syarikat / organisasi ini mempunyai kebijakan sumbangan sehingga anda tidak membuang masa dan anda dapat membuat permintaan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Bahagian 2 dari 3: Memahami Format Surat
Langkah 1. Mengkaji sampel surat permohonan penaja
Anda dapat melihat contoh surat ini di internet, ada yang dibayar, tetapi ada yang percuma. Baca contoh ini supaya anda dapat memahami format dan kandungannya.
- Walau bagaimanapun, jangan menyalin keseluruhan contoh surat. Cuba susun sendiri kata-kata itu supaya surat anda kelihatan peribadi dan senang dibaca.
- Contohnya, jika anda mengetahui bahawa pengarah syarikat mempunyai latar belakang yang berkaitan dengan rancangan anda, tulislah surat peribadi kepadanya. Cuba cari latar belakang orang atau syarikat yang anda kirim dan susun kandungannya agar kelihatan lebih peribadi.
Langkah 2. Pilih gaya bahasa yang sesuai mengikut penonton
Namun, anda harus menulis surat permohonan profesional dan jangan menggunakan kata-kata yang digunakan dalam perbualan sehari-hari.
- Tulis sepucuk surat di atas kertas dengan kepala surat yang tertera logo anda dan nama organisasi anda. Ini akan menjadikan aplikasi anda kelihatan lebih profesional. Sekiranya anda memohon penajaan untuk diri sendiri, buat kop surat dengan nama anda dengan fon yang sesuai untuk menjadikannya profesional.
- Sekiranya anda menulis surat untuk syarikat atau organisasi, semakin formal, semakin baik. Sekiranya ditujukan kepada ahli keluarga atau rakan, tulis surat yang tidak terlalu formal, tetapi tidak terlalu kasual sehingga terdengar kurang ajar. Permohonan penajaan yang dihantar melalui alamat e-mel tidak rasmi biasanya kurang berjaya.
Langkah 3. Gunakan format surat perniagaan standard
Surat permohonan penajaan mesti menggunakan format surat perniagaan. Gunakan huruf yang betul untuk membuatnya kelihatan profesional.
- Mulakan menulis surat dengan memasukkan tarikh, nama dan alamat penaja.
- Langkau garis kosong, kemudian tulis: Sayang (nama) dan akhiri dengan koma.
- Tulis surat pendek. Adalah cukup untuk menulis surat permohonan penaja untuk satu halaman sehingga tidak menghabiskan terlalu banyak waktu pembaca. Orang yang dipindahkan akan memberi anda satu minit untuk membaca surat anda. Oleh itu, tulis surat pendek dan jelas pada satu halaman.
- Kirim surat melalui pejabat pos atau kurier kerana permintaan yang dihantar melalui e-mel nampaknya tidak penting.
Langkah 4. Tamatkan surat dengan ucapan terima kasih
Di akhir surat, terima kasih atas perhatian mereka. Langkau satu baris di akhir perenggan dan tinggalkan ruang kosong untuk tandatangan anda.
- Akhiri surat dengan memberi ucapan profesional dan hormat, contohnya: Hormat saya / saya. Tulis nama dan tajuk anda, kemudian tandatangan.
- Pasang bahan lain. Hantarkan juga risalah berserta surat untuk memberi gambaran keseluruhan aktiviti atau syarikat anda. Ini dapat meningkatkan kredibiliti anda dan membuat penerima merasa lebih selesa menyokong anda.
- Sekiranya organisasi anda telah dilindungi, sertakan juga artikel atau berita mengenai perkara yang telah anda lakukan.
Bahagian 3 dari 3: Memperhalusi Kandungan Surat
Langkah 1. Tulis pengenalan yang baik
Dalam perenggan pembukaan surat, anda harus memperkenalkan diri, nama syarikat, dan menjelaskan rancangan anda secara khusus. Jangan menulis perkara yang tidak perlu sehingga pembaca segera merasa tertarik dengan isi kandungan surat anda.
- Jangan menganggap bahawa orang sudah tahu siapa anda atau apa yang dilakukan oleh organisasi anda. Berikan penjelasan mengenai syarikat (jika ditujukan kepada syarikat) atau mengenai diri anda (jika ditujukan kepada seseorang). Contohnya: _ adalah organisasi bukan keuntungan yang komited untuk memulihkan _ dll.
- Tekankan kejayaan yang harus anda tunjukkan bahawa tidak ada risiko menjadi penaja. Terangkan juga bagaimana anda akan menggunakan wang daripada penaja secara khusus.
- Pada perenggan kedua atau pertama, anda harus segera memohon dan menjelaskan mengapa anda bertanya.
Langkah 2. Tuliskan faedah menjadi penaja
Untuk menjadi penaja, anda mesti dapat meyakinkan syarikat atau orang tentang faedah yang akan mereka terima dengan menaja. Oleh itu, jelaskan di tengah surat apa faedahnya bagi mereka, bukan untuk anda.
- Contoh: jelaskan bahawa faedah menjadi penaja adalah mendapat publisiti yang baik. Lebih spesifik: Adakah aktiviti ini akan diliputi oleh TV? Berapa ramai orang yang akan datang? Adakah terdapat tetamu VIP? Sekiranya ada syarikat besar atau pesaing lain yang menaja mereka, adakah mereka akan disenaraikan juga?
- Beri pilihan. Syarikat atau orang yang ingin menjadi penaja biasanya lebih suka jika ada pilihan yang sesuai dengan keperluan atau anggaran mereka.
Langkah 3. Berikan bukti sokongan yang menarik
Sertakan beberapa nombor, seperti jumlah khalayak atau demografi yang dapat mereka jangkau.
- Juga, jangan lupa untuk membincangkan kesan emosi menaja. Contohnya: cerpen mengenai seseorang yang akan dibantu boleh sangat berpengaruh.
- Terangkan bagaimana anda mengenali penajaan. Mungkin penaja akan mendapat bilik percuma semasa acara sebagai balasan untuk menaja.
- Beri mereka maklumat penting yang mereka perlukan untuk membuat keputusan mengenai penajaan ini. Jangan lupa untuk memasukkan maklumat hubungan anda dan tarikh penerimaan jawapan yang anda inginkan. Lampirkan juga sampul surat kosong yang tertera dengan alamat anda sendiri di atasnya untuk memudahkan penaja menghantar jawapan.
- Tanya penaja apa pengiktirafan yang mereka mahukan. Contohnya, seperti apa nama mereka kelihatan dan adakah mereka mahu nama itu dikenali? Tanya, tawarkan peluang, dan jangan anggap.
Langkah 4. Terangkan latar belakang aktiviti ini
Anda mesti menerangkan aktiviti konkrit secara terperinci untuk menyokong organisasi dan aktiviti yang ingin anda jalankan.
- Contohnya, jika anda ingin menulis surat yang meminta penajaan untuk badan amal, jelaskan latar belakangnya kepada penggalangan dana, seperti ketika organisasi anda ditubuhkan, siapa yang bertanggungjawab, siapa yang dianugerahkan dana tersebut, dan apa-apa anugerah atau pencapaian yang telah dicapai.
- Tunjukkan, jangan hanya bercakap. Jangan hanya bercakap mengenai kumpulan atau aktiviti yang baik atau patut disokong. Berikan bukti sokongan terperinci yang dapat meyakinkan bahawa kumpulan atau aktiviti ini benar-benar baik dan wajar disokong. Bukti biasanya lebih meyakinkan daripada superlatif.
Langkah 5. Ikut secara peribadi
Menghantar surat bukanlah kaedah terbaik untuk membina hubungan peribadi. Walaupun merupakan idea yang baik untuk menghantar surat permohonan penajaan, anda perlu menindaklanjuti surat ini secara peribadi.
- Cuba hubungi atau datang sendiri, jika anda belum mendapat respons dalam 10 hari. Walau bagaimanapun, ingat bahawa banyak pengarah sangat sibuk dan akan menjengkelkannya. Kami mengesyorkan agar anda membuat janji temu atau membuat panggilan terlebih dahulu.
- Tunjukkan bahawa anda sangat gembira dengan rancangan aktiviti ini. Elakkan bercakap negatif. Jangan memberi kesan bahawa anda meminta atau memprovokasi rasa bersalah agar mereka menderma.
- Sekiranya jawapannya "mungkin", jangan ragu untuk menindaklanjuti. Jangan terburu-buru atau keterlaluan kerana mereka boleh terganggu.
- Jangan terlalu mengharapkan. Jangan menganggap bahawa mereka akan menjemput anda ke mesyuarat atau mahu menjadi penaja. Terima kasih atas perhatian mereka.
- Kirim kad terima kasih jika permintaan anda dikabulkan.
Langkah 6. Periksa surat anda
Peluang untuk mendapatkan penaja akan hilang sekiranya anda tidak memeriksa surat yang akan anda hantar. Surat dengan banyak kesalahan ejaan atau kesalahan tatabahasa bukanlah surat profesional. Mengapa anda memasukkan nama orang / syarikat dalam aktiviti yang tidak disiapkan secara profesional?
- Periksa tanda baca. Ramai orang tidak tahu menggunakan koma atau tanda baca yang lain dengan betul. Perkara-perkara kecil seperti ini sangat penting di sini.
- Cetak surat anda, biarkan sahaja, kemudian baca beberapa jam kemudian. Kadang-kadang mata kita sangat mempercayai menulis di skrin komputer sehingga mudah untuk mengabaikan kesalahan ketik.
- Hantarkan surat itu dalam sampul surat yang kelihatan profesional dengan wang pos yang mencukupi atau gunakan perkhidmatan kurir yang baik.
Langkah 7. Contoh surat:
Kepala Surat (jika ada) Tarikh: _
Alamat: _
_
_
Sayang. Tuan-tuan dan puan-puan _
Baru-baru ini, saya dijemput untuk memasuki pertandingan ratu cantik dunia yang akan diadakan di Amerika Syarikat pada tahun 2016. Pada masa ini, saya telah terpilih sebagai Puteri Indonesia dan ingin memasuki pertandingan antarabangsa tahun depan.
Melalui surat ini, izinkan saya untuk memohon penajaan sehingga saya dapat memasuki peraduan dengan lebih daripada 100 peserta dari pelbagai negara. Acara ini akan disiarkan di peringkat antarabangsa dan dijangka menarik 300,000 orang. Nama-nama penaja akan dipaparkan dalam peraduan ini dan di laman web penganjur peraduan.
Sokongan dana boleh diberikan mengikut pilihan berikut:
Rp_ - Nama, keterangan dan logo
Rp_ - Nama dan keterangan
Rp_ - Nama dan logo
Rp_ - Nama
Sekiranya anda bersedia menjadi penaja, saya menunggu berita selewat-lewatnya _.
Terima kasih atas perhatian yang anda berikan kepada aplikasi ini.
Dengan setia, tandatangan
Nama penuh
Petua
- Buat permintaan dengan sopan, jangan tuntut.
- Mencari maklumat siapa pembuat keputusan yang boleh anda hubungi, bukannya setiausaha atau orang ketiga.
- Taipkan surat anda, kecuali tulisan tangan anda sangat cantik, untuk menjadikannya lebih profesional.
- Cetak surat pada kertas berkualiti tinggi untuk hasil yang lebih baik.
- Syarikat hampir selalu diminta untuk menjadi penaja. Oleh itu, jelaskan mengapa syarikat tertentu adalah yang tepat untuk menyokong aktiviti anda.
- Lampirkan borang penajaan agar seseorang di syarikat yang anda kirimi dapat mengisi.
Artikel berkaitan
- Cara Menulis Surat
- Tulis Tulis Surat Pembaca
