Agenda harian membantu anda menjalankan aktiviti mengikut jadual, misalnya, untuk memenuhi janji penting, menyelesaikan tugas, melakukan aktiviti yang menyeronokkan, dan menyelesaikan kerja pada tarikh akhir. Namun, membiasakan diri menggunakan agenda setiap hari bukanlah sesuatu yang mustahak kerana anda harus selalu mengambil nota dan membawanya ke mana-mana. Baca arahan berikut untuk membiasakan diri menggunakan agenda sebagai sebahagian daripada rutin harian anda dengan cara yang mudah dan cekap.
Langkah
Bahagian 1 dari 2: Memilih Agenda yang Tepat
Langkah 1. Pertimbangkan untuk apa anda menggunakan agenda
Terdapat pelbagai agenda mengikut profesion dan keperibadian pengguna. Semasa memilih agenda, anda boleh menggunakan buku catatan berjajar atau agenda bercetak yang menyediakan jadual untuk merakam pelbagai tugas. Fikirkan terlebih dahulu mengapa anda mahu menggunakan agenda dan untuk apa. Sekiranya agenda menjadi satu-satunya cara untuk merancang aktiviti harian, gunakan satu agenda sahaja. Menggunakan lebih daripada satu agenda cenderung membingungkan dan kurang berguna. Untuk menentukan agenda yang paling sesuai, pertimbangkan perkara berikut:
- Adakah saya perlu meletakkan nombor telefon dalam agenda?
- Adakah saya akan menggunakan agenda hanya untuk mencatat jadual mesyuarat?
- Adakah saya memerlukan agenda yang berlangsung lebih dari setahun?
- Bolehkah agenda menggantikan nota yang biasanya saya gunakan, misalnya: jadual tugas harian?
- Adakah saya akan menggunakan buku nota biasa atau agenda jadual berbilang ciri?
- Adakah saya memerlukan agenda kecil yang sesuai dengan poket saya atau agenda yang cukup besar untuk memantau minit mesyuarat?
- Adakah saya akan mencatat jadual setiap hari atau hanya untuk aktiviti hujung minggu?
Langkah 2. Pilih agenda mengikut keperluan
Cari agenda di kedai yang menjual bekalan pejabat, alat tulis, kalendar atau dalam talian. Harga agenda sangat berbeza-beza. Selain mempertimbangkan aspek estetika, utamakan pengedaran buku dan format jadual dalam agenda. Pilih agenda yang anda suka mengikut gaya hidup dan aktiviti harian anda.
Langkah 3. Pertimbangkan aspek estetik
Selain mengutamakan fungsi, agenda yang menarik dan menyenangkan menjadikan anda lebih senang menggunakan agenda tersebut. Anda boleh memilih agenda sederhana dengan penutup hitam polos atau penutup berwarna dengan gambar dan reka bentuk yang menarik. Aspek estetik akan bermanfaat sekiranya sesuai dengan etika kerja yang ada di syarikat.
Perhatikan juga aspek estetika agenda, bukan hanya dari luar. Ramai orang lebih suka agenda dengan halaman biasa daripada halaman berbaris. Yang lain memerlukan jadual simetri atau susun atur yang mudah disesuaikan. Anda sendiri mungkin memerlukan agenda yang berbeza dengan pandangan tertentu. Pilih agenda dengan penutup dan dalaman yang menarik untuk membuat anda teruja menggunakan agenda anda setiap hari
Langkah 4. Sediakan sebatang pen dan pensel
Agenda akan lebih berguna jika digunakan untuk mencatat. Sediakan pensil dan pen di mana anda akan menulis atau meletakkan agenda anda, misalnya:
- Dalam beg bimbit atau beg komputer riba anda
- Di dalam beg tangan
- Di meja di pejabat
- Di meja di rumah
- Berhampiran telefon
- Sekiranya anda sering kehilangan peralatan menulis, simpan pensil dalam agenda anda sekiranya perlu atau gunakan penganjur yang mempunyai pemegang pensel.
Bahagian 2 dari 2: Menggunakan Agenda dengan Berkesan
Langkah 1. berhasrat untuk menggunakan agenda setiap hari
Orang yang sangat komited cenderung dapat memenuhi komitmen dengan lebih baik. Mengubah tabiat tidak mudah, tetapi anda boleh membentuk tabiat baru dengan mengatakan kepada diri sendiri bahawa anda berniat melakukan perkara kecil dengan cara baru.
Perlu diingat bahawa tabiat baik lebih mudah dibentuk jika anda memusatkan perhatian pada satu kebiasaan tertentu dalam satu masa. Jangan membentuk tabiat baru yang membebani anda. Buat masa ini, fokus untuk membentuk kebiasaan menggunakan agenda
Langkah 2. Beritahu rakan bahawa anda ingin menggunakan agenda
Orang cenderung untuk mengamalkan tabiat baru dengan lebih mudah dalam komuniti yang mengetahui azam mereka dan saling menyokong. Kongsi niat anda dengan rakan atau rakan sekerja. Sekiranya rakan anda ingin membentuk tabiat baik yang sama, anda boleh saling mengingatkan agar selalu membuat catatan.
Langkah 3. Letakkan agenda di tempat yang sama setiap hari
Gunakan agenda sebagai satu-satunya kalendar di rumah dan di tempat kerja kerana anda akan sukar mengatur jadual sekiranya anda menggunakan dua agenda. Namun, ini juga memerlukan ketekalan kerana anda harus merakam semua aktiviti di rumah dan di tempat kerja. Agar anda tidak perlu mencari-cari, pilih satu tempat di pejabat dan tempat lain di rumah untuk meletakkan agenda anda. Konsistensi adalah faktor penentu untuk membentuk kebiasaan ini, jadi jangan letakkan agenda anda di tempat lain.
- Tempat yang bagus untuk meletakkan agenda anda di rumah adalah di sebelah telefon anda, di dalam beg bimbit anda, di dekat kunci telefon atau kereta anda.
- Tempat yang tepat untuk meletakkan agenda anda di pejabat adalah di meja anda, di laci utama meja anda, di sebelah telefon anda, atau di dalam beg bimbit anda.
Langkah 4. Buat catatan untuk mengingatkan anda untuk selalu menjalankan agenda semasa pergi dan balik dari tempat kerja
Ada kemungkinan anda meninggalkan agenda anda di rumah atau di tempat kerja semasa anda mula menggunakannya. Untuk mengelakkannya, tuliskan peringatan dan letakkan di tempat yang kelihatan di rumah dan pejabat anda. Berdasarkan kajian, salah satu cara yang berkesan untuk membentuk tingkah laku tertentu adalah dengan menggunakan peringatan yang ditulis pada sehelai kertas kecil. Lakukan hal yang sama untuk diri sendiri dengan menetapkan peringatan: "Adakah anda membawa agenda anda?" di tempat yang kelihatan, contohnya:
- Di komputer riba
- Di atas meja
- Di sebelah telefon
- Di pintu
- Di atas meja dapur
- Di cermin di bilik mandi
- Lepaskan peringatan jika anda terbiasa membawa agenda anda ke dan dari tempat kerja.
Langkah 5. Masukkan semua maklumat ke dalam agenda
Sebaik sahaja anda mempunyai agenda, anda harus mencatat banyak maklumat, misalnya: perjumpaan yang dijadualkan, tugas yang belum selesai, dan aktiviti lain yang telah dirancang sebelumnya. Luangkan masa 1-2 jam untuk merakam semua maklumat ini. Kaedah ini juga membuat anda terbiasa menggunakan agenda dengan betul dan dapat membuat jadual yang baik. Perkara yang perlu diberi perhatian dalam agenda, contohnya:
- Maklumat hubungan ahli keluarga, rakan, rakan sekerja dan pelanggan
- Jadual perjumpaan di pejabat
- jadual waktu pelajaran
- Tarikh akhir kerja pejabat atau kerja sekolah
- Jadual kerja (jika waktu bekerja kerap berubah)
- Temujanji dengan doktor am atau doktor gigi
- Hari ulang tahun kelahiran orang tersayang
- Aktiviti penting di pejabat
- Acara peribadi khas
- Tarikh penting untuk aktiviti hobi atau ekstrakurikuler, misalnya: tarikh membaca piano atau jadual latihan yoga
Langkah 6. Baca agenda setiap pagi
Setiap pagi sebelum berangkat kerja, luangkan masa untuk membaca agenda untuk menentukan jadual perjumpaan, perjumpaan, dan tugas yang mesti anda selesaikan. Luangkan waktu untuk mengingati apakah ada tugas yang perlu Anda tambahkan ke jadwal Anda, telah selesai, atau perlu dijadualkan ulang. Periksa jadual anda setiap pagi supaya anda dapat memanfaatkan sepenuhnya waktu kerja anda sebaik sahaja anda sampai di pejabat.
Langkah 7. Baca agenda sebelum keluar bekerja
Pastikan anda telah menyelesaikan semua aktiviti harian seperti yang dirancang dengan membaca agenda sekali lagi sebelum keluar bekerja. Fikirkan sama ada ada perkara yang perlu anda catat untuk minggu depan. Biasakan mengemas kini nota dalam agenda anda untuk memudahkan anda memenuhi tanggungjawab kerja anda.
Langkah 8. Gunakan peneguhan positif untuk memotivasikan diri
Anggaplah agenda sebagai perkara positif dalam kehidupan seharian, bukan sebagai beban atau kewajipan. Gunakan agenda untuk memberi ganjaran kepada diri sendiri setelah anda menyelesaikan tugas. Pada akhirnya, anda akan berusaha menyelesaikan tugas kerana anda ingin merasakan betapa seronoknya melengkapkan jadual tugas yang telah selesai. Lakukan beberapa perkara berikut sebagai peneguhan positif:
- Selesaikan tugas dan mesyuarat yang telah selesai. Sekiranya anda tidak sihat, baca semula semua aktiviti yang telah anda selesaikan dan bangga dengan apa yang telah anda lakukan.
- Ganjaran diri anda kerana menyelesaikan beberapa tugas. Contohnya: nikmati kopi kegemaran anda atau berjalan-jalan santai setelah anda menyelesaikan 5 tugas atau mencapai tujuan tertentu. Ini akan menjadikan anda lebih terdorong untuk menggunakan agenda dan menyelesaikan tugas dengan sebaik mungkin.
- Lakukan sesuatu yang menyeronokkan semasa membaca agenda. Daripada merasa terbeban ketika memeriksa agenda, gunakan agenda sebagai alat yang menyokong produktiviti kerja. Biasakan membaca agenda sambil melakukan aktiviti yang menyeronokkan agar anda merasa lebih positif dan menghilangkan perasaan negatif. Contohnya: setiap kali anda membaca agenda anda pada waktu pagi atau sebelum pulang dari tempat kerja, nikmati secawan kopi, coklat, atau dengar lagu kegemaran anda. Kaedah ini menjadikan otak mengaitkan agenda dengan sesuatu yang memupuk perasaan positif.
- Berikan hadiah istimewa jika anda berjaya menggunakan agenda secara konsisten selama satu minggu. Orang yang baru mula menggunakan agenda biasanya memerlukan motivasi tambahan untuk terbiasa menjalankan agenda dan mencatat setiap hari. Sekiranya anda dapat melakukan ini selama seminggu, berikan hadiah istimewa kepada diri sendiri, misalnya: menikmati ais krim, menonton filem, atau minum kopi bersama rakan. Selepas beberapa minggu, anda akan terbiasa menjalankan dan menggunakan agenda.
- Tulis perkara positif seperti mencatat tugas penting. Untuk menjadikan tabiat baru lebih mudah, gunakan agenda untuk mengingatkan anda tentang rancangan untuk aktiviti yang menyeronokkan (makan siang dengan rakan, misalnya) dan aktiviti yang kurang menyeronokkan (contohnya: berunding dengan doktor gigi).
Langkah 9. Biasakan mengemas kini nota yang perlu dilakukan mengikut keperluan
Semasa memeriksa agenda pada pagi dan petang, perhatikan semua maklumat baru, misalnya: tugas yang harus diselesaikan, jadual mesyuarat, janji temu, dan tarikh akhir. Perhatikan juga setiap kali ada tugas baru. Mengemas kini agenda anda secara berkala akan memudahkan anda mengurus masa dan merasa lebih tenang. Selain itu, anda tidak perlu mengingat tugas-tugas yang telah direkam sehingga anda bebas dari kerisauan dan keraguan.
Sekiranya ada tugas yang sangat membebankan, buatlah jadual yang berasingan sehingga anda dapat menyelesaikannya mengikut kemampuan anda. Jangan biarkan motivasi anda hilang kerana memikirkan tugas yang belum selesai semasa melakukan rutin hari kerja anda
Langkah 10. Bersabarlah
Anda memerlukan 1-2 bulan untuk kebiasaan baru ini berjalan lancar. Bersabar dan maafkan diri anda sekiranya anda pernah meninggalkan agenda di rumah atau anda terlupa mencatat jadual anda kerana tabiat baru akan terbentuk setelah beberapa waktu. Ingat bahawa peninggalan kecil tidak mengurangkan kemampuan anda untuk membentuk tabiat baru.
Siapkan rancangan cadangan sekiranya anda terlupa membawa agenda anda, misalnya dengan menuliskan jadual perjumpaan pada sehelai kertas kecil dan melekatkannya di meja anda di pejabat. Untuk mengingatkan diri anda tentang semua aktiviti dan tarikh akhir yang penting, gunakan aplikasi peringatan dalam talian di telefon atau komputer riba anda untuk memastikan anda sentiasa terkini, walaupun anda ketinggalan dalam agenda anda
Petua
- Lihat agenda sebagai alat yang berguna, bukannya membebankan. Anda akan lebih mudah mengatur aktiviti harian anda jika menggunakan agenda. Dalam jangka masa panjang, anda dapat menjimatkan beberapa jam dengan menyimpan beberapa minit setiap hari.
- Konsistensi yang disokong oleh peneguhan positif memainkan peranan penting dalam membentuk tabiat baru. Untuk mengekalkan motivasi, gunakan agenda secara teratur, fokus pada perkara positif yang anda dapat dari menggunakan agenda, dan beri penghargaan kepada diri anda jika diperlukan.
- Pilih agenda yang anda suka dan sesuai dengan keperluan anda. Beli agenda yang menyediakan format jadual supaya anda dapat mencatat semua maklumat penting dan menjadualkan aktiviti harian anda.
