Nada bertulis yang menimbulkan minat dalam organisasi anda akan menjadikan e-mel permintaan derma anda berkesan. Penggunaan e-mel sebagai media penggalangan dana semakin popular kerana lebih murah daripada surat fizikal dan telefon. Mel elektronik menjadikan komunikasi berlaku lebih pantas. Terdapat beberapa langkah yang boleh anda lakukan untuk membuat e-mel menarik yang dibalas oleh pembaca dan anda mendapat hasil sumbangan yang besar.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Menyiapkan Struktur E-Mel
Langkah 1. Buat tajuk utama yang kuat
Tajuk utama adalah baris pertama dalam e-mel yang berfungsi sebagai tajuk. Dari semua e-mel yang dihantar, hanya 15% daripada e-mel yang dibuka. Tajuk utama yang menarik akan menarik perhatian 15% orang itu dan mendorong mereka untuk terus membaca. Pada kebanyakan akaun e-mel, anda boleh membaca baris pertama (tajuk utama) e-mel di sebelah baris subjek. Tajuk utama tersebut mendorong orang untuk membuka e-mel anda dan membuat orang membaca
- Gunakan kata kerja dan kata nama aktif untuk menarik perhatian. Gunakan juga fungsi ukuran huruf tebal, berpusat, dan lebih besar.
- Jauhkan tajuk utama sehingga menjadikan tujuan e-mel anda jelas dari awal. Galakkan pembaca untuk berfikir bahawa membaca e-mel ini akan berguna, sesuai dan relevan.
- Jawab soalan pembaca: Apa yang akan saya dapat?
- Baris subjek dapat mengundang pembaca untuk melakukan pelbagai perkara, seperti menjawab e-mel anda, meminta kehadiran mereka di acara tertentu, atau berkongsi tempat atau acara masyarakat setempat.
- Contoh judul yang baik adalah, "Riau Menentang Undang-undang Gas Asli di Mahkamah"
Langkah 2. Ceritakan keseluruhan cerita di perenggan pertama
Nyatakan matlamat anda dari awal. Jangan membuat penerima membaca separuh daripada e-mel anda tanpa memahami maksudnya. Mereka mungkin membuang e-mel anda tanpa membuat sumbangan. Tulis dengan jelas dalam perenggan ini apa permintaan anda dan mengapa anda menghantar e-mel.
- Minta sumbangan pada perenggan pertama. Sekiranya bercakap secara langsung, anda harus bertanya dengan teliti. Walau bagaimanapun, jika anda menggunakan e-mel, mintalah terlebih dahulu. Permudahkan permintaan ini untuk dibaca dengan menuliskannya dengan huruf tebal atau huruf besar.
- Dalam permintaan anda, beritahu pembaca apa yang akan anda lakukan dengan wang mereka. Sekiranya sumbangan kecil membolehkan anda melakukan sesuatu, katakan demikian. Contohnya, jika $ 5000 dapat memberi makan kepada 100 kanak-kanak, katakan demikian. Menulisnya akan memberi anda lebih banyak respons daripada menulis, anda memerlukan Rp 15,000,000 untuk membina pondok.
- Beritahu pembaca bahawa mereka mempunyai hak untuk menolak. Statistik menunjukkan bahawa orang lebih cenderung memberi ketika mereka merasa bebas memilih daripada ketika mereka merasa terpaksa.
- Jelaskan dan terangkan misi anda dalam perenggan pertama supaya pembaca segera mengetahui wang yang akan digunakan. Tunjukkan bahawa anda bukan hanya mengumpulkan wang.
Langkah 3. Gunakan mikrokonten dengan bijak
Mikrokonten adalah frasa pendek dan sari kata yang menghiasi e-mel. Gunakan mikrokonten untuk menyoroti perkara utama anda supaya pembaca yang terbiasa dengan skimming akan merasa senang membaca teks anda.
- Mikrokonten merangkumi tajuk, sari kata, baris subjek, pautan dan butang.
- Gunakan kata kerja aktif, kata keterangan keterangan, dan kata nama. Tujuan anda adalah agar mereka membaca keseluruhan teks.
- Contoh judul yang bagus seperti: "Sumbang Rp 500,000 untuk Menyelamatkan Lumba-Lumba"
- Jadikan teks lebih berani atau lebih besar sehingga menonjol. Subtitle ini muncul sebelum perenggan atau ketika memulakan bahagian baru.
- Tuliskan sarikata ringkas. Anda mungkin atau tidak menggunakan sari kata, tetapi ia berguna apabila tajuk anda terlalu pendek. Gunakan prinsip yang sama - pendek, boleh bertindak, berani.
Langkah 4. Tulis cerita
Menulis cerita dalam e-mel akan menarik lebih banyak perhatian pembaca. Tuliskan kisah tersebut di dalam e-mel anda. Ingat bahawa cerita mempunyai permulaan, pertengahan, dan akhir. Anda boleh menggunakan kisah emosi untuk mendorong pembaca menderma. Tulislah kisah benar mengenai hasil aktiviti anda.
Langkah 5. Tulis perenggan pendek
Tulis e-mel anda dengan menggunakan perenggan pendek dan jelas. Pembaca akan jemu kerana menerima banyak e-mel. Mengehadkan panjang e-mel anda akan membuat anda menonjol.
- Buat satu atau dua perkara utama.
- Pastikan e-mel anda ringkas walaupun anda perlu mengedit dan menyemak berkali-kali
- Jangan sertakan sejarah mengapa anda meminta sumbangan. Kalimat di perenggan pembukaan dan kisah anda di perenggan isi cukup untuk menjelaskan alasan anda.
Langkah 6. Sediakan pautan dan butang - tetapi jangan tersasar dari mesej
Anda mungkin mahu memasukkan ratusan pautan, tetapi ini dapat mengalihkan perhatian pembaca dari mesej utama anda, yang meminta sumbangan. Cara mudah untuk memberikan maklumat tanpa mengganggu diri anda adalah dengan memasukkan semua maklumat di laman web anda dan memasukkan hanya satu pautan dalam e-mel, pautan ke laman web anda. Contohnya, jika ada kajian yang menyokong penyataan anda, jangan sertakan pautan ke kajian yang panjang dan kompleks dalam e-mel. Letakkan pautan penyelidikan di laman web anda (dan pastikan pilihan untuk membuat sumbangan menonjol).
Langkah 7. Tambahkan gambar dengan teliti
Anda mungkin mahu menambah satu atau dua gambar untuk menekankan maksud anda, tetapi ini tidak perlu. Sebenarnya, warna dan gambar boleh menjadikan e-mel anda kelihatan seperti spam. Sekiranya anda memasukkan gambar, letakkan di bahagian atas atau bawah e-mel dan gunakannya hanya apabila benar-benar diperlukan untuk menyampaikan maksud anda atau menimbulkan rasa simpati.
- Contoh gambar yang berguna ialah sasaran penggalangan dana anda untuk menerima sumbangan, seperti foto anak yang menerima pakaian baru untuk pertama kalinya.
- Sebagai pengecualian, anda boleh memasukkan logo anda di tempat yang tidak mengganggu, seperti sudut bawah e-mel. Logo ini dapat membuat pembaca mengenali organisasi anda.
Langkah 8. Tulis maklumat susulan / langkah seterusnya
Akhir e-mel adalah maklumat mengenai cara menindaklanjuti. Jadikan maklumat ini menonjol sehingga pembaca dapat melihatnya sebelum membaca sebab mengapa mereka harus menderma. Maklumat ini memberitahu pembaca mengapa anda menghantar e-mel. Tulis dengan jelas mengenai cara membuat sumbangan.
- Sekiranya pembaca tidak memahami kandungan e-mel anda, mereka mungkin membuangnya.
- Pastikan "permintaan" akhir ini menonjol dan nyatakan dengan jelas apa yang anda minta. Dedikasikan perenggan untuk ini, menggunakan huruf tebal atau huruf yang lebih besar atau jenis huruf yang berbeza. Tulis pautan atau buat butang dengan warna yang berbeza.
- Sekiranya pembaca harus menekan butang atau pautan tertentu atau jika pembaca harus membalas e-mel untuk arahan lebih lanjut, beritahu mereka dengan jelas: "Klik butang ini untuk menyimpan kera sekarang!" atau "Tekan butang balas dan ketik 'maklumat sumbangan' ke dalam isi e-mel."
- Akan lebih mudah sekiranya pembaca dapat menekan butang dengan segera. Anda juga akan mendapat lebih banyak sumbangan dengan cara ini. Oleh itu, berikan pautan atau butang ke organisasi anda.
- Buat laman web atau halaman sumbangan dalam talian supaya pembaca dapat menderma secara dalam talian. Lagipun, ini adalah sesuatu yang diharapkan pembaca dari e-mel sumbangan.
Langkah 9. Jauhkan
Sekiranya e-mel anda panjang, sukar bagi pembaca untuk membacanya. Menulis perenggan pendek dan tajuk akan menjadikan e-mel anda mudah dibaca sekilas sebelum pembaca memutuskan untuk terus membaca.
Bahagian 2 dari 3: Mempertimbangkan Pembaca
Langkah 1. Jadikan nada tulisan anda lebih santai daripada huruf
Surat yang dihantar oleh organisasi kepada individu sering terdengar formal dan tidak peribadi kerana media komunikasi yang digunakan. Walau bagaimanapun, e-mel, seperti blog, mempunyai nada yang lebih santai.
- Gunakan kata ganti orang kedua untuk pembaca.
- Gunakan ungkapan sehari-hari untuk membuat pembaca merasa dekat dengan anda, seperti "Dia bekerja keras" atau "Jangan duduk diam".
- Gunakan bahasa yang jelas, jujur dan terbuka ketika bercakap dengan pembaca sehingga mereka merasa dekat dengan anda dan menganggap permintaan anda tulus.
Langkah 2. Jadikan perkataan anda senang dibaca
Gunakan jenis huruf dan penampilan visual yang ringkas. Jangan gunakan kursif - gunakan fon Serif dan jangan gunakan jenis huruf yang berbeza untuk tajuk dan teks. Variasikan ukuran tebal atau fon untuk penekanan.
E-mel anda mestilah mudah difahami dari sudut bahasa - lebih baik menggunakan bahasa yang dapat difahami oleh pelajar sekolah menengah. Jangan buat e-mel yang terlalu rumit. Tulisan anda harus jelas, bebas ralat (struktur bahasa atau ejaan), dan mudah dibaca
Langkah 3. Gunakan perkhidmatan penyedia e-mel
Sekiranya anda ingin memastikan e-mel anda dibuka atau menentukan jenis orang yang membaca e-mel anda, anda tidak perlu menunggu untuk mendapatkan maklumat ini bersama dengan balasan atau sumbangan. Sekiranya anda menggunakan perkhidmatan seperti MailChimp, anda dapat menggunakan data metrik yang dihasilkan oleh perkhidmatan ini untuk membuat e-mel yang sesuai dengan sasaran audiens anda.
- Anda dapat melihat data metrik, seperti jumlah klik, jumlah e-mel yang dibuka, dan jumlah e-mel yang dibaca.
- Jumlah data e-mel yang dibuka membantu menentukan tajuk subjek yang popular dan meningkatkan jumlah orang yang membaca e-mel anda.
- Alasan lain untuk menggunakan perkhidmatan penyedia e-mel adalah kerana anda tidak disyaki sebagai spammer. Anda juga akan menghabiskan banyak masa untuk membuat senarai alamat e-mel, memecahnya untuk memenuhi jumlah alamat maksimum (kebanyakan e-mel mempunyai had maksimum 50 penerima setiap e-mel), membalas satu e-mel pada satu masa, dan menguruskan e-mel yang melantun kerana alamatnya tidak lagi aktif.
Langkah 4. Pastikan orang dalam senarai e-mel mengambil berat tentang misi anda
Periksa senarai e-mel anda secara berkala untuk memastikan bahawa orang di dalamnya akan membaca e-mel anda, terutama orang yang menyatakan minat mereka secara eksplisit. Hasil data metrik anda akan lebih baik dan anda akan menggunakan masa anda dengan lebih cekap.
Langkah 5. Buat e-mel diperibadikan mengikut segmen
Gunakan nada yang berbeza mengikut kumpulan penderma. Sebagai contoh, jika anda mempunyai sekumpulan orang yang membalas e-mel anda secara berkala, hantarkan e-mel tersebut dengan nada peribadi. Buat senarai lain dengan nama orang yang biasanya tidak membuka e-mel anda. Hantarkan e-mel dengan nada yang tidak biasa. Buat juga e-mel dengan nada "menjelaskan" untuk orang yang pertama kali menerima e-mel anda.
Penyedia perkhidmatan e-mel akan membantu anda memperibadikan e-mel anda dengan memasukkan nama pembaca, seperti "Dear Mr Henry."
Langkah 6. Masukkan data yang menyokong pengumpulan dana anda
Untuk membuat pembaca anda merasa terlibat, berikan data mengenai bagaimana dana anda digunakan atau akan digunakan. Maklumat ini boleh diletakkan di perenggan pembukaan atau di bahagian di mana anda meminta tindak lanjut pembaca atau di kedua-dua bahagian. Orang lebih cenderung memberi apabila mengetahui dana mereka telah digunakan untuk tujuan yang baik.
Langkah 7. Ucapkan terima kasih setelah menerima sumbangan tersebut
Jangan lupa untuk menghantar nota terima kasih peribadi setelah anda menerima sumbangan anda. Tindakan sederhana seperti ini dapat menjamin sumbangan berulang pada masa akan datang. Anda harus menghantar ucapan ini secepat mungkin; anggap ucapan ini sebagai penerimaan wang.
Sekiranya anda mendapat sumbangan besar setiap bulan, buat templat yang boleh anda salin sehingga anda dapat menempelkannya ke dalam draf e-mel anda dan menyesuaikannya dengan cepat
Bahagian 3 dari 3: Membangun Senarai Alamat E-Mel
Langkah 1. Jangan beli senarai alamat e-mel
Menjual dan membeli daftar alamat e-mel calon penderma adalah kegiatan yang tidak sah menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Sistem dan Transaksi Elektronik. Terdapat syarikat yang akan membiarkan anda “menyewa” senarai e-mel untuk sekali penggunaan, tetapi harganya sangat mahal. Beribu-ribu alamat e-mel biasanya mendapat sedikit hasil. Lebih baik belanjakan wang anda untuk perkara lain dan cari kaedah yang lebih baik untuk membina senarai alamat e-mel.
Langkah 2. Kumpulkan nama dan alamat di acara anda
Bila-bila masa organisasi bukan untung anda terlibat dalam acara, pastikan anda memberi jalan bagi orang untuk meletakkan alamat e-mel mereka dalam senarai e-mel anda. Pastikan kertas pendaftaran dengan jelas menyatakan bahawa mereka bersedia ditambahkan ke senarai alamat e-mel anda.
Cuba adakan undian atau bertanding untuk mendapatkan lebih banyak nama. Pada acara, jalankan undian atau pertandingan untuk orang yang mendaftarkan alamat e-mel mereka
Langkah 3. Gunakan rangkaian sosial
Pastikan organisasi bukan untung anda mempunyai profil yang kuat di media sosial - dari Twitter ke Facebook hingga Instagram. Sangat mudah untuk menghubungi orang melalui media sosial dan jika anda mempunyai bahan yang menarik, orang mungkin akan berkongsi tulisan anda atau mula menolong anda meminta sumbangan. Minta rangkaian anda di media sosial untuk mendaftarkan alamat e-mel mereka supaya mereka tidak terlepas pengumuman penting.
Langkah 4. Memudahkan pendaftaran
Laman web anda harus memberitahu pengunjung cara mendaftarkan alamat e-mel mereka. Laman web ini tidak semestinya mencolok, tetapi mudah dicari dan digunakan.
Petua
- Baca surat lama (kertas dan elektronik) yang digunakan untuk penggalangan dana. Gunakan frasa yang serupa jika anda menganggap hurufnya berkesan. Banyak organisasi menggunakan huruf lama sebagai contoh untuk membuat huruf baru.
- Gunakan logo anda untuk mengenali e-mel dengan serta-merta. Pembaca sering mengaitkan organisasi atau syarikat dengan logo mereka.
- Gunakan perkhidmatan penyedia e-mel untuk membuat e-mel yang lebih menarik dan menghasilkan metrik yang akan meningkatkan prestasi e-mel anda pada masa akan datang. MailChimp adalah pilihan yang baik.
- Pastikan e-mel anda berlabel putih sebelum anda menghantarnya. Sekiranya anda menggunakan platform penggalangan dana dalam talian, seperti Fundraise.com, platform ini akan melakukannya secara automatik.
