Siapa kata menulis e-mel adalah cara paling mudah untuk berkomunikasi? Malah, menulis e-mel juga mempunyai etika. Dengan kata lain, gaya bahasa dalam e-mel yang ditujukan kepada rakan sekelas dan untuk pensyarah tentunya mesti dibezakan, terutamanya kerana pendidikan formal adalah pintu masuk ke kerjaya profesional yang berpotensi. Itulah sebabnya, semua interaksi yang berlaku di dalamnya mesti dilakukan secara profesional, termasuk ketika menghantar e-mel. Contohnya, e-mel harus selalu dihantar dengan alamat e-mel akademik anda, dan harus selalu dibuka dengan ucapan rasmi. Lakukan interaksi seperti surat perniagaan rasmi. Maksudnya, sampaikan maksud anda dengan jelas, ringkas, dan jelas, dan gunakan tatabahasa yang baik!
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Menciptakan Kesan Positif
Langkah 1. Baca sukatan pelajaran untuk mengetahui jawapan kepada soalan anda
Secara amnya, soalan anda telah dijawab dalam bahan yang disediakan oleh pensyarah pada awal proses kuliah. Akibatnya, berkeras meminta profesor anda hanya akan membuat anda kelihatan seperti pelajar yang tidak serius, dan ini juga dapat membuat kesal kepada pensyarah bahawa kandungan e-mel anda memerlukan banyak masa.
- Sukatan pelajaran biasanya mengandungi maklumat mengenai tugasan, tarikh akhir untuk menghantar tugasan, dasar dalam kelas, dan format tugas.
- Sekiranya pensyarah hanya menyediakan senarai bacaan, tidak ada salahnya menghantar e-mel untuk meminta bahan yang tidak dijelaskan dalam silibus kuliah.
Langkah 2. Gunakan alamat e-mel akademik anda
Kemungkinannya, profesor anda akan menerima puluhan hingga puluhan e-mel setiap hari. Itulah sebabnya anda harus menggunakan alamat e-mel akademik supaya e-mel tidak berakhir secara automatik di kotak spam. Di samping itu, menghantar e-mel dengan alamat e-mel akademik akan kelihatan lebih profesional dan akan membantu pensyarah mengenal pasti nama pengirim dengan jelas, terutamanya kerana alamat e-mel akademik pada amnya akan merangkumi nama penuh pelajar.
Langkah 3. Sertakan subjek perwakilan
Dengan kata lain, pastikan kandungan e-mel anda diketahui oleh pensyarah, walaupun dia hanya membaca subjeknya. Mengetahui maksud e-mel anda dari awal akan membantu pensyarah anda untuk meluangkan masa yang tepat untuk membaca dan membalasnya. Oleh itu, selalu sertakan subjek e-mel yang jelas dan ringkas!
Contohnya, anda boleh menulis, "Soalan mengenai Tugasan Terkini" atau "Esei Akhir."
Langkah 4. Mulakan e-mel dengan menyebut nama dan tajuk pensyarah
Tidak kira betapa pentingnya keinginan anda, selalu mulakan e-mel anda dengan ucapan rasmi, seperti yang anda lakukan ketika anda menulis surat formal yang serupa. Contohnya, mulakan e-mel dengan menulis “Dear. Dr. Jones,”diikuti dengan koma. Jangan lupa menggunakan nama samaran yang sesuai dengan pilihan pensyarah, okey!
- Sekiranya anda tidak pasti bahawa pensyarah tersebut telah memperoleh gelar doktor, sebut saja dia sebagai "Mr. Jones."
- Sekiranya anda berdua sering kali melakukan interaksi peribadi, tidak ada salahnya menggunakan ucapan yang lebih santai, seperti "Halo, Tuan / Puan. Jones."
Bahagian 2 dari 3: Menyusun Kandungan E-mel
Langkah 1. Kenal pasti diri anda dengan jelas
Oleh kerana pensyarah yang dimaksudkan bukan hanya mengajar anda, kemungkinan dia perlu diingatkan tentang identiti anda. Oleh itu, selalu mulakan e-mel dengan menyatakan nama anda, serta nama kursus yang menyatukan anda dan waktu kuliah, seperti "Kelas pemasaran pada sebelah petang."
Langkah 2. Fokus pada pandangan anda
Ingat, pensyarah adalah orang yang sangat sibuk. Oleh itu, pastikan kandungan e-mel anda tidak berbelit-belit agar tidak menghabiskan terlalu banyak masa untuk perkara yang tidak penting. Selesaikan pandangan anda dengan cara yang ringkas, lurus dan jelas, dan elakkan perincian yang tidak penting atau tidak relevan.
Sebagai contoh, jika anda mempunyai pertanyaan mengenai tugas, katakan dengan jelas: “Ada sesuatu yang ingin saya tanyakan kepada anda mengenai tugas yang anda berikan pada hari Khamis lalu. Tugas sebenarnya mesti dilakukan secara berkumpulan atau secara individu, betul, tuan / puan?"
Langkah 3. Tulis dalam ayat yang lengkap
Ingat, e-mel ini bukan muat naik Facebook atau pesanan teks kepada rakan anda! Maksudnya, selalu gunakan ayat yang lengkap dan formal untuk menunjukkan profesionalisme anda.
- Contohnya, jangan tulis, "Bahan di kelas terakhir sangat keren, tuan / puan!"
- Sebagai gantinya, cuba tulis, "Terima kasih untuk bahan terakhir yang anda ajar yang mencerahkan pemahaman saya."
Langkah 4. Gunakan nada e-mel yang betul
Semasa menghubungi guru untuk pertama kalinya, ingat untuk menggunakan nada dan tatabahasa profesional. Maksudnya, jangan gunakan emoticon dengan alasan apa pun! Sekiranya anda telah beberapa kali menghantar mesej kepada pensyarah, anda juga harus menulis e-mel anda dengan nada yang lebih santai, terutamanya jika pensyarah adalah orang pertama yang bertindak secara tidak rasmi (seperti menghantar emotikon kepada anda).
Langkah 5. Kemukakan permintaan anda dengan sopan
Sebenarnya, sebilangan besar pelajar suka membuat tuntutan kepada pensyarah mereka. Jangan lakukannya, kerana ia tidak akan membantu anda mendapatkan apa-apa! Sebaliknya, nyatakan niat anda dalam bentuk permintaan yang mungkin atau tidak disetujui oleh profesor anda.
Sebagai contoh, jika anda ingin meminta lanjutan masa untuk menyerahkan tugas, jangan menulis, "Nenek saya baru-baru ini meninggal dunia, jadi tolong lanjutkan tarikh akhir untuk menghantar tugasan, oke?" Sebaliknya, tulis ayat yang lebih sopan seperti "Saya minta maaf tuan / puan, Minggu ini sangat berat bagi saya kerana nenek saya baru saja meninggal. Sekiranya anda mahu, adakah anda bersedia memberi saya lanjutan masa mengenai penyerahan kertas?"
Langkah 6. Gunakan tanda baca yang betul
Sekiranya e-mel ditujukan kepada rakan sebaya, sudah tentu penerima e-mel tidak akan menghadapi masalah dengan meletakkan noktah atau koma dengan tidak betul. Namun, jika e-mel itu adalah untuk guru, pastikan setiap tanda baca diletakkan di tempat yang betul.
Langkah 7. Tulis setiap perkataan dengan ejaan yang betul
Walaupun penggunaan bahasa teks meluas di internet, jangan sekali-kali menggunakannya dalam e-mel profesional! Dengan kata lain, tulis setiap kata dalam bentuk penuh, seperti "Mr" dan bukan "Mr". Gunakan ejaan yang betul untuk menjadikan e-mel anda kelihatan lebih profesional!
Jangan lupa untuk memeriksa ketepatan kandungan e-mel dengan bantuan aplikasi atau program komputer untuk memeriksa ejaan
Langkah 8. Letakkan huruf besar dengan betul
Khususnya, perkataan yang disenaraikan di awal ayat mesti ditulis dengan huruf besar, seperti juga beberapa jenis kata nama (seperti nama panggilan). Jangan melayan e-mel seperti perbualan pesanan teks dan pastikan anda menggunakan huruf besar dengan betul.
Bahagian 3 dari 3: Menamatkan E-mel
Langkah 1. Nyatakan tindakan yang perlu dilakukan oleh guru anda
Dengan kata lain, pastikan keinginan atau permintaan anda dinyatakan dengan jelas di akhir e-mel. Contohnya, jika anda mahukan balasan dari dia, jangan lupa mengatakannya. Sekiranya anda merasa perlu bertemu dengannya, sampaikan juga tujuan tersebut.
Langkah 2. Baca semula tatabahasa yang digunakan dalam e-mel
Imbas e-mel untuk memastikan tidak ada kesalahan tatabahasa yang dibuat. Sering kali, proses ini akan membantu anda mengesan satu atau dua kesalahan kecil yang perlu diperbaiki.
Langkah 3. Baca semula e-mel dari perspektif guru anda
Pastikan e-mel anda tidak terdengar seperti anda menuntut sesuatu. Pastikan juga niat anda disampaikan dengan jelas, jelas, dan tidak diwarnai oleh maklumat peribadi yang kurang penting. Selain tidak berkesan, tingkah laku ini juga tidak profesional.
Langkah 4. Tamatkan e-mel dengan ucapan penutup rasmi
Sama seperti ketika anda memulakan e-mel dengan ucapan profesional, lakukan perkara yang sama untuk menamatkan e-mel. Contohnya, gunakan ucapan penutup rasmi seperti "Hormat" atau "Salam", diikuti dengan koma dan diakhiri dengan nama penuh anda.
Langkah 5. Kirim semula e-mel selepas satu minggu
Setelah e-mel dihantar, jangan terus mengganas profesor anda untuk mendapatkan jawapan. Namun, jika e-mel anda belum dibalas selama seminggu atau lebih, ada baiknya anda mencuba menghantar kembali e-mel yang sama, sekiranya dia terlepas e-mel pertama anda.
Langkah 6. Balas e-mel yang anda terima
Setelah menerima balasan e-mel dari pensyarah yang berkenaan, jangan lupa untuk menjawab bahawa anda telah menerima e-mel dengan betul. Sebagai contoh, anda hanya boleh menghantar nota terima kasih pendek atau, jika perlu, hantar balasan yang lebih panjang dengan peraturan penulisan yang sama agar tetap profesional. Sekiranya masalah atau pertanyaan anda belum dijawab melalui e-mel, cubalah memintanya untuk berjumpa secara langsung.
- Sebagai contoh, anda boleh menulis, "Terima kasih atas jawapannya, tuan / puan. Jumpa di kelas."
- Sekiranya anda merasa perlu bertemu dengan pensyarah selepas itu, cuba tulis, “Saya sangat menghargai pandangan anda mengenai perkara ini. Sekiranya anda mahu, bolehkah saya bertemu terus dengan anda untuk membincangkannya dengan lebih terperinci?"
