Banyak syarikat menggunakan Microsoft Excel untuk memantau kos seluruh jabatan atau syarikat. Saat ini Excel telah menjadi program lalai dalam komputer dengan sistem operasi Windows. Oleh itu, anda boleh menggunakan program ini untuk memantau bil anda. Terdapat sejumlah templat (cetakan) dari Microsoft dan laman web lain yang boleh anda gunakan untuk mengesan perbelanjaan. Walaupun dalam versi terbaru Excel, templat ini sudah tersedia dalam program ini. Anda juga boleh membuat lembaran kerja anda sendiri untuk memantau invois di Excel. Artikel ini akan membincangkan kedua-dua cara.
Langkah
Kaedah 1 dari 2: Menggunakan Templat Excel
Langkah 1. Pilih templat Excel lalai
Versi terbaru Excel mempunyai templat untuk memantau perbelanjaan peribadi dan templat untuk operasi perniagaan umum. Anda boleh mengakses dan menggunakan templat ini untuk memantau perbelanjaan di Excel.
- Di Excel 2003, pilih "Baru" dari menu "Fail". Pilih "Di komputer saya" dari panel tugas "Buku Kerja Baru" untuk memunculkan kotak dialog "Templat".
- Di Excel 2007, pilih "Baru" dari menu "Fail" untuk memunculkan kotak dialog "Buku Kerja Baru". Pilih pilihan "Templat yang Dipasang" dari menu "Templat" di panel kiri. Pilih "Anggaran Bulanan Peribadi" dari "Templat yang Dipasang" di panel tengah dan klik "Buat."
- Di Excel 2010, klik label "Fail", kemudian pilih "Baru" dari menu "Fail". Pilih "Contoh template" dari bahagian atas panel "Templat yang Tersedia", kemudian pilih "Anggaran Bulanan Peribadi" dari paparan templat sampel dan klik "Buat."
Langkah 2. Pilih templat dalam talian
Sekiranya templat belanjawan peribadi Microsoft Excel tidak dapat mengesan perbelanjaan anda, cuba gunakan templat yang terdapat di internet. Anda boleh memuat turun templat dari laman web pihak ketiga, atau menggunakan Excel untuk berhubung dengan Microsoft Office Online.
- Di Excel 2003, anda boleh memilih templat yang sesuai dari pustaka Microsoft Office Online di https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Di sini, anda juga dapat mencari templat untuk versi Excel yang lebih lama.)
- Di Excel 2007, pilih "Anggaran" dari bahagian Microsoft Office Online dari kotak dialog "Buku Kerja Baru". Anda mesti mempunyai sambungan internet untuk menyambung ke pustaka templat Office dalam talian.
- Di Excel 2010, pilih "Anggaran" dari bahagian Office.com pada panel Templat yang Ada. Anda mesti mempunyai sambungan internet untuk menyambung ke perpustakaan templat Office dalam talian.
Langkah 3. Masukkan maklumat ke dalam sel yang sesuai
Maklumat yang dimasukkan bergantung pada templat lembaran kerja yang digunakan.
Langkah 4. Simpan lembaran kerja anda
Anda boleh menggunakan nama lembaran kerja yang disediakan oleh templat atau memasukkan nama seperti yang dikehendaki. Atau, anda hanya boleh menuliskan nama dan tahun pembuatan kertas kerja.
Kaedah 2 dari 2: Buat Lembaran Kerja Anda Sendiri untuk Memantau Perbelanjaan
Langkah 1. Buka Excel
Langkah 2. Masukkan nama untuk lembaran kerja di sel A1
Gunakan nama yang jelas, seperti "Anggaran Peribadi", "Pemantauan Perbelanjaan Peribadi", atau yang serupa. (Jangan gunakan tanda petik semasa menulis nama. Di sini, tanda petikan digunakan untuk menunjukkan contoh).
Langkah 3. Masukkan tajuk lajur baris 2
Berikut adalah beberapa nama dan urutan yang dapat Anda gunakan, "Tarikh", "Dibayar Kepada", "Memo", "Beban", "Pendapatan" (atau "Pendapatan", atau "Deposit") dan "Saldo". Masukkan tajuk ini ke dalam sel A2 hingga G2, dan sesuaikan lebar lajur sehingga semua teks dapat dilihat.
Setelah menetapkan tajuk dan tajuk lajur, gunakan fitur "Freeze Panes" sehingga tajuk lajur berada di bahagian atas ketika anda menatal ke bawah halaman. Pilihan Freeze Panes ada di menu "View" untuk Excel 2003 dan yang lebih baru, dan dalam kumpulan "Window" pada pita menu "View" untuk Excel 2007 dan 2010
Langkah 4. Masukkan perbelanjaan pertama di baris sel 3
Langkah 5. Masukkan formula keseimbangan dalam sel G3
Baki akan ditentukan oleh perbezaan antara pendapatan dan perbelanjaan kerana ini adalah kemasukan baki pertama. Cara mengaturnya bergantung pada keinginan anda untuk melihat anggaran dari sisi perbelanjaan atau wang tunai yang anda ada.
- Sekiranya anda mahukan lembaran kerja khusus untuk menunjukkan perbelanjaan, formula baki anda adalah = E3-F3, di mana E3 adalah sel yang mengandungi baki perbelanjaan, dan F3 adalah sel keseimbangan pendapatan. Dengan cara ini, jika perbelanjaan anda lebih besar daripada pendapatan anda, jumlah perbelanjaan anda akan mempunyai angka positif, sehingga lebih mudah untuk anda fahami.
- Sekiranya anda mahukan lembaran kerja khusus untuk menunjukkan wang yang anda miliki, formula baki adalah = F3-E3. Oleh itu, kertas kerja akan menunjukkan aliran tunai positif jika wang tunai lebih banyak daripada perbelanjaan, dan negatif jika perbelanjaan lebih besar daripada pendapatan.
Langkah 6. Masukkan entri kos kedua di baris sel 4
Langkah 7. Masukkan formula keseimbangan dalam sel G4
Oleh kerana baki entri kedua dan seterusnya akan mencatat baki semasa, anda perlu menambahkan perbezaan perbelanjaan dan pendapatan yang dihasilkan ke baki pada entri sebelumnya.
- Sekiranya anda mahu lembaran kerja memaparkan perbelanjaan secara khusus, rumus keseimbangan adalah = G3 + (E4-F4), iaitu G3 adalah sel yang mengandungi baki sebelumnya, E4 adalah sel yang mengandungi perbelanjaan, dan F4 adalah sel yang berisi pendapatan.
- Sekiranya anda mahu lembaran kerja menunjukkan jumlah wang tunai, formula baki adalah = G3 + (F4-E4).
- Tanda kurung dalam formula yang menunjukkan perbezaan antara kos dan pendapatan sebenarnya tidak diperlukan. Kami menulisnya sehingga konsep formula menjadi lebih jelas.
- Sekiranya anda boleh membiarkan sel nilai baki kosong sehingga semua penyertaan selesai, sila gunakan kata JIKA ke dalam formula sehingga apabila anda memasukkan tarikh, sel baki tidak menunjukkan nilainya. Rumus kaedah ini untuk entri kedua adalah = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) jika anda mahu lembaran kerja memantau beban, dan = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)) jika anda mahukan kertas kerja untuk memantau aliran tunai. (Kurungan sekitar perbelanjaan dan pendapatan mungkin ditinggalkan, tetapi tanda kurung luar mungkin tidak dihilangkan.)
Langkah 8. Salin formula keseimbangan ke sel lain di lajur G (Lajur keseimbangan)
Klik kanan sel G3 dan pilih "Salin" dari menu pop timbul. Selepas itu, tatal ke bawah ke sel di bawahnya. Klik kanan sel yang dipilih, dan pilih "Tampal" dari menu pop timbul untuk menampal formula di sel yang dipilih. (Dalam Excel 2010, pilih pilihan "Tampal" atau "Tampal Rumus" di menu pop timbul.) Rumus akan mengemas kini rujukan sel secara automatik untuk menunjukkan kos, hasil, dan rujukan tarikh (jika digunakan) dari baris semasa dan baki rujukan baris di atas baris semasa.
Langkah 9. Simpan lembaran kerja
Beri nama lembaran kerja anda dengan jelas, misalnya "Cost Monitoring.xls" atau "Personal Budget.xls". Anda boleh memasukkan nama dan tahun fail, sama dengan kaedah untuk membuat lembaran kerja dengan. (Sekali lagi, anda tidak perlu menggunakan tanda kutip kerana kami menulisnya hanya untuk menjelaskan contoh nama fail. Anda tidak perlu mengetik jenis pelanjutan fail kerana Excel akan menuliskannya secara automatik.)
Excel 2003 dan versi sebelumnya menyimpan lembaran kerja dalam format ".xls", sementara Excel 2007 dan 2010 menyimpan lembaran kerja dalam format berasaskan XML ".xlsx" yang lebih baru. Walau bagaimanapun, Excel terbaru juga mempunyai pilihan untuk menyimpan fail dalam format ".xls". Sekiranya anda mempunyai banyak komputer dan merancang untuk menyimpan lembaran kerja ini pada semuanya, gunakan format lama jika komputer anda mempunyai Excel 2003 atau lebih awal. Gunakan format terkini jika semua komputer anda mempunyai sekurang-kurangnya Excel 2007
Petua
- Gunakan "AutoComplete" dalam kategori perbelanjaan dan pendapatan supaya ejaan yang dimasukkan betul.
- Anda boleh menggunakan warna tebal, warna teks, atau bayangan sel untuk membezakan antara kos yang belum dibayar, dibayar dan masa depan.
- Untuk mengelakkan formula atau tajuk lajur berubah secara tidak sengaja, ada baiknya melindungi sel daripada berubah. Pilih sel yang ingin anda ganti (tarikh, kategori penerima, perbelanjaan, pendapatan, dan memo), dan buka kunci sel tersebut, kemudian gunakan perlindungan ke seluruh lembaran kerja.
