Cadangan perundingan adalah dokumen yang dihantar oleh perunding kepada calon pelanggan untuk menerangkan kerja yang akan dilaksanakan dan syarat-syarat yang mesti dipenuhi agar perunding dapat melaksanakan pekerjaan. Cadangan perundingan biasanya disiapkan setelah perunding dan calon pelanggan membincangkan kerja secara terperinci. Kemahiran membuat cadangan sangat diperlukan oleh setiap perunding bebas kerana anda boleh mendapatkan pelanggan baru sekiranya anda dapat mengemukakan cadangan yang baik.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Mengetahui Asas untuk Membuat Proposal
Langkah 1. Kaji kerja yang akan anda lakukan secara terperinci
Cadangan perundingan berbeza dengan biodata. Anda tidak boleh mengemukakan seberapa banyak cadangan yang anda mahukan kerana anda mahu diterima untuk bekerja. Setiap cadangan mesti disediakan khusus mengikut keperluan pelanggan yang ingin menggunakan perkhidmatan anda. Semakin banyak anda mengetahui tentang pelanggan dan apa yang dia perlukan, semakin baik cadangan anda. Oleh itu, pelajari cara membuat cadangan yang baik dengan mengambil langkah-langkah berikut:
- Pertama, jemput pelanggan untuk berjumpa untuk membincangkan rancangan kerja. Usahakan untuk merakam hasil perbincangan dengan teliti dan ajukan soalan sehingga anda memahami dengan betul apa yang harus anda lakukan.
- Selepas itu, anda boleh menghubungi atau menghantar e-mel sekiranya masih ada perkara yang perlu dijelaskan atau ditanya.
- Semasa membuat cadangan (yang akan dijelaskan di bahagian seterusnya), cubalah buat sedikit kajian mencari maklumat. Sebagai contoh, untuk membuktikan bahawa perkhidmatan yang anda tawarkan boleh membawa kejayaan kepada pelanggan, cari hasil tinjauan perniagaan yang menyokong tawaran anda.
Langkah 2. Tuliskan syarat yang dipersetujui mengenai tugas anda
Jangan membuat perjanjian kerja sebagai perunding, tetapi pada akhirnya anda akan dipaksa untuk menjalankan tugas yang tidak anda setujui. Pastikan anda mengetahui dengan jelas apa yang diharapkan pelanggan daripada anda. Dengan cara itu, anda boleh membuat cadangan dengan menyenaraikan tugas terhad yang telah dipersetujui oleh kedua-dua belah pihak. Terdapat beberapa perkara yang perlu anda pastikan sebelum membuat cadangan, misalnya:
- Tugas anda dan hasil yang dikehendaki oleh pelanggan
- jadual kerja
- Matlamat khusus yang mesti anda capai pada tarikh tertentu
- Kadang kala, anda perlu berbincang dengan beberapa orang. Sebagai contoh, jika anda ingin menawarkan perkhidmatan perundingan untuk menyelesaikan pertikaian antara pihak pengurusan dan pekerja, anda harus berbincang dengan wakil kedua-dua pihak dan pelanggan yang memerlukan perkhidmatan anda.
Langkah 3. Pastikan pelanggan telah membuat komitmen dari segi pembayaran
Maklumat pembayaran adalah bahagian terpenting dari keseluruhan cadangan. Anda tidak perlu membuat cadangan sekiranya pelanggan tidak mampu membayar perkhidmatan anda dengan betul. Sebelum membuat cadangan, buat perjanjian dengan pelanggan mengenai jumlah pembayaran yang akan anda terima dan syaratnya. Dengan cara itu, anda boleh merujuk kepada perjanjian untuk membuat cadangan yang mesti ditandatangani dan dipersetujui oleh pelanggan.
- Sebagai tambahan kepada jumlah yuran perundingan, anda juga harus membuat perjanjian dengan pelanggan dari segi kos operasi semasa anda bekerja, misalnya: kos petrol, alat tulis, kos perjalanan, dan lain-lain. Untuk kepentingan anda sendiri, minta pelanggan menanggung semua kos.
- Jangan membuat cadangan perundingan jika pelanggan tidak dapat mengesahkan berapa dan kapan anda akan dibayar.
Langkah 4. Sekiranya boleh, dapatkan pekerjaan tanpa mengemukakan cadangan
Perunding biasanya memberi nasihat, "Lebih mudah untuk menyediakan pengesahan daripada membuat cadangan untuk perkhidmatan perundingan". Ingat bahawa cadangan perundingan hanyalah tawaran yang tidak menjamin bahawa anda akan mendapat pekerjaan. Pelanggan boleh meminta cadangan dari beberapa perunding dan memilihnya, seboleh-bolehnya membuat perjanjian dengan pelanggan sebelum membuat cadangan. Dengan cara ini, pelanggan hanya perlu mengesahkan bahawa anda sudah bersedia untuk memulakan pekerjaan, dan bukannya mempertimbangkan sama ada tawaran anda diterima atau tidak.
Bahagian 2 dari 3: Menulis Proposal
Langkah 1. Mulakan dengan memberi salam kepada bakal pelanggan
Mulakan cadangan anda seperti menulis surat dengan menjelaskan dalam perenggan pendek bahawa anda ingin bekerjasama dengan pelanggan dan bahawa anda adalah calon terbaik untuk pekerjaan tertentu (yang akan anda ketahui dengan lebih terperinci kemudian). Untuk bahagian ini, anda boleh membukanya dengan ucapan "hangat" dan peribadi, tetapi tetap harus profesional.
- Tuliskan nama pelanggan, boleh menggunakan nama pertama atau dengan ucapan "Bapa" / "Ibu". Dengan cara ini menunjukkan bahawa cadangan itu disediakan khusus untuk pelanggan yang menerimanya.
- Cari di internet untuk mendapatkan contoh cadangan sehingga anda tahu bagaimana menulis perenggan pembukaan.
Langkah 2. Senaraikan kerja yang ingin anda lakukan pada perenggan pertama
Jelaskan dalam beberapa ayat karya yang telah disepakati untuk menunjukkan bahawa anda memahami apa yang harus dilakukan, masalah yang harus ditangani, tanggungjawab yang harus ditunaikan, dan ruang lingkup pekerjaan (projek pendek, jangka panjang, dll.).
Terangkan kerja yang akan anda lakukan secara khusus di bahagian ini, tetapi jangan memasukkan perkara lain secara terperinci, misalnya: kos, jam kerja, dan lain-lain kerana tidak diperlukan
Langkah 3. Dalam perenggan kedua, terangkan kelayakan anda
Cuba tawarkan diri anda sebagai orang yang paling sesuai untuk pekerjaan ini. Untuk menarik perhatian pelanggan, sertakan latar belakang anda dalam pendidikan, latihan, dan pengalaman kerja yang telah menerima maklum balas positif. Di samping itu, anda boleh menjelaskan keperibadian dan nilai kepercayaan anda, walaupun mereka mesti disokong oleh bukti konkrit.
Pertimbangkan kemungkinan persaingan dengan perunding lain. Cuba bayangkan bagaimana memberikan faedah yang dapat diukur kepada pelanggan melalui aspek kewangan atau masa. Dengan cara ini, anda dapat menunjukkan kelebihan daya saing anda berbanding pesaing dengan kelayakan yang sama atau lebih baik, tetapi tidak dapat memberikan nilai tambah kepada pelanggan
Langkah 4. Dalam perenggan seterusnya, terangkan pekerjaan yang anda tawarkan
Gunakan istilah yang jelas dan spesifik untuk menerangkan secara terperinci apa yang akan anda lakukan untuk mengatasi masalah pelanggan. Tunjukkan hasil yang pasti akan diperoleh pelanggan setelah berunding dengan anda. Berikan penerangan khusus mengenai kaedah dan jadual kerja anda.
Untuk mengelakkan masalah timbul, anda perlu menerangkan apa yang anda mahukan pelanggan anda lakukan semasa bekerja dari segi personel, akses ke tempat kerja, dan peralatan kerja, misalnya dengan menyenaraikan nama personel yang akan bekerja sepenuh masa dengan anda, mencadangkan kawasan pejabat di mana anda dibenarkan bekerja. masuk, dll
Langkah 5. Terangkan perkara yang tidak akan anda lakukan semasa rundingan
Sebagai perunding, anda mesti mengelakkan masalah timbul kerana ruang lingkup pekerjaan semakin luas sehingga tanggungjawab anda semakin besar, tetapi anda tidak mendapat pampasan tambahan. Tentukan masalah yang akan anda selesaikan dan jelaskan bahawa masalah lain yang berkaitan tidak termasuk dalam cadangan.
Cara yang tepat untuk menyampaikannya adalah dengan menunjukkannya secara bertahap sehingga klien mendapat maklumat sepenuhnya
Langkah 6. Hantarkan sebut harga untuk konsultasi yang akan anda berikan
Tawaran ini bergantung pada skop kerja yang harus anda lakukan dan siapa pelanggan anda. Perlu diingat bahawa anda mungkin harus bersaing dengan perunding lain, jadi tetapkan harga yang kompetitif mengikut keadaan dan keperluan perniagaan anda sendiri.
Sertakan juga kos tambahan yang diperlukan, misalnya untuk makan, bilik hotel, pengangkutan, dll. mesti ditanggung oleh bakal pelanggan. Cuba dapatkan persetujuan lebih awal, misalnya dengan mengesahkan bahawa anda akan menyerahkan resit pada setiap akhir bulan. Kaedah ini menghalang pelanggan daripada menolak bil anda dengan alasan: "tidak pernah memberikan persetujuan untuk membayar yuran"
Langkah 7. Selesaikan cadangan dengan membuat rumusan
Seperti menulis karangan akademik, tujuan perenggan kesimpulan adalah untuk memberikan ringkasan isi keseluruhan proposal. Sebutkan kemampuan anda untuk bekerja, kesediaan anda untuk berunding, dan kepercayaan anda dalam memberikan hasil yang diharapkan oleh pelanggan. Seperti di perenggan pembukaan, Anda dapat mengakhiri proposal dengan ucapan penutup dengan memasukkan nama klien untuk merasakan yang lebih intim.
Setelah selesai, tandatangani cadangan, tulis tarikhnya, dan tinggalkan sedikit ruang untuk tandatangan pelanggan
Bahagian 3 dari 3: Membuat Cadangan yang Lebih Berkesan
Langkah 1. Buat cadangan yang pendek dan menarik
Jauhkan cadangan anda sesingkat mungkin, tetapi jelaskan dengan tepat siapa anda dan kerja yang harus dilakukan. Utamakan kualiti, bukan kuantiti. Usahakan agar pelanggan tidak mencari alasan untuk menolak cadangan anda dan memilih cadangan perunding lain, jadi jadikan ia mudah dibaca.
Secara amnya, cadangan cukup dibuat dalam dua halaman. Sekiranya anda ingin memberikan banyak data, kemukakan dalam bentuk lampiran agar cadangan anda tidak terlalu panjang
Langkah 2. Fokus pada klien
Anda mungkin mahu menggunakan beberapa ruang untuk menyenaraikan kelayakan anda, tetapi pelanggan adalah orang yang paling penting dalam cadangan itu, bukan anda. Walaupun anda ingin memberitahu lebih banyak tentang diri anda, lakukan dengan menunjukkan bahawa anda adalah orang yang paling berkelayakan, bukan hanya yang terbaik.
Jangan terlalu banyak bercakap mengenai pengalaman kerja anda (atau tempat anda bekerja, jika anda bukan perunding bebas)
Langkah 3. Jangan gunakan klise
Banyak pelanggan, terutama syarikat, terbiasa mendengar klise yang tidak bermakna daripada orang yang ingin menjadi penting. Jangan biarkan anda mempersembahkan sesuatu yang membosankan. Tulis proposal dengan ayat yang jelas dan ringkas. Jangan membuat janji yang terdengar lebih menyenangkan menggunakan jargon mewah. Anda hanya perlu menjanjikan hasil yang menggembirakan.
Contoh klise: "prestasi terbaik", "sinergi", "keberkesanan", "optimum" dll. dan setiap bidang perniagaan mempunyai syarat tersendiri. Kata-kata ini telah kehilangan makna kerana digunakan terlalu kerap dan tidak lagi berkesan
Langkah 4. Perhatikan ejaan kata dan tatabahasa
Walaupun kelihatan menyusahkan, kedua-dua perkara ini sangat penting dalam membuat cadangan. Walaupun anda tidak berkonsultasi dengan penulisan, komunikasi tanpa kesalahan dan profesional menunjukkan bahawa anda telah meluangkan masa dan usaha untuk memberikan yang terbaik dalam diri anda. Kesalahan tidak bermaksud anda tidak memenuhi syarat untuk pekerjaan itu, tetapi itu menunjukkan bahawa anda belum melakukan yang terbaik untuk menjadikan cadangan anda betul. Dalam persaingan sengit antara dua pesaing, ini akan menjadi faktor penentu.
Setelah cadangan anda selesai, baca lagi untuk memperbaiki tatabahasa dan struktur ayat. Sekiranya anda mempunyai masa, minta rakan atau ahli keluarga membaca dan memberikan maklum balas. Mereka lebih mudah mengesan kesalahan yang tidak anda sedari kerana tidak terlibat secara langsung dalam proses penulisan
Petua
- Siapkan cadangan yang lebih berfungsi sebagai surat pengesahan daripada prospektus. Dengan kata lain, anda dan pelanggan sudah saling mengenali, telah membincangkan kerja secara terperinci, dan mencapai persetujuan mengenai kos.
- Jangan membuat cadangan perundingan tanpa memahami pekerjaan yang harus dilakukan kerana ini hanya akan membawa anda masalah semasa anda bekerja. Di samping itu, anda akan menghadapi masalah yang lebih serius kerana anda perlu menanggung kos yang besar dan menghadapi pertikaian dengan pelanggan kerana melakukan kerja yang tidak anda fahami.
