Dokumen spesifikasi teknikal adalah dokumen yang mengandungi peraturan dan syarat yang harus dipenuhi oleh produk atau proses pengeluaran. Produk atau proses pengeluaran yang tidak memenuhi syarat dan peraturan yang tercantum dalam dokumen tidak memenuhi spesifikasi, dan secara umum disebut sebagai di luar spesifikasi. Spesifikasi teknikal digunakan ketika mengeluarkan kontrak produksi atau perkhidmatan teknikal, untuk menentukan peraturan pemenuhan kontrak.
Gunakan petua berikut untuk menulis dokumen spesifikasi teknikal.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Mengambil Pertimbangan Umum
Langkah 1. Tentukan sama ada anda ingin menulis spesifikasi terbuka atau tertutup
- Pertimbangkan untuk menulis spesifikasi terbuka. Dokumen spesifikasi terbuka hanya menerangkan prestasi yang hendak dicapai, tanpa menjelaskan bagaimana mencapai prestasi itu. Oleh itu, pelaksana dibebaskan untuk menggunakan segala usaha untuk memenuhi spesifikasi. Contohnya, jika anda menulis spesifikasi memori komputer, anda tidak perlu menentukan jenis memori tertentu yang harus digunakan.
- Pertimbangkan untuk menulis spesifikasi tertutup. Selain menggambarkan prestasi yang hendak dicapai, dokumen spesifikasi tertutup juga menjelaskan peralatan, teknologi, dan metode pemasangan yang harus digunakan dalam reka bentuk produk atau proses produksi. Sebagai contoh, dokumen spesifikasi pemasangan mesin mungkin memerlukan pengendali menggunakan enjin berkuasa hidraulik.
Langkah 2. Tentukan keperluan dengan menilai spesifikasi yang ada
Langkah 3. Tentukan gaya penulisan anda
- Gunakan ayat langsung pendek.
- Elakkan menggunakan kata ganti relatif. Nyatakan maksud anda dengan jelas dalam teks.
- Terangkan istilah teknikal dan singkatan yang biasa digunakan di lapangan. Untuk menjelaskan istilah teknikal, tambahkan bab "definisi" pada awal dokumen.
Langkah 4. Buat jadual kandungan
Masukkan syarat umum produk atau proses pengeluaran pada awal dokumen, diikuti oleh bahagian yang lebih spesifik.
Kaedah 2 dari 3: Membuat Spesifikasi
Langkah 1. Tuliskan semua keperluan yang mesti dipenuhi oleh produk atau proses pengeluaran
Gunakan perkataan "must" untuk menggambarkan keperluan. Keperluan yang dijelaskan oleh perkataan "mesti" mesti dipenuhi sepenuhnya oleh pelaksana. Pertimbangkan faktor berikut untuk menentukan keperluan, dan tambahkan faktor lain yang diperlukan:
- Tentukan berat dan / atau ukuran produk yang sesuai.
- Huraikan secara lengkap keadaan persekitaran yang sesuai untuk mengendalikan produk. Sekiranya produk mengalami penurunan prestasi dalam kelembapan atau suhu yang melampau, tuliskan ini dalam spesifikasi.
- Berikan toleransi terhadap prestasi produk atau proses pengeluaran.
- Tentukan standard kerja atau keselamatan pihak ketiga yang mesti digunakan untuk produk atau proses pengeluaran. Sebagai contoh, anda mungkin memerlukan produk anda lulus pensijilan UL atau CSA.
- Terangkan spesifikasi teknikal khusus yang mesti dicapai oleh produk atau proses pengeluaran. Sebagai contoh, dalam spesifikasi proses pengeluaran elektronik, anda dapat menentukan keperluan antara muka dan kelajuan pengeluaran, sementara untuk spesifikasi proses pengeluaran mekanikal, anda dapat menentukan standard kepadatan atau kapasiti.
- Tentukan jangka hayat produk atau proses pengeluaran. Sekiranya produk atau proses pengeluaran memerlukan penyelenggaraan berkala, sertakan penerangan terperinci mengenai proses tersebut dalam spesifikasi. Dalam spesifikasi, anda mesti menyenaraikan syarat-syarat di mana penyelenggaraan diperlukan, dan seberapa kerap penyelenggaraan harus dilakukan.
Kaedah 3 dari 3: Memuktamadkan Spesifikasi
Langkah 1. Buat tajuk dan nombor kawalan untuk spesifikasi
Pastikan juga anda membuat dokumen spesifikasi yang dapat disemak.
Langkah 2. Tentukan pihak berkuasa yang dapat mengeluarkan dan mengubah spesifikasi, dan memasukkan bidang tandatangan sebagai pengesahan
Langkah 3. Baca spesifikasi secara kritis
Posisikan diri anda sebagai pelaksana yang tidak berpengalaman, atau pelaksana yang ingin menjimatkan wang dengan mengelakkan spesifikasi sedapat mungkin. Selepas itu, sesuaikan spesifikasi yang diperlukan untuk membantu pelaksana baru, dan untuk menutup celah licik.
