Secara semula jadi, e-mel tidak formal seperti surat bertulis. Namun, ada kalanya anda perlu menggunakan nada yang lebih formal semasa menulis e-mel. Pertimbangkan siapa penerima, kemudian pilih ucapan yang tepat. Selepas itu, anda boleh memikirkan format ucapan dan menulis ayat pembuka.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Mempertimbangkan Penerima
Langkah 1. Tentukan seberapa formal anda perlu
Walaupun anda menulis e-mel "formal", tahap formaliti bergantung kepada orang yang menerimanya. Contohnya, tahap formaliti e-mel kepada pensyarah tidak sama dengan e-mel untuk permohonan pekerjaan.
Pada kenalan pertama, untuk selamat, gunakan nada yang lebih formal
Langkah 2. Cari nama penerima
Lakukan penyelidikan untuk mencari penerima yang tidak anda kenali. Mengetahui namanya akan menjadikan ucapan itu lebih peribadi walaupun anda menggunakan teknik formal.
Langkah 3. Ikuti contoh penerima
Sekiranya penerima menghantar e-mel kepada anda terlebih dahulu, anda boleh menyalin ucapan yang dia gunakan. Contohnya, jika dia menggunakan "Hi" dan nama depan anda, anda boleh membalas dengan gaya yang sama, menggunakan "Hi" dan nama depannya.
Bahagian 2 dari 3: Memilih Ucapan
Langkah 1. Gunakan "Dear"
Salam "Sayang." (diikuti dengan nama penerima) sangat biasa digunakan untuk beberapa sebab. Ucapan ini bersifat formal tanpa terlalu sombong, dan begitu biasa sehingga tidak mendapat banyak perhatian, dan itu baik-baik saja. Anda tidak mahu ucapan yang menonjol kerana tidak sesuai.
Langkah 2. Cuba "Hormat" jika anda tidak tahu nama penerima
Ucapan ini agak formal digunakan dalam e-mel perniagaan, terutamanya jika anda tidak mengetahui nama penerima. Walau bagaimanapun, adalah idea yang baik untuk mencari nama terlebih dahulu jika boleh.
Anda juga boleh menggunakan "Kepada Siapa Yang Bermasalah" jika e-melnya sangat formal dan anda tidak tahu nama penerima. Namun, ucapan ini kadangkala membuat orang tersinggung kerana tidak bersifat peribadi
Langkah 3. Pertimbangkan "Hai" atau "Hello" dalam e-mel yang kurang rasmi
E-mel cenderung kelihatan kurang formal daripada huruf pada umumnya. Jadi, anda boleh menggunakan ucapan seperti "Hai" dalam e-mel yang agak rasmi. Contohnya, jika anda menulis e-mel kepada pensyarah, terutama yang anda kenal, masih sesuai untuk bertanya khabar.
Langkah 4. Jangan gunakan "Hey"
Walaupun "Hai" boleh diterima dalam e-mel separa formal, "Hai" adalah cerita yang berbeza. Ucapan ini sangat santai, walaupun dalam ucapan langsung. Oleh itu, anda harus menjauhinya. Walaupun anda mengenali atasan anda dengan baik, elakkan menggunakan "Hey" dalam e-mel yang ditujukan kepadanya.
Langkah 5. Gunakan tajuk bukan nama jika perlu
Kadang kala, semasa anda menulis e-mel kepada seseorang, anda hanya mengetahui kedudukan mereka di syarikat atau organisasi. Dalam kes ini, cukup gunakan tajuk dan bukan namanya, seperti "Sayang. Pengurus Sumber Manusia, “Sayang. Jawatankuasa Pengambilan ", atau" Sayang. Guru Besar ".
Langkah 6. Tambahkan salam untuk menjadikan e-mel lebih formal
Jika boleh, tambahkan "Tuan", "Bapa", "Ibu", "Dr." atau "Profesor" sebelum nama penerima untuk kesan yang lebih formal. Juga, gunakan nama belakang atau nama penuh anda, bukan hanya nama depan anda.
Bahagian 3 dari 3: Tulis dan Mulakan E-mel
Langkah 1. Letakkan ucapan pada baris pertama
Baris atas dihuni oleh ucapan yang anda pilih, diikuti dengan nama penerima. Gunakan judul atau judul jika mungkin, seperti "Mr", "Mother", atau "Dr.", diikuti dengan nama depan dan belakang anda.
Langkah 2. Gunakan koma
Secara amnya, anda harus menggunakan koma selepas ucapan. Dalam surat rasmi, anda boleh menggunakan titik dua, tetapi ini biasanya terlalu formal untuk e-mel. Koma akan mencukupi, tetapi anda boleh menggunakan titik dua jika anda menulis surat pembuka dalam e-mel.
Langkah 3. Terus ke baris seterusnya
Salam mempunyai tempat tersendiri di puncak. Selepas itu, tekan kekunci Enter untuk meneruskan ke baris seterusnya. Sekiranya anda menggunakan spasi untuk perenggan baru dan bukannya memasukkan ayat, letakkan garis kosong antara ucapan dan perenggan pertama.
Langkah 4. Perkenalkan diri anda dalam ayat pembuka, jika perlu
Untuk e-mel pertama, perkenalkan diri anda walaupun anda mengetahui penerima dalam kehidupan sebenar. Dengan memberikan maklumat peribadi, penerima akan digalakkan membaca e-mel anda.
- Contohnya, "Nama saya Jessica Hartono, dan saya adalah pengarah pemasaran di ABC Company." Anda juga dapat memperkenalkan diri kepada penerima, seperti "Nama saya Rama Susanto dan saya mengikuti kelas pemasaran anda (Pemasaran 101 setiap hari Selasa dan Khamis sore)."
- Sekiranya anda sudah mengetahui penerima dan telah menghantar e-mel kepadanya, sila gunakan ayat pertama sebagai ucapan. Contohnya, "Terima kasih atas jawapan yang cepat" atau "Saya doakan kesihatan yang baik".
Langkah 5. Tuliskan isi e-mel
Sebilangan besar e-mel rasmi sampai ke tengah-tengah perkara ini. Ini bermaksud bahawa ayat pertama dan kedua harus menjelaskan mengapa anda menulis kepada penerima. Ingat, sesingkat mungkin mengenai matlamat anda.
