Maklum balas adalah salah satu aspek utama yang dapat membantu pekerja dan pelajar untuk memperbaiki diri. Selain dianggap penting, maklum balas juga merupakan komponen yang mesti ada di kebanyakan pejabat dan bilik darjah. Ini dapat dilihat terutamanya jika anda mempunyai pekerja atau jika anda bertanggungjawab untuk mengajar orang lain. Menulis maklum balas melalui e-mel menjadi semakin penting kerana lebih ramai pekerja berkomunikasi dan bekerja dari jauh. Sekiranya anda seorang penyelia prestasi pekerja, tulis maklum balas mengenai prestasi mereka. Sekiranya anda seorang guru, tulis maklum balas untuk pelajar anda.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Menulis Maklum Balas untuk Kakitangan melalui E-mel
Langkah 1. Beritahu sebab mengapa anda menghantar e-mel (e-mel) kepada pekerja
Anda boleh memberitahunya dalam subjek e-mel atau dalam isi e-mel. Walau bagaimanapun, adalah idea yang baik untuk memasukkannya ke dalam subjek e-mel supaya dia tahu apa yang akan dibaca oleh e-mel itu.
Contohnya, tulis "Maklum Balas Cadangan Projek - Permulaan Hebat!" mengenai tajuk e-mel
Langkah 2. Mulakan e-mel dengan ayat yang mesra
Ini akan menunjukkan kepada pekerja bahawa anda memberikan maklum balas yang mesra, tidak kritikal. Di samping itu, ini meningkatkan kemungkinan pembaca e-mel membaca dan menerima maklum balas yang membina.
Tulis sesuatu seperti, "Selamat mencuba!"
Langkah 3. Hargai kerja yang telah dilakukan oleh pekerja
Biasanya, orang yang menerima maklum balas telah membuat tugas yang anda hargai sangat sukar, jadi puji dia di awal e-mel untuk memberitahunya bahawa anda menghargai usahanya.
Anda boleh mengatakan, "Terima kasih telah bekerja keras dalam cadangan ini. Cadangannya sangat bagus."
Langkah 4. Beri maklum balas positif kepada pekerja terlebih dahulu
Maklum balas positif akan menjadikan kritikan keras menjadi lebih lembut. Jujur tetapi jangan lupa memujinya juga. Anda harus fokus pada pekerjaannya sekarang atau pada tugas yang telah diselesaikan sebelumnya.
Katakan, "Cadangan ini sangat bagus. Anda telah menulis objektif yang sangat mengagumkan dan saya juga dapat melihat bahawa terdapat banyak perkembangan dalam metodologi yang digunakan."
Langkah 5. Tuliskan maklum balas negatif sebagai cadangan
Sebenarnya, menulis cadangan mengenai perkara yang perlu diganti lebih berkesan, tetapi pembaca tidak akan dapat menerima nasihat seperti ini dengan baik. Pada akhirnya, dia dapat merasa putus asa. Oleh itu, tuliskan maklum balas dari sudut pandangan anda dan bagaimana anda akan mengubahnya sekiranya anda menulis cadangan itu.
Anda mungkin menulis, "Saya akan menukar bahagian satu untuk bahagian kedua, kemudian menerangkan bahagian tiga lagi supaya bahagian anggaran dapat ditulis di sana juga. Di samping itu, anda boleh mengatakan "Saya akan menghapus perenggan kedua, tetapi saya akan menambahkan ulasan projek yang sedang berjalan sebagai penutup"
Langkah 6. Terangkan maklum balas negatif yang diberikan
Terangkan masalah yang dia ada dan di mana masalahnya jika perlu. Sekiranya kritikannya berkenaan dengan perubahan harapan atau arah, beritahu dia. Sertakan juga alasan terperinci mengapa mesti ada perubahan pada bahagian tersebut.
- Katakanlah, "Kami membuat perubahan besar dalam syarikat, jadi kami perlu menulis proposal yang lebih terperinci dengan mengembangkannya dalam beberapa bahagian. Saya telah memberikan gambaran umum mengenai bahagian mana yang perlu dikembangkan lebih lanjut.
- Sekiranya anda ingin menulis maklum balas yang berkaitan dengan sikap orang tersebut, jangan lupa memberikan contoh konkrit tentang maksud anda. Contohnya, jika anda ingin mengkritik tentang memakai pakaian yang tidak sesuai ketika menghadiri perjumpaan dengan pelanggan, anda harus memberikan contoh kesalahan yang telah dilakukannya. Contohnya, “Kali terakhir kami melihat pelanggan, anda memakai selipar dan sebelum itu, anda memakai t-shirt. Pakaian seperti ini tidak menggambarkan profesionalisme syarikat yang selalu kita tunjukkan."
Langkah 7. Beri dia cadangan bagaimana dia boleh bertambah baik
Maklum balas anda tidak akan berguna sekiranya anda tidak memberikan jalan keluar untuknya. Cadangan ini boleh terdiri daripada senarai input tertentu hingga senarai cadangan pencapaian umum.
- Anda boleh memberi contoh supaya dia dapat menyelesaikan masalahnya. Ini adalah pilihan yang sangat baik sekiranya anda mempunyai cadangan konkrit. Contohnya, katakan "Untuk persembahan anda yang seterusnya, gunakan warna neutral dan jangan gunakan peralihan antara slaid. Selain itu, ada pelanggan yang menghadiri mesyuarat, jadi jangan gunakan jargon syarikat."
- Sebagai alternatif, anda boleh bertanya kepadanya apakah penyelesaian yang ingin dilakukannya untuk menyelesaikan masalah tersebut. Pilihan ini adalah cara terbaik untuk pergi jika anda ingin membincangkan masalah yang boleh mempunyai banyak pilihan penyelesaian. Contohnya, "Apakah beberapa cara untuk meningkatkan persembahan seterusnya?" atau "Apa perubahan yang ingin anda lakukan dalam persembahan anda yang seterusnya?".
Langkah 8. Ingatkan dia akan kemungkinan akibatnya
Beberapa masalah di tempat kerja boleh merosakkan nama syarikat, jadi pekerja harus diberi tahu mengenai perkara ini. Dalam beberapa keadaan, tidak banyak akibat jika pekerja melakukan kesalahan. Namun, ada kalanya anda kehilangan pelanggan atau tidak dapat memberikan perkhidmatan yang berkesan kerana kekurangan pekerja. Kadang-kadang, ada juga akibat bagi pekerja jika mereka tidak memperbaiki keadaan. Segera maklumkan kepada pekerja anda sekiranya ada masalah.
- Sebagai contoh, beritahu dia bahawa anda bimbang pelanggan akan pergi kerana kesilapan dokumen.
- Sebagai alternatif, beritahu pekerja bahawa dia mungkin tidak akan dimasukkan dalam projek seterusnya jika tidak ada peningkatan kemampuannya untuk menulis dokumen.
Langkah 9. Tamatkan e-mel dengan tawaran untuk menjelaskan dan menjelaskan maklum balas
Ini adalah kaedah yang baik untuk menamatkan e-mel dan menunjukkan kepadanya bahawa anda menyokongnya. Di samping itu, ini juga akan membuatnya merasa selesa ketika ingin meminta penjelasan mengenai perkara yang tidak difahami olehnya.
Contohnya, tulis ayat seperti, "Tolong beritahu saya jika anda mempunyai pertanyaan lain atau memerlukan penjelasan mengenai perkara ini."
Kaedah 2 dari 3: Menulis Maklum Balas Ulasan
Langkah 1. Tentukan objektif kajian prestasi
Inilah sebab mengapa terdapat penilaian. Pekerja akan mengetahui apa yang akan dibacanya jika dia tahu objektif apa yang anda ada dan membantu anda merancang maklum balas untuknya.
- Sebagai contoh, adakah anda fokus untuk meningkatkan prestasi pekerja? Adakah anda menjalankan penilaian di seluruh syarikat untuk menentukan latihan profesional apa yang diperlukan? Adakah anda melakukan tinjauan setiap suku tahun?
- Maklumkan kepada pekerja mengenai objektif ini apabila anda memberikan maklum balas untuknya. Anda mungkin mengatakan, "Syarikat ini merancang untuk menyediakan sesi latihan profesional berdasarkan kebutuhan pekerja. Oleh itu, saya memberikan ulasan prestasi untuk setiap pekerja.
Langkah 2. Kaji maklum balas sebelumnya
Perkara ini dapat diambil berdasarkan tinjauan yang diberikan sebelumnya, serta maklum balas tidak rasmi yang diberikan dalam tempoh penilaian. Anda juga harus memeriksa apa yang telah dilakukan oleh pekerja setelah maklum balas diberikan. Adakah dia menggunakannya untuk memperbaiki dirinya? Adakah maklum balas hanya memasuki telinga kanan dan meninggalkan telinga kiri?
- Sekiranya dia membuat perubahan berdasarkan maklum balas sebelumnya, masukkan poin ini menjadi ulasan positif mengenai dirinya.
- Sekiranya dia mengabaikan maklum balas lama, bincangkan masalah sebelumnya dengannya dan kurangnya inisiatif untuk mengikuti cadangan.
Langkah 3. Huraikan maklum balas positif dan sertakan contoh konkrit
Sentiasa mulakan sesi maklum balas dengan meninggalkan komen positif. Puji pekerja untuk apa yang telah dilakukannya dengan baik dan berikan komen khusus mengenai pencapaiannya. Jujur dan cuba berikan maklum balas yang sama dengan jumlah komen negatif yang anda berikan.
- Berikan contoh seperti, “Anda menunjukkan inisiatif ketika anda secara sukarela memimpin sebuah projek. Di samping itu, anda juga menunjukkan kemahiran kepemimpinan yang baik ketika berkoordinasi dengan ahli pasukan, mendengar cadangan dari orang lain, dan menugaskan orang untuk tugas masing-masing."
- Puji sikap baik dan perlu meneruskannya.
Langkah 4. Berikan kritikan yang membina dan berikan contoh khusus
Fokus pada kritikan yang dapat memberikan manfaat paling banyak kepada syarikat atau pekerja sasaran. Maklumkan kepada pekerja di kawasan mana dia sukar dan mengapa ini menjadi masalah baginya.
Berikan contoh khusus. Contohnya, "Dalam tiga pembentangan terakhir, anda terlupa membentangkan anggaran dan kelambatan projek anda" atau "Jumlah purata projek yang anda selesaikan pada suku lalu adalah 6, tetapi kali ini anda hanya dapat menyelesaikan 2. Saya rasa prestasi anda di bawah purata”
Langkah 5. Tentukan objektif prestasi untuk tempoh penilaian seterusnya
Ini akan membantu pekerja mengetahui bidang mana yang perlu diperbaiki. Di samping itu, anda juga akan memahami apa yang syarikat perlukan dari pekerjanya. Pekerja juga akan menganggap maklum balas ini lebih berguna kerana berdasarkan penilaian, dia tahu apa yang syarikat mahukan darinya.
- Objektif mestilah pendek dan spesifik. Contohnya, "Karyawan harus menjual 4 barang per hari", "Karyawan harus meningkatkan komunikasi dengan klien", atau "Karyawan harus mengikuti latihan kepemimpinan".
- Pastikan bahawa anda akan melaksanakan objektif ini dalam penilaian seterusnya kerana inilah yang diharapkan oleh pekerja.
Langkah 6. Memberi peluang untuk latihan pengembangan profesional
Buat cadangan berdasarkan kritikan konstruktif yang telah anda berikan. Cadangan ini boleh berdasarkan sumber yang ada seperti bengkel, kursus latihan, latihan dalaman, atau bimbingan antara pekerja. Di samping itu, anda juga boleh mencadangkan kursus percuma yang tersedia dalam talian jika anda kekurangan sumber.
- Bersikap terbuka sekiranya anda perlu menukar cadangan setelah berbincang dengan pekerja. Contohnya, pekerja mungkin meminta latihan profesional yang tidak pernah anda fikirkan sebelumnya.
- Pertimbangkan matlamat kerja pekerja. Sebagai contoh, jika pekerja anda ingin berpindah ke jawatan pengurusan, anda boleh memilih latihan kepemimpinan sebagai pilihan latihan profesional. Sebagai alternatif, jika dia berminat dengan reka bentuk grafik, izinkan dia mengikuti kursus supaya dia dapat menggunakan kemahirannya untuk syarikat anda.
Langkah 7. Galakkan pekerja untuk mengakhiri sesi maklum balas
Tidak kira seberapa cemerlang tinjauan prestasi pekerja, tidak ada yang suka diberitahu apa yang mereka kekurangan atau apa yang perlu ditingkatkan, jadi akhiri sesi dengan mendorong pekerja untuk membuatnya merasa lebih selesa dan tidak putus asa atau keterlaluan.
Katakan sesuatu seperti, "Suku lalu, kami menghadapi beberapa kesukaran yang tidak dapat diramalkan, tetapi anda telah melakukan pekerjaan yang sangat baik untuk menyesuaikan beban kerja. Kami menyukai pekerjaan anda dan kami berharap dapat melihat lebih banyak pekerjaan seperti ini pada suku tahun ini."
Langkah 8. Galakkan tindak balas daripada pendengar
Respons ini boleh dibuat secara lisan setelah anda membincangkannya, atau anda boleh memberikan borang maklum balas untuk diisi. Anda akan mendapat sambutan yang lebih baik, sekiranya pekerja diberi masa untuk memikirkan tinjauan prestasi mereka dan menulis jawapan mereka sekiranya anda tidak hadir.
Minta maklum balas orang itu mengenai ulasan yang anda berikan untuk mereka. Contohnya, “Adakah anda mempunyai cadangan untuk saya, apa yang perlu saya perbaiki semasa memberi maklum balas? Dan "Adakah maklum balas saya jelas dan berguna?"
Kaedah 3 dari 3: Memberi Maklumbalas kepada Pelajar
Langkah 1. Fokus pada prestasi pembelajaran pelajar
Tujuan memberi maklum balas adalah untuk membantu pelajar belajar. Oleh itu, berikan komen positif yang mengarahkannya untuk meningkatkan usaha daripada mengkritik kesalahannya. Gunakan sesi ini untuk memberi arahan dan tidak mengecamnya.
Anda boleh memberikan maklum balas bertulis mengenai tugasan pelajar termasuk tugasan bertulis, persembahan, dan projek
Langkah 2. Memberi maklum balas mengenai kandungan dan mekanisme penyampaian tugasan
Kedua-duanya penting bagi pelajar kerana dia mesti tahu bagaimana memperbaiki kedua-dua komponen ini. Di samping itu, terdapat banyak pelajar yang berprestasi lebih baik dalam satu bidang daripada yang lain. Sebagai contoh, seorang pelajar mungkin mempunyai idea yang bernas dengan pengembangan idea yang baik, tetapi dia tidak dapat mengeja dengan betul, tidak dapat menggunakan tanda baca dengan betul, dan mempunyai banyak ayat yang tidak lengkap dan tidak tepat.
- Sekiranya anda memberikan maklum balas untuk projek lisan atau persembahan, pastikan anda memberikan maklum balas mengenai setiap bahagian tugasan.
- Sebagai contoh, persembahan lisan memerlukan maklum balas mengenai kandungan dan kemahiran bertutur di depan umum. Sementara itu, projek memerlukan maklum balas dari segi kandungan, kreativiti, dan kaedah penyampaian.
Langkah 3. Beri maklum balas positif dan negatif tertentu
Komen seperti "pekerjaan yang baik", "peningkatan", atau "peningkatan" tidak dianggap cukup spesifik; pelajar tidak tahu bahagian mana yang perlu diperbaiki dan perkara mana yang cukup baik. Beritahu pelajar bidang mana yang perlu diperbaiki dan mana yang cukup baik.
- Tulislah seperti, "Tesisnya jelas, ditulis dengan baik, dan menggunakan format yang kami kaji. Namun, ayat pembuka mesti diperbetulkan kerana tidak berkaitan dengan tesis anda”.
- Cadangkan, "Idea anda dikembangkan dengan baik, tetapi saya cadangkan anda mengambil sesi tambahan untuk meningkatkan penggunaan koma dan berlatih menulis ayat yang sempurna".
- Berikan gabungan komen positif dan kritikan yang membina.
Langkah 4. Cadangkan cara meningkatkan kemampuan dan bukannya memperbaiki kesalahan
Anda mungkin menandakan beberapa kesalahan, tetapi tidak terlalu banyak menyunting hasil kerja pelajar. Tuliskan sebarang masalah yang anda lihat dalam kerja pelajar, seperti penggunaan koma yang berlebihan. Selepas itu, cadangkan apa yang boleh diperbaiki olehnya.
Contohnya, "Anda menggunakan terlalu banyak koma dalam karangan anda. Sila periksa peraturan penggunaan koma dan cara menggabungkan ayat dengan koma. Sekiranya anda datang ke sesi tambahan, kami dapat berlatih bagaimana menulis perenggan yang baik bersama-sama
Langkah 5. Utamakan draf atau tugasan anda yang seterusnya
Menetapkan keutamaan seperti ini akan membantu pelajar memberi tumpuan kepada perkara lain yang mesti dicapai. Anda boleh mengutamakan objektif pembelajaran atau keperluan pelajar, bergantung pada pekerjaan anda.
Katakan, "Sekarang, anda harus fokus menggunakan ayat aktif dan jangan menggunakan ayat yang tidak lengkap."
Langkah 6. Hadkan maklum balas ke satu kawasan atau satu kemampuan jika ini adalah masalah utama
Fokus pada objektif pembelajaran semasa atau keperluan pelajar yang anda sedang menilai. Pastikan pelajar mengetahui bahawa anda hanya menilai beberapa bahagian karangannya sehingga dia tidak akan menganggap bahawa karangan yang lain adalah sempurna.
- Tandakan bahagian yang akan menjadi tumpuan maklum balas anda.
- Sebelum mengembalikan kerja pelajar, beritahu mereka bahawa anda hanya memberikan maklum balas mengenai bahagian tugas tertentu.
- Anda boleh membiarkan pelajar memilih kemahiran atau bahagian mana yang ingin mereka komen.
Langkah 7. Jangan membebankan pelajar
Sekiranya terdapat terlalu banyak kesalahan, jangan perbaiki semuanya dalam satu sesi maklum balas. Sekiranya anda meninggalkan terlalu banyak komen dalam satu sesi, pelajar dapat merasa terharu dan akhirnya menjadi putus asa. Oleh itu, tinggalkan komen mengenai perkara yang paling mudah dan asas untuk diperbetulkan.
- Sebagai contoh, anda boleh memulakan dengan cara untuk mengelakkan menulis ayat yang tidak sempurna dan mencari kata-kata dalam kamus jika dia tidak tahu mengeja mereka.
- Di samping itu, anda mungkin juga memfokus pada objektif pembelajaran untuk tugasan.
Langkah 8. Memotivasikan pelajar untuk terus belajar
Tamatkan sesi maklum balas dengan kata-kata positif dan dorong dia untuk terus mencuba. Anda juga dapat mengingatkannya tentang pencapaiannya dalam tugas lain sehingga dia akan terus berusaha dengan lebih gigih.
