Sebilangan besar ibu bapa perlu menghubungi guru anak mereka sekurang-kurangnya sekali dalam satu tahun persekolahan untuk pelbagai alasan, dari meminta cuti kerana sakit, atau bahkan membincangkan masalah anak. Sebilangan besar guru menggunakan e-mel, yang menjadikan proses surat-menyurat lebih mudah dan cepat, tetapi anda juga boleh menulis surat atau nota. Dengan surat atau e-mel yang betul, anda dapat menjalin komunikasi terbuka dan kuat dengan guru anak anda.
Langkah
Kaedah 1 dari 2: Menghantar E-mel
Langkah 1. Ketahui bila hendak menghantar e-mel
Terdapat beberapa sebab mengapa anda mungkin ingin menghubungi guru anak anda, dari perkenalan hingga membincangkan perkara yang lebih serius. Berikut adalah beberapa sebab biasa untuk menghubungi guru anak anda:
- Perkenalkan diri anda ketika anda berpindah, atau ketika anak anda mula belajar di sekolah baru.
- Bincangkan masalahnya.
- Tanya pekerjaan atau kemajuan anak.
- Minta berjumpa.
- Maklumkan kepada guru tentang masalah khas, seperti keperluan khas anak atau masalah keluarga.
- Minta izin ketika anak tidak hadir kerana sakit atau keperluan lain.
Langkah 2. Kumpulkan maklumat yang anda perlukan untuk menulis e-mel yang lengkap dan profesional kepada guru
Maklumat yang lengkap akan menjadikan komunikasi lebih cekap, dan menunjukkan bahawa anda menghormati guru dan memandang serius masalah yang dibincangkan.
- Tanya anak anda untuk nama guru, atau cari nama guru di laman web sekolah.
- Sediakan salinan dokumen yang diperlukan, seperti diagnosis doktor dan dokumen penempatan anak jika anak anda mempunyai keperluan khas.
Langkah 3. Buat draf pertama e-mel menggunakan maklumat yang anda kumpulkan
Draf membolehkan anda menerangkan sepenuhnya masalah anda. Setelah selesai, baca semula draf anda, kemudian edit jika perlu.
- Elakkan menulis alamat e-mel anda di medan "Kepada", supaya anda tidak menghantar draf e-mel secara tidak sengaja.
- Pastikan draf anda sesingkat dan ringkas mungkin.
- Tulis e-mel dengan nada peribadi, sopan, dan profesional.
- Perkenalkan diri anda. Nyatakan nama anak anda, dan jelaskan mengapa anda menulis e-mel tersebut. Contohnya, "Puan Jasmin yang dihormati, nama saya Ros, dan saya adalah ibu bapa Upin dan Ipin. Saya menulis surat ini kerana saya menyedari bahawa Upin menghadapi masa yang sukar untuk mengikuti Matematik."
- Jadikan inti e-mel 1-3 perenggan panjang, nyatakan masalah yang ingin anda selesaikan. Anda juga mungkin ingin bertanya tentang cara untuk menyokong anak anda secara konstruktif.
- Tutup e-mel dengan mengucapkan terima kasih, dan sertakan maklumat hubungan anda untuk perundingan lebih lanjut. Contohnya, "Terima kasih atas perhatian anda. Guru boleh menghubungi saya melalui e-mel atau +628123456789. Saya harap masalah Upin dapat diselesaikan segera dengan bantuan anda."
Langkah 4. Buat e-mel dengan catatan positif
Semasa menulis draf, simpan nada e-mel anda selengkap mungkin. Anda mungkin cepat kesal ketika menangani masalah anak anda, tetapi mengekalkan nada positif dan proaktif dalam e-mel dapat membuka dialog terbuka dan produktif dengan guru anak anda.
- Elakkan menggunakan bahasa tuduhan pada guru anak anda.
- Gunakan perkataan seperti "dapatkan," "bekerjasama", dan "bercakap."
- Gunakan kata sifat seperti "positif" dan "proaktif."
- Sambungkan kata-kata dalam frasa seperti "Menurut Upin, dia mengalami kesukaran belajar matematik. Kami ingin tahu bagaimana mengubahnya, dan bagaimana kami dapat menolong guru meningkatkan kemampuan Upin."
Langkah 5. Jujur semasa menulis e-mel
Anak-anak adalah makhluk yang jujur, dan kebohongan dalam surat anda mungkin keluar dari lidah anak anda sendiri. Tulis e-mel sejujur mungkin, tetapi tetap ikuti e-mel profesional.
Langsung ke inti perkara. Contohnya, "Saya harus bekerja di sebuah muzium, dan saya ingin membawa anak saya belajar. Adakah ada kerja rumah yang harus dia selesaikan sebelum dia kembali ke sekolah pada hari Jumaat?"
Langkah 6. Baca semula dan edit e-mel anda
Setelah anda menulis draf kasar e-mel, fikirkan isi dan nada e-mel, kemudian edit e-mel jika diperlukan. Mengedit e-mel membolehkan anda menambah atau membuang isi e-mel, serta mencari kesalahan ejaan, tanda baca, dan tatabahasa.
- Pastikan e-mel yang disemak semula mempunyai ucapan, isi surat, dan penutup yang jujur dan proaktif.
- Baca surat itu dengan kuat, untuk membantu mencari kesalahan atau frasa yang mungkin menyalahkan.
- Pertimbangkan untuk meminta bantuan rakan kongsi, rakan, atau pakar pendidikan untuk membaca surat anda. Orang yang anda minta pertolongan mungkin dapat mencadangkan agar surat anda lebih kuat atau lebih profesional.
Langkah 7. Setelah mengedit draf, tulis pesan dan ucapan penutup yang mesra dan profesional, agar guru anak anda lebih menerima surat tersebut
Mesej penutup dan ucapan mesra juga membuka jalan untuk respons yang membina.
- Tulis ucapan dengan nama panggilan guru anak anda. Contohnya, "jasmin puan", diikuti dengan koma.
- Elakkan menggunakan nama depan guru, kecuali jika guru sudah berjumpa dan menawarkan untuk memanggilnya dengan nama depannya.
- Tutup dengan "Salam", diikuti dengan koma. Anda juga mungkin ingin menulis "Kami harap surat ini mendapat perhatian tuan, terima kasih", untuk mengharapkan balasan dari guru anak anda.
- Nyatakan nama dan maklumat hubungan anda.
Langkah 8. Lampirkan dokumentasi yang sesuai, bergantung pada e-mel anda, untuk merujuk kepada guru anak anda
Rujukan akan membantu guru anak anda memahami masalah anda.
Sediakan fail rujukan dalam format yang mudah dibuka
Langkah 9. Tuliskan alamat e-mel guru untuk menghantar e-mel tersebut
Periksa laman web sekolah anak anda untuk memastikan alamat e-mel betul.
- Hantarkan e-mel pihak lain yang berminat, seperti pasangan suami isteri atau guru lain yang sah.
- Pertimbangkan untuk memasukkan diri anda ke BCC untuk memastikan e-mel dihantar.
Langkah 10. Edit draf akhir e-mel dengan membaca draf sekali lagi sebelum menghantar
Penyuntingan tidak akan melupakan maklumat tertentu, atau kesalahan dalam e-mel.
Langkah 11. Beri masa kepada guru anak anda untuk bertindak balas
Guru adalah makhluk yang sibuk, jadi mereka mungkin tidak dapat membalas atau memperhatikan e-mel anda dengan segera. Tunggu sebentar sebelum memanggil guru kembali.
- Tulis tarikhnya jika anda memerlukan tindak balas yang cepat.
- Hantar semula surat atau e-mel jika e-mel anda belum dibalas setelah seminggu.
Kaedah 2 dari 2: Menghantar Surat Bertulis
Langkah 1. Ketahui bila hendak menghantar surat bertulis
Surat bertulis lebih bersifat peribadi daripada e-mel, dan perlu dalam beberapa kes. Anda mungkin ingin menghantar surat bertulis apabila:
- Mengucapkan terima kasih.
- Perkenalkan diri anda secara ringkas.
- Minta izin ketika anak anda sakit atau tidak dapat bersekolah.
Langkah 2. Tulis surat itu dengan kemas agar guru anak anda dapat membaca
Pastikan tulisan tangan anda senang dibaca.
- Sekiranya tulisan anda teruk, tulislah dengan perlahan, supaya tulisan anda lebih jelas.
- Elakkan menulis dengan pensil atau pen yang mudah pudar. Sebaiknya, gunakan pen mata.
- Pertimbangkan untuk merangka komputer, kemudian tulis surat anda dengan tangan. Draf membolehkan anda memikirkan apa yang ingin anda tulis dengan lebih jelas.
- Sekiranya dikehendaki, tulis surat di komputer, cetaknya, dan kemudian tandatangani surat itu.
Langkah 3. Tulis surat anda
Sekiranya anda memilih untuk menulis surat secara manual, ikuti proses yang sama seperti menulis e-mel pada langkah sebelumnya. Namun, jika perkara yang ingin anda bincangkan tidak terlalu serius, seperti ucapan terima kasih, anda tidak perlu menulis draf beberapa kali.
- Gunakan alat tulis yang bagus jika ada. Tetapi jika tidak, gunakan kertas yang bersih dan tidak berkerut.
- Tulis tarikh pada surat itu.
- Tulis ucapan di bawah tarikh, misalnya "Miss Jasmin", diikuti dengan koma.
- Gunakan elemen yang sama dengan elemen e-mel pada langkah sebelumnya, dan pastikan surat anda pendek dan ringkas. Contohnya, "Cik Jasmin, saya Ros, ibu bapa Upin dan Ipin. Terima kasih kerana menolong Upin memahami Matematik. Selepas sekolah, dia sering bertanya kepada Puan Jasmin mengenai soalan yang tidak dia fahami. Sekiranya ada yang boleh saya bantu Upin lebih faham. Tolong beritahu saya. Terima kasih. Ros."
- Tandatangani surat anda, kemudian tulis nama anda jika diperlukan.
Langkah 4. Periksa surat anda sebelum menghantarnya untuk mengelakkan kesilapan, kehilangan maklumat, atau dakwat pudar dan bahagian yang tidak terbaca
Tulis semula surat itu jika anda menemui kesalahan yang membawa maut
Langkah 5. Hantar surat itu
Anda boleh menghantar surat dengan beberapa cara, bergantung pada formalitas surat atau urgensi, misalnya:
- Melalui pos. Pastikan anda menyebut nama guru pada surat itu, dan sertakan alamat sekolah dalam surat anda.
- Dihantar oleh saya sendiri. Hantarkan surat anda sendiri ke sekolah. Kakitangan sekolah akan menyerahkannya kepada guru anak anda.
- Melalui anak anda. Anda juga boleh meninggalkan sepucuk surat kepada anak anda, tetapi dia mungkin lupa memberikannya. Sekiranya anda mahu, anda boleh memasukkan surat itu dalam pakaian sekolah anak anda.
