Mengambil panggilan adalah kemahiran penting dalam kehidupan seharian. Situasi profesional, seperti panggilan perniagaan atau panggilan dari syarikat yang anda lamar untuk pekerjaan, boleh menghubungi anda dalam suasana yang lebih formal. Sekiranya anda menerima panggilan daripada rakan, rakan, atau ahli keluarga, lebih baik anda bertindak balas dengan lebih santai dan semula jadi. Sekiranya anda menjawab panggilan dari nombor yang tidak diketahui atau peribadi, lebih baik mengambilnya dengan cara yang lebih sopan dan berhati-hati.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Menerima Panggilan di Pejabat
Langkah 1. Tetap profesional
Apabila anda mendapat panggilan di tempat kerja, anda tidak selalu tahu siapa yang memanggil anda. Menerima panggilan secara profesional akan memulakan perbualan dengan betul.
- Sekiranya ragu-ragu, balas dengan ucapan sederhana, "Halo, dengan Firman di sini."
- Walaupun anda dapat melihat nombor telefon masuk, mungkin atasan anda memanggil telefon bimbit rakan sekerja anda! Menerima panggilan yang mengatakan, "Hei, apa sih?" dapat memberikan kesan negatif dan tidak serius.
Langkah 2. Fokus pada perbualan
Jadilah benar-benar "dalam" perbualan. Hentikan apa sahaja yang anda lakukan dan luangkan sedikit masa untuk bersiap sedia.
- Pakai wajah yang ingin anda unjurkan sebelum mengangkat telefon. Anda akan membuat perbezaan jika anda tersenyum, mengerutkan kening, atau merasa bosan kerana pemanggil dapat mendengarnya dengan nada suara anda.
- Cuba jangan mengklik apa-apa di internet atau mengalihkan perhatian anda semasa anda melakukan panggilan. Sekiranya anda tidak mendengar, pemanggil dapat mengetahui.
Langkah 3. Namakan diri anda terlebih dahulu
Dalam situasi perniagaan, prosedur untuk menerima panggilan dimulakan dengan menyatakan nama dan syarikat tempat anda bekerja: “Selamat pagi, terima kasih kerana menghubungi PT. A B C. Dengan Tarian. Ada yang boleh saya bantu?"
- Sekiranya panggilan masuk adalah dari dalam syarikat, dan anda mengetahuinya, anda boleh menerimanya dengan menyatakan jabatan dan nama anda: "Halo, dengan kewangan, Tarian di sini. Ada yang boleh saya bantu? " Ucapan ini akan menunjukkan bahawa pemanggil dihubungkan dengan orang yang tepat, dan bahawa anda sedia membantu. Jaga nada suara anda agar panggilan lebih menyenangkan bagi kedua-dua pihak.
- Dalam banyak situasi pejabat, terdapat garis panduan untuk menerima panggilan yang mesti diikuti oleh setiap pekerja. Sentiasa tunjukkan bahawa anda tulus, tidak kira betapa konyolnya ucapan anda - pengguna akan dapat memberitahu sama ada anda terdengar teruja atau hanya membaca ucapan itu: "Selamat datang di Rumah Tahu, rumah semua tahu!" akan terdengar tidak masuk akal jika anda tidak mengatakannya dengan yakin.
Langkah 4. Terimalah dengan tahap kesopanan yang sesuai
Bersabar, hormat, dan menyenangkan. Lakukan yang terbaik untuk menolong pemanggil. Cuba jangan bercakap terlalu santai sehingga anda mengetahui siapa yang menelefon.
- Sekiranya pemanggil tidak memperkenalkan dirinya, katakan, "Boleh saya tahu dengan siapa saya bercakap?". Penting untuk mengetahui siapa yang menelefon sekiranya anda perlu menghubungi mereka semula atau menghubungkannya ke telefon lain. Ungkapan ini juga memberi tahu pemanggil bahawa dia diperlakukan dengan sopan, dan bahawa dia adalah orang yang penting. Penting untuk membina hubungan kerja yang baik dengan orang yang menghubungi anda lebih dari satu kali.
- Cuba jangan bersikap kasar, walaupun anda kecewa. Ingat bahawa dalam situasi kerja, kata-kata dan tindakan anda menggambarkan syarikat tempat anda bekerja. Sekiranya anda merosakkan nama syarikat anda, perniagaan anda mungkin akan gagal - dan atasan anda tidak akan memandang ringan.
Langkah 5. Bersedia untuk memperhatikan mesej tersebut
Sekiranya seseorang menelefon untuk bercakap dengan atasan atau rakan sekerja anda, tetapi anda satu-satunya yang dapat menelefonnya, tanyakan dengan sopan siapa yang menelepon dan tanyakan apa yang berlaku. Dengarkan dengan teliti dan catat sebanyak mungkin maklumat yang relevan:
- Jika orang yang ingin mereka hubungi tidak dapat menjawab panggilan tersebut, katakan, "Maaf, tapi Pak Bambang tidak ada di pejabatnya sekarang. Bolehkah saya menurunkan pesanan itu?"
- Pastikan untuk mencatatkan nama, nombor telefon, dan alasan untuk membuat panggilan. Ukur urgensi panggilan - apakah pemanggil terdengar seperti dia mempunyai urusan untuk dihadiri dalam dua jam berikutnya, atau dalam seminggu? Sekiranya panggilan itu adalah panggilan perniagaan yang penting, anda harus menangani perkara itu secepat dan secepat mungkin - jadi pastikan anda mengeluarkan mesej secepat mungkin.
Langkah 6. Berhati-hati dengan panggilan mencari maklumat syarikat
Sekiranya anda tidak mengenali pemanggil, dan dia meminta maklumat mengenai anda dan rakan sekerja yang lain, berhati-hatilah untuk tidak memberikan terlalu banyak maklumat dalaman syarikat anda.
- Walaupun pemanggil memberitahu anda nama dan syarikat mereka, anda tetap harus berhati-hati kecuali mereka adalah pemanggil yang dipercayai. Sekiranya anda tidak pasti, matikan panggilan selama sebentar dan minta nasihat rakan sekerja anda: “Apakah kita pernah berniaga dengan Tuan Haris sebelumnya? Dia mengajukan banyak pertanyaan mengenai proses kerja dan kapasiti syarikat ini, dan saya ingin memastikan dia orang yang dipercayai."
- Dalam situasi perniagaan, katakan “Maaf, tuan / puan. Dasar syarikat kami melarang kami memberikan maklumat tersebut. Boleh saya tahu mengapa anda memerlukannya? " dan buat pertimbangan anda mengenai orang dari sana.
Kaedah 2 dari 3: Menerima Panggilan Telefon Peribadi
Langkah 1. Sesuaikan ucapan berdasarkan siapa yang memanggil
Sekiranya anda mengetahui siapa yang memanggil anda, berdasarkan nama di telefon dan pengalaman anda, sila hubungi orang itu seolah-olah anda bertemu secara langsung. Sekiranya anda tidak tahu siapa yang menelefon, terima panggilan dengan lebih formal dan tunggu pemanggil mengatakan maksudnya.
- Untuk ucapan standard yang diterima secara antarabangsa, katakan, "Hello?". Angkat telefon dengan suara yang sedikit tinggi pada akhir ucapan anda, seperti nada bertanya. "Helo?" Ini akan membuat pemanggil menjawab ucapan anda, dan dalam kebanyakan kes, akan menjelaskan mengapa dia memanggil.
- Sekiranya rakan anda memanggil, bertanya khabar dengan santai: "Hei, Jono! Apa khabar, kawan?"
- Sekiranya penyelia, kenalan, atau calon majikan anda memanggil, sapa mereka dengan lebih sopan, tetapi dengan sedikit keakraban: “Selamat petang, Tuan Sungkar. Apa khabar?"
- Sekiranya anda tidak tahu siapa yang menelepon, katakan sesuatu yang semudah, "Hello?"
Langkah 2. Selepas anda mengucapkan "Hello?
", tunggu jawapannya. Apabila anda mengatakan "Hello?", Anda meminta pemanggil untuk memperkenalkan dirinya. Lihat contoh di bawah (kata-kata anda berani, dan kata-kata pemanggil dicetak miring:
- "Helo?"
- "Hai, Jono, ini Tono."
- "Oh, hai Tono! Kenapa, kawan?"
- "Tidak, saya hanya ingin bertanya apakah anda ada acara malam ini? Saya ingin menonton filem" Star Wars "di sini."
- "Adakah anda ingin menonton" Star Wars "! Sungguh gila jika tidak!"
Langkah 3. Buat ucapan anda
Apabila anda menjadi lebih berpengalaman dengan menerima panggilan telefon, anda boleh mula mengembangkan corak dan frasa ucapan yang anda gunakan berulang kali.
- Pertimbangkan untuk mengenali diri anda dengan ucapan seperti: "Halo, ini Jono" atau "Jono ada di sini".
- Pertimbangkan untuk menjadi kreatif dengan variasi informal “Hello?”: “Hei!”, “Haiyah!”, “Hei, apa kabar?”, Atau “Hei, di mana kamu berada?”. Ucapan tidak rasmi ini sesuai untuk menerima panggilan daripada rakan dan kenalan bukan profesional.
Langkah 4. Sediakan mel suara untuk digunakan apabila anda tidak dapat menerima panggilan
Sesiapa sahaja dari rakan ke keluarga hingga bos anda mungkin akan mendengar mel suara anda dari semasa ke semasa, jadi pastikan anda merakamnya dengan sopan dan tanpa basa-basi. Menjauhkan diri dari pranks atau pranks kecuali anda pasti bahawa hanya rakan anda yang akan menelefon.
- Katakanlah, "Ini adalah mel suara Jono. Maaf saya tidak dapat mengangkat telefon sekarang. Tolong tinggalkan mesej dan saya akan menghubungi secepat mungkin."
- Pertimbangkan untuk membuat rakaman suara keluarga jika anda menggunakan talian tetap. Katakanlah, "Halo ini bersama keluarga Jono. Maaf, kami tidak dapat mengangkat telefon sekarang. Tolong tinggalkan pesanan dan kami akan menghubungi secepat mungkin!”. Anda boleh bersenang-senang dengan rakaman keluarga ini - cuba buat semua ahli keluarga anda bercakap pada masa yang sama, atau minta ahli keluarga anda mengatakan sebahagian daripada mesej tersebut secara individu.
- Pertimbangkan untuk meminta pemanggil untuk memberikan perincian tentang dirinya, daripada hanya memintanya meninggalkan pesan: "Nyatakan nama, nombor telefon dan tujuan panggilan anda, dan saya akan menghubungi anda secepat mungkin." Kaedah yang lebih khusus ini lebih sesuai untuk nombor telefon anda yang biasanya menerima banyak panggilan perniagaan.
Kaedah 3 dari 3: Menerima Panggilan Telefon dari Nombor Tidak Diketahui
Langkah 1. Fikirkan siapa yang mungkin memanggil anda
Sekiranya anda menunggu panggilan daripada sesiapa sahaja - kenalan baru, organisasi anda, atau bakal majikan - terima panggilan dengan berfikir. Nilai sama ada panggilan itu sedikit lebih formal atau kurang formal - tetapi pilih untuk menjadi formal, sekiranya berlaku.
- Jawab dengan sopan dan separa formal, dalam kes ini. Salam sederhana seperti "Hello?" boleh digunakan. Anda tidak perlu mengenali diri anda secara langsung - jika pemanggil mengenali anda secara peribadi, atau ada nama anda dalam senarai, dia mungkin bertanya: "Halo, bolehkah saya berbicara dengan Jono?"
- Sekiranya panggilan mengatakan "tidak diketahui" atau "disekat", anda tidak perlu menjawab panggilan tersebut. Angkat telefon, jika anda mahu, atau tunggu untuk melihat apakah pemanggil meninggalkan pesanan melalui surat suara atau tidak. Anda boleh memanggilnya kembali jika anda mempunyai perniagaan penting.
Langkah 2. Berhati-hati dengan panggilan yang tidak menyenangkan
Sekiranya anda mendapat panggilan dan panggilan itu ternyata konyol dan menyinggung perasaan, mungkin itu hanya panggilan gurauan. Sebilangan pemanggil yang tidak bernasib baik biasanya tidak sopan dan jelas, tetapi pemanggil yang lain akan cuba menipu anda untuk menganggap panggilan itu sangat penting. Berurusan dengan pemanggil yang tidak bernasib baik dengan cara yang sama anda menangani pengganggu: jika anda diam dan mengikuti omelan mereka, mereka akan merasa seperti mereka telah menang. Mungkin berguna untuk berdiam diri dan berpura-pura berada dalam perangkap, jika anda dapat meneka siapa yang memanggil. Beberapa syarikat telefon di Amerika menawarkan perkhidmatan penjejakan panggilan: jika anda menghubungi * 69 setelah berhenti, perkhidmatan pesanan automatik akan menghantar maklumat umum mengenai nombor yang terakhir menghubungi anda.
Langkah 3. Berhati-hatilah dengan telemarketer
Sekiranya anda menerima panggilan dari nombor yang tidak diketahui dan orang yang menghubungi anda mula bertanya tentang anda, dia mungkin akan berusaha mendapatkan wang anda.
- Telemarketer memanggil puluhan orang setiap hari, dan kebanyakan mereka tidak berminat dengan apa yang dijual oleh telemarketer. Jangan merasa bersalah dengan mengatakan, "Terima kasih, tetapi saya tidak berminat. Selamat petang”, kemudian menutup telefon. Jangan buang masa dan masa anda.
- Sekiranya anda tidak mahu menerima panggilan dari syarikat ini, minta telemarketer meletakkan nombor anda di senarai "Jangan Panggil" mereka. Sebilangan besar syarikat akan melakukan apa yang anda mahukan, dan mereka tidak akan mengganggu anda lagi.
- Sekiranya anda berminat dengan penjualan telemarketer, balas panggilan dan dengarkan nada. Ingat bahawa semakin lama anda memberi respons kepada mereka, semakin mereka akan berusaha menjual produk mereka kepada anda!
- Sekiranya dia ingin bercakap dengan anda atau ahli keluarga yang lain, mintalah dia menyatakan nama dan organisasinya sebelum mengatakan apa-apa - jangan sampai anda memberi maklumat terlalu banyak kepada pengguna telemarketer! Sekiranya dia berahsia dan tidak akan mendedahkan identitinya, ingatlah itu - anda tidak perlu bertindak balas.
Petua
- "Helo?" adalah ucapan nombor satu. Ucapan anda akan selalu terdengar sopan dengan mengatakan, "Halo?", Sama ada pemanggilnya adalah rakan, kekasih, ibu, bos, pegawai polis tempatan, atau orang asing.
- "Caller ID" boleh berguna. Sekiranya anda dapat mengetahui siapa yang menelefon sebelum anda membuat panggilan, anda boleh lebih bersedia untuk membuat panggilan.
- " Apa ?" atau "Hah?" Ini bukan cara yang baik untuk membuat panggilan, walaupun anda tidak menyukai pemanggil atau anda berada dalam mood yang tidak baik. Bersikap sopan ketika anda melakukan panggilan.
