Anda mesti berurusan dengan bank, syarikat insurans, agensi kerajaan, majikan di syarikat, atau bahkan sekolah. Sekiranya demikian, anda mesti meyakinkan seseorang untuk melakukan atau menolong anda melakukan sesuatu. Bagaimana menulis surat persuasif atau persuasif yang menghasilkan hasil? Berikut adalah beberapa idea utama untuk digunakan dalam surat pujukan anda.
Langkah
Bahagian 1 dari 4: Bersedia untuk Menulis Surat
Langkah 1. Merangsang idea yang baik
Sebelum menulis surat, nyatakan apa yang anda mahukan, mengapa anda menginginkannya, sebab-sebab mengapa ia harus disahkan, dan juga hujah-hujah yang menentangnya. Menekankan semua idea yang ada dapat membantu anda menyusun surat dan memahami sepenuhnya kedudukan anda mengenai topik tersebut.
- Mulakan dengan ini: Saya ingin meyakinkan "pembaca saya" untuk menjadi "tujuan" saya. Tukar "pembaca saya" untuk apa yang anda ingin pujuk, dan "tujuan saya" untuk apa yang anda pujuk mereka lakukan.
- Setelah perkara di atas jelas dan tegas, tanyakan pada diri sendiri: Mengapa demikian? Senaraikan sebab mengapa anda mahu pembaca anda melakukan perkara yang anda mahukan.
- Setelah memetakan alasannya, urutkan mengikut tahap mana yang lebih penting. Letakkan semua butiran penting dalam satu lajur, kemudian yang lain tidak penting. Ini akan membantu anda menyekat fikiran anda ke titik penekanan yang paling relevan dan penting.
Langkah 2. Ketahui matlamat anda
Pastikan anda mengetahui dengan tepat apa yang anda mahukan atau perlukan. Apa yang anda mahu capai? Bagaimana pejabat ini harus bertindak?
Semasa menentukan matlamat, fikirkan semua kemungkinan penyelesaian yang boleh anda tawarkan
Langkah 3. Kenali pembaca anda
Menganalisis dan memahami pembaca anda akan membantu anda menentukan cara membingkai surat anda. Sekiranya boleh, tentukan sama ada pembaca akan bersetuju dengan anda, tidak setuju, atau bersikap berkecuali. Ini akan membantu anda menentukan berapa banyak bobot yang akan diberikan kepada setiap sisi hujah anda.
- Cuba cari orang yang boleh anda hubungi dalam surat itu. Siapa mereka, kekuatan apa yang mereka ada untuk menolong anda? Adakah mereka akan mengabaikan aduan anda? Bagaimana anda harus menyambut mereka? Adakah mereka berada di jawatan kanan atau berfungsi? Bercakap mengikut kedudukan mereka.
- Cuba bongkar kepercayaan dan kecenderungan pembaca mengenai topik anda. Pertikaian apa yang mungkin timbul antara anda dan pembaca anda? Bagaimana anda mengemukakan hujah balas dengan penuh hormat?
- Ketahui apa yang dibimbangkan oleh pembaca mengenai topik anda. Adakah mereka mempunyai dana terhad untuk dibelanjakan? Adakah mereka langsung terpengaruh dengan topik anda? Berapa lama mereka perlu mempertimbangkan dokumen anda?
- Fikirkan jenis bukti yang diperlukan pembaca anda dalam hujah untuk meyakinkan mereka.
Langkah 4. Teliti topik
Surat pujukan yang berkesan mengandungi bukti dan maklumat fakta yang menyokong kedudukan tersebut. Pastikan anda mempertimbangkan pelbagai sudut pandangan. Jangan hanya meneliti pandangan anda; Sebutkan juga pendapat yang bertentangan dan fakta yang ada di sekitarnya.
- Gunakan fakta, logik, statistik, dan bukti anekdot untuk menyokong tuntutan anda.
- Jangan segera mengatakan bahawa pembangkang itu salah. Sebaliknya, bersikap hormat ketika menjelaskan mengapa kedudukan anda lebih kuat dan patut mendapat perhatian.
Bahagian 2 dari 4: Memformat Huruf
Langkah 1. Gunakan format blok
Surat perniagaan mempunyai format khas. Sekiranya formatnya kemas dan betul, ia tidak akan mengubah pendapat pembaca sedikit pun. Namun, jika formatnya tidak betul dan tidak kemas, mereka akan memberi kesan buruk kepada anda dan berpotensi dibuang.
- Mulakan dengan menggunakan perenggan blok dua jarak.
- Selaraskan kiri setiap perenggan; dengan kata lain, jangan masukkan paragraf seperti dalam prosa atau karangan.
- Tinggalkan satu ruang baris selepas setiap perenggan.
- Gunakan fon standard, biasanya Times New Roman atau Arial, saiz 12.
Langkah 2. Menangani kepala surat dengan betul
Mulakan dengan menaip alamat anda di sudut kiri atas. Jangan meletakkan nama anda - tuliskan hanya nama jalan, bandar, kawasan dan poskod. Anda juga boleh memasukkan nombor telefon dan alamat e-mel, masing-masing berada di talian yang berasingan. Sekiranya anda tinggal di UK, alamat mesti ditulis di sebelah kanan. Lengkapkan satu baris.
- Taipkan tarikh. Tulis tarikh penuh, nama bulan, dan tahun. Lengkapkan satu baris.
- “4 Jun 2013”
- Tulis nama dan alamat penerima. Cuba cari pihak tertentu untuk menghantar surat itu. Lengkapkan satu baris.
Langkah 3. Mulakan surat dengan memberi salam atau salam
Biasanya dalam bentuk perkataan "Sayang" diikuti dengan nama orang yang dituju. Pastikan anda mengeja nama dengan betul semasa anda mengetiknya. Nama di sini mestilah sama dengan nama yang tertulis di kepala surat alamat.
- Semasa memberi salam kepada seseorang, gunakan gelaran atau pangkat yang betul (Pak / Puan / Dr. / dll) diikuti dengan nama belakang. Sekiranya anda tidak pasti wanita mana yang lebih senang dipanggil, tuliskan "Nona".
- Sentiasa ikuti selepas ini dengan usus besar.
- Lengkapkan garis antara salam dan perenggan pertama.
- "Sayang Dr. Coklat:"
Langkah 4. Tutup surat dengan pernyataan penutup
Fikirkan dan pertimbangkan nada karangan anda ketika memilih pernyataan penutup. Ucapan seperti, "Terima kasih," cukup standard, sementara bentuk lain seperti, "Salam," lebih mesra. Tentukan sama ada anda mahu surat lamaran anda menjadi formal atau mesra. Apa sahaja yang anda pilih, perkataan pertama mesti ditulis dengan huruf besar, sementara perkataan berikutnya adalah jelas. Ikuti penutupan dengan koma.
- Pilih perkataan "Dengan hormat", jika anda mahu perkataan itu lebih formal. "Salam," "Salam," "Terima kasih," atau "Hormat kami," adalah ucapan penutup standard untuk e-mel perniagaan. Sementara kata-kata, "Salam," "Salam," atau "Sampai jumpa", kelihatan lebih santai dan mesra.
- Langkau 4 baris seterusnya untuk memberi ruang untuk tandatangan anda sebelum menaip nama anda.
- "Terima kasih,"
Bahagian 3 dari 4: Menulis Surat
Langkah 1. Ringkas dan ringkas
Huruf atau pujukan persuasif haruslah ringkas dan sopan. Orang yang sibuk jarang membaca huruf yang panjangnya lebih dari satu halaman atau ketika suaranya kasar. Jangan menjadi kata-kata yang terlalu indah. Cuba gunakan ayat yang jelas dan kemas. Jangan kemukakan maklumat yang diputarbelitkan dan tidak perlu, termasuk anekdot.
- Elakkan ayat yang terlalu panjang. Pastikan menggunakan ayat deklarasi yang kuat. Tulisan anda mestilah ringkas, ringkas, tepat dan senang dibaca.
- Jangan seret perenggan terlalu lama. Jangan terlalu banyak maklumat sehingga pembaca kehilangan minat, menyimpang dari sudut utama, atau menjadikan perkara anda sukar difahami. Ikuti maklumat yang relevan, dan ubah perenggan setiap kali anda ingin menyampaikan idea atau maksud baru.
Langkah 2. Nyatakan perkara utama anda dalam beberapa ayat pertama
Mulakan dengan kalimat pembuka yang mesra, kemudian sampai ke titik. Nyatakan keperluan anda (tujuan utama menulis surat) dalam dua ayat pertama.
Perenggan ini hanya boleh terdiri dari 2-4 ayat
Langkah 3. Tekankan kepentingan permintaan anda pada perenggan kedua
Dalam perenggan ini, ringkaskan perhatian, permintaan, atau tuntutan Anda. Pada peringkat ini anda belum memberikan alasan, sokongan, atau perkara utama; pada tahap ini anda menjelaskan sepenuhnya kedudukan anda, parameter keprihatinan atau permintaan, dan sebab mengapa ia cukup penting untuk ditindaklanjuti.
Ingatlah untuk menjaga badan surat itu logik, sopan, dan faktual. Elakkan bahasa yang terlalu emosional, jangan menuntut tindakan atau bercakap kasar terhadap orang atau syarikat yang ditujukan kepada surat itu, atau pembangkang
Langkah 4. Sokong permohonan anda di perenggan seterusnya
Beberapa perenggan seterusnya seharusnya dapat membenarkan kedudukan anda dengan memberikan latar belakang dan maklumat terperinci. Pastikan maklumat ini logik, faktual, beralasan, praktikal dan sah. Jangan mendasarkan permintaan anda hanya pada emosi, kepercayaan, atau keinginan peribadi. Jangan membosankan pembaca dengan cerita panjang; sampai ke titik dengan cepat dan tepat. Terdapat beberapa strategi berbeza yang boleh anda gunakan untuk mencapai tujuan ini:
- Berikan potongan statistik dan fakta untuk menarik simpati dan logik pembaca. Pastikan bahawa statistik dan fakta berasal dari sumber yang boleh dipercayai dan terhormat, dan anda juga menggunakan data dengan tulus, tidak mengambilnya di luar konteks.
- Cadangkan petikan dari pakar mengenai topik tersebut, yang menyokong kedudukan anda atau membantah pembangkang. Pakar-pakar ini mesti menjadi tokoh yang dihormati di bidangnya dan sememangnya mempunyai kelayakan yang sesuai untuk mempunyai pendapat mengenai perkara yang sedang dibincangkan.
- Kemukakan alasan mengapa permintaan anda harus diterima. Memaksa orang untuk melakukan apa yang anda mahukan bukanlah teknik pujukan yang berkesan, tetapi jika anda menjelaskan mengapa anda percaya sesuatu perlu dilakukan, ia dapat membantu mengubah pemikiran mereka. Terangkan keadaan semasa dan mengapa ia harus berubah.
- Kemukakan perincian, spesifikasi, dan batasan kedudukan dan permohonan anda. Bincangkan usaha yang telah dilakukan sebelumnya, mengenai permohonan tersebut, atau bahkan jika tidak ada atau kurang tindakan mengenainya.
- Berikan contoh kesaksian yang berkaitan dengan kedudukan anda. Fikirkan bukti lain yang dapat dikemukakan mengapa kedudukan anda penting.
- Ingatlah untuk membatasi apa yang anda boleh dan ingin sertakan dalam perenggan. Jelaskan pandangan dan situasi anda. Jangan terlalu terperinci, tetapi sertakan semua perkara penting. Pilih hanya statistik, pakar dan kesaksian yang paling relevan.
Langkah 5. Seru pembangkang
Salah satu cara memujuk atau memujuk yang paling berkesan adalah dengan menarik perhatian pembangkang. Anda mesti dapat meramalkan sebarang keberatan, keberatan atau pertanyaan dari pembaca, sehingga anda dapat menjawabnya dalam surat tersebut. Cari persamaan anda dengan pembangkang, atau tunjukkan sokongan kuat untuk kedudukan anda sendiri.
- Pastikan anda secara terbuka mengakui perbezaan antara kedudukan anda dan pembangkang. Jangan menyembunyikannya, kerana ini akan melemahkan hujah anda. Tekankan nilai, pengalaman dan masalah bersama anda dengan pembangkang.
- Elakkan penyataan tuduhan. Ini akan menjadikan surat itu terlalu emosional dan melemahkan daya tarikan logik anda. Sikap yang terlalu negatif dan menuduh juga akan membuat pembangkang tidak bersetuju dengan pendapat anda.
Langkah 6. Tutup surat dengan mengesahkan semula permohonan anda
Ulangi permintaan atau pendapat anda di akhir surat. Ini adalah perenggan di mana anda mengemukakan penyelesaian atau memohon tindakan. Beritahu pembaca bahawa anda akan menindaklanjuti surat-menyurat ini melalui telefon, e-mel, atau secara langsung.
- Akhiri surat dengan ayat yang kuat yang akan membantu meyakinkan pembaca untuk memihak kepada anda, atau sekurang-kurangnya melihat dengan lebih jelas dari sudut pandangan anda.
- Tawarkan penyelesaian atau bantuan anda sendiri. Bersetuju untuk berkompromi, atau bertemu di tengah. Tunjukkan bahawa anda telah selesai atau bersedia untuk menangani keadaan tersebut.
Bahagian 4 dari 4: Melakukan Sentuhan Akhir
Langkah 1. Periksa sebarang kesilapan
Kesalahan dalam tatabahasa, sebutan dan ejaan kata akan memberi kesan buruk. Anda mahu pembaca memberi tumpuan kepada idea dan permintaan anda, bukan pada kesalahan ketik. Baca semula surat anda beberapa kali sebelum menghantarnya. Baca dengan kuat untuk mendengar bunyinya.
Sekiranya perlu, minta seseorang menyemak tulisan anda untuk mengetahui kesalahan ejaan (atau gunakan ciri pemeriksaan ejaan perisian)
Langkah 2. Letakkan tandatangan anda sendiri
Sekiranya anda lebih suka menghantar surat melalui pejabat pos ke e-mel, anda perlu menandatangani. Ia memperibadikan dan mengesahkan surat anda.
Langkah 3. Berikan salinan surat rasmi anda kepada pihak penting lain, jika perlu
Sekiranya orang lain di syarikat atau organisasi sasaran juga harus membaca surat anda, berikan salinannya. Ini bermaksud mencetak dan menghantar lebih dari satu huruf, dengan tandatangan asal.
Langkah 4. Simpan salinan untuk diri sendiri
Sentiasa simpan salinan surat anda dan buat catatan peribadi, lengkap dengan nota kapan surat itu dihantar dan kepada siapa. Catat tindak lanjut yang anda lakukan sehingga masalahnya diselesaikan.
Petua
- Ikuti topik. Berhati-hatilah untuk tidak menambahkan maklumat rawak yang tidak berkaitan dengan masalah yang anda bincangkan. Ikuti fakta-fakta yang relevan dan simpan dengan mudah. Gunakan fakta-fakta ini untuk lebih jelas.
- Gunakan titik peluru di tengah-tengah perenggan hanya jika anda benar-benar yakin dan jelas mengenai langkah, tindakan atau cadangannya.
- Sesuaikan peluru anda dengan jenis syarikat atau organisasi sasaran. Institusi bukan keuntungan mempunyai cara berfikir yang berbeza dari syarikat besar.
- Tulis dalam bentuk tulisan Indonesia yang standard. Ini bukan teks atau media sosial; tetapi surat rasmi. Penggunaan singkatan, slang, dan emotikon dapat membuat anda diabaikan.
- Jangan memperlakukan pembaca anda seolah-olah mereka berhutang sesuatu dan kemudian anda merasa berhak menuntut. Yakinkan mereka sambil mengekalkan nada surat yang mesra dan profesional.
