Semua perniagaan, besar atau kecil, perlu memantau semua urus niaga mereka. Terdapat banyak sistem perisian kewangan yang mudah dijual, tetapi anda masih perlu mempunyai pemahaman yang jelas tentang bagaimana transaksi perakaunan berfungsi. Anda akan memasukkan semua transaksi perniagaan, seperti menerima pendapatan atau membayar bil, ke dalam jurnal perakaunan yang serupa dengan lejar. Di sini, anda diminta mengumpulkan pelbagai kategori yang disebut akaun, dan akan mencatat debit atau kredit (mengikut kenaikan atau penurunan). Contohnya akan diberikan kemudian. Pembuat perisian perakaunan juga mengikuti formula ini dalam membuat program mereka, tetapi prosesnya telah dipermudah bagi pengguna kasual.
Langkah
Bahagian 1 dari 3: Memasuki Transaksi
Langkah 1. Kumpulkan semua dokumen mengenai transaksi perniagaan
Dokumen-dokumen ini biasanya merangkumi penerimaan pembekal, bil utiliti (seperti air dan elektrik), memo kredit yang dikeluarkan kepada pelanggan, penyata cukai, cek yang dikeluarkan, dan maklumat pembayaran gaji. Periksa setiap invois dan pembayaran yang diterima agar tepat dan disahkan sebelum mencatat jurnal perakaunan. Pastikan semuanya telah diakui oleh penyelia atau pemilik perniagaan sebelum memasukkan transaksi ke dalam sistem.
Langkah 2. Sediakan akaun atau kategori yang berbeza untuk setiap jenis transaksi
Akaun yang direkodkan misalnya Tunai, Inventori, Perbelanjaan, dan sebagainya. Anggaplah akaun ini sebagai halaman berasingan dalam buku nota atau baris item yang disenaraikan dalam anggaran peribadi. Sediakan jenis akaun berikut:
- Penjualan, atau pendapatan, akaun mencatat semua penjualan kepada pelanggan.
- Akaun perbelanjaan mencatat semua wang yang dibelanjakan perniagaan, misalnya untuk mengendalikan kemudahan perniagaan, membuat produk, dan menjual produk.
- Di samping itu, perniagaan juga diminta untuk mencatat aset mereka, seperti tunai, penghutang (penjualan belum dibayar), dan harta tanah, loji dan peralatan seperti bangunan dan peralatan.
- Akaun liabiliti mencatatkan semua wang yang dipinjam oleh perniagaan dari pihak luar, seperti pinjaman bank, hutang perdagangan (contohnya kepada pembekal), dan gaji yang perlu dibayar (gaji yang sudah dibayar oleh pekerja tetapi belum dibayar).
- Kategori besar ini biasanya dibahagikan kepada akaun khusus yang lebih kecil.
Langkah 3. Tentukan sama ada akaun itu didebitkan atau dikreditkan
Penting untuk diingat bahawa setiap transaksi melibatkan akaun debit dan kredit dan jumlah debit dan kredit mestilah sama. Contohnya, apabila anda menerima pembayaran dari pelanggan, anda akan mencatat Wang Tunai sebagai debit dan Akaun Belum Terima sebagai kredit. Apabila anda membayar untuk pengiklanan, anda akan mencatatkan Belanja Iklan secara debit dan Tunai secara kredit.
- Catat sebarang kenaikan perbelanjaan, aset (seperti tunai dan peralatan), dan akaun dividen sebagai debit dan rekod menurun sebagai kredit. Dalam akaun lain, seperti liabiliti dan pendapatan, kenaikan dicatat sebagai kredit dan penurunan dicatat sebagai debit. Sistem perakaunan ini mempunyai logik tersendiri dan mula mengingat semasa menggunakan logik anda untuk menentukan punca "kenaikan" dan "penurunan" dalam akaun.
- Perlu diingat bahawa nombor yang dihitung secara debit dan kredit mungkin tidak sama, tetapi jumlahnya mesti sama. Sebagai contoh, jika pelanggan membayar produk dengan sebahagian wang tunai dan sebahagiannya dengan kredit, dua akaun disusun secara debit, iaitu Tunai dan Akaun Belum Terima. Manakala akaun yang dihitung secara kredit hanya satu, iaitu Penjualan.
- Semua sistem perisian komputer akan menjadikan jurnal perakaunan rakaman menjadi mudah dengan memasukkan semua akaun di tempat yang betul dalam Jurnal.
- Anda mungkin perlu membuat nama akaun baru dalam jurnal jika anda mempunyai transaksi luar biasa seperti penjualan saham atau pembelian tanah.
Langkah 4. Periksa semua transaksi perakaunan yang dimasukkan dalam jurnal sekurang-kurangnya dua kali
Setiap transaksi akan muncul dalam kategorinya sendiri: misalnya, debit di satu sisi jurnal, dan jumlahnya harus sama dengan jumlah yang muncul di sisi kredit jurnal.
Sebagai contoh, anda akan merekodkan transaksi pembayaran bil elektrik dengan memasukkan Akaun Belum Bayar pada sisi debit Rp 500,000 dan Tunai Rp 500,000 pada kredit. pastikan untuk memasukkan nombor resit dan penerangan ringkas di bahagian nota
Langkah 5. Pindahkan akaun dalam jurnal ke lejar umum secara berkala
Buku besar adalah koleksi semua akaun anda. Sebagai contoh, terdapat halaman untuk setiap kategori tunai, penghutang, hutang, perbelanjaan, dan sebagainya di lejar umum anda. Kemudian, anda akan dapat melihat jumlah keseluruhan untuk setiap akaun dalam satu jangka masa.
- Buku besar am mencatat maklumat mengikut akaun, berbeza dengan jurnal yang merekodkan transaksi. Dengan kata lain, satu transaksi yang dipindahkan ke lejar umum akan berada di sekurang-kurangnya dua tempat (akaun) di lejar.
- Sebagai contoh, penerimaan tunai dari pelanggan atas penjualan akan dicatat dalam jurnal sebagai satu transaksi dan diiktiraf tunai atas debit dan pendapatan secara kredit. apabila dipindahkan ke lejar umum, catatan ini direkodkan di lokasi yang berasingan: akaun tunai dan hasil. Dengan cara itu, anda dapat melihat bagaimana transaksi mempengaruhi setiap akaun individu.
- Rekod dalam lejar umum mesti bertarikh supaya sumber transaksi dapat dikenal pasti. Beberapa akauntan juga memasukkan nombor rujukan, misalnya dalam bentuk nombor siri, sehingga transaksi dapat dipantau kembali ke jurnal dengan mudah.
Bahagian 2 dari 3: Mengimbangkan Transaksi Perakaunan
Langkah 1. Imbangan lejar umum sebelum ditutup setiap kali anda memasuki transaksi perakaunan
Siapkan baki percubaan dan laporan lain untuk memastikan bahawa nombor dan akaun yang direkodkan untuk setiap transaksi adalah betul. Tidak kira berapa banyak urus niaga direkodkan, jumlah debit mesti sama dengan jumlah kredit.
Sekiranya anda membuat nota secara manual atau dengan program komputer, semua nombor dalam debit dan kredit akan ditambah, tanpa mengira kategorinya. Jumlah debit dan kredit mestilah sama
Langkah 2. Periksa kesilapan dalam Imbangan Duga
Sekiranya debit tidak sama dengan kredit, anda mesti mencari kesilapan dalam catatan jurnal anda. Sebenarnya, kesalahan masih boleh berlaku walaupun jumlah debit dan kreditnya sama, misalnya kerana rakaman berganda atau transaksi yang dimasukkan ke dalam akaun yang salah.
- Contohnya, semasa anda menerima pembayaran daripada pelanggan, anda mungkin telah mencatat Wang Tunai tetapi terlupa untuk mencatat Akaun Belum Terima sehingga jurnal kelihatan seperti penghutang masih belum dibayar. Oleh itu, jumlah debit akan berbeza dengan kredit.
- Dalam beberapa kes, anda mungkin diminta untuk melacak catatan ke entri awal dalam jurnal untuk mencari kesilapan. Inilah sebabnya mengapa tarikh urus niaga dan / atau nombor rujukan perlu dicatat dalam jurnal agar mudah dijejaki.
Langkah 3. Jalankan laporan penyata pendapatan, kunci kira-kira dan laporan perubahan modal
Laporan kewangan ini boleh dilakukan secara manual atau dengan sistem perisian perakaunan. Dari laporan ini, anda mendapat gambaran lengkap mengenai perniagaan anda.
- Sebagai contoh, penyata pendapatan akan mengurangkan pendapatan yang diperoleh dengan perbelanjaan yang dikeluarkan dalam jangka masa tertentu, dan dari laporan ini anda mengetahui bahawa syarikat telah memperoleh untung atau rugi.
- Neraca menunjukkan semua aset dan liabiliti syarikat. Aset syarikat merangkumi wang tunai, peralatan, tanah, dan piutang. Liabiliti merangkumi akaun yang perlu dibayar dan nota yang perlu dibayar.
- Sekiranya anda telah membayar dividen (ganjaran) kepada pemegang saham dalam tempoh sebelumnya, anda juga memerlukan penyata perubahan dalam ekuiti. Laporan ini menunjukkan jumlah keuntungan yang dijana (bukan pendapatan bersih) ditolak dividen yang dibayar. Pendapatan tertahan mewakili pendapatan yang dilaburkan semula ke dalam syarikat.
Bahagian 3 dari 3: Menyimpan Rekod Transaksi Perakaunan Terperinci
Langkah 1. Sertakan penerangan ringkas setiap transaksi yang dimasukkan dalam jurnal
Contohnya, "pembayaran iklan televisyen tunai, Februari 2016." Oleh itu, jumlah, sebab, dan proses merekam setiap transaksi akan lebih jelas.
Langkah 2. Simpan cadangan jurnal transaksi anda
Sandaran perlu dibuat sekiranya berlaku kesilapan atau pertanyaan akan datang. Dokumentasi semua catatan dapat diajukan dengan memasukkan sejumlah catatan dan tanggal jurnal ke dalam satu paket. Setiap orang harus dapat mencari entri jurnal di lejar umum dan kemudian mengakses dokumentasi sandaran dengan mudah
Langkah 3. Simpan salinan kertas semua dokumentasi sekurang-kurangnya setahun
Ini termasuk catatan jurnal dan lejar, bersama dengan semua invois dan dokumen transaksi lain. Semua dokumen ini diperlukan untuk tujuan audit dan cukai.
Langkah 4. Simpan dokumentasi secara elektronik sekurang-kurangnya tujuh tahun
Imbas dokumen kertas anda, berulang-alik, dan simpan dalam dua beg elektronik: satu untuk simpanan di pejabat dan satu di tempat lain untuk digunakan dalam keadaan kecemasan. Selalu ada kemungkinan cukai korporat akan diaudit sejak beberapa tahun kebelakangan ini sehingga dokumen-dokumen ini perlu disimpan.
Petua
- Seimbangkan jurnal anda setiap hari. Pantau semua kesalahan dan betulkan dengan segera. Ini sangat penting sehingga menjadi salah satu pelajaran pertama bagi pelajar perakaunan.
- Berikan pekerja latihan silang supaya pemahaman mengenai sistem perakaunan dan cara memasukkan transaksi dapat diketahui oleh lebih dari satu pekerja.
