Kop surat menjadikan dokumen anda kelihatan lebih profesional dan rasmi, dan anda tidak perlu mengeluarkan banyak wang untuk meminta seseorang melakukannya. Anda boleh membuat kop surat sendiri dengan mudah, dan yang anda perlukan hanyalah program pemprosesan kata seperti Microsoft Word. Artikel ini akan memandu Anda membuat kop surat Anda sendiri, serta menggunakan templat kop surat bawaan program jika anda perlu membuat kop surat dengan cepat.
Langkah
Kaedah 1 dari 2: Buat Kop Surat Anda Sendiri dalam Microsoft Word
Langkah 1. Sediakan lakaran reka bentuk kepala surat yang anda mahukan
Sebelum membuat kop surat dalam Microsoft Word, ada baiknya anda membuat sketsa terlebih dahulu untuk mengetahui seberapa baik setiap elemen dalam kop surat itu sesuai. Lukiskan reka bentuk kepala surat pada sehelai kertas putih.
- Sekiranya anda ingin membuat kop surat syarikat, pastikan anda menyediakan tempat untuk memaparkan logo, nama dan alamat syarikat, dan maklumat hubungan lain.
- Anda juga boleh memasukkan penerangan ringkas atau slogan syarikat jika ada. Penambahan slogan (tagline) disarankan untuk nama perniagaan yang tidak menyebut atau menunjukkan produk atau perkhidmatan utama yang ditawarkan.
- Anda juga boleh memasukkan reka bentuk logo syarikat.
- Anda mungkin dapat menggunakan templat bawaan Microsoft Word jika anda mahukan kop surat biasa.
- Anda tidak perlu mempunyai latar belakang reka bentuk grafik untuk membuat kop surat yang kelihatan profesional. Walau bagaimanapun, adalah idea yang baik untuk berunding dengan pereka profesional jika anda menghadapi masalah membuat reka bentuk kop surat yang sempurna.
Langkah 2. Jalankan Microsoft Word
Microsoft Word menawarkan semua alat yang diperlukan untuk membuat templat yang tepat. Anda boleh menambahkan elemen pada reka bentuk kepala surat anda dengan mudah.
Langkah 3. Buka dokumen Word baru dan simpan sebagai templat
Gunakan nama "templat kop surat 1" atau semacamnya sehingga anda dapat menemuinya dengan mudah, dan simpan fail di folder templat. Anda boleh membuka dokumen dan mencetak kop surat yang dirancang bila-bila masa anda perlu.
Langkah 4. Tambahkan header dokumen (header)
Sekiranya anda mempunyai Word 2007, pilih menu "Insert" dan klik "Header". Buat tajuk dokumen kosong yang berfungsi sebagai "kanvas" untuk kepala surat.
Sekiranya anda memiliki Word 2003, anda dapat melihat tajuk dokumen dengan mengklik anak panah di bawah perintah "Header" pada tab "Insert". Klik "Edit header" di bahagian bawah senarai drop-down
Langkah 5. Masukkan teks kepala surat
Untuk kepala surat syarikat, taipkan nama perniagaan, alamat, nombor telefon, nombor faks, laman web, dan alamat e-mel umum (untuk pertanyaan pelanggan) ke dalam bidang teks. Untuk kepala surat peribadi, sertakan maklumat hubungan yang ingin anda sertakan.
- Tambahkan baris baru dengan menekan kekunci "Enter" setelah setiap bahagian / maklumat sehingga semua elemen atau maklumat pada kepala surat disusun dalam tumpukan.
- Anda boleh mengosongkan alamat laman web jika alamat tersebut sudah termasuk dalam reka bentuk logo.
- Sesuaikan fon, warna dan saiz teks untuk setiap elemen / maklumat. Untuk nama syarikat, teksnya mestilah dua titik lebih besar daripada teks alamat, dan mungkin menggunakan fon dan warna yang berbeza agar sesuai dengan tajuk logo. Nombor telefon, nombor faks, dan entri alamat e-mel mestilah dua titik lebih kecil daripada entri alamat, tetapi gunakan fon yang sama.
Langkah 6. Masukkan logo ke dalam tajuk dokumen
Pilih pilihan "Gambar" pada tab "Masukkan". Cari salinan digital logo anda, pilih fail logo (dalam format.jpg,.bmp, atau.png), kemudian klik "Masukkan".
Langkah 7. Tetapkan ukuran dan kedudukan logo yang ditambah
Pastikan logo jelas dan kelihatan seimbang dengan teks di kepala surat.
- Arahkan kursor ke satu sudut logo. Kursor akan berubah menjadi kursor saiz pepenjuru (ukuran pepenjuru). Selepas itu, klik dan seret sudut gambar untuk mengurangkan atau membesarkan logo.
- Seimbangkan ukuran logo dengan teks maklumat hubungan di sudut kiri atas tajuk dokumen.
- Letakkan semula logo dengan mengkliknya terlebih dahulu untuk memilih gambar, kemudian mengklik dan menyeret logo ke posisi yang diinginkan.
Langkah 8. Tambahkan elemen visual lain jika anda mahu
Sebagai contoh, anda boleh memisahkan maklumat syarikat dari halaman yang lain dengan memasukkan garis padat yang bergerak dari kiri ke margin kanan, di bawah tajuk dokumen. Anda juga boleh menggunakan skema warna untuk mewakili gaya syarikat atau peribadi anda.
- Klik butang anak panah tarik-turun "Bentuk" pada tab "Masukkan" dan pilih pilihan baris pertama di segmen "Garis". Selepas itu, klik dan seret kursor untuk membuat garis.
- Klik kanan garis dan sesuaikan warna dan ketebalannya agar sesuai dengan logo menggunakan pilihan "Format Autoshapes". Pilih butang radio "Pusat" pada tab "Tata Letak".
- Klik kanan baris sekali lagi dan buat salinan. Tampal salinan di mana-mana bahagian dokumen.
Langkah 9. Cuba masukkan slogan atau slogan di bahagian bawah dokumen
Sekiranya anda mahu, anda dapat mengimbangkan tajuk dokumen dengan memasukkan maklumat seperti slogan, nombor telefon, atau logo di bahagian bawah dokumen.
- Klik kotak drop-down di bawah pilihan "Footer" pada tab "Insert".
- Klik pilihan teks berpusat pada segmen perenggan pada tab "Rumah".
- Taipkan slogan. Laraskan fon dan saiznya. Biasanya, slogan ditaip dalam huruf miring dan menggunakan format huruf besar (huruf besar sebagai huruf pertama setiap kata penting atau utama).
Langkah 10. Kaji kepala surat yang dibuat
Tekan kekunci "Esc" untuk menutup bahagian kepala ("Header") dan kaki ("Footer") dokumen. Lihat kepala surat anda dalam mod skrin penuh atau cetak dokumen untuk semakan langsung.
Langkah 11. Simpan reka bentuk kepala surat ke cakera keras komputer
Untuk membuat dokumen baru dengan kepala surat ini, buka fail kepala surat dan klik "Simpan sebagai" pada butang logo Office Windows.
Kaedah 2 dari 2: Menggunakan Templat Built-In Microsoft Word
Langkah 1. Lancarkan Microsoft Word
Apabila program dibuka, banyak pilihan jenis dokumen Word baru akan ditampilkan.
Langkah 2. Pilih kategori "Kop Surat"
Selepas itu, senarai templat kop surat Microsoft Word akan dipaparkan. Dengan templat ini, anda boleh membuat kop surat profesional dengan mudah.
- Anda juga boleh memuat turun templat yang dapat diubah suai dari laman rasmi Microsoft Word. Pergi ke laman Microsoft Word, ketik "templat kop surat" ke dalam bidang carian, dan muat turun templat yang anda mahukan.
- Anda boleh mendapatkan pelbagai pilihan templat kop surat percuma di Microsoft Word dan laman webnya.
Langkah 3. Ubah kepala surat yang ada
Buka templat di Microsoft Word dan mulailah mengubahnya. Kemas kini nama perniagaan, maklumat hubungan, dan reka bentuk logo syarikat anda.
Langkah 4. Kaji kepala surat yang diubah
Tekan kekunci "Esc" untuk keluar dari segmen kepala ("Header") dan kaki ("Footer") dokumen. Lihat kepala surat anda dalam mod skrin penuh atau cetak dokumen untuk semakan langsung.
Langkah 5. Simpan reka bentuk kepala surat ke cakera keras komputer
Untuk membuat dokumen baru dengan kepala surat ini, buka fail kepala surat dan klik "Simpan sebagai" pada butang logo Office Windows.
Petua
- Cetak beberapa salinan kop surat buatan sendiri menggunakan pencetak pejabat untuk memastikan reka bentuk kop surat betul.
- Anda boleh membuat sampul surat yang sesuai dengan kepala surat. Klik nama dan alamat syarikat di kepala surat untuk menandainya, kemudian pilih "Salin". Setelah itu, pilih butang "Amplop" pada tab "Surat" dan masukkan teks yang disalin ke segmen alamat pengembalian. Edit fon, ukuran, dan warna teks agar sesuai dengan kepala surat.
- Gunakan reka bentuk kop surat yang sesuai dengan kad nama anda.
