Surat dengan awalan yang padat dapat meninggalkan kesan yang baik kepada penerima. Kadang-kadang, sukar untuk menyusun pembukaan surat dan apa yang harus dikatakan dalam beberapa baris pertama, sama ada surat peribadi, surat perniagaan, atau surat permohonan pekerjaan. Sekiranya anda perlu mempelajari format huruf yang betul atau memikirkan cara yang tidak dapat dilupakan untuk memulakan surat, ada beberapa peraturan dan strategi khusus yang dapat membantu.
Langkah
Kaedah 1 dari 3: Memulakan Surat Peribadi
Langkah 1. Tulis alamat anda di bahagian kanan atas halaman
Untuk surat peribadi, letakkan alamat di sebelah kanan atas kertas surat. Pengaturan ini memudahkan penerima membalas surat anda kerana dia tidak perlu mencari alamat atau menyimpan sampul surat.
Tidak perlu memasukkan nama anda di ruang alamat. Cukup tulis alamat penuh atau Peti Surat pada baris pertama, kemudian tuliskan bandar dan poskod di baris seterusnya
Langkah 2. Sertakan tarikh selepas alamat
Tarikhnya sangat penting untuk disertakan sehingga penerima mengetahui kapan anda menulis surat itu. Kewujudan tarikh juga sangat berguna sekiranya penerima ingin menyimpan surat yang diterimanya kemudian disusun mengikut tarikh. Letakkan tarikh selepas baris alamat.
Tulis tarikhnya terlebih dahulu, kemudian bulan dan tahun. Contohnya, 22 April 2016. Untuk huruf dalam bahasa Inggeris, ini bermaksud menggunakan format tarikh yang sesuai, bermula dengan bulan, kemudian tarikh dan tahun, seperti berikut, "22 April 2016"
Langkah 3. Memberi salam kepada penerima
Seterusnya, kosongkan satu baris dan mulakan penulisan dari sebelah kiri halaman. Mulakan surat peribadi dengan "Dear" atau "Dear.", Atau ucapan peribadi lain yang sesuai. Kemudian, tuliskan nama dan koma penerima.
Fikirkan bagaimana anda biasanya memanggil penerima ketika bercakap secara langsung. Sebagai contoh, anda boleh memberi salam dengan, "Dear Stephanie", "Dear. Tompi, atau "Nenek yang terhormat", bergantung pada ucapan biasa anda
Langkah 4. Kemukakan soalan
Untuk surat peribadi, seperti untuk rakan atau keluarga, awalan soalan adalah pendekatan yang biasa. Anda boleh memulakan surat dengan soalan untuk menunjukkan minat terhadap aktiviti atau berita penerima.
Sebagai contoh, buka surat dengan soalan, "Apa khabar?" atau "Bagaimana sekolah baru anda?" atau "Adakah Nenek lebih baik?"
Langkah 5. Beritahu bahawa anda berminat dengan sesuatu yang telah disampaikan atau dilakukan oleh penerima
Cara lain untuk memulakan surat peribadi adalah dengan menyatakan minat terhadap isi surat sebelumnya penerima, seperti pencapaian baru-baru ini, percutian menarik, atau masalah yang dia alami.
Contohnya, anda boleh menulis, "Tahniah atas anugerah anda" atau "Anda mempunyai percutian yang hebat" atau "Saya menyesal mendengar pengalaman anda yang tidak menyenangkan di sekolah."
Kaedah 2 dari 3: Memulakan Surat Perniagaan
Langkah 1. Tuliskan alamat anda
Alamat lengkap mesti diletakkan di atas huruf. Jangan meletakkan nama anda sebelum alamat, tetapi jangan lupa memasukkan alamat e-mel dan / atau nombor telefon anda di bawah alamat surat jika anda mahu.
Anda boleh meletakkan alamat di sebelah kiri atau kanan
Langkah 2. Masukkan tarikh
Setelah menuliskan alamat dan maklumat hubungan lain yang diinginkan, langkau dan sertakan tarikhnya. Tulis tarikh penuh dengan bulan dan tahun.
Contohnya, 22 April 2016."
Langkah 3. Letakkan alamat penerima di sebelah kiri
Nama dan alamat penuh penerima hendaklah ditulis di sebelah kiri halaman surat perniagaan. Letakkan alamat selepas tarikh dipisahkan oleh satu baris.
Langkau sekali satu baris selepas alamat. Ucapan pembuka ("Sayang." Atau "Kepada Orang yang Prihatin") diletakkan di baris berikutnya
Langkah 4. Tentukan apakah ucapan "Sayang" sesuai untuk tujuan anda
Ucapan "Dear" adalah pembukaan standar dalam huruf Inggeris dan juga sering digunakan dalam huruf Indonesia, tetapi tidak selalu sesuai. Sebagai contoh, "Sayang" nampaknya sangat peribadi untuk surat aduan atau surat-menyurat perniagaan.
- Fikirkan tentang siapa surat itu ditujukan dan adakah penggunaan "Sayang" sesuai untuk tujuan anda. Sekiranya anda ingin mengenali penerima dengan lebih baik, seperti membentuk pasukan untuk projek, mungkin "Sayang" dapat digunakan.
- Sekiranya anda tidak selesa, lupakan bahagian ucapan dan buka surat terus dengan nama dan tajuk penerima. Contohnya, tulis "Mr. Prihantoro", dan teruskan dengan baris pembuka.
- Sebagai alternatif, gunakan "To Whom It Matters", tetapi rasanya lebih jauh dan sangat formal. Gunakan frasa pembuka ini hanya jika anda tidak mengetahui nama penerima.
Langkah 5. Fikirkan bagaimana anda akan menyambut penerima
Sebelum menulis nama penerima, fikirkan cara terbaik untuk memberi salam. Dalam kebanyakan kes, surat perniagaan harus ditujukan kepada penerima secara rasmi, seperti menggunakan judulnya. Anda juga boleh mempertimbangkan bagaimana penerima menyambut anda dalam suratnya, dan hubungan anda dengannya.
- Pertimbangkan tajuk dan kedudukan penerima. Sekiranya penerima mempunyai darjah atau kedudukan khas, nyatakan. Contohnya, untuk surat kepada doktor, mulakan surat dengan "Sayang. Dr. John ". Untuk umum, mulakan surat dengan, "Sayang. Jeneral Wiranto ". Orang yang mempunyai PhD atau LLD pada akhir nama mereka juga harus dipanggil sebagai Dr.
- Periksa semula surat yang anda balas. Sekiranya surat anda ditulis untuk membalas surat lain, periksa bagaimana anda dialamatkan untuk memutuskan cara memberi salam kepada penerima. Contohnya, jika surat yang anda terima bermula dengan “Sayang. Puan Yohana ", bermaksud anda juga harus memulakan dengan" Sayang. Tuan / Puan / Encik _”.
- Fikirkan sejauh mana anda mengenali penerima. Anda juga boleh mempertimbangkan tahap hubungan dengan penerima untuk menentukan ucapan dalam surat itu. Adakah anda biasanya bertanya khabar dengan nama pertama? Atau, adakah anda menggunakan tajuk ketika menyambutnya? Ingat bahawa walaupun anda pernah memanggil dengan nama sebelumnya, ia mungkin terlalu tidak rasmi dalam surat perniagaan. Sekiranya ragu-ragu, pilih yang formal, seperti Mr / Mrs / Dr.
Langkah 6. Gunakan nada yang menyenangkan
Siapa pun penerima, selalu gunakan nada yang menyenangkan untuk meningkatkan kemungkinan penerima akan membuka mesej anda. Walaupun anda menulis aduan atau keperluan lain yang tidak menyenangkan, jangan sekali-kali memulakan surat dengan kata atau permintaan yang kasar. Sebaliknya, nyatakan harapan yang baik untuk penerima atau ucapkan tahniah atas pencapaiannya.
Sebagai contoh, jika anda ingin memulai dengan nada ramah, katakan, "Saya harap anda sihat" atau "Selamat atas promosi anda."
Langkah 7. Nyatakan keperluan anda
Surat perniagaan harus dimulakan dengan pembukaan yang mesra, tetapi sama pentingnya dengan menyatakan maksud surat anda dengan jelas dan langsung. Anda boleh memberitahu sebab surat itu dengan menggunakan templat umum seperti "Inilah saya …"
Anda boleh menyesuaikan kalimat pembuka agar sesuai dengan pelbagai keperluan. Sebagai contoh, mulakan surat dengan kata-kata, "Dengan ini saya menyatakan bahawa kami mempunyai kepentingan bersama" atau "Saya dengan ini mengemukakan aduan" atau "Saya dengan ini mengusulkan perkongsian antara syarikat kami"
Kaedah 3 dari 3: Memulakan Surat Permohonan Kerja
Langkah 1. Gunakan format surat perniagaan untuk menulis alamat dan memberi salam kepada penerima
Menulis surat permohonan pekerjaan boleh menggunakan peraturan yang sama dengan surat perniagaan.
- Tulis alamat anda di kanan atas atau kiri. Jangan masukkan nama, hanya alamat.
- Masukkan alamat e-mel, alamat laman web peribadi, dan / atau nombor telefon anda di talian seterusnya.
- Langkau satu baris.
- Sertakan tarikh dengan bulan yang ditulis dalam huruf. Contohnya, 22 April 2016.
- Langkau satu baris lagi.
- Tulis ucapan, seperti "Sayang." atau "Kepada Orang Yang Berkepentingan".
Langkah 2. Sertakan ringkasan pencapaian anda
Anda boleh memulakan surat lamaran anda dengan sesuatu yang mudah, seperti "Saya dengan ini melamar kedudukan X". Walau bagaimanapun, jika anda mahukan pendekatan yang sedikit berbeza, anda boleh memulakan dengan ringkasan pencapaian terbaik anda. Ringkasan ini dapat menarik perhatian pengurus pengambilan pekerja dan meningkatkan peluang anda untuk ditemu ramah.
Sebagai contoh, mulakan dengan, "Dalam lima tahun terakhir, saya telah menggandakan penjualan saya dan memperluas jangkauan saya ke tiga wilayah terdekat." Anda juga dapat melanjutkan pengalaman, pendidikan, latihan khusus, dan kelayakan lain yang sesuai dengan posisi yang Anda lamar
Langkah 3. Menyatakan semangat
Dalam surat permohonan pekerjaan, minat yang dilekatkan di atas kertas juga dapat meningkatkan peluang ditemuduga. Pengambilan pekerja mungkin terkesan dengan dedikasi anda dalam pekerjaan.
Contohnya, "Saya teruja apabila melihat iklan pekerjaan ini kerana saya peminat syarikat anda." Kemudian, teruskan untuk menerangkan apa yang anda suka mengenai syarikat itu, mengapa anda begitu berdedikasi untuk pekerjaan itu, dan mengapa anda sesuai untuk pekerjaan itu
Langkah 4. Masukkan kata kunci yang berkaitan
Kata kunci dapat membantu jika anda akan bersaing dengan banyak orang. Menyebut kata kunci pada awal surat dapat meningkatkan kemungkinan permohonan anda diperhatikan, terutama jika kata kunci tersebut menunjukkan bahawa anda adalah calon yang sesuai.
- Kata kunci yang baik untuk disertakan adalah kata kunci yang dinyatakan dalam pekerjaan, seperti kemahiran atau pengalaman khusus yang anda miliki. Sebagai contoh, mulakan surat lamaran anda dengan, "Dalam pengalaman saya selama lima tahun sebagai pengurus penjualan, saya memberikan persembahan berkala, mengembangkan strategi penjualan yang berjaya, dan menulis banyak skrip penjualan untuk pekerja."
- Anda juga boleh menamakan orang yang merujuk kedudukan itu kepada anda. Nama itu mungkin menarik perhatian pengurus yang mengambil pekerja dan memastikan anda mendapat wawancara. Sebagai contoh, “Saya mengetahui mengenai kekosongan ini dari ketua jabatan kami, Dr. Susanto ".
