Surat pengesahan boleh dibuat dalam pelbagai bentuk, masing-masing mempunyai format yang berbeza. Surat pengesahan untuk menyampaikan perincian hasil mesyuarat, aktiviti, atau acara lain biasanya pendek dan mudah. Surat pengesahan penerimaan pekerja pada amnya lebih panjang kerana merangkumi terma dan syarat yang mesti dipenuhi. Sekiranya anda ingin menulis surat kepada seseorang yang akan menerima Sakramen Pengesahan, sediakan surat dengan gaya yang lebih peribadi.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Menulis Surat kepada Calon untuk Pengesahan
Langkah 1. Mulakan surat dengan menyatakan pentingnya mengukuhkan iman
Sakramen Pengesahan adalah pengesahan berkat yang diterima semasa pembaptisan untuk memperkuat hubungan antara penerima sakramen dan Gereja. Mengucapkan selamat kepada calon sakramen secara peribadi kerana dia bersedia dan telah memutuskan mereka ingin menerima Sakramen Pengesahan.
- Sebagai contoh, katakan dalam surat, "Untuk mendukung kesediaan anda untuk menerima Sakramen Pengesahan, saya merasa terhormat memiliki kesempatan untuk melayani anda dalam membuat keputusan penting ini untuk memperkuat hubungan peribadi anda dengan Yesus Kristus dan Gereja."
- Gunakan kata dan frasa dalam Katateisme Katolik untuk menekankan pentingnya keputusan ini dalam perjalanan iman calon.
Langkah 2. Bincangkan hubungan anda dengannya
Berkongsi kenangan dan peristiwa yang telah anda kongsikan kepadanya untuk memotivasi dan menguatkan niatnya. Sokong persembahan anda dengan ayat Alkitab atau petikan dari sumber lain. Ceritakan kisah atau kejadian masa lalu yang menunjukkan bahawa anda mencintainya dan menyokong perjalanan imannya.
- Contohnya, bercerita tentang masa ketika dia dibaptis. Perkara-perkara yang dia tanyakan kepada anda mengenai ajaran gereja atau kepercayaan anda dapat digunakan sebagai bahan refleksi yang menarik di awal surat.
- Anda tidak perlu menulis surat panjang atau sangat terperinci. Huruf pendek masih berguna.
Petua:
Sebelum menulis surat, sediakan garis besar dan buat beberapa draf untuk membentuk skrip huruf terbaik.
Langkah 3. Senaraikan ayat Alkitab yang memotivasi atau memberi inspirasi
Gunakan petikan untuk menjelaskan makna Sakramen Pengesahan dan ajaran Gereja. Gunakan laman web atau Bible Concordance untuk mencari ayat-ayat Alkitab yang memberi inspirasi.
- Contohnya, sertakan ayat: "Nama TUHAN adalah menara yang kuat, di mana orang benar berjalan dan dia diselamatkan." (Amsal 18:10).
- Contoh lain dari sebuah ayat yang harus dipetik: "Kerana saya tahu rancangan apa yang saya miliki untuk anda, menyatakan TUHAN, rancangan untuk perdamaian dan bukan rancangan untuk bencana, untuk memberi anda masa depan yang penuh dengan harapan." (Yeremia 29:11).
- Sertakan juga ayat: "Saya dapat melakukan semua perkara melalui Dia yang memberi saya kekuatan". (Filipi 4:13).
Langkah 4. Cuba yakinkan penerima bahawa anda bersedia memberikan sokongan
Akhiri surat itu dengan menjelaskan bahawa anda akan terus menyokong dan mendoakannya. Ucapkan terima kasih kerana cinta dan kehadirannya membuat anda bersyukur dan merasa bahagia.
Sebagai contoh, tulis surat, "Keputusan anda membuat saya merasa sangat bangga dan diberkati. Saya merasa terhormat menjadi saksi ketika anda menerima Sakramen Pengesahan. Saya berdoa agar anda terus bertumbuh dalam iman, harapan, dan cinta."
Sebagai variasi:
Sekiranya anda mengetahui nama penerima surat itu, tulislah doa kepada santo pelindung di akhir surat.
Langkah 5. Sediakan surat tulisan tangan untuk menjadikannya lebih peribadi
Tidak seperti surat rasmi yang biasanya ditaip, surat pengesahan tulisan tangan terasa lebih peribadi dan sahih seolah-olah dinyatakan langsung dari hati, sehingga memberikan sentuhan yang sangat bermakna.
Semasa menulis surat dengan tangan, jangan tergesa-gesa. Tulislah sebersih mungkin dan pastikan tidak ada kesilapan. Untuk menjadikannya lebih mudah, ketik dahulu dan kemudian salin
Kaedah 2 dari 3: Mengemukakan Pengesahan Pekerjaan
Langkah 1. Tulis surat rasmi untuk berniaga menggunakan kop surat syarikat
Surat rasmi untuk tujuan perniagaan yang ditaip di kepala surat syarikat berguna untuk menyampaikan mesej dengan berkesan dan mewakili surat sebagai media rasmi komunikasi perniagaan. Tulis sepucuk huruf dengan huruf dan margin standard. Taip huruf menggunakan format penjajaran kiri, jarak baris 1, dan jarak 2 baris.
- Jangan singkatan alamat semasa menulis surat perniagaan rasmi. Sebagai contoh, bukannya menaip "Jl. Utama Raya 123", taipkan "Jalan Utama Raya 123".
- Anda tidak perlu menaip alamat syarikat jika kepala surat sudah termasuk alamat syarikat.
Petua:
Surat kiriman dari agensi dan syarikat kerajaan biasanya boleh dimuat turun oleh pegawai yang sah dan merangkumi semua aspek undang-undang yang mesti dipenuhi untuk mengemukakan pengesahan penerimaan pekerja.
Langkah 2. Senaraikan tajuk pekerjaan, gaji, dan tarikh mula
Mulakan surat dengan kata pembuka yang bersemangat ketika menyampaikan tahniah kerana telah bergabung sebagai pekerja baru. Anda boleh mengemukakan penerangan kerja ringkas, kecuali jika kedudukannya telah menjelaskan perkara ini.
Sebagai contoh, katakan dalam surat: "Bagi pihak pengurusan PT XYZ, melalui surat ini saya sampaikan bahawa anda telah diterima bekerja sebagai setiausaha dewan pengarah dengan gaji Rp 10.000.000 sebulan dan mula bekerja 1 Mac 2019."
Langkah 3. Berikan ringkasan terma dan syarat yang mesti dipenuhi
Nyatakan dengan jelas sekiranya terdapat syarat yang mesti dipenuhi oleh penerima surat. Begitu juga, jika anda memohon syarat, ini mesti dinyatakan dalam surat.
- Contohnya, penerima surat mesti lulus pemeriksaan biodata atau lulus ujian bebas dadah.
- Sampaikan juga dalam surat tersebut sekiranya pekerja baru harus menandatangani perjanjian, seperti kontrak pekerjaan atau kontrak lain.
- Sekiranya anda mengemukakan syarat, berikan had masa untuk penerima dapat memenuhi syarat tersebut sebelum tarikh akhir. Sekiranya ada dokumen yang perlu dia tandatangani, beritahu dia bahawa ini boleh dilakukan pada hari pertama bekerja.
Langkah 4. Terangkan faedah yang diberikan oleh syarikat secara terperinci
Sekiranya syarikat memberikan faedah insurans kesihatan, faedah persaraan, faedah pendidikan, pembayaran balik cuti, atau faedah lain, sertakannya dalam surat tersebut. Beritahu syarat yang mesti dipenuhi dan bagaimana mendapatkan lebih banyak maklumat mengenai perkara ini supaya pekerja baru berhak mendapat faedah tersebut.
Beberapa syarikat memberikan faedah dari masa pekerja mula bekerja, tetapi secara umum, pekerja berhak menerima faedah setelah bekerja selama minimum 60 hari
Petua:
Surat pengesahan penerimaan pekerja mungkin lebih dari 1 halaman, tetapi tidak lebih dari 2 halaman. Jangan sertakan maklumat terperinci yang dapat dibaca oleh penerima surat melalui dokumen lain yang dihantar bersama surat tersebut.
Langkah 5. Tamatkan surat dengan mengucapkan terima kasih
Ucapkan terima kasih kerana dia mahu bekerja untuk syarikat anda dan anda senang bekerja dengannya. Nyatakan kegembiraan atau semangat anda untuk pekerja baru yang menyertai pasukan.
- Sebagai contoh, katakan dalam surat, "Terima kasih atas sokongan anda dalam merealisasikan misi PT XYZ. Pengurusan mengalu-alukan kehadiran anda dalam pasukan dan menunggu sumbangan anda terhadap kemajuan syarikat."
- Sertakan ucapan penutup rasmi tepat di atas tanda tangan, seperti "Hormat" atau "Salam".
Langkah 6. Tuliskan tajuk anda dengan nama anda
Sesuai dengan templat surat perniagaan, sediakan 4 ruang untuk tanda tangan di bawah ucapan penutup. Di bawah tempat tandatangan, sertakan nama penuh anda. Di bawah nama, senaraikan tajuk dan nama syarikat anda.
Contohnya, masukkan tajuk dan nama syarikat anda: "Pengarah Operasi PT XYZ"
Langkah 7. Teliti surat dengan teliti
Pastikan huruf ditulis dengan sebutan dan tatabahasa yang betul. Minta seseorang dari jabatan pegawai membaca surat itu untuk memastikan editorialnya betul.
Utamakan memeriksa semula nombor yang tertera dalam surat itu. Kesalahan berangka sering terjadi secara tidak sengaja dan ini boleh menyebabkan salah faham, kadang-kadang bahkan akibat undang-undang
Langkah 8. Cetak surat itu dan tandatangan sebelum menghantarnya
Surat yang dicetak menggunakan kertas berkualiti kelihatan lebih profesional. Walaupun anda menghantar surat menggunakan e-mel, hantarkan surat rasmi yang ditandatangani. Gunakan pen mata dengan dakwat biru atau hitam untuk menandatangani huruf. Sertakan tajuk, misalnya "S. Kom." atau "M. Si." jika diperlukan.
Hantar surat secepat mungkin agar pekerja baru menerima surat tersebut sebelum tarikh yang dijadualkan sebagai hari pertama bekerja
Petua:
Alamat yang diketik di sampul surat menjadikan surat itu kelihatan lebih profesional. Program untuk menaip huruf menyediakan templat yang membantu anda mencetak alamat pada posisi yang betul di sampul surat.
Kaedah 3 dari 3: Merangka Surat Pengesahan Rasmi yang Lain
Langkah 1. Taipkan huruf dalam format surat perniagaan rasmi
Surat ini menunjukkan keikhlasan dan menyampaikan mesej dengan kata-kata yang tepat. Banyak program menaip huruf menyediakan templat surat perniagaan untuk membuat surat pengesahan. Gunakan fon standard, seperti Times New Roman atau Arial.
- Secara sah, surat pengesahan boleh digunakan sebagai catatan perjanjian lisan. Surat perniagaan diterima sebagai bukti di mahkamah kerana menggunakan format surat rasmi.
- Surat pengesahan biasanya sangat pendek dan tidak lebih dari 1 halaman. Kadang kala, surat pengesahan hanya mengandungi 1 perenggan.
Langkah 2. Memberi ucapan yang betul
Secara umum, surat pengesahan dimulai dengan ucapan, seperti "Sayang." diikuti dengan "Bapa" atau "Ibu" dan nama lengkap penerima surat itu. Sekiranya dia mempunyai doktor, sertakan "Dr." di hadapan nama penerima. Letakkan koma setelah menaip nama penerima surat.
- Sekiranya anda tidak mengetahui jantina penerima, taipkan nama penuh.
- Jangan gunakan singkatan "Puan" kecuali anda dapat mengesahkan bahawa penerima adalah wanita yang sudah berkahwin.
Langkah 3. Sahkan perjanjian secara khusus
Surat pengesahan tidak perlu dimulakan dengan pengenalan panjang atau kesenangan. Nyatakan dengan jelas aktiviti yang dirancang atau perjanjian yang ingin anda sahkan, seperti tarikh, masa dan lokasi mesyuarat.
- Contohnya, mulakan surat dengan menulis, "Sebagai pengesahan," atau "Saya mengesahkannya" diikuti dengan maklumat yang ingin anda sahkan.
- Untuk memberitahu anda bahawa anda telah menerima sesuatu, mulakan surat tersebut dengan menulis, "Melalui surat ini, saya telah menerima" diikuti dengan nama barang yang anda terima.
Kesalahan dalam aspek formaliti: surat untuk mengesahkan perjanjian peribadi dengan seseorang yang anda kenal baik-baik saja dengan gaya santai, tetapi pastikan surat anda terdengar formal dan profesional.
Langkah 4. Berikan maklumat penting lain
Sertakan juga maklumat terperinci, seperti nama dan gelaran setiap orang yang terlibat, tugas masing-masing, jadual aktiviti, atau perjanjian kewangan. Tekankan syarat atau syarat yang menjadi sebahagian daripada perjanjian untuk menjelaskan jangkaan.
Contohnya, jika anda menulis surat yang mengesahkan bahawa penerima akan menjadi sukarelawan untuk organisasi nirlaba, sertakan tarikh, waktu, lokasi acara, dan tugas yang harus dilakukannya sebagai sukarelawan
Langkah 5. Minta maklum balas sekiranya diperlukan
Sebelum menutup surat, sampaikan bahawa anda meminta penerima surat untuk menghubungi anda dan memberikan maklumat yang anda perlukan. Sekiranya anda mengirim surat untuk membuat permintaan atau memberikan tugas, mintalah dia untuk memberitahu anda sebagai perjanjian dengan syarat anda.
Walaupun anda tidak meminta penerima surat untuk menghubungi anda, ada baiknya anda memaklumkan bahawa dia mungkin menghubungi anda menggunakan cara komunikasi tertentu sekiranya ada perkara yang ingin dia tanyakan. Contohnya, "Sekiranya anda memerlukan lebih banyak maklumat, sila hubungi saya melalui telefon (007) 123-4567."
Langkah 6. Terima kasih kepada penerima surat
Buat perenggan baru untuk mengucapkan terima kasih kerana dia bersedia untuk menyertai aktiviti atau bersetuju dengan syarat yang anda kemukakan mengikut surat tersebut.
- Sebagai contoh, untuk mengesahkan persetujuan seseorang yang bersedia menjadi sukarelawan bukan untung, tulis dalam surat, "Terima kasih banyak atas komitmen anda untuk menyertai misi aktiviti ini. Saya sangat menghargai sokongan anda."
- Menyatakan semangat apabila diperlukan. Contohnya, jika anda ingin mengesahkan jadual wawancara, katakan dalam surat, "Saya menghargai peluang yang diberikan kepada _" atau "Saya berharap dapat berbincang dengan anda semasa wawancara."
Langkah 7. Periksa dan betulkan huruf sebelum mencetak
Surat pengesahan tidak akan dianggap serius sekiranya terdapat kesalahan ketik atau tatabahasa. Selain diperiksa, pastikan anda menulis surat yang jelas dan jelas.
- Baca surat itu dengan kuat sehingga anda dapat menentukan ayat mana yang perlu diulang-ulang atau dipendekkan sambil membetulkan kesilapan.
- Elakkan istilah perniagaan atau jargon. Nyatakan perkara yang anda mahu disahkan dengan jelas dan jelas.
Langkah 8. Gunakan kertas berkualiti tinggi untuk mencetak huruf
Setelah surat diperiksa dan tidak ada kesalahan, cetaklah menggunakan alat tulis premium. Beli alat tulis yang mencukupi di kedai alat tulis atau dalam talian.
- Sekiranya anda ingin menghantar surat dengan kapasiti pekerja atau wakil syarikat atau organisasi, gunakan kop surat syarikat atau organisasi. Namun, jika anda ingin mengesahkan perkara peribadi, jangan gunakan kop surat syarikat walaupun anda adalah pemiliknya.
- Program untuk mengetik huruf menyediakan templat yang dapat Anda gunakan untuk membuat kop surat yang diperibadikan agar surat Anda muncul sesiap mungkin.
Langkah 9. Tandatangani surat menggunakan dakwat biru atau hitam
Setelah surat itu dicetak, tandatangan dengan kemas di ruangan yang disediakan di atas nama anda. Pastikan tandatangan anda profesional dan sahih, dan bukannya ingin kelihatan bergaya.
Tandatangani surat itu dengan menuliskan nama penuh anda atau mengikut tandatangan anda pada kad pengenalan anda. Secara umum, surat pengesahan tidak boleh menggunakan nama depan, inisial, atau inisial
Langkah 10. Hantar surat ke alamat penerima secepat mungkin
Setelah surat itu ditandatangani, segera hantarkan pada hari yang sama. Anda tidak memberikan kesan yang baik jika tarikh slip penghantaran adalah beberapa hari selepas tarikh surat.
