Apabila anda membuat keputusan untuk meninggalkan pekerjaan anda dan berpindah ke lokasi baru, anda mesti memberi notis sekurang-kurangnya dua minggu mengenai niat anda untuk mengundurkan diri. Teruskan membaca untuk belajar menulis surat pengunduran diri yang sopan tetapi tegas untuk diserahkan kepada atasan anda.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Apa yang Harus Dikatakan dan Bagaimana Mengucapkannya
Langkah 1. Buat pernyataan yang jelas dan ringkas
Baris pertama surat pemberitahuan anda harus dengan jelas menyatakan bahawa anda akan melepaskan jawatan anda pada akhir tempoh dua minggu. Jangan gunakan ayat yang dapat memberi kesan bahawa anda rela bertahan lebih lama atau mengubah fikiran anda dengan tawaran yang tepat.
- Contoh yang baik: "Surat ini adalah pemberitahuan rasmi mengenai peletakan jawatan saya dari [nama syarikat] sebagai [nama pekerjaan], berkuat kuasa pada [tarikh pengunduran diri]."
- Contoh yang baik: "Dengan ini saya meletakkan jawatan sebagai [nama pekerjaan] pada [nama syarikat], berkuatkuasa pada [tarikh pengunduran diri], dua minggu dari [tarikh hari ini].
- Contoh buruk: "Saya berhasrat untuk berhenti dari jawatan saya sebagai [nama pekerjaan]. Beritahu saya bila masa yang paling sesuai untuk anda."
- Contoh buruk: "Jika semuanya berjalan seperti yang diharapkan, saya berhasrat untuk melepaskan jawatan saya di syarikat ini dua minggu dari sekarang."
Langkah 2. Beri atasan anda sekurang-kurangnya dua minggu
Hari ini, kebanyakan pekerja tidak diminta untuk menyerahkan surat pengunduran diri dua minggu lebih awal, tetapi masih dianggap sebagai ihsan profesional.
- Sekiranya anda berhenti lebih awal dari dua minggu, bakal majikan anda mungkin tertanya-tanya adakah anda akan melakukan perkara yang sama kepada mereka.
- Sekiranya syarikat anda memasuki masa yang sangat sibuk, anda mungkin mempertimbangkan untuk memberi "notis empat minggu" terlebih dahulu dan bukan hanya dua minggu.
- Eksekutif kanan dan pekerja di peringkat yang lebih tinggi juga harus mempertimbangkan untuk memberi notis lebih dari dua minggu. Sebagai peraturan umum, peruntukkan jumlah masa yang sama dengan jumlah masa percutian yang diperuntukkan untuk kedudukan anda. Sebagai contoh, jika kedudukan anda memberi anda cuti tiga minggu, maka anda juga mesti memberi "notis tiga minggu" terlebih dahulu.
Langkah 3. Elakkan menyatakan alasan di sebalik peletakan jawatan anda
Perkara ini sangat penting jika alasan anda agak bermasalah, tetapi walaupun anda ingin meninggalkan syarikat dengan syarat yang baik, anda masih harus mengelakkan daripada menyatakan alasan tersebut dalam surat peletakan jawatan rasmi.
- Walau bagaimanapun, anda mesti menyatakan alasan ini apabila diminta secara langsung untuk memberikannya.
- Anda juga harus memberikan alasan untuk berkongsi dengan penyelia dan rakan sekerja yang pasti akan bertanya mengapa anda bercadang untuk pergi. Alasan ini tidak perlu disertakan dalam surat rasmi, tetapi masih berguna untuk disiapkan ketika anda diminta secara langsung.
Langkah 4. Bersikap formal dan mesra
Nada keseluruhan surat pemberitahuan anda harus profesional, tetapi tidak begitu profesional sehingga anda akan merasa sejuk atau kaku. Biasanya, anda harus menulis surat dengan nada suara yang paling mesra dengan bos anda.
- Sekiranya komunikasi anda dengan atasan anda selalu mengikuti struktur profesional yang tegas, ikuti nada tersebut dalam pemberitahuan anda. Sebaliknya, jika anda berkomunikasi dengan atasan anda dengan cara yang lebih peribadi, jangan takut menggunakan nada yang lebih peribadi. Nada peribadi tetap sesuai selagi tidak santai dan sembrono.
- Contoh yang baik: "Saya sangat berterima kasih atas pengalaman dan perkembangan yang diberikan kepada saya semasa bekerja dengan anda."
- Contoh buruk: "Saya secara rasmi memperakui, sebagai catatan, bahawa saya terus menjunjung tinggi penghargaan terhadap Syarikat ABC dan tidak mempunyai kemahuan terhadap atasan atau rakan sekerja di syarikat ini."
- Contoh buruk: "Terima kasih untuk semuanya!"
Langkah 5. Tetapkan nada positif
Surat ini akan menjadi dokumen terakhir di folder personel anda, jadi surat itu akan memberikan kesan yang baik. Walaupun anda membenci pekerjaan yang anda tinggalkan dan tidak mahu lagi ada hubungannya dengan sesiapa di syarikat itu, anda tetap harus meninggalkan jambatan tersebut daripada membakarnya ke tanah.
- Sekiranya majikan masa depan anda menghubungi majikan anda sebelumnya, dan mendengar bahawa anda meninggalkan surat perletakan jawatan positif akan memberi kesan yang baik kepada anda. Ia juga berguna sekiranya pekerja di syarikat lama yang bertanggungjawab menarik fail anda tidak tahu banyak tentang anda.
- Jangan sekali-kali mencerca orang lain dalam syarikat atau mengkritik perjalanan syarikat dalam surat peletakan jawatan anda.
Langkah 6. Terima kasih bos anda
Masukkan satu atau dua ayat terima kasih kepada atasan anda kerana memberinya peluang dan pengalaman bekerja di syarikat itu. Setiap pekerjaan menyumbang kepada kehidupan seseorang, walaupun keburukannya melebihi kelebihan.
- Sekiranya pengalaman kerja anda kebanyakan positif, pastikan rasa terima kasih anda ditunjukkan. Tulislah seperti yang berikut, “Saya tidak dapat cukup mengucapkan terima kasih selama tiga tahun terakhir. Saya belajar lebih banyak daripada yang saya harapkan dan saya sangat menghargai kebaikan dan kesabaran anda."
- Sekiranya pengalaman kerja anda kebanyakannya negatif, berikan nota terima kasih umum. Cubalah yang berikut, "Saya juga ingin mengucapkan terima kasih kerana memberi saya pengalaman selama tiga tahun terakhir."
Langkah 7. Beritahu bos anda bahawa anda berhasrat untuk menyelesaikan projek besar
Sebagai tindakan akhir kesetiaan dan tanggungjawab, anda harus merekodkan sebarang projek yang belum selesai atau semasa yang mungkin gagal tanpa bantuan anda dan berjanji bahawa anda akan menyelesaikan projek tersebut dan tidak akan meninggalkan syarikat dalam masalah.
- Projek yang sedang berjalan dan projek kecil yang dapat dikendalikan oleh orang lain dapat dikecualikan.
- Ini akan meninggalkan kesan yang baik kepada atasan anda, jadi kemungkinan besar bos tersebut bersedia memberikan cadangan yang baik untuk bos lain pada masa akan datang jika diminta untuk melakukannya.
Langkah 8. Tawarkan sokongan pasca peletakan jawatan
Oleh kerana syarikat beralih ke aliran kerja yang berbeza setelah anda pergi, akan ada beberapa masalah. Dalam surat peletakan jawatan anda, tawarkan untuk menolong syarikat melalui peralihan walaupun setelah kontrak pekerjaan anda berakhir.
Berikan nombor telefon dan / atau alamat e-mel yang boleh digunakan syarikat untuk menghubungi anda dengan sebarang pertanyaan
Langkah 9. Tutup dengan nota terima kasih
Walaupun anda sudah mengucapkan terima kasih kepadanya di awal surat, adalah idea yang bijak untuk menutup surat dengan mengucapkan terima kasih.
Contoh: "Saya akan sentiasa berterima kasih kepada anda dan kakitangan Syarikat ABC atas semua yang telah anda lakukan untuk saya."
Bahagian 2 dari 3: Menyusun Surat
Langkah 1. Tulis surat, bukan e-mel
Semasa menghantar notis pengunduran diri, anda harus menuliskannya dengan huruf yang ditaip dan dicetak dan bukannya e-mel. Surat ini mesti dihantar terus kepada penyelia anda.
- Walaupun menulis e-mel mungkin kelihatan lebih mudah dan cepat, mereka biasanya dianggap kurang profesional dan umumnya tidak disukai.
- Jangan hantar surat pemberitahuan anda melalui pos atau sistem penghantaran pejabat anda. Itu akan menyebabkan kelewatan, dan pada waktu atasan anda menerima surat itu, dua minggu yang anda rancangkan mungkin sudah selesai.
Langkah 2. Taipkan tarikh di sudut kiri atas
Sebagai standard untuk menulis surat rasmi, anda mesti memasukkan tarikh dalam format tarikh-bulan-tahun di sudut kiri atas halaman. Bulan mesti dieja dengan huruf, sedangkan tarikh dan tahun harus dalam format angka.
- Contoh: 26 Jun 2013
- Ingat bahawa anda biasanya tidak perlu memasukkan alamat pengembalian kerana alamat anda akan sama dengan alamat majikan anda. Namun, anda boleh menggunakan kop surat syarikat dengan alamat jika itu yang anda mahukan.
Langkah 3. Pertimbangkan untuk memasukkan alamat penerima
Sekiranya anda menggunakan kop surat syarikat, anda mungkin memilih untuk tidak menyertakan alamat penerima, kerana ini adalah surat yang dihantar dari dalam syarikat itu sendiri. Tetapi menyertakan alamat adalah idea yang baik, kerana ia membolehkan anda menyampaikan surat itu secara khusus kepada atasan anda.
- Tuliskan tajuk dan nama penuh ketua anda dalam ayat pertama.
- Tulis nama jalan di baris seterusnya dan bandar, negeri, dan poskod di baris seterusnya.
- Langkau satu baris antara tarikh dan alamat penerima. Langkau satu baris lagi antara alamat penerima dan ucapan di bawahnya. Alamat itu sendiri mesti diberi jarak satu tempat.
Langkah 4. Memberi salam kepada bos anda secara langsung dalam ayat ucapan
Surat anda hendaklah terbuka dengan “Sayang. (nama majikan) "dan jangan sekali-kali menggunakan ucapan yang samar-samar atau umum seperti" Kepada Siapa Yang Boleh Dibimbangkannya."
Anda harus memberi salam kepada atasan anda dengan cara yang sama seperti biasa, walaupun kaedah itu agak santai. Contohnya, jika anda biasanya menyapa atasan anda dengan nama depan, tulis “Sayang. Jennifer. " Sekiranya hubungan anda dengan atasan anda hanya profesional, gunakan "Sayang. Ibu Jennifer Smith."
Langkah 5. Tuliskan badan surat anda
Langkau garis selepas ucapan sebelum anda mula menulis bahagian surat mengikut garis panduan yang disediakan dalam artikel ini.
- Setiap perenggan dalam badan mesti mempunyai jarak tunggal, tetapi mesti ada garis kosong antara setiap perenggan yang terpisah. Dan juga tidak ada perenggan yang perlu digorokkan.
- Buat huruf dalam satu halaman maksimum.
Langkah 6. Gunakan penutup yang hangat
Untuk mempertahankan nada ramah dan positif, Anda harus memberikan penutup yang terlihat lebih hangat dan lebih ikhlas daripada penutup khas seperti "Salam," "Terima kasih," atau "Yang benar."
-
Beberapa contoh sampul meliputi:
- Salam hangat saya
- Saya mempunyai harapan yang tinggi untuk kejayaan anda
- Terima kasih banyak untuk semua setakat ini
- Dengan ucapan terima kasih dan ucapan terima kasih yang paling tulus.
Langkah 7. Taipkan nama anda dan tandatangan
Taipkan nama penuh anda empat baris di bawah penutup dan letakkan tandatangan antara sampul dan nama.
Bahagian 3 dari 3: Mengemukakan Surat Pengunduran Semula
Langkah 1. Hantarkan surat peletakan jawatan anda terus kepada majikan anda
Cara yang paling profesional adalah menyerahkan surat peletakan jawatan anda kepada bos anda pada kali pertama dan secara peribadi.
- Biasanya anda harus menjadualkan perjumpaan, tetapi jika anda bekerja di sebuah syarikat kecil dan mempunyai hubungan rapat dengan atasan anda, anda mungkin dapat datang ke pejabatnya tanpa pemberitahuan.
- Tutup pintu di belakang anda semasa anda masuk untuk merahsiakan perbualan.
- Kemukakan surat pengunduran diri kepada majikan dan jelaskan, semasa anda mengemukakannya, apakah itu.
- Kemungkinan bos anda akan membincangkan keadaan dengan anda. Walaupun surat itu sudah menjawab soalan yang diajukan kepada anda, jawab setiap soalan dengan lengkap.
- Ucapkan terima kasih semasa anda meninggalkan bilik dan berjabat tangan.
Langkah 2. Serahkan salinan surat kepada siapa yang memerlukannya
Ini berbeza mengikut syarikat, tetapi biasanya, bahagian Sumber Manusia memerlukan salinan seperti mana penyelia anda.
Rakan sekerja, mentor, ahli pasukan, dan klien harus diberitahu secara peribadi mengenai pengunduran anda. Mereka tidak memerlukan salinan surat perletakan jawatan anda yang disahkan
Langkah 3. Bekerja keras hingga akhir
Sekiranya anda diminta untuk menyelesaikan projek-projek besar sebelum pergi semasa anda menulis surat, anda mesti mematuhi dan menyelesaikan projek-projek tersebut.
- Walaupun anda tidak membuat janji temu, anda tidak boleh berhenti bekerja selama dua minggu terakhir pekerjaan anda. Peralihan akan menjadi sukar bagi semua orang, dan adalah tugas profesional anda untuk membuat peralihan sehalus mungkin bagi majikan yang anda tinggalkan.
- Sebaliknya, jika anda mengesyaki syarikat itu memperlakukan anda secara tidak adil kerana anda telah mengumumkan pengunduran diri, jangan biarkan mereka mengambil kesempatan daripada anda atau membuat anda gila dengan kerja ekstra yang tidak berperikemanusiaan.
