Pasaran pekerjaan semakin kompetitif dari hari ke hari. Untuk dapat bersaing untuk mendapatkan pekerjaan baru, mempunyai cadangan positif dan terpuji dari majikan / majikan sebelumnya akan menjadi sokongan yang paling berharga. Sekiranya anda ingin memberikan rujukan positif untuk pekerja, anda harus memikirkan dengan teliti bagaimana anda akan mewakili orang itu. Dengan mempertimbangkan apa yang akan anda katakan atau tuliskan kepada orang itu dan menyatakannya dengan cara yang paling positif dan profesional, anda dapat menolong seorang pekerja atau orang lain membuat pekerjaan impian mereka.
Langkah
Kaedah 1 dari 2: Menulis
Langkah 1. Sediakan surat rujukan positif
Sekiranya pekerja datang kepada anda dan meminta surat rujukan, perkara pertama yang harus anda lakukan adalah mempertimbangkan permintaan tersebut. Sekiranya anda mempunyai pengalaman yang baik dengan pekerja dan dapat memberikan sokongan positif untuk meningkatkan peluangnya mendapatkan pekerjaan, berikan surat rujukan positif.
- Jangan menawarkan untuk memberikan surat rujukan jika anda tidak dapat menulis sesuatu yang positif. Jangan biarkan ia membunuh peluang anda untuk mendapatkan pekerjaan.
- Terima permintaan untuk menulis rujukan hanya jika anda telah bekerja dengan pekerja untuk masa yang lebih lama. Anda akan sukar menilai kemampuan seseorang dan bekerja hanya dalam beberapa bulan.
- Pastikan anda adalah orang yang tepat untuk memberikan rujukan. Anda mungkin perlu menyemak semula polisi syarikat mengenai rujukan.
Langkah 2. Kumpulkan maklumat yang boleh anda tulis untuk surat rujukan
Minta maklumat pekerja mengenai pekerjaan yang dilamarnya dan apa-apa data lain yang perlu anda ketahui termasuk resume. Anda juga harus mengumpulkan maklumat yang berkaitan dengan pekerjaan pekerja, seperti penilaian prestasi.
- Sekiranya anda memutuskan untuk menulis surat rujukan untuk seseorang, minta maklumat mengenai pekerjaan yang dia lamar, resume terbarunya, dan maklumat lain mengenai apa yang dia fikir sumbangan yang telah dibuatnya kepada syarikat atau projek tertentu dan bagaimana dia akan menguntungkan pekerjaan barunya.
- Pertimbangkan untuk membaca surat-menyurat antara anda dan pekerja untuk dapat menilai profesionalisme dan cara kerjanya. Anda juga boleh menggunakan penilaian prestasi untuk tujuan ini.
Langkah 3. Rangka huruf awal
Sebelum anda memberikan rujukan positif kepada bekas pekerja atau rakan sekerja, gunakan maklumat yang anda kumpulkan untuk menyusun surat awal. Langkah ini membantu memastikan bahawa surat rujukan yang anda tulis positif dan menyeluruh.
- Surat rujukan hendaklah panjangnya satu atau dua halaman. Sekiranya anda menulis lebih lama, bakal majikan mungkin tidak membaca keseluruhannya dan mungkin kehilangan maklumat penting mengenai calon.
- Pengenalannya harus ringkas dan merangkumi nama pekerja, pekerjaan yang dia lamar, dan sama ada anda akan mengesyorkannya untuk pekerjaan itu. Contohnya, anda mungkin menulis "Saya dengan senang hati mengesyorkan Amir Priambodo untuk jawatan pengurus jenama. Amir Priambodo telah memberikan sumbangan besar kepada syarikat kami, dan saya percaya dia akan menjadi aset yang berharga bagi pasukan anda”.
- Kandungan surat itu boleh terdiri dari 1-3 perenggan dan harus menjelaskan berapa lama anda mengenali pekerja itu, dalam kapasiti apa yang anda bekerjasama, menerangkan dan menonjolkan kemahirannya, dan menerangkan bagaimana dia akan menyumbang kepada bakal majikan. Anda mesti memberikan bukti dan alasan mengapa pekerja tersebut adalah calon terbaik untuk pekerjaan tersebut.
- Anda juga dapat menggambarkan watak pekerja dalam badan surat itu, tetapi anda harus berhati-hati untuk tidak memasukkan maklumat peribadi, yang bukan sahaja mencurigakan bakal majikan, tetapi juga menyalahi undang-undang.
- Anda harus menutup surat dengan perenggan pendek dan ringkas yang sangat anda rekomendasikan orang itu, dan menawarkan untuk membantu sekiranya bakal majikan mempunyai pertanyaan. Sebagai contoh, “Berdasarkan pengalaman saya bekerja dengan Amir Priambodo, saya akan mengesyorkannya untuk jawatan pengurus jenama di Brand Management, Inc. Sekiranya anda mempunyai pertanyaan atau masalah, sila hubungi saya melalui e-mel atau telefon."
Langkah 4. Gunakan perkataan yang positif dan boleh ditindaklanjuti
Semasa merangka dan kemudian menyemak semula, pastikan anda menggunakan bahasa yang positif dan dapat ditindaklanjuti ketika menggambarkan calon. Tindakan ini dapat menolong calon majikan mendapatkan idea calon dan juga dapat menggambarkan imej diri yang lebih positif.
- Gunakan perkataan seperti bekerjasama, bekerjasama, dan memberi galakan.
- Gunakan kata nama seperti pemain pasukan, aset, dan tanggungjawab.
- Gunakan kata sifat seperti dipercayai, cerdas, ramah, dan bertekad.
- Anda dapat memasukkan kata-kata ini menjadi kalimat seperti "Amir dan saya berkolaborasi dalam sebuah projek pemasaran dan dia adalah aset penting dalam mendapatkan beberapa pelanggan baru. Dia adalah pemain pasukan yang sangat bertanggungjawab dan ramah dan akan memberi kesan positif kepada syarikat anda”.
Langkah 5. Jujur dan jangan berlebih-lebihan
Anda ingin mempromosikan calon terbaik dengan tetap jujur mengenai kelayakannya. Terdapat garis halus antara kejujuran dan keterlaluan dan anda harus menghindarinya agar calon majikan tidak menduga bahawa surat anda ditulis dengan tidak jujur.
Anda tidak perlu mengatakan bahawa orang itu adalah yang terbaik atau yang terbaik, kecuali mereka. Sebaliknya, pertimbangkan untuk menulis sesuatu seperti "Amir adalah salah satu rakan sekerja yang paling bertanggungjawab dan ramah, dan saya senang bekerja dengannya." Semasa menilai kemahiran dan kebolehan teknikal seseorang, anda mungkin menulis sesuatu seperti "Amir adalah antara 5% pengurus jenama teratas yang pernah saya bekerjasama"
Langkah 6. Semak dan edit surat rujukan
Setelah melengkapkan draf awal surat itu, buat semakan pada teks untuk memperkuatnya dan periksa bidang yang memerlukan pengembangan lebih lanjut. Langkah ini membolehkan anda mengedit huruf untuk mencari kesalahan ejaan, tanda baca atau tatabahasa.
- Pastikan draf yang disemak semula mempunyai komponen pengantar yang tepat, isi, dan penutup yang jujur, mengandungi perbendaharaan kata positif dan memberikan gambaran terbaik tentang calon.
- Pertimbangkan untuk membaca surat itu dengan lantang untuk mendengar sebarang kesalahan dan bantu memastikannya terdengar profesional.
- Pastikan maklumat yang anda berikan dalam surat sesuai untuk pekerjaan baru.
Langkah 7. Format surat anda
Sebelum menghantar surat rujukan, anda mesti menggunakan format yang betul. Langkah ini dapat membantu memastikan bakal majikan memandang serius surat rujukan anda.
- Pastikan surat itu dicetak di atas kertas dengan kepala surat syarikat.
- Pada baris pertama, tulis tarikhnya.
- Pada tarikh tersebut, tuliskan alamat bakal majikan. Kirimkan surat itu kepada penyelia calon atau jabatan sumber manusia.
- Sertakan alamat hubungan anda di bawah maklumat mengenai bakal majikan.
- Selepas ucapan, pastikan anda menandatangani surat itu dengan dakwat hitam dan mencetak nama anda di bawahnya. Anda boleh memasukkan tajuk pekerjaan, e-mel, dan nombor telefon anda jika anda mahu.
Langkah 8. Lakukan pemeriksaan watak sekali lagi
Sebelum menghantar surat rujukan, baca teks terakhir kali. Langkah ini memastikan bahawa anda tidak melakukan kesalahan atau kehilangan maklumat penting.
Kaedah 2 dari 2: Menyediakan Rujukan Verbal
Langkah 1. Periksa dasar syarikat mengenai rujukan lisan
Sebilangan syarikat hanya membenarkan pekerja memberikan maklumat asas seperti bertahun-tahun berkhidmat. Sebilangan mungkin membenarkan anda memberikan rujukan bertulis. Memastikan anda mengikuti dasar syarikat mengenai rujukan dapat membantu anda memberikan rujukan lisan terbaik.
Langkah 2. Setuju dengan permintaan rujukan lisan
Sekiranya pekerja atau rakan sekerja meminta anda memberikan rujukan, pastikan anda menerima permintaan itu dengan positif. Sekiranya anda mempunyai pengalaman yang baik dengan pekerja, setuju dengan permintaannya untuk memberikan rujukan kepada bakal majikan.
- Jangan menawarkan untuk memberikan rujukan jika anda tidak dapat mengatakan sesuatu yang positif mengenai pekerja tersebut. Jangan biarkan ia merosakkan peluang anda mendapat pekerjaan.
- Beri persetujuan untuk bercakap dengan bakal majikan sekiranya anda telah bekerja dengan orang itu selama beberapa waktu. Anda mungkin menghadapi masalah untuk menjawab soalan mengenai pekerja tersebut atau menjelaskan kemahirannya sekiranya anda hanya mengenalnya selama beberapa bulan.
- Pastikan anda adalah orang yang tepat untuk memberikan rujukan. Anda mungkin perlu menghubungi pihak atasan atau polisi syarikat anda mengenai rujukan.
Langkah 3. Minta maklumat mengenai pekerja untuk digunakan sebagai bahan rujukan
Anda mungkin juga memerlukan maklumat asas dari pekerja mengenai pekerjaan yang dia lamar dan data lain yang relevan yang harus anda ketahui.
- Minta maklumat mengenai pekerjaan yang dilamar calon dan resume terkini. Anda mungkin perlu mengetahui apa pendapatnya mengenai sumbangan yang telah dibuatnya kepada syarikat dan projek yang sedang dikendalikannya dan bagaimana dia akan menyumbang ke tempat kerjanya yang baru.
- Anda mesti mengumpulkan maklumat yang berkaitan dengan pekerjaan pekerja, seperti penilaian prestasi.
- Pertimbangkan untuk membaca semula surat-menyurat anda dengan pekerja untuk menilai tahap profesional dan kerjanya. Anda juga boleh menggunakan penilaian prestasi untuk tujuan ini.
Langkah 4. Jadualkan perbualan telefon
Sebilangan besar rujukan telefon diberikan melalui telefon dan anda perlu menjadualkan masa yang sesuai untuk berbincang dengan calon majikan calon. Mengetepikan sejumlah masa untuk membicarakan calon dapat memastikan bahawa anda dapat memberikan rujukan yang komprehensif, profesional, dan positif.
- Minta calon memberikan maklumat hubungan anda kepada calon majikan atau meminta data yang relevan mengenai siapa yang harus dihubungi di syarikat baru.
- Pastikan anda menjadualkan perbualan ketika anda merasa santai dan tidak tergesa-gesa menghadiri mesyuarat.
Langkah 5. Buat nota untuk rujukan telefon
Setelah anda menentukan jadual ceramah dan mengumpulkan maklumat yang berkaitan, buat catatan kecil mengenai calon tersebut. Langkah ini dapat memastikan anda tidak melupakan maklumat penting mengenai kemahiran atau tingkah laku calon semasa perbualan.
Oleh kerana anda tidak mengetahui soalan yang mungkin ditanyakan oleh bakal majikan, pastikan anda mencatat pelbagai aspek calon termasuk bagaimana anda mengenalnya dan berapa lama, dalam kapasiti apa yang anda bekerjasama, dan penilaian kemahirannya
Langkah 6. Jawab semua soalan dengan lengkap dan jujur
Rujukan lisan sering menghendaki anda menjawab soalan yang ditanyakan oleh bakal majikan. Menyiapkan nota dan menjawab soalan terperinci dan jujur dapat membantu calon mendapatkan pekerjaan.
- Pastikan anda tidak terlalu menilai kelayakan seseorang. Anda tidak perlu mengatakan Dia adalah orang terhebat di dunia ", tetapi anda secara objektif boleh mengatakan" Dia adalah salah satu rakan / pekerja terbaik yang pernah kita miliki."
- Harap diingat bahawa keraguan dalam jawapan anda akan memberi kesan bahawa anda tidak jujur.
Langkah 7. Gunakan perkataan dan ayat yang positif, deskriptif
Apabila anda menjawab soalan calon majikan, pastikan anda menggunakan kata-kata yang menjadikan calon kelihatan menarik. Tindakan ini akan menjadikan calon kelihatan lebih unggul daripada calon lain.
- Anda juga boleh menggunakan pelbagai kata kerja, kata nama dan kata sifat untuk menggambarkan calon. Semakin jelas keterangan anda, semakin besar kemungkinan untuk membantu bakal majikan membuat keputusan yang tepat.
- Sebagai contoh, anda boleh mengatakan perkara seperti "Amir Priambodo memiliki kemampuan untuk menyelesaikan masalah dengan cara yang sangat kreatif," atau "Dia dapat menyampaikan ideanya dengan jelas."
- Pastikan anda memberikan maklumat mengenai kemahiran yang diperlukan oleh calon dalam pekerjaan barunya.
Langkah 8. Elakkan subjek peribadi
Cakap sahaja perkara yang berkaitan dengan prestasi calon, seperti kemahiran kepemimpinan yang unggul atau kemampuan menyelesaikan konflik di antara rakan sekerja. Jangan bercakap tentang kehidupan peribadi anda kerana itu akan menjadikannya, dan anda, kelihatan kurang profesional kepada bakal majikan.
- Jangan membincangkan perkara peribadi termasuk agama, status perkahwinan, usia atau kesihatan.
- Memberikan maklumat peribadi boleh membahayakan peluang calon untuk mendapatkan pekerjaan. Ini mungkin tidak sah, bergantung pada jenis maklumat yang anda dedahkan.
Langkah 9. Tamatkan rujukan lisan
Lengkapkan rujukan lisan melalui telefon setelah anda menjawab semua soalan bakal majikan. Anda boleh mengemukakan soalan sekiranya anda merasa perlu atau jika anda dapat memberikan penjelasan lebih lanjut mengenai calon tersebut. Pastikan anda mengucapkan terima kasih kepada bakal majikan dan menawarkan untuk memberikan maklumat lebih lanjut sekiranya diperlukan.
